FacturaE: primeros pasos

¿Para qué sirve?

Si trabajas con la Administración pública en España, antes o después te van a pedir las facturas en formato FacturaE (también escrito como factura-e o factura electrónica). Con este módulo de Prana generas el fichero XML que necesitas, listo para firmar y enviar a FACe, sin tener que rellenar nada a mano fuera del programa.

Tú facturas como siempre, y Prana se encarga de traducirlo al formato que pide la administración.

¿Cuándo usarla?

Cuando tengas un cliente del sector público (ayuntamiento, diputación, ministerio, universidad pública, hospital…) y necesites enviarle la factura en electrónico.
Si te están pidiendo el archivo en formato XML versión FacturaE 3.2.2 y no sabes cómo generarlo.
Cada vez que emitas una factura que vaya destinada a FACe o a cualquier punto general de entrada de facturas electrónicas.
Si quieres dejar todo preparado por adelantado, aunque ahora mismo no factures a la administración (cuando llegue el momento, lo tendrás listo).

Cómo funciona, paso a paso

El proceso tiene tres bloques: activar el módulo, configurar los datos mínimos, y generar el XML de la factura.

1. Activa el módulo de FacturaE

Entra en el Marketplace de Prana. Lo tienes en el selector de empresa, arriba.
Busca el módulo de FacturaE. Está en la sección Facturación.
Pulsa sobre Comenzar.

Y ya está. El módulo queda activo en tu cuenta.

2. Configura los datos mínimos

Antes de generar tu primer XML hay tres cosas que tienes que dejar listas en Prana. Si te las saltas, el sistema te avisará al intentar generar el fichero.

a) Equivalencias de las formas de pago

Las formas de pago que usas en tus facturas (transferencia, recibo domiciliado, contado…) tienen que estar mapeadas a los códigos oficiales que marca la legislación española para FacturaE.

Ve a Configuración → Formas de pago.
Edita cada forma de pago que utilices.
En el campo FacturaE, escoge la equivalencia que más se parezca.

Si dudas entre dos opciones, elige la que describa mejor cómo cobras tú en la práctica. La administración usa estos códigos para clasificar el pago.

b) Cuenta bancaria para FacturaE

Si en tus facturas usas una forma de pago que implica cobro en cuenta (transferencia, domiciliación, etc.), la administración necesita saber a qué banco va el dinero.

Entra en la configuración de tu empresa.
Ve a la pestaña Cuenta.
En la parte inferior verás el apartado Banco FacturaE. Selecciona el banco que corresponda.

c) Centros del cliente (DIR3)

Cuando facturas a una administración pública, te van a pedir tres códigos: oficina contable, órgano gestor y unidad tramitadora. Son los famosos códigos DIR3, y los facilita siempre tu cliente final.

Tienes dos sitios para guardarlos:

En la ficha del cliente (recomendado, así no los tienes que repetir cada vez):

Ve a Contactos → Clientes.
Edita el cliente.
Abre la pestaña FacturaE y rellena los códigos.

Directamente en la factura (útil si esa factura concreta va a otro centro):

Abre la factura en Ventas → Facturas.
En la parte inferior, junto a la forma de pago, pulsa la opción FacturaE.
Rellena o ajusta los centros para esa factura.

3. Genera el fichero XML de FacturaE

Una vez tienes la factura emitida y los datos en su sitio:

Ve a Ventas → Facturas y abre la factura que quieres convertir.
En el menú de acciones, selecciona Generar FacturaE.
Aparecerá una ventana de confirmación. Pulsa Aceptar.

Prana hace una comprobación rápida de los datos. Si encuentra algo que falta o no está bien rellenado, te lo dice con un aviso en la parte inferior izquierda de la pantalla. Lo corriges y vuelves a intentarlo.

Si está todo en orden, se descarga el fichero XML en versión 3.2.2.

Importante: el XML que genera Prana no está firmado todavía. Para que sea válido frente a la administración, tienes que firmarlo con tu certificado digital usando el portal oficial de FacturaE o la aplicación AutoFirma. Una vez firmado, ya lo puedes subir a FACe.

Ejemplo práctico

Marta lleva una pequeña consultoría de ingeniería desde 2018. Acaba de cerrar un proyecto con el ayuntamiento de su pueblo y le piden la factura por FACe.

Lo que hace Marta:

Entra en Prana, va al Marketplace y activa FacturaE (cosa de 30 segundos).
En Configuración → Formas de pago repasa «Transferencia» y le pone la equivalencia FacturaE correspondiente.
En la configuración de empresa, en el apartado Cuenta, selecciona el Banco FacturaE.
Como es la primera vez con este cliente, abre la ficha del ayuntamiento en Contactos → Clientes y mete los tres códigos DIR3 que le mandaron por correo.
Va a su factura, pulsa Generar FacturaE desde el menú de acciones, y se descarga el XML.
Lo abre en AutoFirma, lo firma con su certificado, y lo sube a FACe.

