Registros de IVA
¿Para qué sirve?
Los Registros de IVA son tu libro de IVA dentro de Prana. Aquí quedan todas las facturas que recibes y emites, con su desglose fiscal, y el sistema te calcula solo la cuota que tienes que declarar cada trimestre en el Modelo 303. Si eres contable, es tu punto de partida antes de presentar. Si llevas tú la empresa, es la foto que le mandas al asesor al cierre de cada trimestre.
Hay dos libros separados: IVA Soportado (las facturas que te llegan de proveedores) e IVA Repercutido (las que tú emites a clientes). Prana los gestiona juntos pero los muestra por separado para que no te líes.
¿Cuándo usarla?
- Cuando quieras grabar una factura de compra o gasto directamente, sin pasar por el módulo de Compras
- Cada vez que necesites revisar qué facturas tienes pendientes de declarar antes de presentar el 303
- Si tu asesor o gestor te pide el libro de IVA del trimestre
- Para comprobar que una factura concreta está bien contabilizada y con el asiento correcto
- Cuando Hacienda te requiere documentación y necesitas justificar los importes declarados
- Para detectar registros con incidencias antes de cerrar el período contable
Cómo funciona, paso a paso
1. Crear un nuevo registro de IVA Soportado
Tienes dos formas de empezar, y una es bastante más rápida que la otra.
Opción A — Sube la factura primero (la más rápida)
Arrastra el PDF o la imagen de la factura al panel izquierdo de «Archivo» antes de rellenar nada. Prana la lee y rellena los campos automáticamente: proveedor, número de factura, fechas e importes. Luego solo tienes que revisar que todo esté bien.
Formatos admitidos: JPG, PNG y PDF. Máximo 1 MB.
Opción B — Rellena a mano
Pulsa Añadir registro de IVA en la esquina superior derecha y cubre el formulario tú directamente.
Los campos de la cabecera
| Campo | Para qué sirve | Obligatorio |
|---|---|---|
| Proveedor | Búscalo por nombre o CIF |  |
| Nº Factura | La serie (FC por defecto) y el número que pone el proveedor en su factura | |
| Fecha de factura | La fecha que aparece en el documento del proveedor | |
| Fecha contable | La fecha en que contabilizas la operación. Esta es la que determina el período fiscal y el devengo del IVA | |
| Fecha de vencimiento | Cuándo vence el pago | |
Ojo con la fecha contable: es la que marca cuándo se devenga el IVA y a qué trimestre pertenece el registro, no la fecha de la factura del proveedor. Si recibes una factura de marzo en abril, la fecha contable decide si va al T1 o al T2.
Las líneas de importes
Cada línea es una base imponible con su tipo de IVA. Si la factura mezcla varios tipos (por ejemplo, parte al 21 % y parte al 10 %), añade una línea por cada uno con + Añadir línea.
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Base Imponible | El importe antes de impuestos |
| % IRPF / Importe IRPF | Si la operación lleva retención, como en facturas de profesionales o arrendamientos |
| % IVA | El tipo: 21 %, 10 %, 4 % o 0 %. El importe de IVA se calcula solo |
| % RE / Importe Recargo | Solo si aplica recargo de equivalencia |
| Contrapartidas | La cuenta contable del gasto. Puedes asignar más de una si necesitas repartir |
Abajo a la derecha tienes el resumen de la factura: Base Imponible total, Total IVA, Total Recargo, Total IRPF y Total del registro.
Datos adicionales
Haz clic en Datos adicionales para abrir un panel con campos que afectan a la clasificación fiscal del registro:
| Campo | Opciones |
|---|---|
| Tipo de operación | Nacional · Adq. Intracom. de Bienes · Adq. Intracom. de Servicios · Exportaciones · Inversión Sujeto Pasivo · ISP Nacional · Reg. Especial Agrario · Otros Servicios · Importaciones · Tipo Libre |
| Forma de pago | Transferencia · Giro · etc. |
| Modelo 347 | Actívalo si este registro debe aparecer en la declaración anual de operaciones con terceros |
Facturas rectificativas
Si lo que estás grabando es un abono o una rectificativa, activa el toggle Rectificativa en la parte inferior del formulario. Los importes quedarán en negativo y el sistema usará la serie contable que corresponde. Sin más pasos.
