Control de lotes y números de serie
¿Para qué sirve?
¿Te ha pasado que vendes un producto y luego no recuerdas de qué partida era, cuándo entró o si ya había caducado? El módulo de control de lotes y números de serie te da trazabilidad completa: sabes exactamente qué unidades entraron, cuándo, con qué caducidad y a qué cliente salieron. Todo sin salir de Prana.
¿Cuándo usarlo?
- Cuando trabajas con productos que tienen fecha de caducidad y necesitas saber qué lotes hay en stock antes de vender
- Si vendes artículos únicos e identificables uno a uno (maquinaria, electrónica, equipos) y quieres controlar cada número de serie individualmente
- Cada vez que quieras registrar una entrada de mercancía ligada a un lote o número de serie concreto
- Cuando un cliente te pregunta de qué lote o número de serie era el producto que le vendiste
- Si necesitas apartar mercancía dañada o defectuosa sin eliminarla del sistema
- Para gestionar alertas de caducidad antes de que el problema llegue al cliente
Cómo funciona, paso a paso
1. Activa el módulo y configura el artículo
El módulo de control de lotes y números de serie está disponible a partir del plan Integral, aunque puedes activar un periodo de prueba desde cualquier plan para probarlo antes de contratar. Si quieres activarlo, puedes hacerlo desde el Marketplace de Prana o desde el apartado Mi suscripción de tu cuenta.
Una vez activo, entra en la ficha de cualquier artículo y ve a la pestaña de stock. Ahí verás las nuevas opciones de trazabilidad. Elige cómo quieres tratar ese artículo:
- Control de lotes — para productos donde varias unidades comparten el mismo origen (un palé de aceite, una remesa de fármacos, una tirada de componentes)
- Control de números de serie — para artículos únicos que necesitan identificación individual (una máquina, un ordenador, un equipo de medición)
Un artículo con control de lotes o números de serie no puede tener variantes. Ambas opciones son incompatibles.
Si activas el control de lotes, puedes además indicar si quieres controlar la fecha de caducidad. Y si es así, podrás configurar a partir de cuántos días antes de esa fecha el lote pasa al estado «Próximo a caducar» (por ejemplo, 30 días).
Si activas el control de caducidad, la fecha de caducidad será obligatoria cada vez que registres un lote nuevo.
2. Da de alta lotes o números de serie
Hay tres formas de crear lotes o números de serie:
Desde la ficha del producto — útil para entradas puntuales. Ve al botón Acciones → Añadir stock, indica el lote o número de serie y la cantidad, y Prana genera automáticamente una regularización de stock. El lote o número de serie aparece al momento en el desglose de stock.
Al registrar una compra — cuando añades una línea en un albarán o factura de compra con un artículo que tiene trazabilidad, Prana abre el modal automáticamente para que des de alta el lote o número de serie con sus datos. Puedes añadir múltiples lotes o números de serie en una misma línea, repartiendo la cantidad entre ellos.
Con un inventario inicial desde el control de almacén — si estás arrancando y necesitas cargar de golpe todo el stock que ya tienes organizado por lotes o números de serie, la mejor opción es crear un inventario inicial desde el control de almacén. Es la vía pensada para cargas masivas desde cero.
3. Registra lotes y números de serie en documentos de compra
En albaranes de compra y facturas de compra, en cuanto introduces o confirmas la cantidad de una línea con un artículo que tiene trazabilidad, Prana lanza automáticamente el modal para que des de alta el lote o número de serie correspondiente.
Desde ese modal puedes:
- Añadir un único lote o número de serie para toda la cantidad de la línea
- Añadir múltiples lotes o números de serie en esa misma línea, distribuyendo la cantidad entre ellos
- Ver en todo momento un contador con las unidades asignadas y las que quedan por asignar
El documento no se puede guardar hasta que la suma de todos los lotes o números de serie coincida exactamente con la cantidad de cada línea. Si conviertes un pedido de compra en albarán o factura, Prana te obligará a completar los lotes o números de serie en todas las líneas que lo requieran antes de poder guardar.
4. Consulta el stock por lote o número de serie
En la pestaña de stock de cualquier artículo con trazabilidad verás el stock total. Al expandir, aparece un desglose por lote o por número de serie con la cantidad disponible, la fecha de caducidad (si está configurada) y, cuando aplica, una etiqueta de estado:
Próximo a caducar — la caducidad cae dentro del umbral de días que configuraste
Caducado — ya ha pasado la fecha
Retirado — apartado manualmente del circuito activo
Los lotes o números de serie sin ninguna de estas situaciones no muestran etiqueta.
