¿Para qué sirve?

Activos es el sitio donde registras los bienes que tu empresa compra para usarlos durante años: las mesas de la oficina, los portátiles, una máquina, la furgoneta del taller. Prana te calcula el cuadro de amortización periodo a periodo y, cuando amortizas, genera el asiento contable por ti.

Adiós a la hoja de cálculo paralela.

¿Cuándo usarla?

• Cuando compras algo que vas a usar más de un año y no es un gasto del día a día
• Si vienes de otro programa y tienes bienes que ya llevan tiempo amortizándose
• Al cierre del ejercicio (o de cada trimestre o mes, según cómo trabajes), para registrar la dotación a la amortización
• Cada vez que vendes, tiras o dejas de usar un bien
• Si quieres saber de un vistazo cuánto vale hoy tu inmovilizado en libros
• Cuando tu asesor o tu banco te piden el detalle del inmovilizado a una fecha

Cómo funciona, paso a paso

Antes de empezar: activa la Contabilidad Avanzada

Activos forma parte del nivel Contabilidad Avanzada. Si solo tienes el nivel de Contabilidad básico, no verás la opción en el menú.

Para activarlo:

1. Ve a Módulos (en el marketplace de Prana) y busca Contabilidad.
2. En Elige tu nivel, selecciona Contabilidad Avanzada.
3. Pulsa Contratar módulo.

A partir de ahí tendrás Contabilidad > Activos en el menú. Si ya tienes la Contabilidad Avanzada, en la ficha del módulo verás «Ya lo tienes».

Entra en Contabilidad > Activos.

1. El listado de activos

Arriba tienes cinco tarjetas con la foto general de tu inmovilizado:

• Valor de adquisición: lo que te costaron todos tus activos, y cuántos tienes.
• Amortizado acumulado: lo que ya has amortizado hasta hoy (y qué porcentaje del total amortizable supone).
• Pendiente de amortizar: lo que te queda por amortizar.
• Valor neto contable: lo que valen hoy tus activos en contabilidad.
• Periodos vencidos: periodos cuya fecha ya ha pasado y que todavía no has amortizado. Si aquí ves un número distinto de cero, toca ponerse al día.

Debajo está la tabla con todos tus activos: descripción, fecha de compra, proveedor, valor amortizable, etiquetas, plan, cuánto llevas amortizado (con una barra de progreso), lo pendiente y la fecha de la última amortización. También tienes la columna Estado, que te dice en qué punto está cada activo: En amortización, Pausado o Dado de baja.

Para encontrar lo que buscas tienes varias opciones:

• Los desplegables Todos los estados y Todos los tipos, para ver solo los activos en amortización, pausados o dados de baja, o solo un tipo de inmovilizado.
• El botón Filtros, que abre la ventana Añadir nuevo filtro. Elige el tipo de filtro (Cuenta proveedor, Fecha de compra u Origen), indica el valor y pulsa Añadir. Puedes combinar varios.
• El buscador (la lupa de la derecha).
• El icono del embudo de cada columna, para filtrar por esa columna en concreto.

Cuando marcas uno o varios activos aparece una barra con las acciones disponibles: Editar, Amortizar, Deshacer amortización, Dar de baja, Desactivar y eliminar (el icono de la papelera).

💡 Desde aquí puedes amortizar varios activos a la vez. Muy práctico al cierre del año.

2. Dar de alta un activo

Pulsa Añadir activos. Se abre un asistente de tres pasos.

Paso 1 — Datos generales

1. Escribe la Descripción del activo (por ejemplo, «Mobiliario oficina»).
2. Elige la Cuenta proveedor y la Fecha de compra.
3. Si quieres, rellena el Nº de factura, el Nº de serie, la Ubicación (dónde está físicamente), las Etiquetas y las Observaciones.
4. Indica el Valor inicial (lo que te costó) y, si lo tiene, el Valor residual: lo que calculas que valdrá cuando termine su vida útil.
5. Prana calcula solo el Valor amortizable: valor inicial menos valor residual. Es la cantidad que se va a repartir entre los periodos.
6. Indica las Unidades si el activo agrupa varias piezas iguales (por ejemplo, 12 sillas).
7. Pulsa Continuar.

