Gestión de Recibos – FASE 1

¿Para qué sirve?

La pantalla de Gestión de Recibos te permite consultar, filtrar y gestionar los recibos de cobros y pagos. Desde aquí ves de un vistazo todo lo que tienes pendiente, vencido o ya pagado, sin complicaciones.

¿Cuándo usarla?

• Cuando necesitas saber qué tienes pendiente de cobrar o pagar.
• Si quieres ver solo los recibos vencidos para hacer seguimiento inmediato.
• Cada vez que tienes que registrar un cobro o un pago.
• Cuando necesitas crear una remesa para enviar cobros al banco.
• Si quieres exportar un listado de recibos a Excel o PDF para un informe.
• Para ver el estado actual de un recibo (pendiente, cobrado, remesado).

Cómo funciona, paso a paso

1. Accede a Gestión de Recibos

Ve a Tesorería > Gestión de Recibos desde el menú principal de Prana. Verás un listado con todos tus recibos organizados en columnas.

2. Filtra los recibos que necesitas

Antes de ver el listado completo, puedes aplicar filtros para ver solo lo que te interesa:

Filtro por tipo:

• Cobro: recibos que tienes que cobrar a clientes.
• Pagos: recibos que tienes que pagar a proveedores.
• Todos: cobros y pagos juntos (opción por defecto).

Filtro por período de fechas:

• Selecciona un rango: desde qué fecha hasta qué fecha (según fecha de vencimiento).
• También puedes elegir Próximos 7 días o Próximos 30 días para ver solo lo más urgente.
• Por defecto, sin límite de fechas.

Filtro por estado:

• Pendiente: aún no se ha hecho nada (opción por defecto).
• Remesado: ya está agrupado en una remesa.
• Cobrado/Pagado: ya se completó (cobrado si es cobro, pagado si es pago).
• Parcial: ya se cobró o pagó parte del importe, pero aún queda pendiente.

Tip: Puedes seleccionar varios estados a la vez para ver más de uno.

Vistas rápidas:

• Vencidos: recibos cuya fecha ya pasó.
• Remesables: recibos que se pueden agrupar en remesa.
• Parciales: recibos donde ya se cobró o pagó parte del importe.

3. Lee el listado de recibos

Una vez aplicados los filtros, ves una tabla con los recibos. Los campos principales son:

Consejo: Hay más campos disponibles si los necesitas (banco, días hasta vencimiento, número de remesa, etc.). Pana deja que personalices qué columnas ves.

4. Usa las etiquetas visuales

Cada recibo tiene una etiqueta de color que te dice rápidamente su estado:

• Próximo a vencer (naranja) → Se acerca la fecha de vencimiento.
• Vencido (rojo) → La fecha de vencimiento ya pasó.
• Parcial (amarillo) → Ya se cobró o pagó parte del importe.
• En remesa (azul) → Ya está agrupado para enviar al banco.
• Cobrado/Pagado (verde) → Ya se completó completamente.

5. Realiza acciones sobre los recibos

Selecciona uno o varios recibos (con los checkboxes a la izquierda). Luego, haz clic en el botón Acciones para:

Registrar cobros o pagos:

• Añadir Cobro: abre la pantalla para registrar que recibiste dinero de un cliente.
• Añadir Pago: abre la pantalla para registrar que pagaste a un proveedor.

Crear remesas:

• Generar Remesa: agrupa los recibos seleccionados en una remesa bancaria para enviar al banco de una vez.

6. Abre un recibo para verlo en detalle

Haz clic en cualquier fila del listado para abrir la ficha completa del recibo. Aquí verás:

Pestaña General:

• Tipo de recibo (Cobro/Pago)
• Contacto (cliente o proveedor) – con enlace a su ficha
• ID de la factura – con enlace a la factura original
• Fecha de la factura
• Fecha de vencimiento
• Forma de pago
• Plazo
• Importe total
• Importe cobrado

7. Edita un recibo (si está Pendiente)

Abre el recibo. Si su estado es Pendiente, puedes cambiar:

• Fecha de vencimiento: la fecha en que vence.
• Tipo remesable / no remesable: si se puede agrupar en remesa o es individual.

Limitación: Si el recibo viene de una factura, solo puedes editar esos dos campos. El resto depende de la factura original.

Si el recibo ya está Cobrado, Remesado o en otro estado, no puedes editarlo directamente. Tendrías que deshacer esa acción primero.

8. Exporta los recibos

Desde el listado, haz clic en el menú de tres puntos (⋯) para:

• Exportar a Excel: descarga todos los recibos con los filtros aplicados.
• Exportar a PDF: descarga un PDF del listado.
• Exportar a CSV: descarga en formato CSV para importar a otros sistemas.

Ejemplo práctico

Situación: Es lunes por la mañana. Quieres saber qué cobros están vencidos para hacer seguimiento urgente.

Pasos:

1. Vas a Tesorería > Gestión de Recibos.
2. Aplicas los filtros: Tipo: Cobro | Estado: Vencidos.
3. Ves 3 clientes con recibos vencidos:
   • Cliente ABC Corp. – 500 € – Vencía hace 5 días – etiqueta Vencido
   • Cliente XYZ Ltd. – 1.200 € – Vencía hace 10 días – etiqueta Vencido
   • Cliente 123 Services – 750 € – Vencía hace 2 días – etiqueta Vencido
4. Selecciona los 3 y haz clic en Acciones > Añadir Cobro para registrar pagos parciales o completos.
5. Después de registrar, los estados cambian a Cobrado o se actualizan con el importe pendiente.

