Registrar tiempos
¿Para qué sirve?
Aquí es donde las horas que echa el equipo se convierten en dinero. Cada registro dice quién, cuándo, en qué y cuánto, y Prana lo valora con la tarifa del proyecto. Luego esas horas se facturan solas, sin que tengas que recontarlas.
¿Cuándo usarla?
- Al final de cada jornada, para dejar apuntado lo que has hecho
- Cuando facturas por horas y necesitas justificar cada una
- Si quieres saber si una tarea te está costando el doble de lo que estimaste
- Para repasar qué hizo el equipo en una semana concreta
Cómo funciona, paso a paso
1. Abrir la pestaña Tiempos
Desde la ficha del proyecto, pestaña Tiempos. Puedes verlo en Lista o en Calendario.
La lista trae estas columnas: Empleado, Tarea, Nota, Fecha, Horario, Duración y Facturado.
[IMAGEN: pestaña Tiempos en vista Lista con las columnas y un registro de ejemplo]
2. Registrar un tiempo
Acciones → Añadir Tiempos. Se abre la ventana Registrar tiempo:
- Arriba eliges cómo lo cuentas: por Duración (horas y minutos) o por Inicio y fin (de tal hora a tal hora)
- Proyecto — viene fijado, no hace falta que lo toques
- Tarea — puedes dejarlo en «Sin tarea» si es trabajo general del proyecto
- Empleado — obligatorio
- Fecha — obligatoria
- Nota — qué hiciste exactamente
- Facturable — el interruptor decide si esto se le cobra al cliente
- Precio por hora — hereda la tarifa del proyecto, aunque puedes cambiarlo en este registro
- Importe — se calcula solo
Y Añadir.
[IMAGEN: ventana Registrar tiempo con el selector Duración / Inicio y fin]
3. Facturable y Facturado no son lo mismo
Merece la pena pararse aquí, porque es la duda más habitual:
- Facturable es una intención tuya: este tiempo se lo cobro al cliente
- Facturado es un hecho: este tiempo ya está dentro de una factura emitida
Un registro puede ser facturable y llevar meses sin facturar. La columna Facturado de la lista te lo dice con un Sí o un No.
4. Vista Calendario
El mismo contenido pero repartido por días. Va bien para ver huecos: si un martes no hay nada imputado, salta a la vista.
5. Ver los tiempos de todos los proyectos
Sal a Planificación → Tiempos. Ahí están todos los registros, de todos los proyectos y de todo el equipo.
Ejemplo práctico
Situación. En la empresa de reformas de Marta, los operarios apuntaban las horas en una libreta. A fin de mes, nadie se acordaba de nada.
Acción. Ahora cada uno registra su tiempo al terminar la jornada: duración, tarea y una nota corta («cambio de bajante, imprevisto»). Todos facturables, a 15 €/h.
Resultado. Cuando el cliente cuestiona una partida, Marta abre la lista, filtra por fecha y le lee la nota. Conversación resuelta en dos minutos. Y al facturar, las horas ya están valoradas.
Consejos y buenas prácticas
- Registra el mismo día. Al tercero ya nadie distingue si fueron dos horas o tres
- Escribe la nota aunque te dé pereza: es tu defensa cuando alguien pregunte
- Asocia el tiempo a una tarea siempre que puedas. «Sin tarea» está bien para lo genérico, pero si todo va ahí pierdes el detalle
- Si una hora no se la vas a cobrar al cliente, apaga Facturable en lugar de no registrarla. Así el coste real sigue siendo real
- Revisa la columna Facturado antes de emitir: filtrando por «No» ves lo que te queda por cobrar
¿Algo no va como esperabas?
- Registras horas y el importe sale a 0 → el proyecto no tiene tarifa, o el precio por hora se quedó vacío en ese registro. Edítalo y ponle precio.
- No te deja guardar → falta el empleado o falta la fecha. Los dos llevan asterisco rojo.
- El tiempo aparece con Facturado: No y tú ya facturaste → comprueba si ese registro estaba marcado como facturable cuando emitiste. Los no facturables no entran en la factura por tiempos.
- Las horas no aparecen en el Resumen del proyecto → refresca la ficha. Si sigue sin verse, mira si el registro se guardó en otro proyecto.
- No sabes si una hora está imputada dos veces → ordena la lista por Fecha y revisa el horario. Los solapes cantan enseguida.
¿Listo para probarlo?
Preguntas frecuentes
1. ¿Cómo registro horas de algo que no es una tarea concreta? Deja el campo Tarea en «Sin tarea». Se imputa al proyecto en general.
2. ¿Qué diferencia hay entre Facturable y Facturado? Facturable significa que piensas cobrarlo. Facturado significa que ya está dentro de una factura emitida.
3. ¿De dónde sale el precio por hora? De la tarifa del proyecto. Puedes cambiarlo en ese registro concreto si esa hora vale distinto.
4. ¿Puedo registrar tiempo de otra persona? Si tienes permiso para gestionar el proyecto, sí: eliges al empleado en el campo correspondiente.
5. ¿Puedo poner horas de días pasados? Sí, el campo Fecha es libre. Va bien para ponerse al día el viernes.
6. ¿Cuál es la diferencia entre Duración e Inicio y fin? Duración es «he echado 3 horas». Inicio y fin es «de 10:00 a 13:00». El resultado es el mismo; elige lo que te resulte más cómodo.
7. ¿Puedo editar un tiempo ya registrado? Sí, mientras no esté facturado. Una vez dentro de una factura, conviene no tocarlo.
8. ¿Las horas no facturables cuentan para el margen? Sí, suman coste. Por eso conviene registrarlas aunque no se las cobres al cliente: el margen refleja lo que te ha costado de verdad.
9. ¿Puedo ver todas mis horas de la semana, de todos los proyectos? Sí, en Planificación → Tiempos. La pestaña del proyecto solo enseña las de ese proyecto.
10. ¿Cómo paso estas horas a una factura? Con el botón Facturar del proyecto, opción Tiempos. Lo tienes en Facturar un proyecto.