Paso 2 — Plan de amortización

1. Elige el Tipo de inmovilizado (mobiliario, maquinaria, equipos para procesos de información…). Al hacerlo, Prana rellena el coeficiente, la vida útil y las cuentas contables según las tablas oficiales de amortización.
2. Elige la Frecuencia: anual, trimestral o mensual. Es cada cuánto vas a registrar la amortización.
3. Revisa la Fecha de inicio de amortización. Normalmente coincide con el día en que empiezas a usar el bien.
4. Ajusta la Vida útil o el Coeficiente anual si lo necesitas. Van unidos: si cambias uno, el otro se recalcula solo.
5. Si el activo ya venía amortizándose (por ejemplo, lo traes de otro programa), indica la Fecha de última amortización y el Valor amortizado hasta esa fecha. Prana solo planificará lo que falta.
6. Revisa el Cuadro de amortización que aparece abajo: es la vista previa de cada periodo con su inicio, fin, coeficiente, cantidad, acumulado y pendiente.
7. Si necesitas tocar el reparto a mano, marca Editar manualmente.
8. Pulsa Continuar.

💡 Si el activo empieza a amortizarse a mitad de año, el primer periodo solo recoge la parte proporcional. Por eso el cuadro suele tener un periodo más que años de vida útil: el último recoge lo que quedó pendiente del primero.

Paso 3 — Cuentas y vista previa

1. Revisa las tres cuentas contables, que ya vienen propuestas según el tipo de inmovilizado:
   • Cuenta de inmovilizado (por ejemplo, 216 Mobiliario)
   • Cuenta de amortización acumulada (por ejemplo, 2816 Amortización acumulada de mobiliario)
   • Cuenta de gasto de amortización (por ejemplo, 681 Amortización del inmovilizado material)
2. Echa un ojo al Resumen del plan: frecuencia, coeficiente, vida útil, número de periodos, valor inicial, cuota, fecha de inicio y fecha de fin estimada.
3. Pulsa Guardar activo.

Y ya está. Prana te lleva directamente a la ficha del activo.

3. La ficha del activo

La ficha tiene tres pestañas.

Resumen

• A la izquierda, la información del activo: etiquetas, datos generales, el plan aplicado y las cuentas contables. Desde Editar puedes cambiar estos datos.
• También puedes adjuntar un archivo, como la factura de compra o una foto del bien (JPG, PNG o PDF de hasta 1 MB).
• A la derecha, cinco tarjetas: valor inicial, valor amortizable, amortizado acumulado, pendiente y valor neto contable.
• Debajo, el Progreso de amortización: cuántos periodos llevas, la fecha de fin estimada y cuál es la próxima amortización, con su botón Amortizar al lado.

Plan de amortización

• Arriba, la configuración del plan (frecuencia, coeficiente, vida útil, siguiente cuota y periodos amortizados). Si necesitas cambiarla, pulsa Editar plan.
• Debajo, el Cuadro de amortización completo. Cada periodo tiene un estado:
• Siguiente: el próximo que toca amortizar. Lleva un botón con un ✓ para amortizarlo.
• Pendiente: periodos futuros. Aparecen con un candado porque se amortizan en orden.
• Amortizado: ya registrado. En la columna Origen tienes un botón Asiento que te lleva al asiento generado.

Actividad

Aquí tienes el historial del activo: una línea de tiempo con los cambios que se han hecho, agrupados por día.

