Pon tus ventas en Piloto Automático: Facturación Periódica

¿Cobras mantenimientos mensuales, cuotas de socios, alquileres o servicios recurrentes? Si es así, dejar de hacer esas facturas a mano una por una va a cambiarte la vida.

Con el módulo de Facturación Periódica, tú defines las reglas (qué, cuánto y cada cuánto) y Prana se encarga de generar y enviar las facturas mientras tú duermes.

1. Activa el motor

Esta funcionalidad es un superpoder extra, así que primero vamos a encenderla:

1. Ve al Marketplace (puedes acceder desde el menú o el selector de empresa).

2. Busca la sección de Facturación.

3. En la tarjeta de «Facturación Periódica», pulsa Comenzar.

¡Listo! Ya tienes el menú habilitado en Ventas → Facturación Periódica.

2. Crea tu «Factura Maestra»

Ahora vamos a decirle a Prana cómo debe facturar.

1. Ve a Ventas → Facturación Periódica.

2. Pulsa el botón «Añadir factura periódica» (arriba a la derecha).

A. Configura la frecuencia

Rellena los datos clave de la cabecera:

• Cliente: A quién vamos a facturar.

• Período: ¿Cada cuánto? Tienes todas las opciones: Diario, Semanal, Quincenal, Mensual, Trimestral… hasta Anual.

• Fecha Inicio: Cuándo se debe generar la primera factura.

• Fecha Fin (Opcional): Si es un contrato indefinido, déjalo en blanco. Si es un servicio de un año, pon la fecha de fin y Prana dejará de facturar solo cuando llegue ese día.

B. El contenido y los importes

Añade las líneas de productos o servicios igual que en una factura normal.

• Descuentos: Puedes aplicar descuentos por línea o un Descuento General al total (botón abajo a la derecha).

• IRPF: Si lleva retención, actívalo pulsando «Añadir IRPF».

3. Automatización: Tú decides cuánto delegar

Esta es la parte más importante. Abajo del todo verás dos casillas que definen cómo trabaja el sistema:

Opción A: Automatización Total (Recomendado)

Marca la casilla «Generación automática de la factura».

• ¿Qué pasa? Todos los días a primera hora de la mañana, Prana revisa si toca facturar. Si es así, crea la factura y la deja Confirmada automáticamente.

• ¿Y el envío? Si también marcas «Envío automático por email», Prana no solo crea la factura, sino que se la envía al cliente al instante.

• Resultado: Tú te levantas y el trabajo ya está hecho, facturado y enviado.

Opción B: Control Manual

Si prefieres revisar antes de emitir, NO marques la generación automática.

• Prana te avisará de que la factura está «Pendiente» de generar. Tú tendrás que entrar y pulsar el botón para crearla.

4. El Tablero de Mando: Controla el Futuro

Si pulsas sobre cualquier factura periódica del listado, verás su ficha detallada con dos pestañas:

1. General: Para ver y editar los datos, activar/desactivar automatismos, duplicar la serie o eliminarla.

2. Facturas (Previsiones): Aquí verás el pasado y el futuro.

   • Las facturas ya generadas.

   • Las próximas fechas en las que tocará facturar.

Acciones Manuales sobre las previsiones

A veces hay excepciones. Desde la pestaña de previsiones puedes:

• Generar (Forzar): Si necesitas adelantar una factura futura o si no tienes puesta la generación automática, pulsa sobre la línea y dale a «Generar».

  • Nota: Si tienes marcado el «Envío automático», al forzar la generación también se enviará el email al cliente.

• b Omitir (Saltar un mes): ¿Este mes no cobras el servicio porque el cliente está de vacaciones? Pulsa sobre la línea de ese mes y dale a «Omitir». Prana se saltará esa fecha y esperará a la siguiente.

5. Revisa la salud de tu facturación

¿Cómo sabes si se te ha olvidado facturar algo? En el listado principal tienes una columna de Situación:

• Al día: Todo perfecto. No hay nada pendiente de emitir hoy.

• Pendiente: Hay alguna factura que ya debería haberse hecho y no está generada (probablemente porque no activaste la generación automática).

Ponerse al día en bloque

Si tienes varias facturas en estado «Pendiente»:

1. Pulsa el botón «Pendientes» arriba a la derecha.

2. Selecciona todas las que quieras emitir.

3. Genéralas de golpe. ¡Así de rápido!

Preguntas Frecuentes (Facturación Periódica)

1. ¿A qué hora se generan las facturas automáticas? El proceso automático de Prana corre a primera hora de la mañana cada día. Cuando llegues a trabajar, tus facturas del día ya estarán listas.

2. Si activo la generación automática, ¿puedo editar la factura antes de enviarla? No. La generación automática crea la factura en estado Confirmada (para asignarle número legal y fecha). Si necesitas editar los conceptos cada mes (por ejemplo, porque el consumo varía), es mejor que no marques la generación automática; así Prana te avisará, la generarás tú, la editarás y luego la confirmarás.

3. ¿Puedo cambiar el precio para los meses siguientes? Sí. Entra en la factura periódica (la «madre»), edita el importe y guarda. Todas las facturas futuras saldrán con el nuevo precio. Las pasadas no se tocan.

4. Si fuerzo la generación de una factura manualmente, ¿se envía el email? Depende de tu configuración. Si en la ficha tienes marcada la casilla «Envío automático por email», SÍ se enviará, aunque la hayas generado tú a mano pulsando el botón.

5. ¿Cómo paro una facturación periódica? Tienes dos opciones:

• Ponerle una Fecha Fin en la configuración.

• O simplemente Eliminar la factura periódica si ya no la vas a usar nunca más (no te preocupes, las facturas antiguas que ya se emitieron no se borran).

¡Olvida el calendario!

Configura tus cuotas y mantenimientos una vez, y deja que Prana sea tu administrativo virtual.