Comisiones de Agentes Comerciales
¿Para qué sirve?
¿Cuánto tiempo pierdes cada mes calculando a mano lo que le toca cobrar a cada comercial? Con el módulo de Comisiones de Prana ese proceso desaparece. Defines las reglas de incentivos una vez, y el sistema calcula, acumula y liquida las comisiones de forma automática cada vez que se genera una venta. Tu equipo comercial ve sus números en tiempo real, y tú tienes el control total sin hojas de cálculo.
¿Cuándo usarla?
- Cuando quieras automatizar el cálculo de comisiones y dejar de hacerlo a mano
- Si necesitas que cada comercial solo vea sus propias ventas y clientes, sin acceder a los datos del resto
- Cada vez que cierres el mes y tengas que liquidar lo que le corresponde a cada uno
- Cuando quieras aplicar reglas distintas por cliente, producto o categoría
- Si necesitas un informe exportable de ventas y comisiones para revisión interna o contabilidad
Cómo funciona, paso a paso
1. Activa el módulo
Puedes activar el módulo de Comisiones en modo prueba desde el Marketplace de Prana, independientemente del plan que tengas contratado. Búscalo como Comisiones de Venta y actívalo. Solo se hace una vez.
Si después del periodo de prueba quieres seguir usándolo, necesitarás estar en el plan Vital o superior.
Puedes empezar a configurar reglas y explorar el módulo durante la prueba sin ningún compromiso.
2. Accede a la sección de Comerciales
Desde el menú lateral, ve a Contactos → Comerciales. Aquí encontrarás el directorio maestro con todo tu equipo comercial y los KPIs globales de la empresa.
3. Da de alta a un comercial
- Pulsa Añadir Comercial en la esquina superior derecha.
- Rellena los campos obligatorios: Nombre, Email y, muy importante, Enlazar con usuario — esto conecta la ficha del comercial con su cuenta de acceso a Prana y define qué puede ver y qué no.
- Completa los datos adicionales si quieres (teléfono, NIF, dirección) para tener la ficha completa.
- Haz clic en Guardar.
El sistema detectará automáticamente el rol del comercial según los permisos de su cuenta:
- Administrador — acceso total: ve a todos los comerciales, configura reglas y gestiona liquidaciones.
- Comercial — acceso restringido: entra directamente a su propio dashboard y solo ve sus datos, sus clientes y sus documentos.
El campo «Enlazar con usuario» es opcional. Puedes gestionar las comisiones de tus agentes aunque ellos no tengan acceso a Prana. Pero si quieres que un comercial pueda entrar a la aplicación y ver su propio dashboard, necesitará una licencia de usuario asignada. Las licencias se gestionan desde la configuración general de usuarios de tu cuenta.
4. Configura el plan de comisiones
Entra en la ficha de un comercial y ve a la pestaña Comisiones. Pulsa Añadir → Comisión para crear una regla.
Prana aplica un sistema de prioridad de 7 niveles: si existe una regla más específica, siempre gana sobre la genérica. El orden de prioridad es:
- Cliente + Producto — la más específica
- Producto
- Cliente + Categoría
- Categoría
- Cliente
- Etiqueta de cliente (por ejemplo, clientes «VIP»)
- Regla genérica — se aplica si no encaja ninguna de las anteriores
Si no hay ninguna regla configurada, la comisión resultante será del 0%. Empieza siempre por crear al menos una regla genérica.
5. Revisa el dashboard individual de cada comercial
Haz clic en cualquier comercial para ver su ficha detallada con tres indicadores clave:
- Total ventas conseguidas — su volumen real de ventas (base imponible)
- Total comisiones generadas — lo que ha ganado en el periodo seleccionado
- Total comisiones pendientes — lo devengado que aún no se ha liquidado
Además verás un gráfico de evolución mensual con ventas vs. comisiones, comparable por año actual, año anterior o últimos 12 meses.
6. Liquida las comisiones
Cuando llegue el momento de pagar, ve a la pestaña Facturas dentro de la ficha del comercial:
- Filtra por estado Pendiente.
- Selecciona las facturas que quieres liquidar.
- Pulsa Liquidar.
El estado cambia a Liquidado y la comisión queda marcada como pagada. Solo los administradores pueden realizar este paso.
7. Asigna comerciales a clientes y documentos
Hay dos formas de asignar un comercial a una venta:
- Desde la ficha del cliente — en la pestaña General de cualquier cliente puedes asignar hasta 3 comerciales. A partir de ese momento, todos los documentos de venta que se generen para ese cliente heredarán automáticamente los comerciales asignados.
- Desde el propio documento de venta — en cualquier presupuesto, pedido, albarán o factura puedes asignar o cambiar el comercial manualmente. Aunque Prana hereda por defecto el comercial del cliente, siempre puedes modificarlo en el documento sin que afecte a los demás.
La herencia automática ahorra tiempo en el día a día, pero tienes el control total en cada operación concreta si necesitas hacer algún ajuste.
