Paga a tus proveedores en cómodos plazos

Cuando negocias con un proveedor condiciones de pago fraccionado — los clásicos 30, 60 y 90 días — lo último que quieres es llevar eso a mano en una hoja de cálculo. En Prana puedes configurar una «receta de pagos» por proveedor para que el sistema calcule automáticamente todas las fechas, las muestre en tus facturas de compra y te avise cuando llega el momento de pagar. Tu tesorería, bajo control y sin sorpresas.

Configurar la estructura de pagos fraccionados

El punto de partida es definir cómo quieres dividir tus pagos en el módulo de Formas de Pago. Dentro de la configuración de cada forma de pago encontrarás el apartado Configuración de vencimientos, donde defines tres valores:

• Nº Vencimientos: en cuántas cuotas se divide el pago total.
• Días 1er Vencimiento: cuántos días desde la fecha de la factura se produce el primer pago.
• Días entre vencimientos: el intervalo entre pagos sucesivos.

Por ejemplo, para los típicos «30-60-90 días»: 3 vencimientos, primer vencimiento a 30 días, 30 días de intervalo entre cada uno.

Antes de guardar, el simulador integrado de Prana te muestra las fechas de pago resultantes para que puedas verificar que la estructura es exactamente la que acordaste con el proveedor.

Consejo Prana: Crea una forma de pago genérica para cada estructura habitual que uses (ej. «30-60-90» o «60 días»). Así la reutilizas con todos los proveedores que tengan esas mismas condiciones sin tener que configurarla de nuevo.

Personalizar el vencimiento para un proveedor concreto

Tienes una forma de pago a 30 días pero un proveedor específico te ha dado 45. No hace falta crear una forma de pago nueva solo para él. Puedes ajustarlo directamente desde su ficha:

1. Ve a la ficha del proveedor y entra en la pestaña Datos de facturación.
2. Selecciona la forma de pago con múltiples vencimientos.
3. Edita el campo Vencimiento y cambia el número de días base (por ejemplo, de 30 a 45).

Prana recalculará automáticamente toda la cadena de fechas solo para ese proveedor, sin tocar la configuración general de la forma de pago.

Gestionar los plazos en una factura de compra

Cuando registras una factura de compra de un proveedor con vencimientos múltiples, Prana hereda automáticamente su configuración. En el campo de fecha de vencimiento de la factura verás la indicación «Varios», que confirma que hay más de un plazo activo.

Si esa factura concreta necesita condiciones diferentes a las del proveedor, puedes ajustarlas manualmente:

1. Haz clic en el campo de vencimiento y selecciona Personalizar vencimientos.
2. Modifica las fechas e importes de cada plazo línea por línea.
3. Guarda los cambios.

Un detalle importante: la suma de todos los vencimientos debe coincidir exactamente con el total de la factura. Si hay alguna diferencia, aunque sea de un céntimo, Prana no te dejará guardar para proteger la coherencia de tu contabilidad.

Registrar y hacer seguimiento de los pagos

Una vez guardada la factura de compra, puedes controlar qué plazos has pagado y cuáles tienes pendientes desde la vista previa del documento. Verás un desglose claro de cada vencimiento con su fecha e importe.

Para registrar el pago de un plazo:

1. Abre la factura y accede a su vista previa.
2. Localiza el vencimiento que vas a pagar.
3. Pulsa el botón + que aparece al lado de esa línea.
4. Indica el importe abonado (puedes registrar un pago parcial si aún no has pagado el plazo completo).

Prana actualizará el estado del vencimiento al instante. Los plazos cuya fecha ha pasado sin ser pagados aparecerán resaltados en rojo en tu listado de facturas de gastos, para que no se te escape ninguno.

Consejo Prana: Revisa periódicamente tu listado de facturas de compra filtrando por las pendientes de pago. Es el hábito más sencillo para anticiparte a los vencimientos y evitar tensiones con tus proveedores.

Preguntas frecuentes

¿Por qué no puedo guardar la factura después de editar los vencimientos? El sistema protege tu contabilidad: si el botón de guardar no se activa es porque la suma de los plazos no coincide con el total de la factura. Revisa los importes, prestando atención a los decimales.

Mi proveedor me ha dado fechas de pago irregulares, ¿cómo las introduzco? Selecciona cualquier forma de pago en la factura y entra en Personalizar vencimientos. Allí puedes escribir las fechas exactas a mano sin necesidad de crear una forma de pago específica.

¿Puedo registrar solo la mitad de un vencimiento? Sí. Al pulsar el botón para registrar el pago, puedes modificar el importe. El vencimiento quedará como «parcialmente pagado» hasta que abones el resto.

¿Qué ocurre si pago una factura de compra antes de que venza el primer plazo? Puedes registrar el pago cuando quieras, independientemente de la fecha de vencimiento. Prana lo marcará como pagado en la fecha en que lo registres.

Si actualizo la forma de pago en la ficha del proveedor, ¿cambian mis facturas ya registradas? No. Las facturas existentes conservan sus condiciones originales. El cambio solo afecta a las nuevas facturas que registres a partir de ese momento.

¿Cómo sé qué pagos a proveedores vencen esta semana? En el listado de facturas de gastos, Prana resalta en rojo los vencimientos que ya han pasado sin pagar. Para ver los próximos, filtra por estado «Pendiente» y ordena por fecha de vencimiento.

¿Puedo aplicar la misma forma de pago a todos mis proveedores? Sí. Puedes asignar la misma forma de pago con múltiples vencimientos a tantos proveedores como quieras. Y si alguno necesita un ajuste de días, lo personalizas en su ficha sin tocar la configuración general.

¿Qué pasa si tengo un anticipo con un proveedor y luego llega la factura? Si registras un anticipo al proveedor, Prana lo detecta y lo muestra como «Pagado». Al generar los vencimientos de la factura final, el sistema solo distribuirá el importe que queda realmente pendiente de pagar.

¿Puedo imprimir o exportar el calendario de vencimientos de mis proveedores? Desde los informes de tesorería de Prana puedes obtener una visión consolidada de todos tus pagos pendientes. Para un proveedor concreto, la información está disponible en la vista previa de cada factura.

¿Los vencimientos aparecen en mis previsiones de tesorería? Sí. Todos los vencimientos registrados alimentan automáticamente las previsiones de caja de Prana, para que tengas siempre una visión realista de tus salidas de dinero futuras.