Roles personalizados

¿Para qué sirve?

Prana trae de serie varios roles (Administrador, Usuario, Ventas, Compras…) que cubren muchas situaciones. Pero a veces tu empresa necesita algo más ajustado: que alguien pueda ver facturas pero no editarlas, o que otro pueda hacer pedidos sin tocar la contabilidad. Con los roles personalizados defines tú exactamente qué puede hacer cada persona de tu equipo, sección por sección.

¿Cuándo usarla?

Cuando incorporas a alguien y ninguno de los roles estándar encaja del todo con lo que necesita hacer
Si quieres que un comercial pueda ver presupuestos y clientes, pero no tenga acceso a facturas ni contabilidad
Cada vez que incorpores a un gestor externo (asesor, colaborador puntual) y quieras limitar qué ve en Prana
Si tienes varios perfiles distintos dentro del mismo departamento con responsabilidades diferentes
Cuando crezcas como equipo y los roles genéricos se queden cortos

Cómo funciona, paso a paso

Acceder a la gestión de roles

Ve a Configuración → Usuarios → Roles
Verás el listado completo: los roles de sistema que trae Prana y los que hayas creado tú

Para saber si un rol es editable o no, entra en él. Los roles de sistema —Administrador, Usuario, Ventas, etc.— abren en modo solo lectura. Los personalizados abren directamente en modo edición.

Crear un rol nuevo

Haz clic en «Nuevo rol»
Escribe un nombre para el rol (obligatorio y único dentro de tu empresa)
Añade una descripción si quieres — te ayudará a recordar para qué sirve ese rol cuando el listado crezca
Configura los permisos por sección. Los permisos se agrupan en bloques: Ventas, Compras, Catálogo/Almacén, Contabilidad y Tesorería, Administración
Para cada sección, elige el nivel de acceso:
- Sin acceso — la sección directamente no aparece en el menú del usuario
- Solo lectura — puede consultar y exportar, pero no tocar nada
- Lectura y escritura — acceso completo: ver, crear, editar y eliminar
- Limitado — puede crear y editar, pero solo gestiona los documentos que ha creado él mismo
Además de los niveles, hay permisos adicionales en forma de interruptor (sí/no), como «Permitir modificar precios de venta» o «Permitir aplicar descuentos»
Cuando lo tengas todo a tu gusto, haz clic en Guardar

Y ya está. El rol aparece en el listado y puedes asignarlo a cualquier usuario desde la gestión de usuarios.

Editar un rol personalizado

En el listado de roles, haz clic sobre el rol que quieres modificar
La ficha se abre directamente en modo edición
Cambia lo que necesites — nombre, descripción o cualquier permiso
Guarda

Los cambios se aplican de forma inmediata a todos los usuarios que tengan ese rol asignado. No hace falta avisarles ni cerrar sus sesiones: la próxima vez que naveguen dentro de Prana, ya verán la nueva configuración.

Duplicar un rol

A veces el punto de partida más rápido para un rol nuevo es copiar uno que ya tienes. O incluso copiar un rol de sistema para adaptarlo.

En el listado, busca el rol que quieres usar de base
Haz clic en «Duplicar» (disponible en todos los roles, incluidos los de sistema)
Prana crea automáticamente una copia con el nombre «Copia de [nombre original]» y abre la ficha para que ajustes lo que necesites
Cambia el nombre, modifica los permisos y guarda

Eliminar un rol personalizado

Entra en la ficha del rol (haz clic sobre él en el listado)
Haz clic en «Eliminar»
Si ese rol tiene usuarios asignados, Prana te pedirá que elijas un rol sustituto para ellos antes de confirmar. Sin rol de reemplazo, no se puede completar la eliminación
Si nadie tiene ese rol asignado, solo te pide confirmación

Una vez eliminado, los usuarios afectados pasan automáticamente al rol que hayas elegido como sustituto.

Asignar un rol personalizado a un usuario

Los roles personalizados se asignan desde la gestión de usuarios habitual. Cuando invites a alguien nuevo o cambies el rol de un usuario, el selector mostrará tanto los roles de sistema como los personalizados que hayas creado.

[IMAGEN: selector de roles al editar un usuario, con roles de sistema y personalizados mezclados en la lista]

Ejemplo práctico

Carmen lleva la contabilidad de una empresa de reformas con 8 personas. Acaban de incorporar a Javi, un comercial que gestionará presupuestos y pedidos de venta, pero no debería ver la contabilidad ni los datos financieros.

Ninguno de los roles de serie encaja del todo, así que Carmen crea un rol nuevo llamado «Comercial». Le da acceso de lectura y escritura a Presupuestos, Pedidos de venta y Clientes. Activa el permiso de modificar precios de venta porque Javi a veces negocia condiciones con los clientes. Para todo lo demás — facturas, contabilidad, proveedores — lo deja en «Sin acceso».

