Comisiones de agentes comerciales

¿Para qué sirve?

¿Cuánto tiempo pierdes cada mes calculando a mano lo que le toca cobrar a cada comercial? Con el módulo de Comisiones de Prana ese proceso desaparece. Defines las reglas de incentivos una vez, y el sistema calcula, acumula y liquida las comisiones de forma automática cada vez que se genera una venta. Tu equipo comercial ve sus números en tiempo real, y tú tienes el control total sin hojas de cálculo.

¿Cuándo usarla?

• Cuando quieras automatizar el cálculo de comisiones y dejar de hacerlo a mano
• Si necesitas que cada comercial solo vea sus propias ventas y clientes, sin acceder a los datos del resto
• Cada vez que cierres el mes y tengas que liquidar lo que le corresponde a cada uno
• Cuando quieras aplicar reglas distintas por cliente, producto o categoría
• Si en una venta concreta has pactado una comisión distinta para uno o varios productos y quieres ajustarla solo en esas líneas
• Si necesitas un informe exportable de ventas y comisiones para revisión interna o contabilidad

Cómo funciona, paso a paso

1. Activa el módulo

Puedes activar el módulo de Comisiones en modo prueba desde el Marketplace de Prana, independientemente del plan que tengas contratado. Búscalo como Comisiones de Venta y actívalo. Solo se hace una vez.

Si después del periodo de prueba quieres seguir usándolo, necesitarás estar en el plan Vital o superior.

Durante la prueba puedes empezar a configurar reglas y explorar el módulo con tus datos reales.

2. Accede a la sección de Comerciales

Desde el menú lateral, ve a Contactos → Comerciales. Aquí encontrarás el directorio maestro con todo tu equipo comercial y los KPIs globales de la empresa.

3. Da de alta a un comercial

1. Pulsa Añadir Comercial en la esquina superior derecha.
2. Rellena los campos obligatorios: Nombre, Email y, muy importante, Enlazar con usuario — esto conecta la ficha del comercial con su cuenta de acceso a Prana y define qué puede ver y qué no.
3. Completa los datos adicionales si quieres (teléfono, NIF, dirección) para tener la ficha completa.
4. Haz clic en Guardar.

El sistema detectará automáticamente el rol del comercial según los permisos de su cuenta:

• Administrador — acceso total: ve a todos los comerciales, configura reglas y gestiona liquidaciones.
• Comercial — acceso restringido: entra directamente a su propio dashboard y solo ve sus datos, sus clientes y sus documentos.

El campo «Enlazar con usuario» es opcional. Puedes gestionar las comisiones de tus agentes aunque ellos no tengan acceso a Prana. Pero si quieres que un comercial pueda entrar a la aplicación y ver su propio dashboard, necesitará una licencia de usuario asignada. Las licencias se gestionan desde la configuración general de usuarios de tu cuenta.

4. Configura el plan de comisiones

Entra en la ficha de un comercial y ve a la pestaña Comisiones. Pulsa Añadir → Comisión para crear una regla.

Prana aplica un sistema de prioridad de 7 niveles: si existe una regla más específica, siempre gana sobre la genérica. El orden de prioridad es:

1. Cliente + Producto — la más específica
2. Producto
3. Cliente + Categoría
4. Categoría
5. Cliente
6. Etiqueta de cliente (por ejemplo, clientes «VIP»)
7. Regla genérica — se aplica si no encaja ninguna de las anteriores

Si no hay ninguna regla configurada, la comisión resultante será del 0%. Empieza siempre por crear al menos una regla genérica.

Por cierto, como estas reglas se aplican producto a producto, en un mismo documento puede haber líneas con porcentajes distintos. Es normal, y más abajo verás cómo se reflejan en el listado de comisiones.

5. Revisa el dashboard individual de cada comercial

Haz clic en cualquier comercial para ver su ficha detallada con tres indicadores clave:

• Total ventas conseguidas — su volumen real de ventas (base imponible)
• Total comisiones generadas — lo que ha ganado en el periodo seleccionado
• Total comisiones pendientes — lo devengado que aún no se ha liquidado

Además verás un gráfico de evolución mensual con ventas vs. comisiones, comparable por año actual, año anterior o últimos 12 meses.