También puedes dejar Observaciones si necesitas añadir alguna nota interna sobre ese registro.
Cuando hayas rellenado todo, pulsa Guardar. El asiento contable se genera solo.
2. La distribución de contrapartidas
Al pulsar Añadir en la columna Contrapartidas de cualquier línea, se abre el modal de Distribución de contrapartidas.
Aquí asignas la cuenta contable del gasto (600, 623, 628…) y el importe. Si el gasto va a varias cuentas, añade tantas líneas como necesites con + Añadir línea.
El modal te muestra en todo momento tres datos:
- Base Imponible — el importe total de referencia de esa línea
- Total distribuido — lo que llevas asignado
- Pendiente — lo que falta (aparece en naranja cuando no cuadra)
3. Ver el detalle de un registro
Al guardar, o al hacer clic en cualquier fila del listado, se abre la pantalla de detalle. Dos paneles:
Panel izquierdo — el documento
Si subiste la factura escaneada, la ves aquí directamente para cotejarla con los datos grabados. Si no la subiste todavía, puedes hacerlo desde aquí arrastrando el archivo.
Panel derecho — el resumen
| Sección | Qué muestra |
|---|---|
| Etiquetas | Tipo de documento (Factura Compra) · Estado IVA · Tipo de operación |
| General | Total · Proveedor (enlace a su ficha) · Cuenta contable (enlace al PGC) · Nº Factura · Nº Asiento (enlace directo al asiento) · Forma de pago |
| Fechas | Fecha de factura · Fecha contable |
| Vencimientos | Fecha · Importe · Estado (Cobrado / Pendiente). Con el botón + puedes registrar pagos parciales o totales |
| Pagos | Histórico de lo pagado, con fecha e importe |
| Desglose | Base imponible · Total IVA · Total recargo · Total IRPF |
4. El listado de IVA Soportado
Los totales del período
Arriba del listado tienes siempre un resumen rápido del período que tienes seleccionado:
| Indicador | Qué muestra |
|---|---|
| Total facturado | Suma de todos los importes del período |
| Cuota IVA | El IVA total del período |
| IRPF retenido | Total de retenciones |
| Presentados | Registros ya incluidos en un modelo presentado |
| Pendientes | Registros que aún no se han declarado |
| Incidencia | Registros con algún problema que revisar |
El Estado IVA
La columna Estado IVA te dice si esa factura ya fue incluida en un Modelo 303 presentado a Hacienda, o si todavía está pendiente de declarar.
| Estado IVA | Qué significa |
|---|---|
| Pendiente | Grabado correctamente, pero el 303 de ese período aún no se ha presentado |
| Presentado | Incluido en un Modelo 303 ya enviado a Hacienda |
| Con Incidencias | Hay algo que revisar: un descuadre contable o una modificación posterior a la presentación del modelo |
| No registrable | La operación no genera cuota en el 303 (IVA 0 %, exentas, ciertas intracomunitarias…) |
Los filtros
Todos los filtros se combinan entre sí. Úsalos para acotar exactamente lo que necesitas ver:
| Filtro | Opciones |
|---|---|
| Período | Rango libre de fechas o año completo |
| Tipo | Todos · Nacional · Adq. Intracom. de Bienes · Exportaciones · Tipo Libre · Inversión Sujeto Pasivo · Reg. Especial Agrario · Prest. Servicios Intracom. · Adq. Intracom. de Servicios · Inv. Suj. Pasivo Nacional · Otros Servicios · Importaciones |
| Estado IVA | Todos · Pendiente · Presentado · Con Incidencias · No registrable |
| Vista rápida | Afecta 349 · Afecta 347 · Importaciones · Solo Rectificativas · Profesionales · Arrendamientos · Agrarias |
| IVA | Todos · Deducible · No deducible |
Personalizar columnas
Desde el icono de columnas (arriba a la derecha, junto al menú de tres puntos) activa o desactiva los campos que quieres ver en el listado: Cuenta, Proveedor, CIF, Su Factura, Nº Factura, Fecha de factura, Fecha contable, Base imponible y más. La configuración se guarda, así que solo tienes que hacerlo una vez.
