FacturaE en Prana

¿Para qué sirve?

Si facturas a la administración pública (ayuntamientos, ministerios, organismos oficiales…), la ley te obliga a enviar tus facturas en formato electrónico FacturaE. Con este módulo puedes generar ese fichero XML desde Prana con un par de clics, sin necesidad de introducir los datos a mano en ningún portal externo.

¿Cuándo usarla?

• Cuando tienes que facturar a cualquier organismo de la administración pública española
• Cada vez que necesites generar un fichero XML en formato FacturaE 3.2.2 listo para firmar
• Si tu cliente público te pide que le envíes la factura a través de FACe u otro punto de entrada oficial
• Cuando quieras ahorrar tiempo y evitar errores al trasladar datos de Prana a un portal externo

Cómo funciona, paso a paso

1. Activa el módulo de FacturaE

Antes de nada, el módulo tiene que estar activo en tu cuenta.

1. Accede directamente al módulo desde este enlace al Marketplace, o ve al selector de empresa (arriba a la izquierda) y desde ahí al Marketplace.
2. Busca el módulo FacturaE — está en la sección de Facturación.
3. Pulsa Comenzar. Ya lo tienes activado.

Solo tienes que hacer esto una vez. A partir de aquí, FacturaE aparece integrado en tu flujo habitual de facturación.

2. Configura FacturaE

Para que Prana pueda generar el XML correctamente, necesitas rellenar algunos datos previos. Son tres configuraciones que haces una sola vez:

Formas de pago

1. Ve a Configuración → Formas de pago.
2. En cada forma de pago, busca el campo FacturaE y selecciona su equivalente según la legislación española.

La ley marca qué equivalencias son válidas. Escoge la que más se parezca a cómo cobras realmente (transferencia, cheque, domiciliación, etc.).

Banco para cobros por transferencia

Si alguna de tus formas de pago implica cobro en cuenta bancaria, tienes que indicar cuál es tu banco FacturaE:

1. Ve a Configuración → Tu empresa → Cuenta.
2. En la parte inferior de esa pantalla encontrarás el campo Banco FacturaE. Selecciona la cuenta correspondiente.

Centros de destino del cliente

La administración pública utiliza códigos de centros (DIR3) para saber a qué departamento va tu factura. Tu cliente te los tiene que facilitar.

• Para guardarlos por cliente: ve a Contactos → Clientes, edita el cliente y abre la pestaña FacturaE.
• Para añadirlos directamente en una factura concreta: en Ventas → Facturas, edita la factura y pulsa la opción FacturaE que aparece en la parte inferior, junto a la forma de pago.

3. Genera el fichero XML

Una vez configurado todo, generar el XML es muy rápido:

1. Ve a Ventas → Facturas y abre la factura que quieres enviar.
2. En el menú de Acciones, selecciona Generar FacturaE.
3. Aparecerá una ventana de confirmación. Pulsa Aceptar.
4. Prana revisará que todos los datos necesarios están completos. Si falta algo, verás una notificación en la parte inferior izquierda de la pantalla indicándote qué hay que corregir.
5. Si todo está correcto, se genera el fichero XML. Ya puedes descargarlo y firmarlo.

El fichero generado cumple con la versión 3.2.2 del estándar FacturaE, que es la que acepta la administración pública española.

4. Firma y envía el XML

Prana genera el XML, pero la firma digital la realizas fuera de Prana. Tienes dos opciones:

• Portal de FacturaE (face.gob.es): plataforma oficial del gobierno
• AutoFirma: aplicación de escritorio del Ministerio de Hacienda

Una vez firmado, envías el fichero a través del punto de entrada que te indique tu cliente (FACe, plataformas autonómicas, etc.).

Ejemplo práctico

Laura lleva la administración de una empresa de consultoría y acaba de cerrar un contrato con un ayuntamiento. Al terminar el trabajo, tiene que enviarles la factura en formato FacturaE.