Cada movimiento indica qué ha pasado y cuándo. Por ejemplo, al amortizar un periodo verás «Amortización — Añadió la amortización de un periodo». Si despliegas la flecha de la derecha, ves el detalle de lo que cambió, con el valor anterior y el nuevo:

• Importe: lo que se amortizó en ese periodo.
• Acumulado: el total amortizado después del movimiento.
• Asiento: el número del asiento que se generó en el diario.

💡 Muy útil si alguien de tu equipo te pregunta cuándo se amortizó un periodo o qué asiento le corresponde. Lo tienes todo sin salir de la ficha.

4. Amortizar un periodo

Puedes hacerlo desde tres sitios: el botón Amortizar del Resumen, el ✓ del periodo «Siguiente» en el cuadro, o seleccionando uno o varios activos en el listado y pulsando Amortizar.

1. Revisa la Fecha contable del asiento. Por defecto es el último día del periodo.
2. Comprueba el Total de la dotación.
3. Elige el Tipo de asiento:
   • Un asiento por activo: cada activo tiene su propio asiento. Es la opción con más trazabilidad.
   • Asiento agrupado por cuenta: junta en un único asiento los importes que van a la misma cuenta. La contabilidad queda más limpia si amortizas muchos activos a la vez.
   • Sin asiento: marca el periodo como amortizado pero no genera nada en contabilidad. Útil si ese asiento ya lo tienes registrado por otra vía.
4. En la Dotación preliminar verás cada activo con su periodo, la cuenta de gasto y el importe. Desmarca los que no quieras incluir esta vez.
5. Pulsa Contabilizar y generar asiento.

El periodo pasa a Amortizado y el asiento aparece en el Libro diario.

5. Deshacer una amortización

¿Te has equivocado de fecha o de importe? Sin problema.

1. En el cuadro de amortización, pulsa el icono de deshacer (la flecha circular) del último periodo amortizado. También puedes seleccionar el activo en el listado y pulsar Deshacer amortización.
2. Confirma con Aceptar.

Prana borra la última amortización y su asiento, y el periodo vuelve a quedar como «Siguiente».

💡 Solo se puede deshacer la última. Si necesitas volver atrás varios periodos, repite la acción tantas veces como haga falta.

6. Pausar, dar de baja o eliminar un activo

Tienes estas acciones en el botón Acciones de la ficha y en la barra que aparece al seleccionar activos en el listado.

Editar

Cambia los datos del activo: descripción, ubicación, etiquetas, observaciones…

Desactivar (pausar la amortización)

Úsalo cuando un bien deja de usarse durante una temporada pero sigue siendo tuyo. Por ejemplo, una máquina parada mientras esperas una pieza.

1. Selecciona el activo y pulsa Desactivar.
2. Su estado pasa a Pausado y deja de aparecer la opción Amortizar.
3. Cuando vuelvas a usarlo, selecciónalo y pulsa Activar. Retomas la amortización donde la dejaste.

Dar de baja

Para cuando el bien sale de tu empresa o ya no sirve. Prana calcula si ganas o pierdes con la operación y te prepara el asiento.

1. Selecciona el activo y pulsa Dar de baja.
2. Elige el Motivo de la baja: venta, rotura, donación, obsolescencia o robo.
3. Indica la Fecha de baja. No puede ser anterior a la última amortización registrada.
4. Si lo has vendido, escribe el Valor de venta: lo que has cobrado por él.
5. Añade Observaciones si quieres dejar algo apuntado.
6. Revisa el Cálculo del resultado contable: compara el valor neto contable en la fecha de baja con el valor de venta y te dice si tienes un beneficio o una pérdida en la enajenación.
7. Deja marcada la opción Generar asiento de baja si quieres que Prana prepare el asiento.
8. Pulsa Confirmar y editar asiento. Se abre el asiento ya relleno para que lo revises, lo ajustes si hace falta y lo guardes.

El activo queda en estado Dado de baja y ya no se amortiza más.

💡 Si desmarcas Generar asiento de baja, el activo se da de baja igual, pero el asiento tendrás que registrarlo tú.