Solo aparecen lotes y números de serie con stock positivo. Los que tienen cantidad 0 no se muestran aquí.
La misma vista está disponible también en el módulo de Inventario → pestaña de stock.
5. Selecciona lotes o números de serie al vender
En albaranes y facturas de venta, al añadir una línea con un artículo de tipo Lote o Número de serie, Prana abre el modal de selección automáticamente.
El modal te muestra los lotes o números de serie disponibles con su stock y estado. Puedes:
- Seleccionarlos uno a uno — Prana asigna automáticamente la cantidad máxima posible hasta cubrir el total de la línea. En una misma línea puedes combinar tantos lotes o números de serie como necesites
- Usar el botón Autoseleccionar para que Prana aplique FIFO (primero los lotes o números de serie más antiguos) y complete la selección solo
- Mezclar lotes o números de serie que ya tienes en almacén con otros que aún no han llegado (quedan como «Pendiente de recepción»)
El documento no se puede guardar si la asignación no coincide con la cantidad de la línea. El modal te lo indica con un contador: «X de Y unidades asignadas».
Si conviertes un pedido de venta en albarán o factura, Prana te obligará a completar los lotes o números de serie antes de poder guardar.
Los lotes caducados o sin stock no aparecen por defecto. Puedes cambiar el filtro si necesitas verlos igualmente.
6. Consulta la trazabilidad de un lote o número de serie
En la ficha del producto, ve a la pestaña de movimientos de almacén. Ahí verás todos los movimientos que han afectado a cada lote o número de serie: cuándo se compró, cuándo se vendió, regularizaciones… Puedes filtrar por tipo de movimiento (entradas, salidas) o por rango de fechas.
Si quieres ver el detalle de un lote o número de serie concreto, haz clic sobre él directamente en esa pantalla para acceder a su ficha.
Ejemplo práctico
Lorena lleva el almacén de una distribuidora de productos de limpieza. Cada semana recibe palés de gel hidroalcohólico con fechas de caducidad distintas.
Antes de Prana, tenía una hoja de Excel paralela donde apuntaba los lotes. Si un cliente reclamaba, tardaba un rato en saber de qué remesa era.
Ahora, cuando registra la factura de compra del proveedor, Prana le abre automáticamente el modal y ella introduce el código de lote y la fecha de caducidad. Si el palé viene dividido en sublotes, los añade todos en la misma línea. Al vender, selecciona los lotes directamente desde el albarán — Prana le propone primero los más antiguos.
El mes pasado recibió un aviso de recall del proveedor sobre un lote concreto. En dos minutos supo a qué clientes había llegado ese lote y qué cantidad quedaba en almacén. Sin buscar en papeles, sin llamar a nadie.
Consejos y buenas prácticas
- Configura los días de aviso de caducidad con margen real: si necesitas 15 días para reaccionar, pon al menos 20
- Usa el botón Autoseleccionar (FIFO) en ventas siempre que puedas — así reduces el riesgo de que lotes o números de serie queden sin salida
- Cuando una partida llega dañada o no la quieres poner a la venta, márcala como Retirada en lugar de eliminarla. Sigue trazable pero no aparece en el modal de ventas
- Si vendes mercancía antes de recibirla, puedes crear un lote o número de serie manual directamente desde el albarán de venta. Cuando llegue la compra e introduzcas el mismo código, Prana lo vincula automáticamente
- Combina este módulo con el módulo de Almacén para tener una gestión de lotes y números de serie realmente completa: ubicaciones, entradas y salidas estructuradas, y control de stock por almacén
¿Algo no va como esperabas?
Si el modal no se abre al añadir una línea → revisa que el artículo tiene configurada la trazabilidad en su ficha. Si no tiene control de lotes ni de números de serie activado, Prana no abrirá ningún modal.
Si no puedes guardar el documento → el contador del modal te indica cuántas unidades te faltan por asignar. El documento no se guarda hasta que todos los lotes o números de serie coincidan con la cantidad de cada línea.
Si un lote o número de serie no aparece en el modal de ventas → por defecto el filtro muestra solo los disponibles (stock > 0, no caducados, no retirados). Cambia el filtro a «Todos» o «Sin stock» si necesitas verlos igualmente.
