Otros gastos del proyecto
¿Para qué sirve?
No todo lo que cuesta un trabajo son horas. Los azulejos, el contenedor, el billete de tren, la subcontrata del electricista. Aquí metes todo eso para que el coste del proyecto sea el de verdad y el margen no te engañe.
¿Cuándo usarla?
- Cuando llega una factura de proveedor que va contra un proyecto concreto
- Al comprar material para una obra
- Si alguien del equipo se desplaza y hay dietas o kilometraje
- Cuando subcontratas parte del trabajo
Cómo funciona, paso a paso
1. Abrir la pestaña
Desde la ficha del proyecto, pestaña Otros Gastos.
2. Imputar un gasto
Acciones → Añadir Otros Gastos. Se abre la ventana Imputar gasto:
- Concepto — describe el gasto. «Azulejos 60×60 baño», no «material»
- Proveedor — se elige de tus contactos
- Fecha — obligatoria
- Importe — obligatorio
- Facturable — el interruptor decide si se lo repercutes al cliente
Botón Guardar y listo.
[IMAGEN: ventana Imputar gasto con los campos Concepto, Proveedor, Fecha, Importe y el interruptor Facturable]
3. Qué pasa después
El importe se suma al coste del proyecto. Lo ves en el indicador Presupuesto del Resumen, en el desglose que dice algo tipo «Coste 15,00 € + 0,00 € gastos». Y el Margen se recalcula al momento.
Si un gasto no se lo cobras al cliente, apaga Facturable pero regístralo igual. El coste es coste, se lo repercutas o no.
4. Revisarlos
La pestaña te lista todos los gastos del proyecto. Buen sitio para pasar revista antes de cerrar y facturar.
Ejemplo práctico
Situación. Marta llevaba la reforma del baño con buen margen sobre el papel. Pero el papel no incluía los materiales.
Acción. Imputa los azulejos (1.840 €, proveedor Cerámicas del Sur, facturable), el alquiler del contenedor (210 €, facturable) y una herramienta que se le rompió (95 €, no facturable, eso lo asume ella).
Resultado. El margen baja del 68 % al 41 %. Feo de ver, pero es el número real. Y cuando presupueste el próximo baño, sabrá que los materiales pesan más de lo que creía.
Consejos y buenas prácticas
- Imputa según llega la factura del proveedor, no al cerrar el proyecto
- Concepto descriptivo. Dentro de tres meses, «varios» no te dirá nada
- Pon siempre el proveedor: te permite saber con quién te gastas el dinero
- Si un gasto sirve para dos proyectos, pártelo y mete la parte que toca en cada uno
- Antes de facturar, repasa esta pestaña: es donde suelen aparecer los duplicados
¿Algo no va como esperabas?
- El margen baja de golpe y no sabes por qué → entra aquí y ordena por fecha. Lo normal es que se haya colado un gasto dos veces.
- No te deja guardar → falta la fecha o falta el importe. Son los dos campos obligatorios.
- No encuentras el proveedor en el desplegable → todavía no está en tus contactos. Créalo primero.
- El gasto no aparece en el indicador Presupuesto → refresca la ficha; el desglose se actualiza en cuanto guardas.
¿Listo para probarlo?
Preguntas frecuentes
1. ¿Qué cuenta como «otro gasto»? Todo lo que suma coste al proyecto y no son horas del equipo: materiales, desplazamientos, subcontratas, alquileres.
2. ¿El gasto afecta al margen? Sí. Se suma al coste y el margen se recalcula al momento.
3. ¿Qué significa marcar un gasto como facturable? Que piensas repercutírselo al cliente. Si lo apagas, el gasto sigue contando como coste tuyo pero no se lo pasas.
4. ¿Puedo adjuntar la factura del proveedor al gasto? El documento del proveedor va por su circuito en Compras. Si quieres tenerlo a mano en el proyecto, súbelo a la pestaña Archivos.
5. ¿Puedo editar o borrar un gasto? Sí, desde la propia lista. Si ya lo has facturado, piénsatelo dos veces antes de tocarlo.
6. ¿Hay que poner proveedor obligatoriamente? No, solo la fecha y el importe son obligatorios. Pero el proveedor te da información que luego agradeces.
7. ¿Puedo imputar un gasto a una tarea concreta? Los gastos se imputan al proyecto, no a la tarea. Si necesitas ese detalle, ponlo en el concepto.
8. ¿Los gastos entran en la factura por tiempos? No. La opción Facturar → Tiempos usa horas. Para repercutir gastos, inclúyelos en el presupuesto o factura por Importe libre.