6. Liquida las comisiones

Cuando llegue el momento de pagar, ve a la pestaña Facturas dentro de la ficha del comercial:

1. Filtra por estado Pendiente.
2. Selecciona las facturas que quieres liquidar.
3. Pulsa Liquidar.

El estado cambia a Liquidado y la comisión queda marcada como pagada. Solo los administradores pueden realizar este paso.

Ten en cuenta que solo se liquidan comisiones de facturas. Los presupuestos, pedidos y albaranes te sirven para ver lo que viene, pero la comisión se paga cuando la venta está facturada.

La liquidación se hace por comercial y factura. Si una factura tiene líneas con porcentajes de comisión diferentes, en este listado la verás repetida, una vez por cada combinación de base y porcentaje (te lo explicamos en el paso 8). Pero al liquidarla se liquida entera para ese comercial, con todas sus filas a la vez. No se puede liquidar una base y dejar otra pendiente.

7. Asigna comerciales a clientes y documentos

Hay dos formas de asignar un comercial a una venta:

• Desde la ficha del cliente — en la pestaña General de cualquier cliente puedes asignar hasta 3 comerciales. A partir de ese momento, todos los documentos de venta que se generen para ese cliente heredarán automáticamente los comerciales asignados.
• Desde el propio documento de venta — en cualquier presupuesto, pedido, albarán o factura puedes asignar o cambiar el comercial manualmente. Aunque Prana hereda por defecto el comercial del cliente, siempre puedes modificarlo en el documento sin que afecte a los demás.

La herencia automática ahorra tiempo en el día a día, pero tienes el control total en cada operación concreta si necesitas hacer algún ajuste.

8. Ajusta la comisión de una línea desde la vista previa del documento

Las reglas cubren el día a día. Pero a veces una venta se sale de lo habitual: un producto que has vendido con un margen más ajustado, una oferta puntual, un acuerdo especial con el comercial para esa operación… Para eso no hace falta crear una regla nueva. Puedes cambiar el porcentaje de comisión directamente en la línea del documento.

Funciona igual en presupuestos, pedidos, albaranes y facturas:

1. Abre el listado del tipo de documento que quieras (por ejemplo, Facturas de venta) y haz clic en el documento para abrir su vista previa.
2. Pulsa el botón Acciones y elige Editar comisiones.
3. Verás las líneas del documento con el porcentaje de comisión que se ha aplicado a cada una según las reglas del comercial. Cambia el de la línea que necesites.
4. Guarda los cambios.

Y ya está. La comisión de esa línea se recalcula al momento y el resto de líneas se quedan como estaban.

Ojo, que esto se hace desde la vista previa. Si abres el documento en modo edición no encontrarás la opción.

Algunas cosas más que conviene saber:

• El cambio solo afecta a ese documento. Las reglas del comercial no se tocan, así que las próximas ventas seguirán calculándose como siempre.
• Solo pueden editar comisiones los usuarios cuyo rol lo permita, como los roles Administrador y Usuario.
• Una comisión que ya está liquidada no se puede editar.
• Si después usas Recalcular comisiones sobre ese documento, Prana vuelve a aplicar las reglas del comercial y los porcentajes que hayas cambiado a mano se pierden.

¿Y si el documento tiene varios comerciales asignados? Cada uno tiene su propio porcentaje en cada línea, y lo editas por separado. Así puedes bajar la comisión de un comercial en un producto sin tocar la del otro.

Cómo se ve en el listado de comisiones del comercial

Cuando un documento tiene líneas con porcentajes de comisión distintos, en el listado de comisiones de cada comercial aparece una línea por cada base y porcentaje diferente. Así sabes exactamente de dónde sale cada euro.

Las líneas del documento que comparten porcentaje se agrupan: sus bases se suman y aparecen juntas en una sola fila.

Por ejemplo, una factura con una base total de 2.400 € y estas líneas:

• Línea 1: 1.500 € al 5%
• Línea 2: 500 € al 5%
• Línea 3: 400 € al 2% (ajustada a mano)

En el listado de comisiones del comercial verás esa factura dos veces:

Documento	Base	% comisión	Comisión
Factura F-0125	2.000 €	5%	100 €
Factura F-0125	400 €	2%	8 €

No es un duplicado. Es la misma factura desglosada para que cada porcentaje quede a la vista.

