Previsión de ventas
La Previsión de ventas —o forecast— te dice cuánto esperas cerrar en el periodo actual. No es una estimación a ojo: toma el valor de cada oportunidad, lo pondera por la probabilidad de cierre de su etapa, y suma todo. El resultado es una cifra realista de lo que puede entrar este mes o trimestre.
¿Para qué sirve?
Para tomar decisiones antes de que sea tarde. Si a mitad de mes ves que el forecast está por debajo del objetivo, todavía puedes hacer algo. Si lo descubres el último día del mes, ya no.
¿Cuándo usarla?
- A mitad de mes, para saber si vas encaminado al objetivo o hay que acelerar
- En reuniones de dirección, para presentar una estimación fundamentada en datos reales
- Cuando necesites decidir si ampliar recursos o ajustar el equipo según el negocio previsto
Cómo se calcula la previsión
El sistema aplica una probabilidad de cierre a cada etapa del pipeline:
- Lead — probabilidad baja (el deal está muy al principio)
- Cualificado — probabilidad media-baja
- Propuesta — probabilidad media
- Negociación — probabilidad alta
- Ganada — 100% (ya está cerrado)
Para cada oportunidad activa, multiplica su importe por la probabilidad de su etapa. Después suma todos esos valores. Ese es el forecast.
Por ejemplo: un deal de 10.000 € en «Negociación» con un 70% de probabilidad cuenta como 7.000 € en la previsión. El mismo deal en «Lead» con un 10% contaría solo 1.000 €.
Qué verás en la pantalla
- El importe total previsto para el periodo, calculado como se describe arriba
- La comparación con el objetivo del periodo (si está configurado)
- El desglose por etapa: cuánto valor hay en cada fase y cuánto pondera en el total
Ejemplo práctico
El día 15 del mes, Ana abre la Previsión. Ve que el pipeline ponderado da 62.000 €, pero el objetivo es 80.000 €. Le faltan 18.000 €. Mira el desglose: hay dos oportunidades en «Negociación» por un total de 22.000 € que, si cierran, cubrirían la diferencia. Ana prioriza esos dos deals el resto del mes. Con el forecast, tiene una cifra sobre la que actuar. Sin él, solo tendría una sensación.
Consejos y buenas prácticas
- Mantén el pipeline actualizado — la previsión es tan fiable como los datos que hay detrás. Si tienes deals en «Lead» que en realidad están muertos, el forecast estará inflado
- Si hay un deal muy grande que puede distorsionar el total, tenlo en cuenta al interpretar la cifra. Un solo deal de 50.000 € puede hacer que el forecast parezca muy bueno aunque el resto del pipeline esté flojo
- Úsala como punto de partida en la reunión semanal de ventas, no como el único indicador
- Revisa el forecast más frecuentemente durante los últimos días del mes: ahí es cuando todavía puedes mover cosas
¿Algo no va como esperabas?
Si la previsión parece muy baja → revisa si hay oportunidades reales atascadas en etapas iniciales. Moverlas a la etapa correcta mejora el forecast y refleja mejor la realidad.
Si la previsión parece muy alta → puede haber deals «zombi» en el pipeline que nadie ha marcado como perdidos todavía. Hacer limpieza del pipeline periódicamente soluciona esto.
¿Listo para usarla?
Preguntas frecuentes
¿Cómo se calcula exactamente el importe previsto? Se multiplica el valor de cada oportunidad activa por la probabilidad de cierre de su etapa y se suman todos los resultados. Las oportunidades ganadas o perdidas no entran en el cálculo.
¿Dónde configuro el objetivo del mes o trimestre?
[PENDIENTE DE REVISAR: confirmar dónde se define el objetivo de ventas]¿La previsión incluye las oportunidades en etapa «Lead»? Sí, pero con una probabilidad baja. Por eso es importante cualificar los leads cuanto antes: un deal cualificado pesa mucho más en el forecast que uno sin cualificar.
¿Cuándo se actualiza la previsión? En tiempo real. Cada vez que cambia el valor o la etapa de una oportunidad, la previsión se recalcula automáticamente.
¿Puedo ver la previsión desglosada por comercial?
[PENDIENTE DE REVISAR]¿Puedo comparar el forecast de este mes con el del mes anterior?
[PENDIENTE DE REVISAR]¿Hay vista de previsión trimestral o anual, no solo mensual?
[PENDIENTE DE REVISAR: confirmar si hay periodos configurables]