Importa tu historial de facturas de venta

¿Para qué sirve?

¿Vienes de otro programa? ¿Tienes facturas históricas en un Excel? Trae todo tu historial de una vez a Prana sin perder nada. Una sola subida, toda tu contabilidad pasada centralizada.

¿Cuándo usarla?

Te acabas de cambiar a Prana y tienes facturas de periodos anteriores
Necesitas integrar en Prana el histórico de un antiguo software de facturación
Quieres unificar facturas de diferentes sistemas en un solo lugar
Tienes un Excel con tu historial de ventas y quieres importarlo

Las 3 reglas de oro

Antes de empezar, debes saber que estas facturas tienen un trato especial en Prana:

1. Se marcan como «Emitidas desde otro SIF» Prana sabrá que no nacieron aquí, sino que vinieron de otro sistema. Lo registra internamente para que todo esté clara.

2. No se envían a VeriFactu Como ya existían antes, Prana asume que ya cumplieron sus obligaciones fiscales en su origen. Por eso nunca se enviarán a Hacienda a través de VeriFactu. Tú las ves en tu sistema para consulta y contabilidad interna, pero fiscalmente ya pasaron su trámite.

3. No se pueden editar después Una vez importadas y confirmadas, no puedes cambiar nada (para que nadie altere un documento que ya existía legalmente). Si te equivocas, puedes eliminarlas y re-importarlas, pero no editarlas directamente.

Entendiéndolo esto, estamos listos.

Cómo funciona, paso a paso

Paso 1: Accede y descarga la plantilla

Ve a Ventas → Facturas en el menú lateral
Haz clic en Acciones (arriba a la derecha) y selecciona Importar facturas
Pulsa en «Descargar plantilla»
- No intentes crear un Excel desde cero. Descarga este plantilla que tiene exactamente las columnas que Prana necesita

Paso 2: Rellena el Excel con tus facturas

Abre el Excel descargado. Verás varias columnas:

Serie: la serie de facturación (si no existe, Prana la crea automáticamente)
Número: número de factura
Fecha: día en que se emitió
Cliente: busca por nombre o código
Descripción de línea: qué se vendió
Cantidad y precio: cuánto y a qué precio
Impuestos: el tipo (General, Reducido, Exento, etc.)
Importe total: lo que cobras en total
Estado: ¿es borrador o está confirmada?
Importe pagado y fecha de pago (si ya la cobraste)

Rellena todo lo que tengas. Prana es flexible y te ayuda con lo que falte.

Paso 3: Marca el check y sube

Una vez el Excel está listo:

Marca la casilla «Facturas emitidas desde otro SIF»
- Es obligatorio. Sin esta confirmación, Prana no te deja importar. Es tu forma de decirle que entiendes que estas facturas vienen de fuera.
Sube el archivo
Prana procesa todo en segundo plano (no tienes que esperar mirando la pantalla)
Recibirás una notificación cuando termine

Cómo Prana trabaja con tus datos

Nuestro importador no es un simple «copiar y pegar». Es inteligente:

Series y numeración

Si la serie que traes no existe, Prana la crea automáticamente
Si importas importes negativos, te crea la serie como «Rectificativa» (devoluciones)
Si son positivos, es «Normal»
No mezcles positivos y negativos en la misma serie, o el sistema se enfada

Clientes (matching) Prana intenta identificar a quién vendiste:

Busca por código de cliente
Si no, busca por CIF
Si tampoco encuentra nada, te avisa: «No encontré este cliente». La factura no se importa (para no crear clientes fantasmas). Asegúrate de haber importado o creado a los clientes antes.

Formas de pago Si importas una forma de pago que no tienes en Prana (ej: «Confirming»), el sistema la crea automáticamente. Así no pierdes esa información.

Artículos

Si el código del artículo existe en tu catálogo, lo vincula
Si no existe, lo importa como concepto libre (texto simple), sin error

Estados: Borrador vs. Confirmada

En tu Excel puedes elegir en qué estado entran las facturas:

Borrador: Entran como borradores. Las puedes editar y confirmar después. Perfectas si necesitas revisarlas primero.

Confirmada: Entran ya cerradas. Se marcan como «Otro SIF», no generan VeriFactu y no son editables. Pero siguen siendo eliminables si necesitas borrarlas.

Elige lo que tenga más sentido para tu flujo de trabajo.

