Presentaciones de artículo

¿Para qué sirve?

¿Te ha pasado que vendes lo mismo en caja de 12, en pack de 6 y suelto, y tienes que calcular las unidades a mano cada vez? Con las presentaciones de artículo eso se acabó. Defines una vez cómo agrupas cada producto (unidad suelta, pack, caja, palé…) y Prana hace los cálculos solo cuando añades líneas a tus documentos.

El stock siempre se mueve en unidades base. Sin líos, sin errores de cálculo.

¿Cuándo usarla?

• Cuando vendes o compras un mismo producto en formatos distintos (suelto, pack, caja, palé…)
• Si tus proveedores te sirven en unidades diferentes a las que tú vendes a tus clientes
• Cada vez que quieras evitar calcular manualmente cuántas unidades hay en un lote
• Cuando necesitas que el PDF de la factura muestre la presentación exacta que has acordado con el cliente

Cómo funciona, paso a paso

Parte 1 — Configurar las presentaciones en el artículo

1. Ve a Catálogo → Productos y abre el artículo que quieres configurar.

2. En el modal de edición, busca la pestaña Presentaciones.

3. Activa el toggle «Usar presentaciones». Prana crea automáticamente la presentación Unidad (×1) como base. Ya tienes la primera.

4. Pulsa «+ Añadir presentación» para crear las siguientes.

5. Rellena dos campos:

   • Nombre — es el texto que aparecerá impreso en tus facturas y documentos de venta. Ponlo tal y como quieres que lo vea el cliente: PACK DE 6, CAJA DE 24, PALÉ… (máx. 60 caracteres).
   • Multiplicador — cuántas unidades base contiene esa presentación. Si el pack tiene 6 unidades, el multiplicador es 6. Así, si el cliente compra 3 packs, Prana calcula solo: PACK DE 6 × 3 packs = 18 unidades.

6. En la columna «Aplica a», indica en qué tipo de documentos estará disponible esa presentación:

   • Ambos — aparece tanto en documentos de venta (facturas, presupuestos, albaranes de venta…) como de compra (facturas de compra, albaranes de entrada…).
   • Solo ventas — solo la verá el usuario al trabajar con documentos de venta.
   • Solo compras — solo aparece en documentos de compra.

   Esto es especialmente útil cuando compras en un formato y vendes en otro. Por ejemplo: compras en PALET DE 100 (solo compras) y vendes en CAJA DE 12 (solo ventas). Cada presentación aparecerá únicamente donde tiene sentido.

7. Pulsa «Añadir» (o simplemente teclea Enter). La presentación aparece en la tabla con el toggle activo.

8. Repite para cada formato que necesites.

9. Si quieres cambiar el orden, arrastra las filas con el icono ⋮⋮. La primera de la lista será la que salga seleccionada por defecto en los documentos.

10. Cuando termines, pulsa «Guardar».

Puedes activar o desactivar cada presentación con su propio toggle sin borrarla. Útil si en temporada baja dejas de vender en palé.

Parte 2 — Usar una presentación en un documento

1. Abre una factura, presupuesto, albarán o cualquier documento de Prana.
2. Añade una línea y busca el artículo en el campo Concepto.
3. Si el artículo tiene presentaciones activas, verás un badge «N Presentaciones» en morado junto al nombre.
4. Selecciona el artículo. Se abre automáticamente el pop-up «Seleccionar presentación».
5. En el pop-up:
   • Elige la presentación en el desplegable (puedes seleccionar varias).
   • Ajusta la cantidad de packs con el stepper +/−.
   • Verás en tiempo real la cantidad total en unidades: multiplicador × cantidad de packs.
6. Pulsa «Añadir».

El resultado en el documento:

• Línea principal: artículo con la cantidad total en unidades base.
• Sublínea de desglose (colapsable): muestra la presentación, los packs y las unidades totales. Puedes ocultarla o expandirla cuando quieras.

Si necesitas cambiar la presentación después de añadirla, pulsa «Editar» en la sublínea. Se abre el pop-up con los valores actuales y puedes modificarlos. Este botón solo está disponible mientras el documento esté en borrador.

Ejemplo práctico

Andrés lleva el almacén de una distribuidora de productos de limpieza. Vende lejía en tres formatos: botella suelta, pack de 6 y caja de 24.

Configura el artículo «Lejía 1L» con tres presentaciones:

• Unidad — multiplicador ×1 (aplica a Ambos)
• Pack — multiplicador ×6 (aplica a Ventas)
• Caja — multiplicador ×24 (aplica a Ambos)

Cuando un cliente le pide 3 cajas y 2 packs, Andrés abre la factura, selecciona «Lejía 1L» y en el pop-up elige la presentación Caja, pone cantidad 3 → Prana muestra «Cantidad total: 72 unidades». Añade. Luego hace lo mismo con el pack: 2 packs → 12 unidades.

