Gestiona tu contabilidad

Activar contabilidad

Para activar la contabilidad, accede al marketplace situado en el menú de tu cuenta. Busca el módulo de contabilidad y seguidamente el botón de probar o contratar. Prana se encargará de configurar todos los parámetros

Configuración de contabilidad

Para acceder a la configuración contable en Prana, realiza los siguientes pasos:

1. Dirígete al menú de cuenta y pulsa configuración
2. En el panel de configuración, selecciona el módulo Contabilidad.
3. Se mostrarán las pestañas correspondientes a la configuración contable:
   
   • Ejercicios contables
   • Cuentas contables
   • Conceptos contables

Ejercicios contables

En esta pestaña puedes gestionar los ejercicios contables de la empresa. Cada ejercicio define un periodo contable que puede bloquearse para evitar modificaciones posteriores. También puedes añadir nuevos ejercicios contables haciendo clic en + Añadir ejercicio.

Cuentas contables

Aquí configuras la estructura del plan contable y asocias cuentas específicas para operaciones de ventas, compras e impuestos.

Número de dígitos

• Define la longitud estándar de las cuentas contables.
• Ejemplo: 10 (códigos como 7000000000).

Prana permite cambiar el número de dígitos en cualquier momento para adaptarse a tus necesidades, aunque tengas movimientos

Define los prefijos de las cuentas utilizadas para clientes y proveedores, y las cuentas por defecto para las contabilizaciones automáticas de facturas, cobros y pagos. Cuentas de IVA , IRPF, Ventas , Compras …

Finalmente los conceptos que utilizaremos en las contabilizaciones automáticas para describir los asientos.

Recomendaciones generales

• Revisa bien las cuentas antes de realizar registros contables, ya que esta configuración afectará automáticamente a los asientos generados.
• Bloquea ejercicios anteriores una vez cerrados para evitar errores de modificación.
• Las cuentas predefinidas ayudan a automatizar procesos, pero puedes personalizarlas por documento o producto.

Grabación de asientos

Esta guía te ayudará a entender y utilizar la grabación de asientos en Prana.

La grabación de asientos, te permite registrar manualmente todas las transacciones financieras de tu empresa, asegurando que la contabilidad refleje con precisión la actividad económica. Recuerda que los asientos que se generan automáticamente desde facturas, cobros, remesas no se pueden modificar. Si necesitas realizar cualquier cambio tienes que ir al documento que generó el asiento.

Para activar la contabilidad tienes que acceder al Marketplace y activar el módulo de contabilidad.

Una vez activado el módulo de Contabilidad, puedes acceder al libro de diario gestionar los asientos contables, desde el menú lateral opción contabilidad y luego grabación de asientos.

Al entrar aparece el listado de asientos en el que  podremos filtrar por ejercicio o por un rango de fechas.  Las columnas del listado de son filtrables por su valores para localizar facilitar su localización. Otras acciones que podremos realizar en el listado de diario son:

                Nuevo Asiento: Accederá a la grabación de asientos

Importar Asientos: podremos descargar una Excel para realizar la importación. Esta opción está situada en Contabilidad – Libro de diario – Acciones – Importar.

Gestionar Plantillas: Las plantillas son útiles para registrar transacciones recurrentes (ej. nóminas, alquileres) que siempre involucran las mismas cuentas y distribuciones.

Para usarla, haz clic en el desplegable y selecciona la plantilla deseada. Al hacerlo, las líneas del asiento podrían rellenarse automáticamente.

Podrás grabar las plantillas de asientos desde la grabación de asientos pulsando el botón grabar plantilla.

Grabación de asientos – Guía rápida

Cabecera del Asiento

Esta sección define las características generales del asiento que vas a registrar.

• Plantilla:
  
  • Este campo te permite seleccionar una plantilla de asiento predefinida. Las plantillas son útiles para registrar transacciones recurrentes (ej. nóminas, alquileres) que siempre involucran las mismas cuentas y distribuciones.
  • Para usarla, haz clic en el desplegable y selecciona la plantilla deseada. Al hacerlo, las líneas del asiento podrían rellenarse automáticamente.
• Fecha:
  
  • Por defecto, la fecha actual se rellena automáticamente.
  • Haz clic en el campo o en el icono de calendario para abrir un selector de fechas y elegir la fecha correcta para el asiento. Es crucial que esta fecha refleje cuándo ocurrió la transacción.

Líneas del Asiento

Esta es la sección principal donde se registran los movimientos de las cuentas contables. Un asiento contable debe tener al menos dos líneas: una para el cargo (Debe) y otra para el abono (Haber), y la suma del Debe ser igual a la suma del Haber.

Las columnas disponibles para cada línea son:

• Cuenta:
  
  • Introduce el código o nombre de la cuenta contable afectada (ej. 430 para clientes, 621 para alquileres).
  • Al empezar a escribir, el sistema ofrecerá sugerencias de cuentas existentes.
  • Si usas el . (punto) al escribir automáticamente compensaremos con 0 para poner la cuenta. Ejemplo si escribimos en la cuenta 43.17, automáticamente Prana entenderá que quiere escribir 430000017 y te lo ofrecerá en el desplegable de búsqueda.

