Crear proyectos y moverte por el listado
¿Para qué sirve?
El listado es la foto de todo lo que tienes entre manos: cuántos proyectos hay abiertos, para qué clientes, cuánto has presupuestado y qué margen lleva cada uno. Desde aquí también das de alta los proyectos nuevos.
¿Cuándo usarla?
- Al empezar un trabajo nuevo para un cliente
- Cuando quieres una vista rápida de en qué anda metido el equipo
- Si te preguntan por el estado de una obra y no te acuerdas de cómo iba
- Para comparar de un vistazo qué proyectos están dando margen y cuáles no
Cómo funciona, paso a paso
1. Entrar
Menú lateral → Planificación → Proyectos.
[IMAGEN: menú lateral con Planificación desplegado, mostrando Tareas, Proyectos, Calendario y Tiempos]
2. Leer las cifras de cabecera
Arriba del todo, tres números que resumen la situación:
- Presupuesto total — la suma de lo presupuestado en todos los proyectos que estás viendo
- Clientes — para cuántos trabajas
- Nº proyectos — cuántos hay en el listado
Si filtras la tabla, estas cifras se recalculan. Así que sirven también para responder preguntas del tipo «¿cuánto tengo comprometido con este cliente?».
3. Entender la tabla
Cada fila es un proyecto:
- Proyecto y Código — el código lo genera Prana solo: PRA-001, PRA-002…
- Tareas — cuántas lleva colgadas
- Cliente y Estado
- Equipo — los avatares de quien está metido
- Fecha inicio y Fecha fin
- Horas — verás algo tipo
1h / 25h: lo registrado frente a lo previsto - Rentabilidad — lo que queda después de restar costes
- Margen — el mismo dato en porcentaje
[IMAGEN: listado de Proyectos con las tres cifras de cabecera y la tabla completa]
4. Ajustar la vista
Los iconos de la derecha te dejan buscar por texto, elegir qué columnas ves y ordenar. Las cabeceras también tienen embudos para filtrar por cliente, estado o fechas.
Si la rentabilidad no te interesa en el día a día, quítala de la vista. Menos ruido, más rápido encuentras lo que buscas.
5. Crear un proyecto
Botón Añadir proyecto, arriba a la derecha. Lo que te va a pedir:
- Nombre — que se entienda solo. «Reforma baño – C/ Mayor» es mejor que «Obra 3»
- Cliente
- Responsable y Equipo
- Fechas de inicio y fin
- Tarifa por hora
- Descripción
- Etiquetas, si las usas para agrupar
Sobre la tarifa: es la que Prana usará para valorar las horas que registréis. Si la dejas a cero, las horas se guardan pero no suman importe. Ponla desde el principio.
6. Abrir un proyecto
Pincha en el nombre y entras en la ficha, que es donde está todo lo demás. Eso lo tienes explicado en La ficha del proyecto.
Ejemplo práctico
Situación. Javi lleva una consultoría de dos personas. Le entran tres encargos en la misma semana y ya no sabe cuál va primero.
Acción. Crea los tres proyectos con su cliente, sus fechas y tarifa de 45 €/h. Luego oculta las columnas que no usa (Equipo, Etiquetas) y ordena la tabla por Fecha fin.
Resultado. Abre el listado cada lunes y en cinco segundos sabe qué vence antes. Y cuando un cliente le llama, filtra por su nombre y tiene la respuesta delante.
Consejos y buenas prácticas
- Nombra los proyectos como los buscarías dentro de seis meses
- Pon la tarifa al crear, no después
- Usa el filtro por cliente antes de una reunión: las cifras de cabecera se recalculan y tienes el total comprometido con esa empresa
- Si trabajas con muchos proyectos, apóyate en las etiquetas para agruparlos por tipo de servicio
¿Algo no va como esperabas?
- No ves las cifras de cabecera actualizadas → recuerda que responden a lo que está filtrado en la tabla. Quita los filtros para ver el total.
- La columna Horas marca
0h / 0h→ nadie ha registrado tiempo y ninguna tarea tiene estimación. Los dos números vienen de ahí. - Rentabilidad y Margen salen a cero → o el proyecto no tiene tarifa, o no hay presupuesto asignado todavía.
- No encuentras un proyecto que sabes que existe → mira si tienes algún filtro de Estado puesto. Los proyectos cerrados no aparecen si estás filtrando por Activo.
¿Listo para probarlo?
Preguntas frecuentes
1. ¿El código del proyecto lo pongo yo? No, Prana lo asigna solo con el formato PRA-001, PRA-002… Así no hay dos iguales.
2. ¿Puedo cambiar el nombre de un proyecto después de crearlo? Sí, desde el botón Editar de la ficha. El código no cambia.
3. ¿Qué pasa si no pongo fechas? El proyecto se crea igual, pero no podrás comparar si vas retrasado. Y en el listado, esas columnas saldrán vacías.
4. ¿Puedo tener dos proyectos para el mismo cliente? Todos los que quieras. El código los distingue.
5. ¿Puedo ocultar columnas que no uso? Sí, con el icono de columnas a la derecha de la barra de herramientas. Es una preferencia tuya, no afecta a lo que ven los demás.
6. ¿De dónde sale el Presupuesto total de arriba? De la suma de los presupuestos de los proyectos visibles en ese momento. Si filtras, cambia.
7. ¿Necesito crear el cliente antes? Sí, el cliente se elige de tu lista de contactos. Si aún no está dado de alta, créalo primero.
8. ¿Puedo duplicar un proyecto parecido a otro? De momento no hay duplicado directo, pero crear uno nuevo y copiar las tareas te lleva poco. Si repites mucho el mismo tipo de trabajo, mantén uno de referencia para copiar de ahí.
9. ¿Quién puede crear proyectos? Depende de los permisos de tu equipo. Si no ves el botón Añadir proyecto, pídele a quien administre la cuenta que te dé acceso.