Configura tu cuenta de Prana: la base de todo

Tu cuenta bien configurada es la diferencia entre un software que trabaja para ti y uno que tienes que perseguir. En Prana hemos diseñado esta sección para que, en unos minutos, dejes todo listo y puedas olvidarte de ajustes: solo facturar, gestionar y crecer.

Accede a la configuración de tu empresa en Prana

Cómo llegar

En el menú lateral, pulsa sobre Configuración y selecciona el nombre de tu empresa. Verás todas las secciones organizadas en tarjetas. Vamos una a una.

Cuenta: tu identidad oficial

Aquí defines quién eres ante tus clientes y ante Hacienda. Estos datos son los que aparecerán en todas tus facturas, presupuestos y pedidos.

Rellena con cuidado: nombre fiscal, dirección, NIF y datos de contacto. Si tu empresa figura en el Registro Mercantil, puedes añadir también los datos registrales (tomo, folio, hoja…).

Para subir tu logotipo, simplemente arrástralo desde tu carpeta de imágenes hasta el área correspondiente. Aparecerá en todos tus documentos de forma automática desde ese momento.

En el campo Pie de página puedes incluir textos legales fijos que deban aparecer siempre al final de tus documentos, como la cláusula de protección de datos.

Consejo Prana: Dedica diez minutos a rellenar esta sección al completo antes de crear tu primera factura. Así todo saldrá perfecto desde el primer día.

Documentos y Series de Numeración

Prana viene listo para facturar desde el primer momento: tiene series preconfiguradas por defecto para facturas, rectificativas, presupuestos y más. No necesitas tocar nada si no lo deseas.

Si necesitas crear una serie personalizada (por ejemplo, «2025-B» para una línea de negocio secundaria), sigue estos pasos:

1. Pulsa el enlace «Añadir serie» que aparece en el pie del listado de numeración.
2. Se añade una nueva línea editable.
3. Define el Tipo de documento (Factura, Presupuesto, Ticket…), el Título de la serie y el Contador inicial.
4. Guarda y la serie ya estará disponible al crear nuevos documentos.

Formas de Pago

Gestiona cómo cobras a tus clientes y cómo pagas a tus proveedores. Para añadir una nueva forma de pago:

1. Pulsa el botón «+» en la sección de Formas de pago.
2. Rellena los campos obligatorios: nombre, días de vencimiento (para que Prana calcule automáticamente la fecha de cobro) y, si trabajas con la administración pública, el código Facturae.
3. Si quieres que esta forma de pago se asigne automáticamente a todos los clientes nuevos, marca la casilla «Establecer como predeterminada».

Consejo Prana: Configurar una forma de pago predeterminada te ahorra seleccionarla manualmente en cada nuevo cliente. Pequeño gesto, gran ahorro de tiempo.

Impuestos

En Prana encontrarás los tipos impositivos más habituales ya cargados (IVA 21%, 10%, 4% y Exento). Si tu actividad requiere impuestos especiales, como el IGIC canario, el recargo de equivalencia o exenciones particulares, puedes crearlos o editarlos aquí.

Para más detalle sobre la configuración de impuestos, consulta el artículo específico: Configura tus impuestos.

Inventario

Si vendes productos físicos y quieres controlar el stock, esta sección es tu punto de partida:

• Unidades de medida: define Unidades, Kilos, Metros, Horas o las que necesites para describir tus productos.
• Categorías: organiza tu catálogo en familias para encontrar cualquier artículo de un vistazo.
• Almacenes: da de alta tus ubicaciones físicas o lógicas para llevar un control preciso del inventario.

Tarifas

Crea diferentes estrategias de precios y asígnalas a tus clientes. Por ejemplo: «PVP General», «Distribuidores», «Clientes VIP». La tarifa marcada como predeterminada se aplicará automáticamente al crear un cliente nuevo.

Si una tarifa queda obsoleta (como los precios del año anterior), puedes desactivarla para que no aparezca al facturar, sin perder el histórico de lo que se vendió con ella.

Email y Notificaciones

Personaliza los correos automáticos que envía Prana cuando mandas una factura o un presupuesto, y configura tus preferencias de alertas para que solo te lleguen las notificaciones que realmente importan. Para el detalle de las plantillas de email, tienes un artículo completo: Personaliza tus plantillas de email.

Preguntas frecuentes

¿Es obligatorio rellenar todos los datos de la cuenta para empezar a facturar? Para crear documentos durante el periodo de prueba no es obligatorio, pero sí muy recomendable. Para que las facturas sean legalmente válidas y puedan enviarse a tus clientes, necesitas al menos: nombre fiscal, NIF y dirección.

¿Puedo tener varias series de numeración activas a la vez? Sí. Puedes tener tantas series como necesites, de distintos tipos o para distintas líneas de negocio, y elegir cuál usar en cada documento al crearlo.

¿El logotipo aparece en todos los documentos automáticamente? Sí. En cuanto subes el logotipo a la configuración de tu cuenta, se añade a todas las facturas, presupuestos, pedidos y demás documentos sin que tengas que hacer nada más.

¿Puedo cambiar los datos de mi empresa después de haber creado facturas? Sí, puedes actualizarlos en cualquier momento. Los cambios se aplican a los documentos futuros. Las facturas ya emitidas y confirmadas mantienen los datos con los que se generaron, lo cual es necesario por seguridad jurídica.

¿Qué son los «días de vencimiento» en las formas de pago? Es el plazo en días desde la fecha de la factura hasta su fecha de cobro. Por ejemplo, si configuras «30 días», Prana calculará automáticamente la fecha de vencimiento al crear cada factura con esa forma de pago.

¿Puedo tener más de un almacén? Sí. Puedes dar de alta tantos almacenes como necesites desde la sección de Inventario. Cada producto puede tener stock en distintos almacenes y Prana los controlará por separado.

¿Se puede cambiar la forma de pago predeterminada? Sí, en cualquier momento. Si la cambias, los clientes ya existentes conservarán la que tenían asignada; el nuevo predeterminado solo aplica a los clientes que crees a partir de ese momento.

¿Qué pasa si durante la prueba creo series de numeración y luego contrato un plan? Las series que hayas creado durante el Trial se mantienen. Si las facturas de prueba llevan marca de agua, puedes borrarlas o resetear el contador al contratar, para que tu facturación real empiece desde el número que quieras.

¿Las tarifas se pueden aplicar por producto o solo por cliente? En Prana las tarifas se asignan al cliente. Cuando creas una factura para ese cliente, Prana toma automáticamente los precios de su tarifa. También puedes ajustar precios especiales por cliente y producto de forma individual.

¿Puedo ver en qué sección de configuración está cada ajuste? Todas las opciones están agrupadas en tarjetas dentro de la sección Configuración → Nombre de tu empresa. Si buscas algo concreto, el centro de ayuda tiene un artículo por cada tarjeta.