• • Este campo es fundamental para clasificar la transacción.

• Concepto:
  
  • Describe brevemente la naturaleza de la transacción (ej. Venta de mercancía, Pago factura proveedor, Cobro cliente X).
  • Este campo ayuda a entender el propósito del movimiento.
  • Si necesitas crear mas conceptos accede desde el menú de acciones del listado de diario.
• Descripción:
  
  • Campo opcional para añadir más detalles sobre la transacción si el concepto no es suficiente. Puede incluir números de factura, referencias, etc.
• Documento:
  
  • Introduce el número de documento asociado a la transacción (ej. número de factura de venta, número de recibo, número de albarán).
  • Ayuda a vincular el asiento contable con el documento físico o digital que lo respalda.
• Debe:
  
  • Introduce el importe de la transacción que se carga a la cuenta seleccionada.
• Haber:
  
  • Introduce el importe de la transacción que se abona a la cuenta seleccionada.
    Nota: si pulsamos la tecla + en el ampo debe o haber, Prana rellenara el asiento de forma automática con el importe necesario para que quede cuadrado.

Cómo Añadir Líneas:

• + Añadir líneas: Haz clic en este botón para añadir al final de las líneas existentes, permitiéndote introducir más movimientos contables.

Nota: si dejemos en blanco el campo de concepto, descripción ,  documento repetiremos el contenido del apunte anterior.

Acciones sobre las Líneas (Menú de tres puntos …):

Al hacer clic en el icono de los tres puntos (verticales) al final de cada línea, se despliega un menú con las siguientes opciones:

• Duplicar: Copia la línea actual con todos sus datos a una nueva línea debajo. Útil si necesitas registrar movimientos similares.
• Eliminar: Elimina la línea seleccionada del asiento.

Al hacer clic en el icono de información de la parte izquierda de la línea de apuntes te aparecerá el saldo del a cuenta de la línea donde lo pulses.

3. Notas y Acciones

Esta sección te permite añadir comentarios adicionales al asiento y realizar las acciones finales.

• Notas: Un campo de texto amplio donde puedes escribir cualquier información adicional relevante para el asiento que no encaje en las líneas o cabecera. Esto puede incluir explicaciones detalladas, recordatorios, o referencias internas.

Botones de Acción:

• • Cancelar: Descartará todos los cambios realizados en el asiento y cerrará la pantalla sin guardar.
  • Guardar y añadir nuevo: Guardará el asiento actual y automáticamente abrirá una nueva pantalla de Nuevo asiento contable para que puedas registrar otra transacción.
    
    • (Flecha desplegable junto a Guardar y añadir nuevo): Al hacer clic en esta flecha, tendrás varias opciones como guardar como plantilla y la opción Guardar que simplemente guarda el asiento y cierra la pantalla.

Flujo de Trabajo para Registrar un Asiento:

1. Abrir la Pantalla: Accede a la opción Nuevo asiento contable desde el listado del libro de diario.
2. Establecer Fecha: Verifica que la fecha del asiento sea la correcta. Si no, ajústala.
3. Seleccionar Plantilla (Opcional): Si la transacción es recurrente, selecciona una plantilla para rellenar automáticamente algunas líneas.
4. Introducir Primera Línea:
   
   • Selecciona la Cuenta.
   • Introduce el Concepto y opcionalmente la Descripción y el Documento.
   • Introduce el Debe o el Haber para esta cuenta.
5. Añadir Más Líneas: Haz clic en + Añadir líneas y repite el paso 4 para todas las cuentas afectadas por la transacción.
6. Balancear el Asiento: Asegúrate de que la suma del Debe sea igual a la suma del Haber en la parte inferior. Si no cuadra, revisa los importes y las cuentas.
7. Añadir Notas (Opcional): Si es necesario, escribe cualquier comentario en el campo Notas.
8. Guardar el Asiento:
   
   • Si has terminado y no vas a registrar otro inmediatamente, usa el desplegable junto a Guardar y añadir nuevo y selecciona Guardar (si está disponible) o simplemente cierra la pantalla si solo hay una opción de guardado.
   • Si vas a registrar otro asiento, selecciona Guardar y añadir nuevo.

Consejos Adicionales:

• Asiento cuadrado: Un asiento contable siempre debe estar cuadrado (Debe = Haber). Si intentas guardar un asiento descuadrado, el sistema te avisará. Como ayuda si pulsamos la tecla + en el campo debe o haber de la última línea, se rellenará la cantidad hasta cuadrar el siento.
• Comprobación: Antes de guardar, revisa cuidadosamente todos los datos introducidos para evitar errores.
• Cuentas: Familiarízate con tu plan de cuentas para seleccionar las cuentas correctas en cada transacción. Practica el uso del (. punto) para compensar ceros en las cuentas.
• Períodos Contables: Asegúrate de que estás registrando los asientos en el período contable correcto.

