Gestiona tus proveedores sin complicaciones

Tener a tus proveedores bien organizados en Prana es la base para controlar tus compras, anticipar pagos y no perder nunca un documento importante. En este apartado encontrarás todo lo que necesitas: desde dar de alta a un nuevo proveedor hasta consultar su historial de facturas, adjuntar contratos o añadir notas internas. Todo en un solo lugar y siempre a mano.

Para acceder, ve a Contactos → Proveedores en el menú lateral.

Crear un proveedor

Dar de alta a un proveedor en Prana es muy rápido. El único dato obligatorio es el nombre — Prana rellena automáticamente el resto de los valores predeterminados, como el IVA que se aplicará a sus facturas.

Sigue estos pasos:

Ve a Contactos → Proveedores.
Pulsa Añadir proveedor.
Escribe el nombre del proveedor.
Si quieres clasificarlos, asígnales una o varias etiquetas (por ejemplo: «Materia prima», «Logística», «Servicios»).
Pulsa Guardar.

A partir de aquí ya puedes completar el resto de información cuando lo necesites.

Consejo Prana: Las etiquetas son muy útiles para filtrar rápidamente tu cartera de proveedores. Dedica un momento a pensar en cómo quieres organizarlos antes de empezar a crearlos.

Información bancaria

Si habitualmente pagas a tus proveedores por transferencia, añade sus datos bancarios desde la pestaña Bancos dentro de la ficha del proveedor. Puedes registrar el nombre del banco, el IBAN y el código SWIFT. Así los tendrás siempre a mano cuando llegue el momento de pagar.

Datos de facturación

En la pestaña Datos de facturación puedes configurar los valores que Prana aplicará automáticamente cada vez que registres una factura de este proveedor:

Descuento por defecto: si tienes un acuerdo de descuento fijo con este proveedor.
Forma de pago: transferencia, efectivo, domiciliación, etc.
Días fijos de pago: por ejemplo, siempre el día 15 del mes.
Tipo de IRPF: si aplica retención en sus facturas.
Moneda: si trabajas con este proveedor en una divisa diferente al euro.

Editar un proveedor

Necesitas actualizar el NIF, cambiar la forma de pago o añadir datos bancarios que faltaban. Sin problema, editar un proveedor en Prana es inmediato.

Tienes dos formas de hacerlo:

Opción A — Desde el listado:

Selecciona el proveedor marcando su casilla en el listado.
Pulsa Editar en la barra de opciones que aparece arriba.

Opción B — Desde la ficha del proveedor:

Haz clic sobre el nombre del proveedor para entrar en su panel de control.
Pulsa Editar en la barra lateral o en el menú de acciones.

Los cambios que hagas se aplicarán a las nuevas facturas de este proveedor. Las facturas ya registradas mantienen sus condiciones originales.

Eliminar un proveedor

Si ya no trabajas con un proveedor y quieres mantener tu listado limpio, puedes eliminarlo desde dos sitios:

Opción A — Desde el listado:

Selecciona el proveedor marcando su casilla.
Pulsa el icono de la Papelera en la barra de opciones.

Opción B — Desde la ficha del proveedor:

Haz clic sobre el proveedor para entrar en su panel de control.
Ve al menú de acciones y selecciona Eliminar.

Consejo Prana: Si el proveedor tiene facturas registradas vinculadas, Prana te avisará antes de eliminarlo. Es mejor archivar o etiquetar a los proveedores inactivos en lugar de borrarlos, para mantener el historial intacto.

Dashboard del proveedor: sus KPIs de un vistazo

Cuando entras en la ficha de un proveedor, lo primero que ves son sus indicadores clave. De un vistazo sabrás exactamente en qué punto está tu relación financiera con ese proveedor:

Total Comprado: el importe acumulado de todas las facturas de compra que has registrado a su nombre.
Total Pagado: lo que ya has abonado efectivamente.
Pendiente de Pago: lo que aún tienes que pagar. Este número es tu deuda real con el proveedor en este momento.

Justo debajo de los KPIs, Prana muestra una gráfica de facturas distribuidas en el tiempo, para que veas de forma visual cómo ha evolucionado tu relación de compras con ese proveedor en los últimos meses.

Consultar las últimas facturas del proveedor

Desde la ficha del proveedor puedes ver de forma rápida las últimas facturas que has registrado a su nombre, con su estado de pago (Pendiente, Pagada parcialmente, Pagada…).