Exportar el libro
Desde el menú de tres puntos (arriba a la derecha) tienes cuatro opciones de descarga:
| Formato | Cuándo usarlo |
|---|---|
| Exportar CSV | Para importar los datos en otra herramienta |
| Exportar Excel | Para trabajar el libro en hoja de cálculo o enviárselo al asesor |
| Exportar PDF | Para archivar o adjuntar en un requerimiento de Hacienda |
| Exportar PDF (resumen) | Versión más ligera, perfecta para mandar al gestor |
La exportación coge exactamente lo que tienes filtrado en pantalla en ese momento. Aplica primero el período y el tipo que quieras, y luego descarga.
Ejemplo práctico
Carlos lleva la administración de una empresa de reformas. Le llega por correo la factura del proveedor de materiales: 1.200 € de base más 21 % de IVA.
En vez de teclear nada, arrastra el PDF directamente al panel de Archivo al abrir el formulario. Prana lee la factura y rellena el proveedor, el número y las fechas. Carlos abre Datos adicionales, confirma que el tipo de operación es «Nacional» y pulsa Aceptar. Luego asigna la contrapartida a la cuenta 601. Guarda. El asiento contable se genera solo y la factura queda vinculada al registro.
Al cierre del trimestre, filtra por Estado IVA: Pendiente, exporta el Excel y se lo manda al asesor. Tiempo total del trimestre para este paso: cinco minutos.
Consejos y buenas prácticas
- Sube siempre el escaneo de la factura antes de rellenar nada. Te ahorra trabajo y además el documento queda vinculado para cualquier consulta futura o requerimiento de Hacienda.
- Antes de presentar el 303, filtra por Estado IVA: Pendiente y revisa que no falta ninguna factura del trimestre. Un par de minutos que evitan sustos.
- Usa las vistas rápidas si trabajas con frecuencia con intracomunitarias o arrendamientos. Están ahí para no tener que reconfigurar los filtros cada vez.
- Para operaciones de Inversión del Sujeto Pasivo (ISP), el campo Total refleja la factura del proveedor sin el IVA que auto-repercutes. Es correcto que no coincida con el total del papel.
- Personaliza las columnas del listado según lo que más consultes. Si sueles revisar el Nº Asiento o la Forma de pago, actívalos y se quedarán ahí.
¿Algo no va como esperabas?
Si Prana no rellena los datos al subir la factura → Puede que el PDF sea una imagen escaneada sin texto reconocible (un escáner plano, por ejemplo). En ese caso rellena los campos a mano; la factura sigue vinculada al registro igualmente.
Si el IVA soportado no te cuadra con lo que esperabas → Revisa el filtro de IVA. Si tienes «No deducible» activo, estás viendo registros que no van a la cuota del 303. Filtra por «Deducible» para ver solo los que cuentan.
Si no puedes guardar un registro con importe negativo → El sistema bloquea totales negativos en serie normal. Te pedirá confirmación para procesarlo como rectificativa. Si eso es lo que quieres, confirma y listo.
Si un registro aparece como «Con Incidencias» → Ábrelo y revisa el detalle. Suele ser un descuadre entre la cuota IVA del registro y el asiento contable generado, o una modificación hecha después de presentar el 303. Si es lo segundo, valora si necesitas una declaración complementaria.
Si no puedes grabar en una fecha concreta → Ese período contable puede estar cerrado. Revisa la configuración del ejercicio o contacta con el administrador de la cuenta.
Si no ves el toggle de Modelo 347 en Datos adicionales → Comprueba que el tipo de operación que has seleccionado es compatible con esa declaración.
¿Listo para probarlo?
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre IVA Soportado e IVA Repercutido?
