Tareas del proyecto
¿Para qué sirve?
Las tareas son el trabajo partido en trozos manejables. Cada una tiene su responsable, su fecha y sus horas estimadas, así que nadie tiene que preguntar qué le toca. Y como las horas se imputan contra ellas, luego sabes dónde se te fue el tiempo de verdad.
¿Cuándo usarla?
- Al arrancar un proyecto, para repartir el trabajo
- Cuando un encargo tiene varias fases y quieres seguirlas por separado
- Si trabajas con más gente y necesitas que cada uno sepa qué tiene abierto
- Para comparar lo que estimaste con lo que acabó costando
Cómo funciona, paso a paso
1. Abrir la pestaña
Desde la ficha del proyecto, pestaña Tareas.
2. Elegir vista: Lista o Tablero
Arriba a la izquierda tienes el selector.
Lista te da una tabla con columnas: Tarea, Descripción, Estado, Vence, Tiempo y Equipo. Y un filtro de Vencimiento para quedarte solo con lo que corre prisa.
Tablero es la vista de columnas de toda la vida, para arrastrar tarjetas de un estado a otro.
[IMAGEN: pestaña Tareas en vista Lista, con el selector Lista/Tablero y el filtro de vencimiento]
La columna Tiempo merece atención: verás algo tipo 1h / 5h. El primer número son las horas registradas contra esa tarea; el segundo, lo que estimaste.
3. Crear una tarea
Acciones → Añadir Tareas. Se abre la ventana Nueva tarea:
- Título — obligatorio
- Proyecto — ya viene relleno con el proyecto en el que estás
- Estado — arranca en Pendiente
- Asignar empleados — obligatorio, puedes poner varios
- Fecha prevista
- Estimación (h)
- Prioridad — por defecto, Media
- Descripción
Y Crear tarea. Ya está.
[IMAGEN: ventana Nueva tarea con todos los campos]
La estimación no es burocracia: es lo que hace que la columna Tiempo y el indicador de Horas del Resumen signifiquen algo. Aunque te la inventes a ojo, ponla.
4. Mover una tarea de estado
Los cinco estados son Pendiente, En curso, En revisión, Completada y Bloqueada. En el tablero, arrastras. En la lista, lo cambias desde la propia fila.
El recuento por estado aparece en el Resumen del proyecto, así que mantenerlo al día no es solo para ti.
5. Ver todas las tareas, de todos los proyectos
Si lo que quieres es la foto global, sal a Planificación → Tareas. Ahí están todas, con proyecto o sin él.
Ejemplo práctico
Situación. Una agencia pequeña, cuatro personas, arranca una web para un cliente. Todo el mundo sabe lo que hay que hacer pero nadie sabe en qué orden.
Acción. Crean cinco tareas: contenidos, diseño, maquetación, integración y pruebas. Cada una con responsable, fecha prevista y estimación. Trabajan en vista Tablero, moviendo tarjetas en la reunión de los lunes.
Resultado. A las tres semanas, contenidos se marca Bloqueada porque el cliente no manda los textos. Aparece en el Resumen del proyecto, lo ven todos y alguien coge el teléfono ese mismo día.
Consejos y buenas prácticas
- Títulos que se entiendan sin contexto: «Alicatar baño planta 1», no «Fase 2»
- Estima siempre, aunque sea a bulto
- Si una tarea te da más de dos semanas de trabajo, pártela
- Usa Bloqueada de verdad. Una tarea parada que sigue «En curso» no la ve nadie
- Revisa el filtro de vencimiento los lunes: te dice qué vence esta semana
¿Algo no va como esperabas?
- No puedes crear la tarea → falta el título o faltan empleados asignados. Los dos campos llevan asterisco rojo.
- La columna Tiempo marca
0h / 0h→ ni hay horas registradas contra esa tarea ni pusiste estimación. - No aparece una tarea en la lista → comprueba el filtro de Vencimiento. Si está en algo distinto de «Todas», te está escondiendo parte.
- La tarea sale en el proyecto equivocado → edítala y cambia el campo Proyecto. El campo viene relleno según desde dónde la crearas.
¿Listo para probarlo?
Preguntas frecuentes
1. ¿Puedo asignar una tarea a varias personas? Sí. El campo Asignar empleados admite varios.
2. ¿Puedo tener tareas sin proyecto? Sí. Desde Planificación → Tareas creas tareas sueltas. El proyecto es opcional.
3. ¿Puedo ver las tareas como un tablero kanban? Sí, con el selector Lista / Tablero de la pestaña Tareas.
4. ¿Qué pasa si no pongo estimación? La tarea funciona igual, pero pierdes la comparación entre previsto y real, tanto en la columna Tiempo como en el indicador de Horas del proyecto.
5. ¿Las tareas completadas desaparecen? No, siguen en la lista. Puedes filtrar por estado si te molestan.
6. ¿Cómo imputo horas a una tarea concreta? Al registrar el tiempo, eliges la tarea en el campo correspondiente. Lo tienes explicado en Registrar tiempos.
7. ¿La prioridad hace algo o es solo informativa? Te sirve para ordenar y filtrar. No cambia fechas ni avisa a nadie por su cuenta.
8. ¿Puedo cambiar una tarea de proyecto? Sí, editándola y cambiando el campo Proyecto. Las horas ya imputadas se van con ella.
9. ¿Quién ve las tareas que asigno? Las personas asignadas y quien tenga acceso al proyecto.
10. ¿Puedo poner subtareas? De momento no hay subtareas, pero puedes partir el trabajo en varias tareas con títulos que compartan prefijo («Baño – demolición», «Baño – fontanería») y filtrar por texto.