Informe de Registros de IVA

¿Para qué sirve?

El Informe de Registros de IVA es tu cuadro de mando para el IVA. Desde aquí ves de un vistazo cuánto IVA has cobrado a tus clientes, cuánto has pagado a tus proveedores y qué resultado te sale ese trimestre (o ese mes). Es el punto de partida para preparar el Modelo 303 y tener todo listo para tu asesor fiscal.

¿Cuándo usarla?

Cada vez que quieras saber si ese trimestre te sale a pagar o a devolver.
Antes de la declaración trimestral del Modelo 303, para cuadrar los datos.
Cuando tu asesor te pide el resumen de IVA de un periodo.
Si necesitas revisar qué facturas están incluidas en cada tipo de IVA.
Para generar el asiento contable de liquidación de IVA al cierre del trimestre.
Cuando quieras enviar el resumen de la liquidación directamente a tu asesor por email desde la propia pantalla.

Cómo funciona, paso a paso

Primer uso: activar el Modelo 303

Si es la primera vez que entras, el informe te pedirá que actives el Modelo 303 antes de poder verlo.

Ve a Informes en el menú lateral izquierdo.
Haz clic en Informe de Registros de IVA.
Verás un aviso que dice que el Modelo 303 aún no está activado. Pulsa Activar modelo.
Elige la periodicidad: Mensual (si declaras cada mes) o Trimestral (cada 3 meses). La mayoría de PYMEs usan trimestral.
Pulsa Activar. Y ya está — el informe carga automáticamente el periodo en curso.

Puedes cambiar la periodicidad más adelante desde el propio informe.

Navegar por el informe

Una vez activado, el informe muestra cuatro tarjetas resumen en la parte superior:

IVA Soportado Deducible — el IVA de tus compras que puedes deducir, con la base imponible total.
IVA Repercutido — el IVA que has cobrado en tus ventas (incluye recargo de equivalencia si aplica).
Cuota del Periodo — el resultado de restar ambos. Si es negativo, sale A DEVOLVER. Si es positivo, sale A INGRESAR. También muestra la variación respecto al mismo trimestre del año anterior.
Documentos — el número de facturas y rectificativas incluidas en ese periodo.

Debajo de las tarjetas tienes la tabla detallada, con dos vistas:

General — agrupado por tipo de operación (IVA soportado nacional, adquisiciones intracomunitarias, IVA repercutido por ventas nacionales, exportaciones, etc.). Puedes expandir cada grupo para ver el desglose.
Detalle — cuando expandes un grupo y haces clic en el enlace, ves el listado de facturas concretas con todos sus datos: número de documento, fecha, tercero, base imponible, IVA deducible y no deducible. Desde aquí puedes acceder al asiento contable de cada factura con el botón Asiento.

Cambiar el periodo

Usa los filtros de la barra superior para moverte entre periodos:

Periodo — selecciona el año (Año actual, Año anterior o un año concreto).
Trimestre / Mes — cambia al trimestre o mes que quieras consultar. Puedes ver también periodos personalizados.

Vista rápida

El selector Vista rápida filtra qué tipo de registros ves en la tabla:

Todos — todo el IVA del periodo.
Soportado — solo las compras.
Repercutido — solo las ventas.
Excluir rectificativas — quita las facturas rectificativas del cálculo.
Solo intracomunitarias — operaciones con la UE.
Solo no deducibles — gastos cuyo IVA no puedes deducir.
Solo deducibles — el que sí puedes deducir (la vista por defecto).

Filtros avanzados

Con el botón Filtros puedes añadir filtros adicionales por:

Cuenta contable — si quieres ver solo los movimientos de una cuenta específica.
Cliente — filtra solo las ventas a un cliente concreto.
Proveedor — filtra solo las compras de un proveedor concreto.

Acciones disponibles

Desde el menú Acciones (arriba a la derecha) tienes estas opciones:

Exportar Excel — descarga el informe en hoja de cálculo.
Exportar PDF — descarga el informe en PDF.
Descargar PDF (resumen) — versión resumida en PDF, ideal para enviársela al asesor.
Marcar como presentado — registra que ya has presentado la declaración. El estado del informe cambia a Presentado (aparece en verde junto al periodo en la cabecera). Una vez presentado, esta opción se convierte en Marcar como pendiente por si necesitas deshacerlo.
Generar asiento liquidación — crea automáticamente el asiento contable de liquidación de IVA. Prana lo prepara con las cuentas 4770, 4720 y 4700 (o 4750 si sale a pagar), cuadrado y listo para guardar. Puedes revisarlo y ajustar la fecha antes de confirmar.

Enviar email al asesor

El botón Enviar email al asesor (arriba a la derecha, en morado) abre un formulario de email ya redactado con el resumen de la liquidación del periodo: IVA repercutido, IVA soportado deducible y resultado. Solo tienes que poner la dirección del asesor en el campo Para y pulsar Enviar.

Estado del informe

En la cabecera del informe, junto al nombre del periodo, verás una etiqueta de estado:

Pendiente de presentar — el periodo está abierto y la declaración no se ha presentado todavía.
Presentado — ya marcaste la declaración como presentada.

Ejemplo práctico

Laura lleva la contabilidad de una empresa de servicios. A finales de junio, antes de presentar el 303 del segundo trimestre, entra en el Informe de Registros de IVA. Ve que el IVA soportado deducible es 2.224,17 € y el repercutido 2.060,21 €. La cuota del periodo sale -163,96 € a devolver.

