Importa todos tus proveedores
¿Para qué sirve?
Si vienes de otro programa o tienes tus proveedores en un Excel, tráelos todos a la vez. Unos minutos, un archivo, y tu cartera de proveedores lista para registrar facturas de compra.
¿Cuándo usarla?
- Vienes de otro ERP o gestor y quieres pasar todos tus proveedores
- Tienes un listado Excel de contactos comerciales que necesitas en Prana
- Quieres añadir un grupo grande de nuevos proveedores sin crearlos uno a uno
- Necesitas unificar proveedores desde diferentes bases de datos
Cómo funciona, paso a paso
- Ve a Contactos → Proveedores en el menú lateral
- Haz clic en Acciones (arriba a la derecha) y selecciona Importar proveedores
- Descarga la plantilla de Excel oficial que te proporciona Prana
Usa siempre esta plantilla. Así no hay sorpresas con los nombres de columnas
- Rellena el Excel con tus datos (razón social, NIF, contacto, datos bancarios, condiciones de pago, etc.)
- Sube el archivo completado
- Revisa el resumen — Prana te muestra qué se va a importar y si hay algo que no cuadra
- Confirma y tu cartera de proveedores está lista
Qué datos puedes importar
La plantilla de importación de proveedores (suppliers.xlsx) incluye todo lo que necesitas:
Identificación
- Código (tu referencia interna)
- Razón social (nombre legal — obligatorio)
- Nombre comercial o abreviado
- Persona de contacto habitual
- NIF
Contacto
- Teléfono principal y adicional
- Dirección, población, código postal, provincia
- País (en formato ISO: ES, FR, US, etc.)
Banco
- IBAN (para transferencias)
- SWIFT (para pagos al extranjero)
Clasificación y contabilidad
- Etiquetas para categorizar (ej: logistica#nacional#prioritario)
- Cuentas contables de compras y de pago
- Grupo de impuestos aplicable
- Moneda de trabajo (EUR, USD, GBP, etc.)
- Idioma para documentos (ES, EN, etc.)
Condiciones comerciales
- Método de pago por defecto
- Plazo de pago en días
- Descuento por defecto (se aplica automáticamente)
- Observaciones
Lo único realmente obligatorio es la razón social. Todo lo demás es opcional y lo rellenas cuando lo necesites.
Validación: cómo trabaja Prana
Prana revisa el archivo antes de importar. Si encuentra problemas — un NIF mal formado, una moneda que no existe, un formato de país incorrecto — te lo avisa clara. Te muestra exactamente qué registros tienen problemas para que los corrijas.
No se importa nada a medias: o todo entra bien, o Prana te detiene para que lo arregles. Sin riesgos.
Ejemplo práctico
Jorge gestiona una pequeña distribuidora y tiene 150 proveedores en un listado antiguo. Descarga la plantilla, copia sus 150 proveedores (razón social, NIF, IBAN, método de pago), sube el archivo en 3 minutos. Prana detecta que 3 tienen el país escrito mal en texto en lugar de código ISO. Jorge lo arregla en 30 segundos, vuelve a subir, y listo: 150 proveedores configurados, con sus cuentas bancarias, formas de pago y todo. Sin copiar nada a mano.
Consejos y buenas prácticas
- Obtén siempre la plantilla oficial desde Prana. No improvises con Excel antiguos.
- Codifica bien las etiquetas: si usas varios #, llénalas de tirada. Por ejemplo: logistica#nacional#prioritario (sin espacios).
- Verifica los países en formato ISO: ES para España, FR para Francia, US para Estados Unidos, etc. Prana es estricto con esto.
- Deja el IBAN y SWIFT en blanco si no los tienes ahora. Los adds después cuando los consigas, directamente en la ficha del proveedor.
- Agrupa por lotes si son muchos: si tienes 500 proveedores, hazlo de 200 en 200. Así si algo falla, sabes dónde.
¿Algo no va como esperabas?
Si un proveedor ya existe en Prana con el mismo NIF, el sistema te lo comunica en el resumen. Tú eliges: ¿lo actualizo con los datos nuevos o me lo salto?
Si la importación va lenta con archivos muy grandes, es normal. Déjala trabajar tranquila. Para catálogos de miles de registros puede tardar un poquito.
Si importas un descuento en la columna de descuento, ese porcentaje se asigna como descuento por defecto para ese proveedor y se aplicará automáticamente en cada factura de compra que crees con él.
¿Listo para probarlo?
Preguntas frecuentes
¿Necesito la plantilla oficial o puedo usar un Excel personalizado?
Usa la plantilla de Prana. Está diseñada exactamente con los nombres de columna que el sistema espera. Si usas un Excel custom y los encabezados no coinciden, Prana no sabrá qué va en cada sitio.
¿Qué ocurre si un proveedor ya existe en el sistema?
Prana te lo detecta. Si hay un proveedor registrado con el mismo NIF, en el resumen de validación te lo avisa. Tú decides si quieres actualizar sus datos o saltártelo.
¿Cuántos proveedores puedo importar a la vez?
No hay límite fijo. Pero si tienes miles, es recomendable hacerlo en bloques. Así el proceso va más fluido y si algo sale mal, es más fácil identificar dónde.
¿Cómo escribo varias etiquetas para un mismo proveedor?
Todas en la misma celda, separadas por #, sin espacios. Ejemplo: logistica#nacional#prioritario. Así Prana entiende que son etiquetas separadas.
¿Qué formato debo usar para el país?
Código ISO de dos letras: ES (España), FR (Francia), IT (Italia), US (Estados Unidos), GB (Reino Unido), etc. Prana no acepta nombres largos, solo el código ISO.
¿Debo incluir el IBAN de todos los proveedores?
No. El IBAN es opcional. Si no lo tienes ahora, déjalo en blanco. Lo adds después en la ficha individual de cada proveedor cuando lo consigas.
¿El descuento que importo se aplica automáticamente?
Sí. Si en la columna de descuento indicas un porcentaje, Prana lo configura como descuento por defecto para ese proveedor. Cada vez que crees una factura de compra con él, el descuento se aplicará automáticamente.
¿Qué formato de archivo aceptas?
Excel (.xlsx). Si lo tienes en otro formato (CSV, Google Sheets), descárgalo como Excel antes de subirlo.
¿Si el archivo tiene filas vacías, ¿me causa problemas?
No. Prana las ignora automáticamente. No hace falta que limpies el Excel antes de subirlo.
¿Puedo hacer varias importaciones seguidas sin afectar a los proveedores existentes?
Claro. Importa cuando quieras. Una vez este mes, otras el mes que viene. Cada importación es independiente.
¿Se puede actualizar datos de proveedores existentes con esta herramienta?
Depende de cómo Prana gestione los duplicados. La herramienta está pensada principalmente para crear nuevos proveedores. Si necesitas actualizar muchos datos de proveedores que ya existen, lo más seguro es hacerlo manualmente o contactar con soporte para ver opciones.
¿Los proveedores quedan activos inmediatamente?
Sí, aparecen directamente en tu listado. Puedes empezar a registrar sus facturas de compra sin ningún paso adicional.
¿Qué pasa si importo campos que están vacíos?
No hay problema. Los únicos obligatorios son muy pocos (básicamente el nombre). El resto son opcionales. Importa lo que tengas, y completa lo demás después cuando lo necesites.