Plantillas de email: tus correos, tu marca

Cada vez que envías una factura o un presupuesto desde Prana, estás comunicándote con tu cliente. Ese correo es una extensión de tu marca. En Prana puedes personalizar el asunto, el texto y el diseño de todos los correos automáticos para que lleven tu sello personal y no parezcan enviados por un robot.

Accede al editor de plantillas de email en Prana

Cómo llegar al editor de plantillas

1. Ve al menú lateral y entra en Configuración.
2. Despliega el menú con el nombre de tu empresa.
3. Selecciona la tarjeta Plantillas de email.

Verás las plantillas organizadas por tipo de documento (Factura, Albarán, Presupuesto, Pedido…) y por idioma (Español, Inglés y Catalán). Así puedes tener mensajes perfectamente adaptados para cada situación y cada tipo de cliente.

Las herramientas del listado

En el listado de plantillas tienes dos acciones disponibles junto a cada plantilla:

El lápiz (Editar) — Entra al editor para personalizar el diseño y el texto de esa plantilla.

La flecha curva (Restaurar) — Tu red de seguridad. Si cometes un error en el diseño o el texto queda mal, este botón restablece la plantilla original de Prana. Perfecto para empezar de cero sin consecuencias.

Consejo Prana: Recuerda que solo hay una plantilla activa por tipo de documento e idioma. Por ejemplo, una única plantilla de «Factura en Español» que se aplicará automáticamente a todos tus clientes en español.

El editor: qué puedes personalizar

Al entrar en el editor de una plantilla, tienes el control sobre tres áreas principales:

Asunto (Subject) — El texto que ve el cliente en su bandeja de entrada antes de abrir el correo. Hazlo claro, directo y con la información justa. Puedes incluir variables dinámicas como el número de factura para que sea más informativo.

Imágenes de Cabecera y Pie — Sube tu logotipo o un banner corporativo en la parte superior y una firma visual o links a redes sociales en el pie. Refuerza tu imagen de marca en cada envío.

Cuerpo del mensaje — Dispones de un editor de texto completo con opciones de formato: negritas, listas, cursivas y más. Escribe el mensaje con el tono de tu empresa: cercano, profesional, lo que te represente mejor.

Variables dinámicas: personalización automática

Las variables son etiquetas que Prana rellena automáticamente con los datos reales de cada envío. Se reconocen por las dobles llaves: {{customer_name}}, {{invoice_number}}, {{due_date}}…

Para usarlas no hace falta escribir nada:

1. A la derecha del editor verás el listado de variables disponibles.
2. Pincha sobre la etiqueta que quieras y arrástrala hasta el punto del texto donde debe aparecer.
3. ¡Listo! Prana la rellenará con el dato real en cada envío.

Por ejemplo, si escribes «Hola {{customer_name}}, te adjuntamos la factura {{invoice_number}}», cada cliente recibirá el correo con su nombre real y el número correcto de su factura.

Verificar antes de activar

Antes de guardar y usar una plantilla en envíos reales, usa el botón «Enviar Test» (parte inferior izquierda del editor). Recibirás el correo en tu propia dirección y podrás comprobar exactamente cómo lo verá el cliente: imágenes, textos, variables y formato.

Cuando todo esté a tu gusto, pulsa el botón azul Guardar y todos los envíos futuros usarán tu nuevo diseño.

Preguntas frecuentes

¿Si edito la plantilla en Español, cambia también la de Inglés? No. Son totalmente independientes. Si tienes clientes internacionales, edita también la plantilla en el idioma correspondiente para que reciban el mensaje bien traducido.

He hecho un cambio y el email se ve mal, ¿cómo lo arreglo? Vuelve al listado de plantillas y pulsa el botón de la flecha curva (Restaurar). Se borrará todo lo que habías cambiado y volverá la plantilla original de Prana.

¿Puedo tener dos plantillas de factura diferentes para el mismo idioma? No. El sistema usa una única plantilla por tipo de documento e idioma para mantener la coherencia. Si necesitas personalizar el mensaje para un cliente concreto, puedes modificarlo manualmente en el momento de envío.

¿Mis clientes verán las llaves {{ }} en el correo? Nunca. Esas etiquetas son solo para el editor. El cliente siempre verá el dato real: su nombre, el importe, la fecha de vencimiento…

¿Puedo poner variables dinámicas en el asunto del correo también? Sí. Puedes arrastrar etiquetas como el número de factura o el nombre de tu empresa directamente al campo del asunto para que el email sea más informativo desde la bandeja de entrada.

¿Qué formato deben tener las imágenes de cabecera? Se recomienda usar JPG o PNG en formatos estándar. Procura que el tamaño del archivo sea razonable para que el correo cargue rápido en dispositivos móviles.

¿Puedo usar estas plantillas para enviar promociones o newsletters? No. Las plantillas de email de Prana están diseñadas específicamente para el envío de documentos transaccionales (facturas, presupuestos, etc.) en el momento de su gestión. No son una herramienta de marketing masivo.

¿Hay variables disponibles para todos los tipos de documento? Cada tipo de documento (factura, presupuesto, pedido…) tiene su propio conjunto de variables disponibles. Al editar la plantilla de cada tipo, verás en el panel derecho exactamente qué variables puedes usar en ese contexto.

¿Las plantillas afectan también a los correos de recordatorio de pago? Los recordatorios de pago («Reclamar pago») tienen su propia plantilla configurable. Si quieres personalizar ese mensaje, búscalo en el listado de plantillas bajo el tipo correspondiente.

¿Puedo previsualizar la plantilla sin enviarme el correo de test? El botón «Enviar Test» es la forma más fiable de comprobar cómo quedará, ya que muestra el renderizado real en tu cliente de correo. Es el método recomendado antes de activar cualquier plantilla nueva.