El stock se descuenta automáticamente: 84 unidades en total. Sin calculadora.

Consejos y buenas prácticas

• Define siempre la presentación Unidad como base. Prana la crea sola al activar el módulo, pero si la necesitas con otro nombre, cámbiala antes de crear el resto.
• Usa el campo «Aplica a» para que cada presentación aparezca solo donde tiene sentido: si compras en palés pero nunca vendes en palés, márcala como Compras.
• Si dejas de usar una presentación, desactívala con el toggle en lugar de borrarla. Así conservas el historial de documentos anteriores.
• Revisa el orden de las presentaciones arrastrando las filas: la primera es la que se preselecciona en el pop-up. Ponla en la que más uses.
• Recuerda que presentaciones y variantes no pueden estar activas al mismo tiempo en el mismo artículo. Si el artículo ya usa variantes, el módulo de presentaciones estará desactivado.

¿Algo no va como esperabas?

Si el pop-up no aparece al seleccionar el artículo → comprueba que el artículo tiene al menos una presentación activa. Si todas están desactivadas, el artículo se añade directamente como línea estándar.

Si no puedes añadir una presentación → revisa que el nombre no esté repetido en ese mismo artículo y que el multiplicador sea un número entero mayor que 0.

Si el botón «Editar» de la sublínea no está disponible → el documento ya está confirmado. Para modificar esa línea tendrás que emitir una factura rectificativa siguiendo el flujo habitual de Prana.

Si una presentación ya no aparece en el desplegable del pop-up → probablemente está desactivada. Ve a la ficha del artículo, pestaña Presentaciones, y activa su toggle.

Si no puedes borrar una presentación y la papelera aparece desactivada → esa presentación ya se ha usado en documentos anteriores. Solo puedes desactivarla con el toggle.

¿Listo para probarlo?

Entra en cualquier producto de tu catálogo y abre la pestaña Presentaciones para empezar a configurarlas.

¿Aún no tienes el módulo activo? Consíguelo desde el Marketplace de Prana

Preguntas frecuentes

1. ¿Tengo que configurar presentaciones en todos mis artículos? No. Solo en los que lo necesiten. Si un artículo no tiene presentaciones activas, funciona exactamente igual que antes: se añade al documento sin ningún pop-up.

2. ¿Puedo tener presentaciones diferentes para compras y para ventas? Sí. Al crear cada presentación eliges si aplica a Ventas, a Compras o a Ambos. En un pedido de compra solo verás las de compras; en una factura de venta, las de ventas.

3. ¿Las presentaciones afectan al precio? No, de momento. El precio unitario del artículo se mantiene igual independientemente de la presentación. Lo que cambia es la cantidad total que se registra en la línea.

4. ¿Puedo añadir varias presentaciones a la vez en el mismo documento? Sí. En el pop-up puedes seleccionar varias presentaciones a la vez, indicar la cantidad de packs de cada una, y Prana añade una línea por presentación.

5. ¿Qué pasa con el stock cuando uso presentaciones? El stock siempre se mueve en unidades base. Si vendes 2 cajas de 12, Prana descuenta 24 unidades del inventario. Y ya está.

6. ¿Puedo hacer una devolución con presentaciones? Sí. Las cantidades negativas están soportadas para el flujo de devoluciones.

7. ¿Qué pasa si duplico una factura que tenía presentaciones? Las presentaciones se heredan en el documento duplicado. No tienes que volver a configurarlas.

8. ¿Puedo usar presentaciones en artículos que también tienen lotes? Sí, pero con una limitación: en albaranes y facturas de compra con lotes, solo puedes trabajar con una presentación a la vez por línea. Es la misma lógica que con variantes y series de tallas.

9. ¿Puedo usar presentaciones y variantes en el mismo artículo? No. Un artículo solo puede tener activo uno de los dos módulos a la vez. Si activas presentaciones, las variantes se desactivan, y al revés.

10. ¿La presentación aparece en el PDF de la factura? Sí. El PDF muestra la información de la presentación seleccionada, igual que la ves en la sublínea de desglose dentro del documento.

11. ¿Puedo importar documentos desde Excel con presentaciones? De momento la compatibilidad es parcial. Si incluyes las columnas presentacion_nombre, presentacion_multiplicador y presentacion_cantidad_packs en el Excel, Prana las procesa. Si no están o son inválidas, la línea se importa como estándar. La columna cantidad del Excel debe ser siempre la cantidad total en unidades base.