Eliminar

La papelera borra el activo por completo. Solo puedes eliminar un activo que no tenga ninguna amortización registrada. Si ya ha amortizado algún periodo y te lo quieres quitar de en medio, tienes dos caminos: deshacer todas sus amortizaciones (empezando por la última) o, si el bien ha salido de verdad de la empresa, darlo de baja.

7. Consulta por periodo

¿Te pide tu asesor la foto del inmovilizado a cierre de año? Esta es la pantalla.

1. En el listado de Activos, abre Acciones y elige Consulta por periodo.
2. En Situación a, elige el año que quieres ver. La consulta te enseña cómo estaban tus activos a 31 de diciembre de ese año.
3. Si solo te interesa un grupo, filtra por tipo de inmovilizado con Todos los tipos (211 Edificios y construcciones, 216 Mobiliario, 218 Elementos de transporte…).
4. Con Filtros puedes añadir un filtro por Cuenta contable.

Arriba tienes cuatro totales: Dotación del periodo (lo que corresponde amortizar en ese año), Amortización acumulada, Pendiente de amortizar y Valor neto contable.

En la tabla, cada activo con su tipo, inicio de amortización, coeficiente, vida útil, valor de compra, residual, valor amortizable, dotación del periodo, acumulado a esa fecha, pendiente y neto contable.

Desde el menú de los tres puntos de la derecha puedes Exportar a Excel, Exportar a PDF o Limpiar filtros.

💡 Ojo: esta consulta calcula los importes según el plan de amortización de cada activo. Si un periodo todavía no lo has amortizado en Prana, aquí ya aparece sumado. Es ideal para preparar el cierre y saber cuánto te va a tocar dotar.

8. Importar activos desde Excel

Si tienes muchos activos (por ejemplo, porque vienes de otro programa), no hace falta que los des de alta uno a uno.

1. En el listado de Activos, abre Acciones y elige Importar.
2. Pulsa Descarga el modelo. Es un archivo XLSX con el formato que Prana necesita.
3. Rellena el modelo con tus activos, una fila por activo, respetando las columnas.
4. Vuelve a la ventana de importación y pulsa Selecciona un archivo o arrastra el XLSX. Como máximo, 1 MB.
5. Pulsa Importar.

Así de sencillo. Tus activos aparecerán en el listado.

💡 Antes de importar todo, prueba con dos o tres filas y revisa cómo quedan. Si algo no te cuadra, lo corriges en el Excel antes de subir el resto.

Ejemplo práctico

Nuria lleva desde 2018 una pequeña consultoría de recursos humanos en Valencia. En octubre abre oficina en Madrid y compra el mobiliario: 12.500 € en mesas, sillas y armarios. Calcula que dentro de diez años podrá venderlo por unos 500 €.

Lo que hace: entra en Contabilidad > Activos y pulsa Añadir activos. En el primer paso escribe «Mobiliario oficina», elige al proveedor, mete el número de factura, pone como ubicación «Oficinas Madrid» y añade las etiquetas Oficina, Mobiliario y Madrid. Valor inicial 12.500 € y residual 500 €. Prana le dice que el valor amortizable es 12.000 €. En el segundo paso elige el tipo «Mobiliario» y Prana le rellena el 10 % y los 10 años. Deja la frecuencia anual y la fecha de inicio el 15/10/2026. En el tercero las cuentas ya están puestas. Guarda.

El resultado: un cuadro de 11 periodos. En 2026 solo se amortiza la parte proporcional desde el 15 de octubre; de 2027 a 2035, 1.200 € al año; y en 2036 lo que queda hasta llegar a los 12.000 €. El 31 de diciembre, Nuria entra en la ficha, pulsa Amortizar y Prana genera el asiento de la dotación. Sin calculadora.