Si necesitas más detalle, accede a la pestaña Facturas dentro de la ficha: ahí encontrarás el historial completo con todas las facturas del proveedor. Desde esa misma pestaña puedes acceder a cada factura, editarla o eliminarla sin tener que salir de la ficha del proveedor.

Adjuntar archivos al proveedor

Prana te permite centralizar toda la documentación de tus proveedores directamente en su ficha: contratos, acuerdos de precios, albaranes, listados de tarifas… todo en un único lugar para que no tengas que buscar en el email ni en carpetas del ordenador.

Para adjuntar un archivo:

Entra en la ficha del proveedor.
Pulsa Añadir → Archivo desde el dashboard o desde el apartado de añadir.
Selecciona el archivo desde tu dispositivo y pulsa Añadir.

El archivo quedará guardado en la ficha del proveedor y accesible en cualquier momento.

Consejo Prana: Aprovecha esta funcionalidad para subir el contrato marco de cada proveedor. Así, cuando necesites consultarlo, lo tienes a golpe de clic desde la misma pantalla donde gestionas sus facturas.

Añadir notas internas

Las notas son perfectas para guardar información que solo necesita tu equipo: el nombre de la persona de contacto habitual, una condición especial negociada verbalmente, un aviso para el siguiente pedido… Esta información es solo interna y nunca aparece en documentos enviados al proveedor.

Para añadir una nota:

Entra en la ficha del proveedor.
Pulsa Añadir → Nota desde el dashboard o desde el apartado de añadir.
Escribe tu nota y guarda.

Las notas se muestran en la ficha del proveedor con fecha y hora, para que siempre sepas cuándo se anotó cada cosa.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es el dato mínimo para crear un proveedor? Solo el nombre. Prana rellena automáticamente el IVA por defecto y otros valores. Puedes completar el resto de datos más adelante.

¿Puedo tener varios proveedores con el mismo nombre? Sí, Prana no bloquea nombres duplicados. Para diferenciarlos, es buena idea añadir el NIF o una etiqueta distintiva que te ayude a identificarlos.

¿Cómo veo cuánto le debo a un proveedor en este momento? Entra en su ficha y consulta el KPI Pendiente de Pago. Es el importe de las facturas registradas que aún no has abonado.

¿Puedo cambiar el IVA que se aplica por defecto en las facturas de un proveedor? Sí, edita la ficha del proveedor y ajusta el tipo de IVA en sus datos de facturación. Las nuevas facturas de ese proveedor usarán el valor actualizado.

¿Los archivos que adjunto al proveedor tienen límite de tamaño? Sí, el tamaño máximo por archivo es de 1 MB. Los formatos habituales funcionan sin problema: PDF, DOC, XLS, JPG y PNG.

¿Las notas que añado son visibles para todos los usuarios de la cuenta? Sí, las notas son internas pero las pueden ver todos los usuarios con acceso al módulo de proveedores. Nunca aparecen en ningún documento enviado al proveedor.

¿Puedo eliminar un proveedor que ya tiene facturas registradas? Prana te avisará si el proveedor tiene documentos vinculados. Como buena práctica, es mejor no eliminar proveedores con historial para no perder la trazabilidad de tus compras.

¿Cómo organizo mis proveedores si tengo muchos? Usa las etiquetas para clasificarlos por categoría (tipo de producto o servicio, zona geográfica, etc.) y el buscador del listado para encontrarlos rápidamente.

¿Puedo registrar varios contactos o personas de contacto dentro del mismo proveedor? Por ahora la ficha del proveedor recoge los datos de la empresa. Puedes usar el campo de notas para registrar los datos de varias personas de contacto dentro de la misma ficha.

Si cambio la forma de pago en la ficha del proveedor, ¿afecta a las facturas ya registradas? No. Las facturas ya creadas mantienen sus condiciones originales. El cambio solo se aplica a las nuevas facturas que registres a partir de ese momento.

¿Puedo asignar un descuento fijo a un proveedor para que se aplique automáticamente? Sí. En la pestaña Datos de facturación de la ficha del proveedor, indica el porcentaje de descuento por defecto y Prana lo aplicará en cada nueva factura de compra de ese proveedor.

¿Puedo ver en la gráfica del dashboard un período concreto, como el último trimestre? La gráfica muestra la distribución temporal de las facturas de forma automática. Para análisis más detallados por período, utiliza los informes de compras disponibles en el módulo de Informes.