Resultado: En 2 minutos identificaste 3 deudores urgentes. Ahora solo tienes que hacer llamadas de seguimiento.

Consejos y buenas prácticas

• Revisa los vencidos cada lunes. Es un hábito de 5 minutos que evita sorpresas. Si algo está vencido hace más de 15 días, una llamada suele resolver.

• Usa remesas para cobros en lote. Si tienes 10 cobros a clientes, agrúpalos en una remesa. Tu banco los procesa juntos. Mucho más eficiente que transacciones individuales.

• Personaliza los filtros según tu flujo. Crea vistas rápidas que uses siempre: «Vencidos esta semana», «Pagos en USD», «Remesables pendientes». Así los accedes en un clic.

• Exporta un listado cada mes. Descarga el listado completo de recibos del mes como archivo. Así tienes un histórico y pruebas si un cliente dice «pero ya pagué».

• Familiarízate con los estados. Pendiente, Remesado, Cobrado, Devuelto, Incobrable. Saber qué significa cada uno te ahorra confusiones.

¿Algo no va como esperabas?

Si no ves un recibo que esperas: → Comprueba los filtros. A veces está ahí pero filtraste por un estado que no corresponde (Pendiente en lugar de Cobrado, por ejemplo) o por un período de fechas que lo excluye.

Si un recibo está bloqueado y no puedes editarlo: → Está en estado Cobrado, Remesado u otro estado no Pendiente. Solo puedes editar recibos en estado Pendiente. Si necesitas cambiar algo, primero tendrías que deshacer esa acción.

Si no aparece un campo que necesito: → La pantalla está diseñada para mostrar los campos principales por defecto. Hay campos adicionales disponibles (banco, número de remesa, concepto de pago, etc.), pero en esta fase inicial no están todos visibles. Personaliza las columnas según tus necesidades.

Si la fecha de vencimiento parece incorrecta: → Si el recibo viene de una factura, la fecha viene de la factura. Para cambiarla, abre la ficha del recibo en estado Pendiente y cámbiala. Si ya está Cobrado o en otra estado, no puedes editarla desde aquí.

Si exporto a Excel, ¿qué columnas incluye? → Por defecto, las columnas principales (contacto, factura, vencimiento, importe, estado). Si necesitas columnas adicionales en la exportación, cuéntalo al equipo de soporte.

¿Listo para probarlo?

Abre Gestión de Recibos en Prana

Preguntas frecuentes

1. ¿Qué diferencia hay entre Pendiente y Remesado?

Pendiente significa que el recibo existe pero aún no se ha hecho nada ni está agrupado. Remesado significa que ya está agrupado en una remesa bancaria para enviar al banco. Una vez remesado, sigue pendiente de cobrar hasta que el banco lo procese y se complete el cobro/pago.

2. ¿Cómo sé si un recibo está completamente cobrado?

Abre el recibo. Si el estado es Cobrado/Pagado y el campo Importe pendiente es 0, está completamente cobrado. También verás la etiqueta verde Cobrado/Pagado. Si el importe pendiente es mayor que 0, su estado será Parcial (se cobró solo parte).

3. ¿Qué puedo editar de un recibo?

En FASE 1, si el recibo está Pendiente, puedes cambiar:

• La fecha de vencimiento
• El tipo (Remesable / No remesable)

Si el recibo viene de una factura, solo esos dos campos se pueden editar. El resto debe modificarse en la factura original. Si está en estado Remesado, Parcial o Cobrado/Pagado, no puedes editarlo desde aquí.

4. ¿Puedo usar las vistas rápidas (Vencidos, Remesables, Parcialmente cobrados)?

Sí. Son filtros predefinidos que te ahorran clicks. Haz clic en «Vencidos» y ves solo los recibos cuya fecha ya pasó. Usa la que necesites en cada momento.

5. ¿Cómo exporto a Excel?

Desde el listado de recibos, haz clic en el menú de tres puntos (⋯) y selecciona Exportar a Excel. Se descargará con todos los filtros aplicados. Si tienes 1.000 recibos pero filtraste por «Vencidos», la exportación solo incluirá los vencidos.

6. ¿Puedo filtrar por varios estados a la vez?

Sí. En el filtro de Estado, puedes seleccionar múltiples valores. Por ejemplo, ver recibos que estén «Pendientes» O «Remesados» pero no «Cobrado/Pagado».

7. ¿Qué es una remesa?

Una Remesa es un lote de recibos agrupados. Por ejemplo, agrupas 20 cobros a clientes diferentes y envías la remesa al banco. El banco procesa los 20 de una vez. Es mucho más eficiente que hacer 20 transacciones individuales.

8. ¿Cómo creo una remesa?

Selecciona los recibos que quieres agrupar (con los checkboxes). Luego, haz clic en Acciones > Generar Remesa. Se creará una remesa con esos recibos y cambiarán a estado «Remesado».

9. ¿Qué significa «Remesable» vs «No remesable»?

Remesable quiere decir que el recibo se puede agrupar en una remesa (típico en transferencias bancarias). No remesable significa que es individual y no se puede agrupar (cheque, efectivo, pago directo, etc.).

10. ¿Cómo registro un cobro?

Selecciona uno o varios recibos de Cobro. Haz clic en Acciones > Añadir Cobro. Se abre la pantalla de cobros donde registras cuánto se cobró, la fecha, forma de pago, etc. Automáticamente se actualiza el estado (puede pasar a Cobrado/Pagado o quedar en Parcial si solo se cobró parte) y el importe pendiente del recibo.

¿Necesitas ayuda? Contacta con el equipo de soporte de Prana. La tesorería debe ser sencilla, no complicada.