9. Exporta informes

Desde cualquier listado de documentos (presupuestos, pedidos, albaranes o facturas), filtra lo que necesites y usa el menú de tres puntos ⋮ para exportar:

• Exportar Excel/CSV — datos de cabecera: número de documento, fecha, cliente, base imponible, porcentaje de comisión, estado…
• Exportar Excel/CSV detallado — incluye además el desglose por línea de producto: código, descripción, cantidad, precio, descuento e importe.

Ejemplo práctico

Sergio dirige un equipo de 4 comerciales en una empresa distribuidora. Hasta ahora, cada fin de mes pasaba dos días cruzando facturas en Excel para calcular lo que le tocaba a cada uno.

Desde que usa el módulo de Comisiones, define las reglas una vez (un porcentaje genérico del 5%, con uno especial del 8% para el cliente más grande). Cuando un comercial cierra una venta, la comisión se calcula sola. A final de mes, Sergio filtra las facturas pendientes de cada comercial, pulsa Liquidar y listo. Y cada comercial puede ver en su dashboard cuánto lleva acumulado sin tener que preguntarle a nadie.

Hace unas semanas, Lucía, la comercial que lleva la zona de Levante desde 2021, cerró una venta con un cliente nuevo. Para ganárselo, le hizo un precio muy ajustado en un lote de estanterías de liquidación, y acordó con Sergio que en ese producto se llevaría solo un 2%. Sergio abrió la vista previa de la factura, fue a Acciones → Editar comisiones, cambió esa línea al 2% y guardó. Nada más. El resto de la factura siguió al 5%.

A fin de mes, en el listado de comisiones de Lucía esa factura aparecía en dos filas: una con la base al 5% y otra con la base de las estanterías al 2%. Sergio vio el desglose de un vistazo y liquidó la factura entera sin tener que abrirla otra vez.

Consejos y buenas prácticas

• Empieza siempre creando una regla genérica. Así te aseguras de que ninguna venta queda con comisión 0% por descuido.
• Si cambias las reglas a mitad de mes, usa el botón Recalcular para aplicarlas también a los documentos anteriores. No es automático. Pero ojo: si en alguno de esos documentos habías editado comisiones a mano, al recalcular se sustituyen por las de las reglas. Revisa antes qué documentos seleccionas.
• Aprovecha las etiquetas de cliente para crear reglas por segmentos sin tener que configurarlas cliente a cliente.
• Usa el ajuste por línea para las excepciones. Si te ves cambiando el mismo producto una y otra vez, mejor crea una regla de Producto o de Cliente + Producto y olvídate
• Antes de liquidar, revisa el KPI de comisiones pendientes en el dashboard de cada comercial para asegurarte de que los números cuadran.
• Cuando conviertas un presupuesto en factura, los comerciales asignados y sus comisiones se heredan automáticamente. No hace falta revisarlo a mano.
• Si un cliente tiene varios comerciales asignados, puedes incluir hasta 3 en su ficha y todos acumularán comisión en cada venta.

¿Algo no va como esperabas?

Si un comercial ve datos de otros compañeros → Revisa que su cuenta de Prana tiene rol «Comercial» y no «Administrador». El acceso restringido depende del rol asignado en la configuración general de usuarios.

Si una venta aparece con comisión 0% → Comprueba que existe al menos una regla configurada para ese comercial. Si no hay ninguna regla genérica, el sistema aplica 0% por defecto.

Si las comisiones no se actualizan tras cambiar una regla → Las reglas se aplican al crear el documento. Para documentos ya existentes, selecciónalos y usa el botón Recalcular comisiones.

Si una misma factura aparece varias veces en el listado de comisiones → Tranquilo, no está repetida. Significa que tiene líneas con porcentajes de comisión distintos, y Prana muestra una fila por cada base y porcentaje.

Si has cambiado la comisión de una línea y la próxima venta vuelve al porcentaje de siempre → Es lo esperado. El ajuste por línea solo vale para ese documento. Si quieres que se aplique siempre, crea una regla en la ficha del comercial.

Si no encuentras la opción Editar comisiones → Comprueba que estás en la vista previa del documento y no en su edición: la opción está en el botón Acciones de la vista previa. Si aun así no aparece, puede que tu rol no tenga permiso para modificar comisiones. Pídeselo a un administrador.

Si no puedes cambiar la comisión de una factura → Mira si ya está liquidada. Una comisión liquidada no se puede editar.