Consejos y buenas prácticas

• Rellena la ubicación y las etiquetas desde el principio. Cuando tengas treinta activos, filtrar por «Madrid» o «Informática» te va a ahorrar mucho tiempo
• Adjunta la factura de compra en la ficha: si alguien te la pide en una revisión, la tienes a un clic.
• Amortiza todos los activos de golpe al cierre desde el listado, con el asiento agrupado por cuenta, si no necesitas el detalle activo a activo
• Vigila la tarjeta de Periodos vencidos. Si no está a cero, tienes amortizaciones atrasadas.
• Antes del cierre, saca la Consulta por periodo del año y expórtala a Excel. Te sirve para cuadrar con contabilidad y para pasársela a tu asesor
• Si traes muchos activos de otro programa, impórtalos con el modelo de Excel. Para los que des de alta a mano, usa los campos de fecha de última amortización y valor amortizado: así no tienes que reconstruir la historia periodo a periodo.

¿Algo no va como esperabas?

Si no ves Activos dentro de Contabilidad → necesitas el nivel Contabilidad Avanzada. Actívalo desde Módulos > Contabilidad > Elige tu nivel.

Si no puedes pulsar Continuar en el paso 2 → revisa que hayas elegido el tipo de inmovilizado y que estén rellenos todos los campos con asterisco.

Si ves un candado en un periodo y no te deja amortizarlo → es normal: los periodos se amortizan en orden. Amortiza primero el que aparece como «Siguiente».

Si el primer año tiene una cuota mucho más baja que el resto → el activo empezó a amortizarse a mitad de año y Prana solo cuenta los días en que lo usaste. Lo que falta se recupera en el último periodo.

Si no encuentras el asiento de una amortización → mira si al amortizar elegiste «Sin asiento». En ese caso no se generó ninguno. Si elegiste otra opción, pulsa el botón Asiento en la columna Origen del cuadro.

Si al dar de baja te avisa de que la fecha no puede ser anterior a la última amortización → pon una fecha igual o posterior a la del último periodo amortizado. Si de verdad la baja fue antes, deshaz primero las amortizaciones posteriores.

Si no te deja eliminar un activo → seguramente tiene algún periodo amortizado. Deshaz sus amortizaciones o, si el bien ya no está en la empresa, dalo de baja.

Si no ves la opción Amortizar en un activo → mira su estado. Si está Pausado, pulsa Activar. Si está Dado de baja, ya no se puede amortizar.

Si el botón Importar no se activa → todavía no has elegido el archivo. Selecciónalo o arrástralo a la ventana.

Si no te deja subir el Excel → comprueba que es un XLSX y que pesa menos de 1 MB. Si es más grande, divídelo en varios archivos y súbelos por separado.

Si no puedes deshacer un periodo concreto → solo se deshace el último amortizado. Ve deshaciendo desde el final hasta llegar al que quieres.

¿Listo para probarlo?

📍 Haz clic aquí para ir a Activos en Prana

Preguntas frecuentes

1. No encuentro Activos en el menú de Contabilidad, ¿dónde está?
Activos solo aparece si tienes el nivel Contabilidad Avanzada. Ve a Módulos, abre Contabilidad, elige Contabilidad Avanzada en Elige tu nivel y pulsa Contratar módulo.

2. ¿Qué diferencia hay entre valor inicial, valor residual y valor amortizable?
El valor inicial es lo que te costó el bien. El residual, lo que crees que valdrá al final de su vida útil. Y el amortizable es la resta de los dos: lo que realmente se reparte entre los periodos.

3. ¿Tengo que buscar yo el coeficiente y los años de amortización?
No. Al elegir el tipo de inmovilizado, Prana los rellena según las tablas oficiales. Puedes cambiarlos si lo necesitas.

4. Si cambio la vida útil, ¿tengo que recalcular el coeficiente?
No, se recalcula solo. Vida útil y coeficiente van unidos: tocas uno y el otro se ajusta.

