Avisos y arrastre de observaciones en documentos de venta

¿Para qué sirve?

¿Alguna vez has creado una factura para un cliente y solo después te has acordado de que tiene condiciones especiales de embalaje o un límite de crédito? Para eso está esto.

Prana puede configurarse para que las notas que tienes guardadas en la ficha de un cliente hagan dos cosas de forma automática cuando creas un documento de venta nuevo: mostrarte un aviso antes de continuar, o copiar el contenido de esa nota directamente en el campo Notas del pie del documento. O las dos a la vez. Sin que tengas que recordarlo tú.

¿Cuándo usarla?

Cuando un cliente tiene instrucciones de entrega o embalaje que siempre deben aparecer en el albarán
Si hay un riesgo crediticio que el equipo comercial debe ver antes de confirmar ningún pedido
Cuando facturas siempre a una razón social distinta a la del contacto habitual
Cada vez que un cliente tenga condiciones especiales que no deben olvidarse en el momento de preparar un documento
Si gestionas clientes con requisitos diferentes y quieres que esa información llegue sola, sin depender de la memoria de nadie

Cómo funciona, paso a paso

1. Configura el aviso o el arrastre en la ficha del cliente

Ve a la ficha del cliente y abre la pestaña Observaciones.
Crea una nota nueva o edita una existente.
Rellena el Título y la Descripción de la nota.
Verás dos switches justo debajo:
- Mostrar aviso en documentos de venta — actívalo si quieres que Prana muestre un popup de aviso cada vez que este cliente se seleccione en un documento nuevo.
- Arrastrar al documento — actívalo si quieres que el texto de la Descripción aparezca automáticamente en el campo Notas del pie del documento.
Si activas Arrastrar al documento, aparece un selector donde marcas en qué tipos de documento aplica: Presupuesto, Pedido, Albarán y/o Factura. Puedes marcar más de uno.
Guarda la nota. Ya está.

Puedes activar los dos switches a la vez en la misma nota: el comercial verá el aviso y además el documento ya llevará el texto incluido.

2. Lo que ocurre al crear un documento nuevo

Cuando alguien del equipo crea un presupuesto, pedido, albarán o factura nueva y selecciona a este cliente:

Si tiene aviso activo → aparece un modal titulado «Avisos del cliente» con el título y la descripción de cada nota marcada. No se puede cerrar hasta que el usuario marca la casilla «He leído y entendido los avisos» y pulsa Entendido.
Si tiene arrastre activo para ese tipo de documento → la Descripción de la nota aparece sola en el campo Notas del pie, sin que el usuario tenga que escribir nada.
Si tiene los dos → el aviso aparece y el texto se arrastra al mismo tiempo.

Si el cliente no tiene ninguna nota activa, el flujo continúa sin ninguna interrupción. Nadie se entera de que existe este mecanismo si no aplica.

3. Si cambias de cliente antes de guardar

Prana lo detecta y vuelve a ejecutar la lógica con el nuevo cliente. El popup mostrará los avisos del nuevo cliente y el campo Notas del pie se reescribirá con las notas del nuevo cliente. Cualquier texto que hubiera antes desaparece. Nada más.

4. Cuando conviertes un documento (ej. presupuesto → pedido)

El campo Notas se copia tal cual desde el documento de origen. No se ejecuta ningún aviso ni ningún arrastre nuevo. Lo que estaba en el presupuesto, llega al pedido.

5. Desactivar un aviso o arrastre

Edita la nota, desactiva el switch que quieras y guarda. A partir de ese momento, el comportamiento desactivado deja de ejecutarse. Si desactivas el arrastre, el selector de tipos de documento desaparece y la selección se limpia.

Ejemplo práctico

Transportes Navarro S.L. tiene una nota con esta descripción: «Embalar en cajas de máx. 20 kg. Indicar frágil en exterior.»

Elena, que lleva la operativa comercial desde hace tres años, activa el switch Arrastrar al documento y marca solo Albarán.

A partir de ese momento, cada vez que cualquier persona del equipo crea un albarán para Transportes Navarro, esa instrucción aparece sola en el campo Notas del pie. El almacén la ve. Elena no tiene que recordárselo a nadie.

Si en algún momento se convierte ese albarán en factura, el texto se copia tal cual a la factura — sin volver a ejecutar el arrastre.

Otro caso: Distribuciones García S.L. tiene un límite de crédito de 5.000 € que no debe superarse sin autorización. El responsable de administración crea una nota con Título «Riesgo crediticio» y activa solo el switch Mostrar aviso.

Cada vez que alguien intenta crear una factura para este cliente, aparece el aviso. El comercial debe confirmarlo antes de continuar. Nada se escribe en el documento, solo es una alerta.