Entra en Ventas → Facturas, localiza la factura correspondiente al ayuntamiento y pulsa Generar FacturaE desde el menú de Acciones. Prana le avisa de que la forma de pago no tiene asignado su equivalente FacturaE. Laura va a Configuración → Formas de pago, lo rellena y vuelve a generar. Esta vez todo va bien: descarga el XML, lo firma con AutoFirma y lo sube al portal FACe. En cinco minutos, la factura está enviada.

Consejos y buenas prácticas

• Pide los códigos de centros DIR3 a tu cliente público antes de empezar a facturar. Si los tienes guardados en la ficha del cliente, se rellenarán solos en cada factura nueva.
• Configura las formas de pago y el banco FacturaE desde el principio. Así la primera vez que generes un XML no tendrás que ir a buscarlo.
• Guarda siempre el XML generado antes de firmarlo. Es el documento original y puede ser útil tenerlo archivado.
• Si tienes varios clientes públicos con centros distintos, revisa que cada uno tiene sus propios datos FacturaE en su ficha de cliente. Esto evita tener que rellenarlo en cada factura.

¿Algo no va como esperabas?

Si al generar el XML aparece una notificación en la parte inferior izquierda → Prana te está indicando exactamente qué dato falta o está incompleto. Lee el mensaje, corrígelo y vuelve a intentarlo.

Si no ves la opción «Generar FacturaE» en el menú de Acciones → comprueba que el módulo está activado en el Marketplace. Si ya lo está y sigue sin aparecer, recarga la página.

Si el cliente te dice que el XML no es válido → verifica que los códigos de centros DIR3 son los correctos. Es el dato que cambia más entre clientes y el que más confusiones genera.

Si no sabes qué equivalencia FacturaE corresponde a tu forma de pago → consulta la documentación oficial del estándar en la web de FacturaE (facturae.gob.es), donde tienes el listado completo de medios de pago válidos.

¿Listo para probarlo?

Haz clic aquí para ir al listado de facturas en Prana

Preguntas frecuentes

¿El módulo de FacturaE tiene coste adicional? Puedes activarlo desde el Marketplace de Prana. Si tienes dudas sobre si está incluido en tu plan, consulta el Marketplace o contacta con el equipo de Prana.

¿Qué versión del estándar FacturaE genera Prana? Prana genera ficheros en la versión 3.2.2, que es la versión vigente que exige la administración pública española.

¿Puedo generar el XML de cualquier factura o solo de algunas? Puedes generarlo desde cualquier factura de venta. La opción aparece en el menú de Acciones dentro de la edición de la factura.

¿La firma digital la hace Prana? No. Prana genera el fichero XML con todos los datos de la factura, pero la firma electrónica la tienes que hacer tú con AutoFirma o desde el portal oficial de FacturaE. La firma requiere tu certificado digital.

¿Dónde guardo los códigos DIR3 de mis clientes públicos? En la ficha de cada cliente, en Contactos → Clientes. Edita el cliente y abre la pestaña FacturaE. Así no tienes que rellenarlos en cada factura.

¿Puedo añadir los centros DIR3 directamente en la factura en lugar de en la ficha del cliente? Sí. En la edición de la factura, en la parte inferior junto a la forma de pago, tienes la opción FacturaE donde puedes indicarlos para esa factura concreta.

¿Qué pasa si una factura tiene datos incompletos al generar el XML? Prana lo detecta y te muestra una notificación en la parte inferior izquierda de la pantalla indicándote qué hay que completar. Corriges el dato y vuelves a generar.

¿Tengo que configurar las formas de pago para todas o solo para las de clientes públicos? Técnicamente solo necesitas configurar la equivalencia FacturaE en las formas de pago que vayas a usar con clientes de la administración. Pero si las configuras todas, no tendrás que pensar en ello más adelante.

¿Puedo usar FacturaE si cobro por transferencia bancaria? Sí, pero tienes que indicar tu banco FacturaE en Configuración → Tu empresa → Cuenta (en la parte inferior de esa pantalla). Sin ese dato, el XML no se genera correctamente para ese tipo de cobro.

¿Prana guarda los XML generados o tengo que descargarlos yo? Descárgalos tú en el momento. Es buena práctica guardarlos junto con la factura en tu archivo habitual, por si los necesitas más adelante.