Proyectos: por dónde empezar
¿Para qué sirve?
Proyectos es el sitio donde ves si un trabajo te está saliendo a cuenta o no. Agrupas las tareas, las horas del equipo y los gastos bajo un mismo paraguas, y Prana te va diciendo cuánto llevas invertido, cuánto has presupuestado y qué margen te queda. Cuando termines, facturas desde ahí mismo.
Como es un módulo grande, la ayuda está repartida en seis artículos. Este es el mapa.
¿Cuándo usarla?
- Cuando un trabajo dura más de un par de días y quieres saber cuánto tiempo se le está yendo
- Si facturas por horas y necesitas que las horas registradas acaben en una factura sin volver a teclearlas
- Cada vez que un cliente te pide una reforma, una campaña, una instalación… algo con principio, fin y presupuesto
- Si tienes varias personas tocando el mismo encargo y quieres que cada una sepa qué le toca
- Cuando alguien te pregunta «¿esto lo estamos haciendo gratis?» y no sabes qué responder
Cómo funciona, paso a paso
Proyectos está en el menú lateral, dentro de Planificación. Ahí conviven dos bloques: Trabajo (Tareas y Proyectos) y Agenda (Calendario y Tiempos).
[IMAGEN: menú lateral con Planificación desplegado, mostrando Tareas, Proyectos, Calendario y Tiempos]
El recorrido habitual es este:
- Creas el proyecto con su cliente, fechas y tarifa
- Le cuelgas las tareas y repartes el trabajo
- El equipo va registrando horas
- Tú imputas los gastos que no son horas
- Miras el Resumen para ver cómo va el margen
- Facturas
Y cada paso tiene su artículo:
1. Crear proyectos y moverte por el listado
Cómo dar de alta un proyecto, qué significan las cifras de arriba y cómo configurar las columnas de la tabla para ver solo lo que te interesa.
2. La ficha del proyecto: resumen y seguimiento
Las seis pestañas, los cuatro indicadores del Resumen, el menú Acciones y dónde guardar planos, fotos y documentos.
3. Tareas del proyecto
Crear tareas, asignarlas, estimarlas en horas y elegir entre la vista de lista y el tablero.
4. Registrar tiempos
Imputar horas al proyecto, la diferencia entre facturable y facturado, y de dónde sale el precio por hora.
5. Otros gastos
Materiales, desplazamientos, subcontratas: todo lo que suma coste y no son horas.
6. Facturar un proyecto
Las tres formas de convertir el trabajo en factura: por tiempos, por presupuesto o por importe libre.
[PENDIENTE DE REVISAR: confirmar los slugs definitivos de los seis artículos en help.prana.software]
Ejemplo práctico
Marta lleva una pequeña empresa de reformas en Alicante, tres operarios y ella. Le entra una reforma de baño de 12.000 €.
Situación. Nunca ha usado una herramienta de gestión y no sabe por dónde meterle mano.
Acción. Empieza por el artículo 1, crea el proyecto con la tarifa de 15 €/h. Salta al 3 y monta cuatro tareas. Enseña a los operarios el artículo 4 para que registren sus horas. Ella se queda con el 5 para los azulejos y el contenedor.
Resultado. En una tarde tiene la obra montada en Prana. Tres semanas después factura desde el artículo 6 sin abrir una sola hoja de cálculo.
Consejos y buenas prácticas
- Si es tu primer proyecto, léete el 1 y el 2. El resto lo puedes ir mirando según lo necesites
- Pasa el artículo 4 a quien vaya a registrar horas: es el que más usará el equipo
- No montes un proyecto para cada minucia. Si algo se resuelve con una tarea suelta, úsala y punto
¿Listo para probarlo?
Preguntas frecuentes
1. ¿Dónde está Proyectos? No lo encuentro en el menú. En Planificación, dentro del bloque Trabajo. Comparte sitio con Tareas, Calendario y Tiempos.
2. ¿Tengo que usar todas las pestañas del proyecto? No. Hay quien solo usa tareas y tiempos, y nunca toca gastos ni archivos. Úsalo como te encaje.
3. ¿Puedo tener tareas sin proyecto? Sí. Planificación → Tareas te muestra todas, tengan proyecto o no.
4. ¿Necesito crear el cliente antes que el proyecto? Sí, el cliente se elige de tu lista de contactos. Si aún no está, créalo primero en Contactos.
5. ¿Esto sirve si no facturo por horas? Sí. Puedes usar el proyecto solo para organizar tareas y luego facturar con Importe libre, sin que las horas pinten nada.
6. ¿Cuál es la diferencia entre la pestaña Tiempos del proyecto y la sección Tiempos del menú? La pestaña enseña solo las horas de ese proyecto. La sección del menú Planificación las enseña todas, de todos los proyectos.
7. ¿Puedo archivar un proyecto cuando termine? El proyecto tiene un campo Estado que puedes cambiar desde Editar. Los terminados dejan de estar Activos y puedes filtrarlos en el listado.
8. ¿Por dónde empiezo si nunca he usado nada parecido? Por el artículo 1: crea un proyecto de prueba con un cliente cualquiera y trastea. Siempre puedes borrarlo después.