Total: unos cinco minutos la primera vez. Las siguientes facturas a ese mismo ayuntamiento, prácticamente un clic.

Consejos y buenas prácticas

Pide siempre los códigos DIR3 a tu cliente antes de emitir nada. Sin ellos, el XML no te servirá. Suelen mandártelos en el contrato o en el primer correo.
Guarda los DIR3 en la ficha del cliente si trabajas con ese organismo de forma habitual. Así no los repites.
Antes de firmar, echa un vistazo al XML en el portal de FacturaE: te dice si la estructura es correcta antes de mandarlo a FACe.
Ten AutoFirma instalado y actualizado. Es la forma más rápida de firmar el XML. Lo descargas gratis desde la web del Gobierno.
Si te van a pedir varias facturas FacturaE, configura las formas de pago una sola vez bien hechas y olvídate.

¿Algo no va como esperabas?

Si Prana te avisa de que faltan datos al generar el XML → lee el aviso de la parte inferior izquierda. Te dice exactamente qué campo no está relleno (suele ser una forma de pago sin equivalencia o un DIR3 sin poner).
Si no te aparece la opción Generar FacturaE en el menú de acciones → puede que el módulo no esté activado. Vuelve al Marketplace y comprueba.
Si FACe te rechaza el XML → casi siempre es por la firma o por los DIR3. Verifica que has firmado con un certificado válido y que los códigos del cliente son los actuales (la administración los cambia de vez en cuando).
Si no encuentras el banco FacturaE en el desplegable → asegúrate de que tienes la cuenta bancaria dada de alta antes en la configuración de empresa.

¿Listo para probarlo?

Haz clic aquí para activar FacturaE en el Marketplace de Prana

Preguntas frecuentes

¿Qué es FacturaE exactamente? Es el formato oficial de factura electrónica en España. Un fichero XML con una estructura concreta que la Administración pública puede leer automáticamente. Si facturas al sector público, es obligatorio desde 2015.

¿Tengo que usar FacturaE si solo facturo a clientes privados? De momento no. FacturaE es obligatorio para facturas dirigidas a la Administración pública. Para clientes privados, la obligatoriedad de la factura electrónica vendrá con la Ley Crea y Crece, pero el formato puede ser diferente.

¿Qué versión de FacturaE genera Prana? La versión 3.2.2 del XML. Es la más extendida y la aceptan todos los puntos generales de entrada como FACe.

¿Prana firma el XML por mí? No. Prana genera el XML, pero la firma digital tienes que hacerla tú con tu certificado electrónico, usando el portal de FacturaE o AutoFirma. Es un requisito legal: la firma tiene que ser tuya.

¿Qué es FACe y qué tiene que ver con FacturaE? FACe es el Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas del Estado: el sitio donde subes la factura ya firmada para que llegue a la administración. FacturaE es el formato del fichero, FACe es el buzón.

¿Qué son los códigos DIR3? Son tres identificadores que tu cliente público te tiene que dar: oficina contable, órgano gestor y unidad tramitadora. Identifican exactamente a qué departamento dentro de la administración va tu factura. Sin ellos, FACe no sabe a quién entregarla.

¿Dónde meto los DIR3, en el cliente o en la factura? Mejor en la ficha del cliente si vas a facturarle más veces, así no los repites. Si esa factura concreta va a un centro distinto del habitual, los puedes ajustar también desde la propia factura.

Acabo de configurar todo y al generar el XML me sigue saliendo un aviso, ¿qué hago? Lee bien el texto del aviso (esquina inferior izquierda). Te dice qué dato está pendiente. Lo más típico: una forma de pago sin equivalencia FacturaE, o el banco FacturaE sin seleccionar en la configuración de empresa.

¿Puedo generar varios XML de FacturaE a la vez? De momento se generan uno a uno, desde el menú de acciones de cada factura.

¿Qué pasa si emito una factura, genero el XML y luego me doy cuenta de que tiene un dato mal? Anula o rectifica la factura como harías normalmente, y vuelve a generar el XML de la versión correcta. Y ojo: si ya habías mandado el XML antiguo a FACe firmado, también tendrás que tramitar la rectificación allí.

¿Necesito certificado digital para usar FacturaE en Prana? Para generar el XML en Prana, no. Para firmarlo después (paso obligatorio antes de enviarlo a FACe), sí: necesitas un certificado digital tuyo o de tu empresa.