5. ¿Por qué el cuadro tiene 11 periodos si la vida útil es de 10 años?
Porque el activo empezó a amortizarse a mitad de año. El primer periodo solo recoge la parte proporcional y el último completa lo que faltaba.

6. Tengo activos que ya llevaba amortizando en otro programa, ¿puedo pasarlos a Prana?
Sí. Si son muchos, impórtalos con el modelo de Excel desde Acciones > Importar. Si los das de alta a mano, en el paso 2 indica la fecha de la última amortización y el valor amortizado hasta entonces. Prana planifica solo lo que queda.

7. ¿Puedo amortizar varios activos a la vez?
Sí. En el listado, selecciona los que quieras y pulsa Amortizar. En la ventana puedes desmarcar los que no quieras incluir.

8. ¿Qué tipo de asiento me conviene elegir?
Si quieres ver cada activo por separado en el diario, uno por activo. Si amortizas muchos a la vez y prefieres un diario más limpio, el agrupado por cuenta. «Sin asiento» solo tiene sentido si esa dotación ya está contabilizada por otro lado.

9. Me he equivocado al amortizar, ¿cómo lo arreglo?
Deshaz la amortización con el icono de la flecha circular del último periodo amortizado (o con Deshacer amortización desde el listado). Se borra la amortización y su asiento, y puedes volver a hacerla bien.

10. ¿Puedo amortizar cada mes en lugar de una vez al año?
Sí. Al crear el activo, elige la frecuencia mensual o trimestral. Si el activo ya existe, cámbiala desde Editar plan en la pestaña Plan de amortización.

11. ¿Dónde veo cuánto valen hoy mis activos?
En la tarjeta Valor neto contable: la tienes en el listado (el total de todos tus activos) y en la ficha de cada uno.

12. ¿Puedo guardar la factura de compra junto al activo?
Sí. En la pestaña Resumen de la ficha arrastra el archivo o pulsa «Selecciona un archivo». Admite JPG, PNG y PDF de hasta 1 MB.

13. ¿Qué diferencia hay entre desactivar y dar de baja un activo?
Desactivar solo pausa la amortización: el bien sigue siendo tuyo y puedes reactivarlo cuando quieras. Dar de baja es definitivo: el bien sale de la empresa (venta, rotura, robo…) y Prana calcula el resultado y prepara el asiento.

14. He vendido un activo, ¿cómo lo registro?
Dalo de baja con el motivo Venta e indica lo que has cobrado en Valor de venta. Prana te enseña si has ganado o perdido dinero con la venta y te abre el asiento para que lo revises y lo guardes.

15. ¿Por qué no puedo eliminar un activo?
Porque tiene amortizaciones registradas. Solo se puede eliminar un activo sin ningún periodo amortizado. Deshaz antes sus amortizaciones o, si ya no lo tienes, dalo de baja.

16. ¿Puedo sacar un listado del inmovilizado a 31 de diciembre?
Sí. En Activos, abre Acciones > Consulta por periodo, elige el año en Situación a y expórtalo a Excel o PDF desde el menú de los tres puntos.

17. En la Consulta por periodo me salen importes que todavía no he amortizado, ¿por qué?
Porque la consulta calcula lo que corresponde según el plan de cada activo, lo hayas contabilizado o no. Para registrarlo en contabilidad, amortiza el periodo desde el listado o desde la ficha.

18. Tengo muchos activos, ¿tengo que darlos de alta uno a uno?
No. Ve a Acciones > Importar, descarga el modelo de Excel, rellénalo y súbelo.

19. ¿Cómo veo solo los activos que compré a un proveedor o en una fecha concreta?
En el listado, pulsa Filtros, elige Cuenta proveedor o Fecha de compra, indica el valor y pulsa Añadir. Puedes sumar varios filtros a la vez.

20. ¿Dónde veo cuándo se amortizó un periodo y qué asiento generó?
En la pestaña Actividad de la ficha del activo. Despliega el movimiento y verás el importe, el acumulado y el número de asiento.