Cuando Javi entra en Prana, solo ve las secciones que necesita. Sin distracciones, sin accesos que no le corresponden. Carmen tardó menos de tres minutos en configurarlo.

Consejos y buenas prácticas

Empieza por duplicar un rol de sistema. Suele ser más rápido ajustar que construir desde cero. Parte del rol estándar más parecido a lo que necesitas.
Ponle un nombre que cualquiera entienda — «Comercial externo» o «Contable sin tesorería» es mucho más claro que «Rol 3» o «Permisos nuevo».
Usa la descripción aunque te parezca innecesaria. Cuando tengas diez roles, la agradecerás.
Revisa periódicamente los roles si el equipo o las responsabilidades cambian. Un rol que encajaba hace seis meses puede quedarse corto (o ser demasiado amplio) con el tiempo.
Si un usuario no debería ver ninguna sección concreta, déjala en «Sin acceso» — así ni siquiera aparece en su menú, evitando confusiones.
Prueba el rol asignándolo primero a un usuario de prueba antes de extenderlo a toda una categoría de personas.

¿Algo no va como esperabas?

Si al guardar te dice que el nombre ya existe → cada nombre de rol tiene que ser único dentro de tu empresa. Cambia el nombre o revisa si ya tienes uno igual en el listado.

Si el botón de confirmar eliminación está bloqueado → es porque el rol tiene usuarios asignados y todavía no has seleccionado un rol sustituto para ellos. Elige un rol de reemplazo y el botón se activará.

Si no encuentras la opción de editar un rol → probablemente es un rol de sistema. Los roles que trae Prana por defecto (Administrador, Usuario, Ventas…) son de solo lectura. Puedes duplicarlos y editar la copia.

Si no ves el módulo de Roles en el menú → esta funcionalidad está disponible solo en el plan Integral y únicamente para usuarios con rol Administrador. Si tienes el plan Integral pero no ves la sección, revisa qué rol tienes asignado en tu perfil.

Si un usuario con sesión activa no ve los cambios → los nuevos permisos se aplican en su próxima navegación dentro de Prana. No hace falta cerrar su sesión, pero si necesitas que los cambios sean inmediatos, puedes pedirle que recargue la página.

Preguntas frecuentes

¿Puedo modificar los roles de sistema que trae Prana? No. Los roles de sistema —Administrador, Usuario, Ventas, Compras, Consulta, Almacén— son de solo lectura y nunca se pueden editar. Pero sí puedes duplicar cualquiera de ellos y personalizar la copia a tu gusto.

¿Cuántos roles personalizados puedo crear? No hay un límite indicado. Crea tantos como necesites para cubrir los distintos perfiles de tu equipo.

¿El usuario se entera de que le he cambiado el rol? Prana no envía ninguna notificación automática. Si el usuario tiene la sesión abierta, los cambios se aplican la próxima vez que navegue o recargue la página. Si quieres avisarle, tendrás que hacerlo tú directamente.

¿Puedo crear un rol sin dar acceso a nada? Sí. Prana te deja guardar un rol con todos los permisos en «Sin acceso». Un usuario con ese rol no verá ninguna sección del menú. No está bloqueado técnicamente, simplemente no tendrá nada donde entrar. Úsalo con cabeza.

¿Qué pasa si elimino un rol que tiene usuarios asignados? Prana te obliga a elegir un rol sustituto para esas personas antes de confirmar la eliminación. El sistema te muestra cuántos usuarios se verán afectados. Sin sustituto, no se puede borrar.

¿Esta funcionalidad está disponible en todos los planes? No. Los roles personalizados están disponibles solo en el plan Integral. Si tienes el plan Esencial o Vital, verás el módulo en el menú pero al entrar aparecerá una pantalla que te invita a actualizar.

¿Quién puede gestionar los roles personalizados? Solo los usuarios con rol Administrador. Si tienes el plan Integral pero tu rol no es Administrador, no tendrás acceso al módulo.

Si bajo de plan Integral a Vital, ¿pierdo mis roles personalizados? No los pierdes, pero quedan inaccesibles mientras estés en un plan inferior. Los usuarios que tenían roles personalizados asignados pasarán a comportarse como el rol «Usuario» estándar. En cuanto vuelvas al plan Integral, todo se recupera tal como lo dejaste.

¿Puedo usar los roles personalizados para limitar el acceso a registros concretos? Por ejemplo, que un usuario solo vea sus propios clientes. De momento no. Los permisos son por sección y por nivel de acción, no por registro individual. Si necesitas algo así, el nivel «Limitado» es la opción más cercana: permite crear y editar, pero el usuario solo gestiona los documentos que ha creado él mismo.

¿Hay algún registro de quién ha modificado un rol o cuándo? La auditoría detallada de cambios por permiso no está disponible en esta versión. Si necesitas trazabilidad de los cambios de configuración, puedes anotarla en la descripción del rol o llevarla externamente.