Facturar un proyecto
¿Para qué sirve?
Es el paso que convierte el trabajo en dinero. Desde la propia ficha del proyecto generas la factura, y Prana coge las horas y los importes que ya tienes registrados. Nada de recontar a mano.
¿Cuándo usarla?
- Al terminar un trabajo
- Cuando cierras un hito y toca facturar a cuenta
- A fin de mes, si facturas por horas trabajadas
- Si el cliente acepta un presupuesto y quieres convertirlo en factura
Cómo funciona, paso a paso
1. El botón Facturar
Está arriba a la derecha de la ficha, en morado. Al desplegarlo, tres opciones:
- Tiempos
- Presupuesto
- Importe libre
[IMAGEN: menú Facturar desplegado con las tres opciones]
2. Facturar por Tiempos
Coge las horas registradas que cumplan dos condiciones: estar marcadas como facturables y no haberse facturado todavía. Las valora con el precio por hora de cada registro y monta la factura.
Antes de darle, un repaso rápido: ve a la pestaña Tiempos y filtra la columna Facturado por «No». Eso es exactamente lo que va a entrar.
Cuando la factura se emite, esos registros pasan a Facturado: Sí y ya no vuelven a aparecer la próxima vez. Así no cobras dos veces lo mismo.
3. Facturar por Presupuesto
Si tienes un presupuesto vinculado al proyecto, esta opción lo convierte en factura con sus líneas e importes. Los presupuestos vinculados los ves en el bloque Presupuestos del Resumen.
Va bien cuando cerraste un precio cerrado con el cliente y las horas son cosa tuya.
4. Facturar por Importe libre
Tú pones la cantidad. No mira horas ni presupuestos. Para anticipos, hitos pactados o trabajos que no se miden en horas.
Ojo con una cosa: si facturas por importe libre y tenías horas registradas como facturables, esas horas siguen ahí pendientes. Si no quieres que salgan en una factura posterior, márcalas como no facturables.
5. Después de facturar
La factura aparece en el bloque Facturas del Resumen del proyecto. Y sigue su vida normal en el módulo de ventas: cobro, contabilización, lo de siempre.
Ejemplo práctico
Situación. Termina la reforma del baño. Marta tiene 138 horas registradas, todas facturables, y 2.050 € en materiales.
Acción. Como cerró precio con el cliente por 12.000 €, no le sirve facturar por tiempos: usa Presupuesto y emite la factura sobre el presupuesto aceptado.
Resultado. Factura emitida. Las horas se quedan como no facturadas, pero eso a ella le da igual: le sirven para saber que la obra le costó 2.070 € en mano de obra y que el margen real fue del 41 %. Si el año que viene le piden otro baño, ya sabe qué precio poner.
Consejos y buenas prácticas
- Repasa la pestaña Tiempos filtrando por Facturado: «No» antes de emitir
- Revisa los gastos pendientes de imputar. Una factura de proveedor que llega tarde te descuadra el margen a posteriori
- Si facturas por hitos, usa Importe libre y deja las horas para el control interno
- Cuando el trabajo va por presupuesto cerrado, no mezcles: factura por presupuesto y usa las horas solo para medirte
¿Algo no va como esperabas?
- Facturas por Tiempos y no aparece nada → o los tiempos no están marcados como facturables, o ya se facturaron antes. Filtra la columna Facturado por «No» para comprobarlo.
- La factura sale por menos de lo que esperabas → mira el precio por hora de cada registro. Los tiempos guardados antes de poner la tarifa pueden estar a cero.
- Los gastos no salen en la factura → la opción por Tiempos solo lleva horas. Los gastos se repercuten vía presupuesto o importe libre.
- No ves el presupuesto en la opción Presupuesto → todavía no está vinculado a este proyecto. Compruébalo en el bloque Presupuestos del Resumen.
- Has facturado de menos y quieres completar → emite una segunda factura por Importe libre con la diferencia.
¿Listo para probarlo?
Preguntas frecuentes
1. ¿Cuál de las tres opciones me conviene? Si cobras por horas, Tiempos. Si cerraste precio con el cliente, Presupuesto. Si es un anticipo o un hito pactado, Importe libre.
2. ¿Puedo facturar un proyecto varias veces? Sí. Puedes ir facturando por partes: cada factura queda vinculada al proyecto.
3. ¿Qué pasa con las horas después de facturarlas? Pasan a Facturado: Sí y no vuelven a entrar en la siguiente factura por tiempos.
4. ¿Qué pasa si facturo por Importe libre teniendo horas registradas? Las horas siguen pendientes. Márcalas como no facturables si no quieres que salgan luego.
5. ¿Puedo incluir gastos en la factura por tiempos? No, esa opción lleva solo horas. Para repercutir gastos, mételos en el presupuesto o factura por importe libre.
6. ¿Dónde veo las facturas de un proyecto? En el bloque Facturas, al final del Resumen de la ficha.
7. ¿Puedo deshacer una factura emitida desde el proyecto? Una vez emitida sigue las reglas del módulo de facturación, con sus rectificativas. No es algo que se deshaga desde el proyecto.
8. ¿La factura sale con el IVA del cliente? Sí, se aplica lo que tengas configurado en la ficha del cliente, igual que en cualquier otra factura de venta.
9. ¿Puedo facturar horas de varios proyectos en una sola factura? La opción Facturar de la ficha trabaja sobre ese proyecto. Para agrupar varios, tendrías que montar la factura desde Ventas.