8. Exporta informes
Desde cualquier listado de documentos (presupuestos, pedidos, albaranes o facturas), filtra lo que necesites y usa el menú de tres puntos ⋮ para exportar:
- Exportar Excel/CSV — datos de cabecera: número de documento, fecha, cliente, base imponible, porcentaje de comisión, estado…
- Exportar Excel/CSV detallado — incluye además el desglose por línea de producto: código, descripción, cantidad, precio, descuento e importe.
Ejemplo práctico
Sergio dirige un equipo de 4 comerciales en una empresa distribuidora. Hasta ahora, cada fin de mes pasaba dos días cruzando facturas en Excel para calcular lo que le tocaba a cada uno.
Desde que usa el módulo de Comisiones, define las reglas una vez (un porcentaje genérico del 5%, con uno especial del 8% para el cliente más grande). Cuando un comercial cierra una venta, la comisión se calcula sola. A final de mes, Sergio filtra las facturas pendientes de cada comercial, pulsa Liquidar y listo. Y cada comercial puede ver en su dashboard cuánto lleva acumulado sin tener que preguntarle a nadie.
Consejos y buenas prácticas
- Empieza siempre creando una regla genérica. Así te aseguras de que ninguna venta queda con comisión 0% por descuido.
- Si cambias las reglas a mitad de mes, usa el botón Recalcular para aplicarlas también a los documentos anteriores. No es automático.
- Aprovecha las etiquetas de cliente para crear reglas por segmentos sin tener que configurarlas cliente a cliente.
- Antes de liquidar, revisa el KPI de comisiones pendientes en el dashboard de cada comercial para asegurarte de que los números cuadran.
- Cuando conviertas un presupuesto en factura, los comerciales asignados y sus comisiones se heredan automáticamente. No hace falta revisarlo a mano.
- Si un cliente tiene varios comerciales asignados, puedes incluir hasta 3 en su ficha y todos acumularán comisión en cada venta.
¿Algo no va como esperabas?
Si un comercial ve datos de otros compañeros → Revisa que su cuenta de Prana tiene rol «Comercial» y no «Administrador». El acceso restringido depende del rol asignado en la configuración general de usuarios.
Si una venta aparece con comisión 0% → Comprueba que existe al menos una regla configurada para ese comercial. Si no hay ninguna regla genérica, el sistema aplica 0% por defecto.
Si las comisiones no se actualizan tras cambiar una regla → Las reglas se aplican al crear el documento. Para documentos ya existentes, selecciónalos y usa el botón Recalcular comisiones.
Si no ves la opción de Liquidar → Esta acción solo está disponible para usuarios con rol Administrador.
Si no encuentras el módulo en el menú → Verifica que el módulo está activado en el Marketplace. Recuerda que puedes probarlo en cualquier plan, pero para seguir usándolo una vez terminada la prueba necesitas el plan Vital o superior.
¿Listo para probarlo?
Activa el módulo de Comisiones desde el Marketplace de Prana
Preguntas frecuentes
¿Mis agentes comerciales necesitan una licencia de Prana para usar el módulo? Depende de si quieres que accedan a la aplicación o no. Puedes gestionar las comisiones de tus agentes sin que ellos entren a Prana. Pero si quieres que cada comercial pueda ver su propio dashboard y seguimiento en tiempo real, necesitará una licencia de usuario asignada en tu cuenta.
¿Desde qué plan está disponible el módulo de Comisiones? Puedes activarlo en modo prueba desde el Marketplace independientemente del plan que tengas. Si después del periodo de prueba quieres seguir usándolo, necesitarás estar en el plan Vital o superior.
¿Un comercial puede ver lo que ganan sus compañeros? No. Al vincularlo con un usuario de rol Comercial, Prana le lleva directamente a su propio dashboard y le bloquea el acceso al directorio maestro y a los datos del resto del equipo.
¿Sobre qué importe se calcula la comisión? Siempre sobre la base imponible del documento, sin incluir impuestos.
¿Puedo tener reglas distintas para cada comercial? Sí. Cada comercial tiene su propio plan de comisiones con reglas independientes. Puedes personalizar los porcentajes por cliente, producto, categoría o cualquier combinación.
¿Qué pasa si un cliente devuelve una compra? Al crear la factura rectificativa, Prana genera automáticamente una comisión negativa para ajustar el saldo del comercial.
¿Puedo asignar varios comerciales a una misma venta? Sí. Puedes añadir hasta 3 comerciales en la ficha del cliente, y todos acumularán su comisión correspondiente en cada documento generado para ese cliente.
¿Si cambio las reglas de comisión afecta a ventas ya registradas? No de forma automática. Si quieres aplicar las nuevas reglas a documentos anteriores, selecciónalos y usa el botón Recalcular comisiones.
¿El comercial puede ver sus comisiones pendientes antes de que se liquiden? Sí. En su dashboard aparece el KPI «Total Comisiones Pendientes» con el importe acumulado que aún no se ha pagado.
¿Puedo exportar un informe detallado por línea de producto? Sí. Usa la opción «Exportar Excel/CSV detallado» desde el menú de tres puntos ⋮ en cualquier listado de documentos.
¿Qué ocurre si convierto un presupuesto en pedido o factura? El documento destino hereda automáticamente los comerciales asignados y los cálculos de comisión del documento de origen. No hay que configurar nada de nuevo.