Importa tu cartera de clientes
¿Para qué sirve?
Si vienes de otro programa o tienes tus clientes en un Excel, no tienes que crearlos uno a uno. Trae toda tu cartera de un tirón y en cuestión de minutos estarán listos para facturar.
¿Cuándo usarla?
- Acabas de emigrar a Prana desde otro software
- Tienes un Excel con tus clientes y quieres importarlos todos
- Necesitas añadir un lote de nuevos clientes rápidamente
- Quieres unificar contactos desde múltiples fuentes en un solo lugar
Cómo funciona, paso a paso
- Ve a Contactos → Clientes en el menú lateral
- Haz clic en Acciones (arriba a la derecha) y selecciona Importar clientes
- Descarga la plantilla de Excel que Prana te proporciona
Siempre usa esta plantilla. Así sabes que las columnas tienen el nombre exacto que el sistema espera
- Rellena el Excel con tus datos (nombre, NIF, dirección, email, teléfono, forma de pago, etc.)
- Sube el archivo completado
- Revisa el resumen que te muestra Prana (valida los datos y te avisa si hay algo que corregir)
- Confirma la importación y listo
Qué datos puedes importar
La plantilla incluye los campos principales de un cliente:
- Nombre o razón social (obligatorio)
- NIF/CIF
- Dirección fiscal
- Teléfono y email
- Forma de pago
- Tarifa asignada
- Observaciones y notas internas
Los únicos obligatorios son el nombre. El resto los rellenas según lo que tengas y puedes completar después directamente en cada ficha si hace falta.
Validación: qué vigila Prana
Antes de importar, Prana revisa el archivo. Si encuentra algo raro — un NIF con formato incorrecto, un campo obligatorio vacío, datos inconsistentes — te lo dice clara y bien: te muestra qué registros tienen problemas para que los corrijas.
Lo bueno: no se importa nada a medias. O entra bien o te avisa para que lo arregles. Sin sorpresas después.
Ejemplo práctico
María tiene una consultoría y lleva sus clientes en un Excel desde hace años. Cuando se cambia a Prana, descarga la plantilla, copia todos sus 80 clientes al Excel (nombre, CIF, dirección y teléfono), sube el archivo en 2 minutos, y Prana valida todo. Detecta que dos clientes tienen el NIF incompleto. María los arregla en el Excel, vuelve a subir, y listo: 80 clientes en su sistema listos para facturar sin teclear nada a mano.
Consejos y buenas prácticas
- Descarga siempre la plantilla oficial de Prana. No uses un Excel que tengas por ahí, aunque parezca que tiene las columnas correctas.
- Revisa los duplicados antes de importar: si sabes que un cliente ya está en Prana, no lo incluyas otra vez en el Excel para no crear copias.
- Usa bloques manejables si tienes miles de clientes. Importa de 200 en 200, de 500 en 500. Así si algo falla, es más fácil de solucionar.
- Completa el resto de datos después si vas con prisa. La importación solo necesita nombre, el resto lo adds cuando tengas más tiempo.
- Copia exactamente lo que necesitas del Excel antiguo. Si tienen 50 columnas y tú solo necesitas 5, copia solo esas 5 para que no haya confusiones.
¿Algo no va como esperabas?
Si un cliente ya existe en Prana con el mismo NIF, el sistema te lo avisa. Tú decides si quieres actualizar sus datos o saltarte ese registro.
Si la importación se queda a mitad y no termina, probablemente sea por un problema de conexión o un archivo muy grande. Espera un minuto, vuelve a intentarlo o contacta con soporte.
Si ves que faltan algunos clientes después de importar, revisa que estén en el Excel original. A veces hay filas vacías que Prana descarta automáticamente (sin error, simplemente las ignora).
¿Listo para probarlo?
Preguntas frecuentes
¿Necesito la plantilla de Prana o puedo usar mi propio Excel?
Usa la plantilla oficial. Así te aseguras de que las columnas tienen exactamente los nombres que Prana espera. Si intentas con un Excel custom y los encabezados no coinciden, puede que Prana no entienda en qué columna va qué dato.
¿Qué pasa si un cliente ya existe en Prana?
Prana detecta duplicados. Si ve un cliente con el mismo NIF ya registrado, te lo comunica en el resumen de validación. Tú decides: ¿le actualizo los datos que tengo nuevos o me lo salto?
¿Cuántos clientes puedo importar de una vez?
No hay límite técnico, pero para archivos muy grandes el proceso puede tardar algunos minutos. Si tienes miles, es recomendable hacerlo en lotes. Así además, si algo falla, es más fácil identificar dónde.
¿Puedo importar direcciones de envío diferentes a la fiscal?
La importación masiva cubre los datos principales. Si cada cliente tiene varias direcciones de envío, las adds después manualmente desde la ficha de cada uno. No hay importador para eso.
¿Qué pasa si dejo algún campo vacío?
No hay problema. Los únicos que necesitas son el nombre del cliente. El resto son opcionales. Rellena lo que tengas y completas lo demás después o lo dejas en blanco.
¿Los clientes quedan activos al importar?
Sí, entran directamente en tu listado de clientes activos. Puedes empezar a facturarles sin hacer nada más.
¿Qué formato de archivo necesitas?
Excel (.xlsx). Guarda tu archivo en ese formato antes de subirlo. Si lo tienes en Google Sheets, descárgalo como Excel primero.
¿Si el Excel tiene filas vacías me causa problemas?
No. Prana las ignora automáticamente. No tienes que limpiar el Excel antes de subirlo.
¿Puedo hacer varias importaciones seguidas?
Claro. Importa cuando quieras: una vez este mes, otras el mes que viene, sin que afecte a los clientes ya importados. Es perfectamente normal hacer importaciones en lotes.
¿Se puede hacer un «deshacer» si me equivoco?
Prana no tiene un botón de «ctrl+z» automático, pero puedes eliminar los clientes que se importaron mal y volver a intentarlo. Si la cagada es pequeña (unos cuantos clientes), lo más rápido es corregir a mano.
¿Puedo usar la importación para actualizar datos de clientes existentes?
Eso depende de cómo gestione Prana los duplicados. Lo que sí puedes hacer es eliminar el cliente y reimportarlo con los datos nuevos. Pero no, la herramienta de importación no está pensada para hacer actualizaciones masivas de datos existentes.