Gestión de usuarios: controla quién accede a tu empresa

En Prana, la seguridad y la colaboración van de la mano. Tú decides quién entra en tu negocio, qué puede ver y qué puede tocar. No importa si eres una empresa de dos personas o de veinte: tienes el control total de los accesos en todo momento.

Gestiona los usuarios de tu empresa en Prana

Cómo llegar a la gestión de usuarios

1. Ve a la parte superior izquierda de la pantalla.
2. Despliega el menú pulsando sobre el nombre de tu empresa.
3. Haz clic en Gestionar usuarios.

Verás el listado de todas las personas que tienen acceso actualmente, junto con su estado (activo/inactivo) y la fecha de su última actividad.

Licencias: cuántos usuarios puedes tener

En la parte inferior izquierda de la pantalla de gestión de usuarios encontrarás un contador con las licencias restantes disponibles.

Durante la versión de prueba (Trial) puedes invitar tantos usuarios como incluye el plan más alto, para que puedas probar Prana con todo tu equipo sin limitaciones. Al contratar, el número de licencias se ajusta automáticamente al plan elegido.

Si alcanzas el límite de tu plan, no podrás invitar a más personas hasta que desactives a algún usuario existente o subas de nivel. En el plan más alto, si necesitas más asientos de los incluidos, puedes contratar licencias adicionales pagando un suplemento por usuario.

Cómo invitar a un nuevo usuario

Es tan sencillo como enviar un email:

1. Pulsa el botón Invitar usuarios.
2. Introduce el correo electrónico de la persona que quieres añadir.
3. Selecciona el Rol adecuado (ver la sección siguiente).
4. Pulsa Invitar usuario.

Prana enviará un correo de invitación. Cuando la persona lo acepte, ya tendrá acceso con el nivel que le hayas asignado.

Los roles disponibles y qué puede hacer cada uno

Elegir bien el rol es clave para proteger la información de tu negocio. Estos son los perfiles disponibles:

Administrador — Control total. Accede a todos los datos, realiza cualquier acción y puede gestionar la configuración de la cuenta, incluida la suscripción y el método de pago de la licencia. Reserva este rol para los dueños o responsables máximos.

Usuario — El perfil estándar para el trabajo diario. Puede crear facturas, registrar clientes, asientos y cualquier operación habitual, pero no accede a datos sensibles de la cuenta como la suscripción o la forma de pago de la licencia.

Consulta — Solo lectura. Puede ver y navegar por Prana, pero no puede crear, editar ni borrar nada. Ideal para auditores, asesores o supervisores que necesiten consultar datos sin poder modificarlos.

Ventas — Diseñado para el equipo comercial. Acceso completo al ciclo de ventas: presupuestos, pedidos de venta, albaranes, facturas de venta y gestión de cobros.

Compras — Para el departamento de compras. Gestiona pedidos a proveedores, facturas de compra y pagos, sin acceso al área de ventas.

Almacén — Para logística. Permite gestionar stock, inventarios y traspasos, así como el circuito de compras hasta la recepción de mercancía (albaranes de entrada).

Consejo Prana: Asigna siempre el rol más restrictivo que permita a cada persona hacer su trabajo. Menos exposición de datos = más seguridad para tu negocio.

Editar o desactivar un usuario

Si las responsabilidades de alguien cambian, puedes editar su usuario y asignarle un nuevo rol sin reenviarle invitación. Si alguien deja la empresa, desactiva o elimina su usuario desde el listado: su licencia quedará libre al instante y podrás usarla para otra persona.

Preguntas frecuentes

¿Qué pasa si un empleado deja la empresa? Desactiva o elimina su usuario desde el listado. Su licencia queda liberada inmediatamente y puedes usar ese hueco para invitar a otra persona.

¿Puedo cambiar el rol de un usuario ya invitado? Sí. Edita su perfil y asígnale el nuevo rol cuando quieras. El cambio es inmediato.

¿Un usuario con rol «Consulta» puede editar algo? No. Es estrictamente de visualización. Los botones de guardar, editar y eliminar estarán deshabilitados para él.

¿Puedo comprar licencias extra en cualquier plan? La opción de contratar paquetes de usuarios adicionales solo está disponible en el plan más alto. En el resto de planes, deberás ceñirte al límite de tu suscripción o mejorarla.

¿Mi asesor cuenta como un usuario de mi licencia? Sí. Si invitas a tu asesor desde «Gestionar usuarios», ocupa una de tus licencias disponibles, independientemente del rol que le asignes.

¿Qué ocurre al terminar el periodo de prueba si tengo más usuarios de los permitidos por el plan? Prana te pedirá que desactives los usuarios sobrantes hasta ajustarte al límite de tu plan antes de formalizar la suscripción.

¿Un usuario puede pertenecer a varias empresas de Prana? Sí. Con el mismo correo puede estar invitado en varias empresas, y desde su cuenta puede cambiar entre ellas fácilmente. Su rol puede ser diferente en cada una.

¿Cómo sé cuándo fue la última vez que un usuario accedió? En el listado de usuarios verás la columna de «Última actividad» para cada persona. Así puedes detectar cuentas inactivas y limpiar las licencias que ya no se usen.

¿Puede un usuario invitado ver la información de facturación de la cuenta? Solo si tiene rol de Administrador. El resto de roles no tienen acceso a los datos de suscripción ni de pago de la licencia de Prana.

¿Hay algún límite para el número de invitaciones pendientes de aceptar? No hay un límite específico para las invitaciones pendientes, pero sí ocupan una licencia desde el momento del envío. Si una persona no acepta, puedes cancelar la invitación y recuperar esa licencia.