La ficha del proyecto: resumen y seguimiento
¿Para qué sirve?
La ficha es el centro de mando de un proyecto. De un vistazo ves cuántas horas llevas, cómo van las tareas, cuánto has gastado y qué margen te queda. Y desde ahí saltas a todo lo demás sin perderte.
¿Cuándo usarla?
- Antes de una reunión con el cliente, para llegar sabiendo cómo va la cosa
- Cuando quieres comprobar si un trabajo se está yendo de presupuesto
- Para cambiar datos del proyecto: fechas, responsable, tarifa
- Cada vez que necesites añadir algo rápido (una tarea, unas horas, un gasto) sin dar vueltas por el menú
Cómo funciona, paso a paso
1. Abrir la ficha
Desde el listado, pincha en el nombre del proyecto.
2. Las seis pestañas
Arriba tienes: Resumen, Tareas, Tiempos, Otros Gastos, Archivos y Documentos del proyecto. Resumen es la que se abre por defecto.
[IMAGEN: ficha del proyecto en la pestaña Resumen, con las seis pestañas visibles]
3. Información del proyecto
El panel de la izquierda. Despliega Detalles y verás:
- Cliente
- Código (PRA-002, por ejemplo)
- Responsable y Equipo
- Fechas de inicio y fin
- Tarifa por hora
- Etiquetas
El botón Editar de arriba te deja tocar cualquiera de estos datos. Debajo hay un bloque Resumen plegable con más detalle.
4. Los cuatro indicadores
Son la parte que más vas a mirar:
- Horas registradas — las que lleváis imputadas y, debajo, sobre cuántas previstas
- Progreso de tareas — cuántas completadas de cuántas
- Presupuesto — el importe, con el desglose del coste de horas más los gastos
- Margen — lo que te queda, en euros y en porcentaje
Si el margen sale en rojo, pincha mentalmente en el indicador de Presupuesto: ahí verás si el peso está en las horas o en los gastos.
5. Descripción y Estado de tareas
Debajo de los indicadores está la descripción que escribiste al crear el proyecto. Y luego el bloque Estado de tareas, con el recuento por situación:
- Pendiente
- En curso
- En revisión
- Completada
- Bloqueada
Ese último número es el que conviene mirar en las reuniones. Una tarea bloqueada que nadie ve es una semana perdida.
6. Presupuestos y Facturas
Al final de la página, dos bloques que recogen los presupuestos vinculados al proyecto y las facturas que hayas emitido desde él. Si aún no hay nada, te lo dirá.
7. El menú Acciones
Arriba a la derecha. Te deja añadir cosas sin salir de donde estás:
- Añadir Tareas
- Añadir Tiempos
- Añadir Otros Gastos
- Editar
Está disponible desde cualquiera de las seis pestañas. No hace falta volver al Resumen.
[IMAGEN: menú Acciones desplegado con las cuatro opciones]
8. Archivos y Documentos del proyecto
Archivos es tu carpeta: planos, fotos del antes y el después, el correo donde el cliente aprobó el cambio de alicatado. Lo que subas tú.
Documentos del proyecto recoge los documentos de Prana relacionados con este proyecto.
Ejemplo práctico
Situación. A Marta, que lleva la empresa de reformas con tres operarios, el cliente la llama un jueves preguntando si va a llegar a fin de mes.
Acción. Abre la ficha. Ve 96 h registradas de 140 previstas, dos tareas completadas de cuatro y una bloqueada (la fontanería, esperando a un material).
Resultado. Le responde en la misma llamada: llega, pero el baño se retrasa dos días por el suministro. Y de paso aprovecha el botón Editar para mover la fecha fin.
Consejos y buenas prácticas
- Entra en la ficha antes de cualquier llamada con el cliente. Treinta segundos te ahorran una conversación incómoda
- Usa el menú Acciones en lugar de navegar: está en todas las pestañas
- Mantén la descripción al día. Cuando alguien del equipo entre por primera vez, es lo primero que va a leer
- Revisa el recuento de «Bloqueada» una vez por semana
¿Algo no va como esperabas?
- El margen sale en negativo y no lo entiendes → mira el desglose del indicador Presupuesto: separa el coste de horas de los gastos imputados. Suele ser un gasto metido dos veces.
- Horas registradas marca 1h de 0h previstas → nadie puso estimación en las tareas. El segundo número sale de ahí.
- Los bloques de Presupuestos o Facturas están vacíos → es normal si todavía no has facturado ni vinculado ningún presupuesto a este proyecto.
- Cambias la tarifa y los importes antiguos no se mueven → es a propósito. Los tiempos ya registrados mantienen el precio con el que se guardaron.
¿Listo para probarlo?
Preguntas frecuentes
1. ¿Puedo cambiar la tarifa a mitad de proyecto? Sí, desde Editar. Los tiempos ya registrados se quedan como estaban; los nuevos cogerán la tarifa nueva.
2. ¿El margen incluye los gastos? Sí. El indicador Presupuesto te enseña el desglose: coste de horas más gastos imputados. El margen sale de ahí.
3. ¿Qué diferencia hay entre Archivos y Documentos del proyecto? Archivos es para lo que subas tú desde tu ordenador. Documentos del proyecto recoge los documentos de Prana vinculados al proyecto.
4. ¿Puedo cambiar el responsable de un proyecto? Sí, con Editar. El anterior responsable sigue viendo el proyecto si continúa en el equipo.
5. ¿Qué significa el estado «En revisión» de una tarea? Que el trabajo está hecho pero pendiente de que alguien le dé el visto bueno. Lo decides tú al mover la tarea.
6. ¿Desde dónde añado horas más rápido? Con Acciones → Añadir Tiempos, desde cualquier pestaña de la ficha. Tienes el detalle en Registrar tiempos.
7. ¿Puedo subir archivos pesados? Sí, aunque los archivos muy grandes tardan en subir. Para vídeos largos suele ir mejor un enlace en la descripción.
8. ¿Los indicadores se actualizan solos? Sí, en cuanto alguien registra un tiempo o imputa un gasto. No tienes que refrescar nada a mano.
9. ¿Puedo ver la ficha si no soy del equipo del proyecto? Depende de los permisos de tu organización. Si no te aparece, habla con quien administre la cuenta.