Revisa la vista Detalle para confirmar que están todas las facturas de sus proveedores. Todo cuadra. Genera el asiento de liquidación, lo guarda y luego envía el resumen por email a su asesor directamente desde Prana. Cuando su asesor presenta el modelo, Laura vuelve a Prana y marca el trimestre como Presentado.

Consejos y buenas prácticas

Revisa el informe antes de presentar el 303, no el mismo día. Si falta alguna factura, tendrás tiempo de incorporarla.
Usa la vista Detalle cuando no cuadren los números: puedes ir factura a factura y ver exactamente qué IVA lleva cada una.
Genera siempre el asiento de liquidación al cierre del trimestre para que la contabilidad quede cuadrada.
Si tu asesor trabaja fuera de Prana, el botón Enviar email al asesor te ahorra tener que exportar y adjuntar el PDF a mano.
Marca el trimestre como Presentado en cuanto lo hayas declarado. Así tienes un histórico claro de qué periodos están cerrados.
La variación que aparece bajo la Cuota del Periodo te dice si este trimestre ha ido mejor o peor que el mismo de hace dos años. Útil para detectar tendencias.

¿Algo no va como esperabas?

Si no ves datos en el informe → Comprueba que el Modelo 303 está activado. Si el informe muestra el aviso «El Modelo 303 aún no está activado», pulsa el botón Activar modelo y elige la periodicidad.

Si el trimestre que buscas no aparece → Cambia el año con el selector Periodo. Por defecto carga el periodo en curso.

Si una factura no aparece en el informe → Verifica que la factura tiene tipo de IVA asignado y que su fecha está dentro del periodo seleccionado. Las facturas sin tipo de IVA configurado no se incluyen en el informe.

Si el asiento de liquidación no cuadra → Revisa que todas las facturas del periodo tienen el IVA bien configurado. Si hay facturas con IVA no deducible, aparecerán en la columna correspondiente pero no afectan a la cuota.

Si necesitas desmarcar un trimestre como presentado → Ve a Acciones → Marcar como pendiente.

Si ves el aviso «Hay X registros no incluidos en el modelo presentado» → Significa que has introducido facturas con fecha dentro de ese trimestre después de haberlo marcado como presentado. Esas facturas no estaban cuando presentaste la declaración. Revisa si necesitas presentar una declaración complementaria o rectificativa. Para volver a editar el estado del periodo, ve a Acciones → Marcar como pendiente.

¿Listo para probarlo?

Haz clic aquí para ir al Informe de Registros de IVA en Prana

Preguntas frecuentes

1. ¿El Informe de Registros de IVA es lo mismo que el Modelo 303? No exactamente. El informe es el resumen que Prana genera con todos los datos. El Modelo 303 es el formulario oficial que presentas a Hacienda. El informe te da los números que necesitas para rellenar el 303 (o para que lo haga tu asesor).

2. ¿Qué diferencia hay entre IVA soportado e IVA repercutido? El IVA soportado es el que pagas tú cuando compras (facturas de proveedores). El IVA repercutido es el que cobras a tus clientes en tus ventas. La diferencia entre ambos es lo que declaras: si repercutido > soportado, pagas a Hacienda. Si es al revés, Hacienda te devuelve.

3. ¿Puedo ver el informe de un trimestre del año pasado? Sí. Cambia el año con el selector Periodo y luego elige el trimestre que quieras. Puedes consultar cualquier periodo desde que activaste el Modelo 303 en Prana.

4. ¿Qué pasa si marco un trimestre como «Presentado» y luego necesito corregirlo? Puedes desmarcar el estado desde Acciones → Marcar como pendiente. El informe vuelve al estado anterior y puedes hacer los cambios que necesites.

5. ¿Las facturas rectificativas se incluyen en el informe? Sí, se incluyen por defecto. Si quieres verlo sin rectificativas para hacer una comprobación, usa la Vista rápida → Excluir rectificativas.

6. ¿El asiento de liquidación lo genera Prana con las cuentas correctas? Sí. Prana usa las cuentas del Plan General Contable español: 4770 (Hacienda pública, IVA repercutido), 4720 (Hacienda pública, IVA soportado) y 4700 (Hacienda pública, deudora por IVA) o 4750 si el resultado es a ingresar. Puedes revisar y ajustar el asiento antes de guardarlo.

7. ¿Puedo filtrar el informe por un proveedor o cliente concreto? Sí. Usa el botón Filtros y selecciona Proveedor o Cliente. El informe mostrará solo las operaciones de ese tercero.

8. ¿La exportación a Excel incluye el detalle de todas las facturas? La exportación recoge los datos del informe tal como lo tienes en pantalla. Si tienes algún grupo expandido con el detalle de facturas, se exporta con ese nivel de detalle.

9. ¿Qué significa «Adq. Intrac. de Bienes» en la tabla? Son las adquisiciones intracomunitarias de bienes, es decir, compras a proveedores de otros países de la Unión Europea. Tienen un tratamiento fiscal específico en el IVA (la empresa compradora declara tanto el IVA soportado como el repercutido en la misma operación).

10. ¿Puedo usar este informe si soy autónomo en régimen simplificado o módulos? Este informe está orientado al régimen general de IVA. Si estás en módulos o régimen simplificado, consulta con tu asesor si los datos que aparecen aquí son los que necesitas para tu declaración.