Si al crear el inventario inicial algunas líneas no entran → revisa que los códigos de lote o número de serie y los artículos son correctos. Al finalizar verás un resumen con lo que se ha procesado y lo que no.
Si no ves el módulo o no puedes operar con él → el módulo está disponible a partir del plan Integral, pero puedes activar un periodo de prueba desde cualquier plan. Si quieres contratarlo o cambiar de plan, puedes hacerlo desde el Marketplace de Prana o desde Mi suscripción.
Si ves el módulo pero no puedes operar → es posible que el módulo de Almacén no esté activo en tu empresa. Actívalo desde la configuración y vuelve a intentarlo.
¿Listo para probarlo?
Activa el módulo de control de lotes y números de serie en Prana
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre un lote y un número de serie? Un lote agrupa varias unidades del mismo producto que comparten origen o fecha de caducidad (por ejemplo, 500 botes fabricados el mismo día). Un número de serie identifica una única unidad de forma individual. Elige uno u otro según cómo necesites rastrear ese artículo.
¿Puedo usar lotes en unos artículos y números de serie en otros? Sí, la configuración es por artículo. Cada uno tiene su propio tipo de trazabilidad, y puedes cambiarlo cuando quieras desde la ficha del artículo.
¿Puedo añadir varios lotes o números de serie en una misma línea de documento? Sí. Tanto en compras como en ventas y en documentos de almacén, puedes añadir múltiples lotes o números de serie en una misma línea, distribuyendo la cantidad entre ellos. El modal te muestra en todo momento cuántas unidades llevas asignadas y cuántas quedan.
¿Qué pasa cuando convierto un pedido en albarán o factura? Si el pedido tiene líneas con artículos que tienen control de lotes o números de serie, Prana te obligará a completarlos antes de poder guardar el documento resultante. No puedes dejar líneas sin asignar.
¿Los presupuestos y pedidos también piden lotes o números de serie? No. La asignación de lotes y números de serie solo aplica en albaranes y facturas, tanto de compra como de venta. En presupuestos y pedidos no se solicitan, pero al convertirlos en albarán o factura Prana los pedirá.
¿Qué pasa si vendo mercancía que aún no he recibido en el almacén? Puedes crear un lote o número de serie manual directamente desde el modal de ventas, introduciendo solo el código y la cantidad. Queda con estado «Pendiente de recepción». Cuando registres la compra con ese mismo código, Prana lo vincula automáticamente y actualiza el stock.
¿Puedo asignar varios lotes o números de serie a una misma línea? Sí. En compras puedes repartir la cantidad de la línea entre tantos lotes o números de serie como necesites. En ventas igual: puedes combinar varios para cubrir la cantidad, incluso mezclando stock disponible con lotes o números de serie pendientes de recepción.
¿Qué significa que un lote está «Retirado»? Es un estado manual que puedes activar desde la ficha del lote para indicar que esa partida está apartada del circuito activo (mercancía dañada, defectuosa, en cuarentena…). Un lote Retirado no aparece en el modal de selección de ventas a menos que cambies expresamente el filtro a «Retirados».
¿Puedo vender un lote caducado si lo necesito? Sí, Prana te lo permite aunque te avisa. Los lotes caducados no aparecen por defecto en el modal de ventas, pero puedes cambiar el filtro a «Todos» para verlos y seleccionarlos. Prana muestra un aviso pero no bloquea la operación.
¿Cómo sé a qué clientes llegó un lote o número de serie concreto? Desde la ficha del producto, ve a la pestaña de movimientos de almacén. Ahí verás todos los movimientos de ese lote o número de serie: compras, ventas y regularizaciones, con enlace directo a cada documento. Si quieres ver el detalle, haz clic sobre el lote o número de serie para abrir su ficha.
¿Necesito el módulo de Almacén para usar lotes y números de serie? No es estrictamente obligatorio, pero sí muy recomendable. El módulo de Almacén y el de control de lotes y números de serie están diseñados para complementarse: juntos te dan una gestión mucho más completa, con ubicaciones, entradas estructuradas y trazabilidad total.
¿Puedo cargar el stock inicial de lotes o números de serie de forma masiva? Sí. Si estás arrancando y tienes mucho stock que registrar, la mejor opción es crear un inventario inicial desde el control de almacén. Es la vía pensada para ese tipo de carga desde cero. Para entradas puntuales posteriores, usa Acciones → Añadir stock desde la ficha del producto.