Eliminar asientos

Desde el listado de diario puedes seleccionar uno o varios asientos y pulsar la papelera para eliminar el asiento. Siempre pediremos confirmación antes de borrar el asiento

Balance de Situación

El balance de situación se puede consultar accediendo al menú de contabilidad, situado en la barra de menú lateral.

El balance de situación va preconfigurado en Prana en sus formatos Normal y Abreviado o Pyme.

Una vez que accedas al balance podrás realizar las siguientes acciones:

Filtrar por periodos o fechas: Pulsa sobre los desplegables de fecha o periodo situados en la parte superior del balance y podrás ajustar el balance a un rango de fechas o periodo especifico.

Seleccionar tipo Balance: Pulsa sobre el desplegable de formato y mostraremos la lista de formatos disponible

Exportar: En el final de la línea tendrás el menú de acciones pulsando los tres puntos correspondientes al menú de acciones. Desde aquí podrás obtener el balance en formato CSV, Excel o PDF.

Cuenta de Pérdidas y ganancias

La cuenta de pérdidas y ganancias se puede consultar accediendo al menú de contabilidad, situado en la barra de menú lateral.

El balance de situación va preconfigurado en Prana en sus formatos Normal y Abreviado o Pyme.

Una vez que accedas a la cuenta de pérdidas y ganancias podrás realizar las siguientes acciones:

Filtrar por periodos o fechas: Pulsa sobre los desplegables de fecha o periodo situados en la parte superior de la cuenta de pérdidas y ganancias y podrás ajustar a un rango de fechas o periodo especifico.

Seleccionar tipo cuenta de pérdidas y ganancias: Pulsa sobre el desplegable de formato y mostraremos la lista de formatos disponible

Exportar: En el final de la línea tendrás el menú de acciones pulsando los tres puntos correspondientes al menú de acciones. Desde aquí podrás obtener la cuenta en formato CSV, Excel o PDF.

Balance de Sumas y Saldos

El balance de sumas y saldos se puede consultar accediendo al menú de contabilidad, situado en la barra de menú lateral.

Una vez que accedas al balance podrás realizar las siguientes acciones:

Filtrar por periodos o fechas: Pulsa sobre los desplegables de fecha o periodo situados en la parte superior del balance y podrás ajustar el balance a un rango de fechas o periodo especifico.

Solo cuentas con saldo: En este desplegable tendremos la posibilidad de filtrar las cuentas que tienen saldo o todas.

Exportar: En el final de la línea tendrás el menú de acciones pulsando los tres puntos correspondientes al menú de acciones. Desde aquí podrás obtener el balance en formato CSV, Excel o PDF.

Cierre del ejercicio

Para acceder al formulario de Cierre del Ejercicio en Prana, sigue estos pasos:

1. En la barra lateral izquierda, haz clic en Contabilidad.
2. Dentro del submenú, selecciona Libro de diario.
3. En la parte superior derecha de la pantalla del libro de diario, haz clic en el botón de acciones
4. Selecciona la opción Cierre del ejercicio.
   
   

Consideraciones

• Reversibilidad: Aunque el ejercicio se cierra, puedes seguir introduciendo asientos. Sin embargo, será necesario regenerar el asiento de cierre si realizas modificaciones.
• Automatización: El proceso genera también el asiento de apertura del siguiente ejercicio de forma automática.
• Precaución: Asegúrate de haber registrado todos los apuntes antes de proceder con el cierre.

Plantillas de Asientos

Prana te permite guardar plantillas de asientos desde la grabación de asientos , para que luego puedas usarlos en futuros asientos. Las plantillas guardan datos como las cuentas, descripciones, conceptos. Usa plantillas cuando quieras guardar estructuras de asientos complejas o repetitivas.

Sigue estos pasos para guardar una plantilla.

Ve a la barra de menú y pulsa contabilidad, luego en libro de diario y sitúate en el asiento del que quieras obtener una plantilla.

Despliega el botón situado bajo a la derecha del formulario de grabación de asientos y pulsa la opción guardar como plantilla. Aparecerá un formulario para poner el nombre de la plantilla y si lo deseas añadir o modificar alguna línea de la plantilla, finalmente pulsa guardar.

Para usar las plantillas de asientos, cuando este en un nuevo asiento, pulsa en el desplegable situado en la parte superior del formulario.

Otras especificaciones contables

Recuerda que puedas configurar las cuentas contables de los clientes y proveedores en su ficha, además de las cuentas de ventas y compras. Estas cuentas se aplicarán antes que las cuentas de la configuración de contabilidad.

Las cuentas de clientes y proveedores se añadirán automáticamente al crearlos, utilizando los prefijos definidos en la configuración contable, por defecto 4300 para clientes y 4000 para proveedores. Se pueden cambiar en cualquier momento.