Cartas de Porte

¿Para qué sirve?

Con Cartas de Porte agrupas los albaranes de venta que va a llevar un mismo transporte y generas, en un clic, el documento que necesita la agencia para recogerlos. Ya no hace falta apuntar matrículas en un Excel ni perseguir albaranes sueltos antes de que pase el camión.

Además, te deja imprimir las etiquetas de los bultos directamente con los datos reales del albarán, así que todo lo que sale por la puerta queda identificado y trazado.

¿Cuándo usarla?

Cuando prepares la expedición diaria y necesites agrupar los albaranes que se van con un mismo transportista.
Si trabajas con varias agencias de transporte y quieres tener claro qué se fue con cada una.
Cuando un envío sea internacional y la agencia te pida un CMR en vez de la carta de porte nacional.
Cada vez que el almacén necesite etiquetar los bultos antes de cargarlos.
Si alguien te pregunta semanas después qué carta llevó el pedido de un cliente concreto.

Cómo funciona, paso a paso

Ve a Ventas → Cartas de Portes. Verás el listado de todas las cartas creadas, con su fecha, agencia, matrícula, conductor, número de albaranes y estado.
Pulsa Añadir carta de porte para crear una nueva.
Rellena los datos generales:
- Fecha (sale la de hoy por defecto, puedes cambiarla).
- Agencia, obligatoria. Es el transportista que va a recoger la mercancía.
- Matrícula del vehículo.
- Conductor.
- Observaciones, si quieres dejar alguna nota sobre el envío.
Pulsa Añadir albaranes para abrir el buscador y marca los que va a llevar este transporte. Pueden ser de uno o varios clientes.
Guarda. La carta queda en Borrador, así que todavía puedes tocar cualquier dato o cambiar los albaranes.
Cuando ya esté todo correcto, confírmala. Pasa a Confirmada: la cabecera (matrícula, conductor, observaciones) sigue siendo editable, pero los albaranes ya quedan fijados.
Cuando el transporte se haya hecho, ciérrala. La carta pasa a Cerrada y queda en modo solo lectura, lista para consultar siempre que la necesites.
Si te equivocaste en algo después de cerrarla, en el menú Acciones tienes la opción Reabrir (solo disponible para perfiles Admin).
Desde una carta confirmada o cerrada, abre Acciones para imprimir:
- Carta de porte nacional, el documento estándar con todos los albaranes incluidos.
- CMR internacional, para envíos fuera de España.
- Una etiqueta por albarán, una etiqueta con los datos del albarán.
- Una etiqueta por bulto, que repite la etiqueta tantas veces como bultos tenga ese albarán.

Ejemplo práctico

Lucía lleva la logística de una pyme de menaje de hogar en Castellón. Cada tarde, antes de que pase SEUR a recoger, entra en Cartas de Porte y crea una nueva con la agencia de turno. Filtra los albaranes pendientes de envío, marca los doce que salen ese día y los añade a la carta.

Confirma la carta, la imprime y se la da al transportista junto con la mercancía. Antes de cerrarla, pasa por Etiquetas → Una por bulto para imprimir las etiquetas que va pegando en cada caja. Cuando el camión se va, cierra la carta. Y ya está: si dentro de un mes alguien le pregunta con quién salió el pedido de un cliente, lo busca en dos clics.

Consejos y buenas prácticas

Crea la carta en Borrador y ve añadiendo albaranes a medida que llegan, no hace falta tenerlos todos desde el principio.
Revisa los totales de peso y volumen antes de confirmar, te sirven para cuadrar con lo que dice la agencia.
Imprime las etiquetas antes de cerrar la carta, así evitas tener que reabrirla solo para eso.
Usa el CMR internacional únicamente cuando el destino esté fuera de España; para el resto, la carta de porte nacional es la que corresponde.
Guarda la matrícula y el conductor aunque aún no estén confirmados, te ahorra tener que volver a escribirlos más tarde.

¿Algo no va como esperabas?

Si no encuentras un albarán en el buscador → puede que ya esté asignado a otra carta de porte activa. Quítalo de esa carta primero si quieres moverlo.
Si no puedes confirmar la carta → revisa que la agencia, la matrícula y el conductor estén rellenos; son obligatorios para pasar de Borrador a Confirmada.
Si ves que no puedes editar los albaranes → la carta ya está en Confirmada o Cerrada. En Confirmada solo se edita la cabecera; en Cerrada hay que reabrirla primero.
Si necesitas tocar algo y la carta ya está Cerrada → usa Acciones → Reabrir (solo perfiles Admin pueden hacerlo).

¿Listo para probarlo?

Haz clic aquí para ir a Carta de porte en Prana

Preguntas frecuentes

1. ¿Qué diferencia hay entre la carta de porte nacional y el CMR? La carta de porte nacional es el documento de transporte para envíos dentro de España. El CMR es el formato internacional que piden las agencias cuando el destino está fuera del país.

2. ¿Puedo añadir albaranes de varios clientes a la misma carta? Sí. Una carta de porte puede agrupar albaranes de distintos clientes, siempre que vayan en el mismo transporte.

3. ¿Qué pasa si cierro una carta por error? No se pierde nada. Con el menú Acciones → Reabrir vuelve a Borrador y puedes seguir editándola (esta opción la tienen los perfiles Admin).

4. ¿Puedo cambiar la matrícula después de confirmar la carta? Sí, los datos de cabecera (matrícula, conductor, observaciones) se pueden seguir editando mientras la carta esté en Confirmada. Lo que ya no se puede tocar en ese estado son los albaranes.

5. ¿Un mismo albarán puede ir en dos cartas de porte distintas? No, mientras esté asignado a una carta activa no aparecerá disponible para añadirlo a otra. Si necesitas moverlo, primero quítalo de la carta original.

6. ¿Cómo imprimo etiquetas para varias cajas del mismo pedido? Usa Acciones → Una etiqueta por bulto. Si el albarán tiene, por ejemplo, 3 bultos, se generan 3 etiquetas iguales, una por cada uno.

7. ¿Puedo imprimir la carta de porte antes de confirmarla? No, primero tienes que confirmarla. Así te aseguras de que los datos y los albaranes ya están cerrados antes de generar el documento.

8. ¿Quién puede crear o editar una carta de porte? Los perfiles con acceso de Usuario o Admin. Otros perfiles, como Consulta o Almacén, pueden ver las cartas pero no crearlas ni modificarlas.

9. ¿Dónde veo el peso y volumen total de la carta? En la ficha de la carta, debajo de la tabla de albaranes, aparece la fila de Totales con el peso y volumen sumados de todos los albaranes incluidos.

10. ¿Puedo buscar una carta antigua para ver qué se envió? Sí, el listado de Cartas de Porte queda guardado de forma indefinida. Puedes filtrar por fecha, agencia o matrícula para encontrar la que buscas.