Ejemplo práctico

Elena vendía a través de un programa antiguo. Tiene 200 facturas del 2023 y parte del 2024 en Excel. Las descarga de su antiguo sistema, ajusta los datos al formato que Prana necesita, marca el check «Facturas desde otro SIF», y sube todo. Prana detecta que una cliente no existe en el sistema (la eliminó hace meses), así que esa factura no se importa y te lo avisa. Elena crea la cliente rápidamente, vuelve a importar solo esa factura, y listo: sus 200 facturas históricas están ahora en Prana, contabilizadas, sin que haya que recalcular nada.

Consejos y buenas prácticas

Importa a los clientes primero: si quieres facturas de clientes que no existen en Prana, créalos antes. Si la factura no encuentra al cliente, no se importa.
Revisa bien los formatos de fecha antes de subir: Prana espera formato español (DD/MM/YYYY).
No mezcles positivos y negativos en la misma serie. Si tienes rectificativas (devoluciones), ponlas en su propia serie.
Cubre los campos obligatorios: cliente, importe, fecha. El resto lo ajustas si hace falta.
Usa borrador para revisar: si importas como borrador, puedes chequear todo antes de confirmar. Luego confirmas manualmente o en lote.

¿Algo no va como esperabas?

Las facturas importadas aparecen en «Otro SIF» pero no se envían a VeriFactu: es normal.

Por diseño, nada que importe como histórico se manda a Hacienda. Ya lo hizo el sistema anterior. Prana solo las guarda para tu consulta.

Una factura no se importó porque no encontré el cliente: crea el cliente primero.

Prana no crea clientes fantasmas. Si la factura menciona un cliente que no existe, te lo avisa y no la importa. Crea al cliente, vuelve a subir esa factura.

Me equivoqué en el importe de una factura: puedo eliminarla y re-importarla.

Las facturas importadas no se pueden editar, pero sí se pueden eliminar. Borra la que salió mal, corrige el Excel y vuelve a subirla. Sin drama.

¿Se importan también los pagos (cobros)?: Sí, si los indicas en el Excel.

Si rellenas las columnas «Importe Pagado» y «Fecha de Cobro», la factura entrará como cobrada. La contabilidad también se genera automáticamente si tienes el módulo activo.

¿Listo para probarlo?

Accede a Ventas → Facturas en Prana

Preguntas frecuentes

¿Qué pasa si un cliente del Excel no existe en Prana?

Esa factura no se importa. Prana necesita que el cliente exista primero. Créalos antes o importa un lote de clientes, luego importas las facturas. Lo más seguro es primero contactos, después documentos.

¿Las facturas importadas se envían a VeriFactu (Hacienda)?

No, nunca. Se asume que al ser históricas, ya fueron declaradas o gestionadas en su origen. Prana las guarda solo para consulta interna y contabilidad.

¿Puedo editar una factura después de importarla?

No. Están protegidas para que nadie altere un documento que ya existía. Si te equivocas, elimina esa factura y vuelve a importarla con los datos correctos.

¿Qué formato de fecha debo usar?

Formato español: DD/MM/YYYY. Ejemplo: 25/12/2023. Prana es estricto con esto.

¿Puedo importar facturas en varios idiomas o monedas?

Los idiomas lo gestiona por cliente. Las monedas dependen de tu configuración de empresa. Si trabajas en multidivisa, indica bien la moneda en el Excel.

¿Se genera la contabilidad automáticamente?

Sí, si tienes el módulo contable activo. Prana crea los asientos automáticamente según tu configuración.

¿Qué pasa si dejo campos obligatorios vacíos?

Prana te lo avisa en el resumen de validación. Necesita como mínimo: cliente, serie, número, fecha e importe. El resto lo rellenas después si quieres.

¿Cuántas facturas puedo importar a la vez?

No hay límite estricto, pero para archivos muy grandes el proceso puede tardar. El sistema trabaja asincronamente (en segundo plano), así que no tienes que esperar mirando la pantalla.

¿Puedo importar solo algunos registros de mi Excel o debo subir todo?

Puedes borrar las líneas que no quieras y subir solo las que necesites. Prana procesa solo lo que está en el archivo.

¿Qué pasa si una serie de facturas no existe?

Prana la crea automáticamente. No hay problema. Las series se crean sobre la marcha.

¿Cómo indico que una factura ya fue cobrada?

Rellena las columnas «Importe Pagado» y «Fecha de Cobro». La factura entrará como cobrada en el sistema.

¿Puedo importar solo facturas de borrador para revisarlas antes?

Sí. En la columna de «Estado» indica «Borrador» en lugar de «Confirmada». Así puedes revisar todo y confirmar después manualmente.

¿Si la moneda es diferente, ¿lo incluyo en el Excel?

Sí, tu empresa puede estar configurada en multidivisa. En el Excel, especifica la moneda (EUR, USD, GBP, etc.) para cada factura si es necesario.