Consejos y buenas prácticas

Sé preciso en la Descripción si usas el arrastre: ese texto llegará literalmente al documento y el cliente lo verá. Cuida la redacción.
Usa el aviso (popup) para instrucciones internas que el equipo debe conocer pero que no deben aparecer en el documento.
Usa el arrastre para instrucciones que sí deben llegar al cliente o al almacén por escrito.
Si tienes varias notas con arrastre activo para el mismo tipo de documento, todas se concatenan en el campo Notas en el mismo orden en que aparecen en la ficha del cliente. Ordénalas con criterio.
Ojo: si el cliente cambia durante la confección del documento, el campo Notas se reescribe entero. Si has editado ese campo a mano, perderás los cambios. Confirma primero el cliente correcto.
Revisa periódicamente las notas activas de tus clientes más importantes. Las instrucciones cambian con el tiempo.

¿Algo no va como esperabas?

Si el aviso no aparece al seleccionar el cliente → comprueba que la nota tiene el switch «Mostrar aviso en documentos de venta» activado y que tanto el Título como la Descripción están rellenos. Si falta alguno de los dos campos, el switch no se puede activar.

Si el texto no aparece en el campo Notas del pie → verifica que el switch «Arrastrar al documento» está activo y que el tipo de documento que estás creando está marcado en el selector de la nota. Por ejemplo, si solo tienes marcado «Albarán» y estás creando una factura, el arrastre no se ejecutará.

Si el botón «Entendido» del popup no se activa → tienes que marcar primero el checkbox «He leído y entendido los avisos». Solo entonces se habilita el botón.

Si no ves los switches en el formulario de nota → puede que tu rol en Prana sea de solo consulta. Contacta con el administrador de tu empresa para que te asigne permisos de edición.

Si el campo Notas tiene el texto del cliente anterior → si cambiaste de cliente, Prana debería haberlo reescrito automáticamente. Si ves contenido que no corresponde al cliente actual, recarga el documento.

¿Listo para probarlo?

Haz clic aquí para ir a la ficha de clientes en Prana

Preguntas frecuentes

1. ¿Puedo tener varias notas activas para el mismo cliente? Sí, sin límite. Si varias notas tienen el aviso activo, el popup las muestra todas juntas. Si varias tienen el arrastre activo para el mismo tipo de documento, las Descripciones se concatenan en el campo Notas, separadas por salto de línea.

2. ¿El aviso se registra en algún sitio? ¿Queda constancia de que el comercial lo ha visto? No. Los avisos no generan ningún registro ni auditoría. Es un mecanismo de alerta visual, no de trazabilidad.

3. ¿Puedo activar el arrastre solo para facturas y no para presupuestos? Exacto. El selector de tipos de documento te permite marcar exactamente en cuáles aplica: Presupuesto, Pedido, Albarán, Factura — los que quieras, uno o varios.

4. ¿El texto que se arrastra al campo Notas puede editarse después? Sí. Una vez volcado, el campo Notas es completamente editable. El usuario puede añadir, quitar o modificar lo que quiera. El arrastre es el punto de partida, no un campo bloqueado.

5. ¿Qué pasa si mi empresa tiene un texto por defecto configurado en el campo Notas? El arrastre lo reemplaza. Si una nota tiene el arrastre activo para ese tipo de documento, el texto por defecto de empresa desaparece y se sustituye por las Descripciones de las notas activas. Si no hay arrastre, el texto por defecto permanece intacto.

6. ¿Los avisos funcionan también cuando edito un documento ya guardado? No. Tanto el popup como el arrastre solo se ejecutan al crear un documento nuevo y seleccionar o cambiar el cliente en la cabecera. Si abres un documento ya guardado y cambias algo, no se vuelve a disparar nada.

7. ¿Si convierto un presupuesto en pedido, se vuelven a ejecutar los avisos? No. Al convertir un documento, el campo Notas se copia tal cual desde el origen. No se ejecuta ninguna lógica de aviso ni de arrastre. Lo que estaba en el presupuesto llega al pedido.

8. ¿Cualquier usuario puede configurar los switches? Solo los usuarios con rol Admin o Usuario. Los roles de solo consulta pueden ver las notas pero no activar ni desactivar los switches.

9. ¿Puedo usar el aviso y el arrastre en la misma nota? Sí. Ambos switches son independientes entre sí. Una nota puede tener los dos activos, solo uno, o ninguno.

10. ¿En qué orden aparecen los avisos en el popup si hay varios? En el mismo orden en que aparecen las notas en el listado de observaciones de la ficha del cliente. Si quieres controlar el orden de los avisos, ordena las notas en esa ficha.