El Soportado son las facturas que recibes de tus proveedores, lo que tú pagas. El Repercutido son las que emites a tus clientes, lo que ellos te pagan a ti. En el Modelo 303, la diferencia entre los dos da la cuota: si repercutes más de lo que soportas, pagas a Hacienda; si soportas más, Hacienda te devuelve o lo compensas en el siguiente trimestre.
¿Los registros se crean solos o tengo que hacerlos a mano?
Depende de por dónde entres. Si grabas facturas desde el módulo de Compras o de Ventas, el registro de IVA se genera automáticamente. Si entras directamente desde Registros de IVA, lo creas tú, aunque puedes empezar subiendo la factura para que Prana rellene los datos. El asiento contable siempre se genera solo al guardar.
¿Qué es exactamente la fecha contable y por qué me piden dos fechas?
La fecha de factura es la que pone el proveedor en su documento. La fecha contable es la que introduces tú al registrarla en Prana, y es la que determina a qué período fiscal pertenece y cuándo se devenga el IVA. Pueden ser distintas: puedes recibir una factura de marzo y contabilizarla en abril, pero lo que decide el trimestre es la fecha contable.
¿Qué significa el Estado IVA «No registrable»?
Que esa operación no genera cuota a liquidar en el 303. Pasa con facturas con IVA 0 %, operaciones exentas o ciertas intracomunitarias. Aparecen en el listado para que tengas trazabilidad completa, pero no suman en la cuota ni te generan ninguna alerta de pendiente.
¿Puedo modificar un registro después de guardarlo?
Sí, siempre que el período no esté cerrado. Pero si el Modelo 303 de ese período ya fue presentado a Hacienda, al modificarlo el Estado IVA pasa a «Con Incidencias». En ese punto toca valorar si la modificación requiere una declaración complementaria.
¿Qué pasa con las facturas de proveedores de la UE?
Las operaciones intracomunitarias tienen un tratamiento especial: como empresa compradora, eres tú quien declara el IVA mediante auto-repercusión. Por eso el campo Total refleja el importe de la factura del proveedor sin ese IVA. En la exportación del libro, la cuota aparece desglosada en Cuota IVA Devengado (cuenta 477) y Cuota IVA Deducible (cuenta 472). Usa el tipo «Adq. Intracom. de Bienes» o «Adq. Intracom. de Servicios» según lo que hayas comprado.
¿Qué diferencia hay entre IVA «Deducible» y «No deducible» en el filtro?
El Deducible es el que puedes recuperar en el 303, el de las compras y gastos afectos a tu actividad. El No deducible es el de gastos que la ley no te permite deducir: representación, vehículos de uso mixto y similares. Ambos aparecen en el listado para que tengas el registro completo, pero solo el Deducible va a la cuota.
¿Para qué sirve el toggle de Modelo 347?
Para marcar que ese registro debe incluirse en la declaración anual de operaciones con terceros. Se activa cuando superas los 3.005,06 € anuales con un mismo proveedor o cliente. No tiene ningún efecto sobre el Modelo 303; son declaraciones completamente independientes.
¿Puedo exportar el libro de IVA para enviárselo a mi gestor?
Sí. Desde el menú de tres puntos tienes cuatro formatos: CSV, Excel, PDF y PDF resumen. Aplica antes el filtro del período que quieras, y la exportación incluirá exactamente esos registros. El libro cumple con los requisitos de la normativa, así que puedes adjuntarlo en cualquier requerimiento de Hacienda sin problema.
¿Puedo elegir qué columnas se ven en el listado?
Sí. Desde el icono de columnas (junto al menú de tres puntos, arriba a la derecha) activas o desactivas cada campo. Los cambios se guardan entre sesiones, así que solo hay que configurarlo una vez.
¿Qué ocurre si activo el toggle «Rectificativa» al grabar un registro?
El sistema lo procesa como rectificativa o abono: los importes van con signo negativo y usa la serie rectificativa que corresponde contablemente. Úsalo cuando necesites anular o corregir una factura anterior. Y ya está.