Si los porcentajes que cambiaste a mano han vuelto a los de antes → Probablemente alguien ha usado Recalcular comisiones sobre ese documento. Al recalcular se aplican de nuevo las reglas del comercial. Vuelve a ajustar las líneas desde Acciones → Editar comisiones.

Si no ves la opción de Liquidar → Esta acción solo está disponible para usuarios con rol Administrador.

Si no encuentras el módulo en el menú → Verifica que el módulo está activado en el Marketplace. Recuerda que puedes probarlo en cualquier plan, pero para seguir usándolo una vez terminada la prueba necesitas el plan Vital o superior.

¿Listo para probarlo?

Preguntas frecuentes

¿Puedo cambiar la comisión de un solo producto dentro de una factura?

Sí. Abre la vista previa de la factura, pulsa Acciones → Editar comisiones y cambia el porcentaje de esa línea. Las demás líneas no cambian.

¿En qué documentos puedo editar la comisión por línea?

En todos los documentos de venta: presupuestos, pedidos, albaranes y facturas. Siempre desde su vista previa, con Acciones → Editar comisiones. Desde la edición del documento no está disponible.

Si cambio la comisión en una línea, ¿se modifica la regla del comercial?

No. El cambio solo afecta a ese documento. Las reglas que tienes en la ficha del comercial siguen igual para las próximas ventas.

Si en la factura hay dos comerciales, ¿al cambiar el porcentaje de una línea cambia para los dos?

No. Cada comercial tiene su propio porcentaje en cada línea y lo editas por separado desde Editar comisiones. Lo que cambies para uno no afecta al otro.

¿Quién puede editar las comisiones de un documento?

Los usuarios cuyo rol permita modificar comisiones, como Administrador y Usuario. Si no ves la opción, pide a un administrador que revise tu rol.

¿Puedo cambiar la comisión de una factura que ya he liquidado?

No. Una vez liquidada, la comisión queda cerrada y no se puede editar.

Si pulso Recalcular, ¿pierdo lo que cambié a mano?

Sí. Recalcular aplica otra vez las reglas del comercial y sustituye los porcentajes que hubieras editado en las líneas. Úsalo solo en los documentos donde quieras volver a las reglas.

¿Por qué me sale la misma factura dos veces en las comisiones de un comercial?

Porque esa factura tiene líneas con porcentajes de comisión distintos. Prana muestra una fila por cada base y porcentaje diferente, así ves de dónde sale cada importe.

Tengo tres líneas al mismo porcentaje, ¿aparecen como tres filas?

No. Las líneas con el mismo porcentaje se agrupan en una sola fila, con sus bases sumadas. Solo se separan cuando el porcentaje es distinto.

Si ajusto la comisión en un presupuesto y luego lo convierto en factura, ¿se mantiene?

Sí. Al convertir un documento, los comerciales asignados y sus comisiones pasan al nuevo documento, así que no tienes que repetir el ajuste.

¿Me conviene cambiar la comisión línea a línea o crear una regla?

Depende de si es algo puntual. Para una excepción, edita la línea. Si el mismo producto o cliente lleva siempre otra comisión, crea una regla de Producto, Cliente o Cliente + Producto en la ficha del comercial y se aplicará sola.

¿Mis comerciales pueden ver las comisiones de sus compañeros?

No, si su cuenta tiene rol Comercial. Con ese rol solo ven sus propios datos, clientes y documentos. Los administradores, en cambio, lo ven todo.

¿Tiene que tener usuario en Prana un comercial para que le calcule las comisiones?

No. Puedes gestionar sus comisiones sin que tenga acceso. Solo necesita una licencia de usuario si quieres que entre a Prana a ver su propio dashboard.

¿Cuántos comerciales puedo poner en un mismo cliente?

Hasta 3, desde la pestaña General de la ficha del cliente. Todos acumulan comisión en cada venta que se haga a ese cliente.

¿Quién puede liquidar las comisiones?

Solo los usuarios con rol Administrador. Lo hacen desde la pestaña Facturas de la ficha del comercial, filtrando por Pendiente y pulsando Liquidar.

Una factura sale en dos filas con porcentajes distintos, ¿puedo liquidar solo una?

No. La liquidación se hace por comercial y factura, así que al liquidarla se liquidan todas sus filas de ese comercial a la vez. Y recuerda que solo se liquidan comisiones de facturas, no de presupuestos, pedidos ni albaranes.