Importa todos tus proveedores de una sola vez

Si vienes de otro programa o tienes tu base de proveedores en un Excel, no necesitas darlos de alta a mano uno a uno. Prana te permite importar toda tu cartera de proveedores de forma masiva en cuestión de minutos. Un solo archivo y todos tus proveedores listos para empezar a registrar facturas de compra.

Accede a la importación desde Contactos → Proveedores en el menú lateral.

Cómo importar tus proveedores

El proceso está diseñado para ser guiado y sin sorpresas. Antes de subir tu archivo, asegúrate de que las columnas de tu Excel siguen la estructura que Prana espera.

Pasos para realizar la importación:

1. Ve a Contactos → Proveedores.
2. Haz clic en el botón Acciones o en el menú de opciones del listado.
3. Selecciona la opción Importar proveedores.
4. Descarga la plantilla de Excel oficial que Prana te proporciona.
5. Rellena la plantilla con los datos de tus proveedores.
6. Sube el archivo completado.
7. Prana validará los datos y te mostrará un resumen antes de confirmar.
8. Confirma la importación.

Consejo Prana: Usa siempre la plantilla oficial que descarga Prana. Así te aseguras de que las columnas tienen el nombre exacto que el sistema espera y evitas errores de validación.

Qué datos puedes importar

La plantilla de importación de proveedores (suppliers.xlsx) incluye los siguientes campos:

Identificación del proveedor

• Código: tu referencia interna para identificar al proveedor.
• Razón social: nombre legal de la empresa proveedora.
• Nombre: nombre comercial o abreviado con el que lo conoces.
• Persona de contacto: nombre de tu interlocutor habitual en esa empresa.
• NIF: número de identificación fiscal del proveedor.

Datos de contacto

• Email: dirección de correo electrónico principal.
• Teléfono principal y Teléfono adicional.
• Dirección, Población, Código postal, Provincia y País (ISO): código de país en formato ISO de dos letras, por ejemplo ES para España o FR para Francia.

Datos bancarios

• IBAN: número de cuenta para gestionar tus transferencias.
• SWIFT: código bancario internacional, necesario para pagos al extranjero.

Clasificación y configuración

• Etiquetas: una o varias etiquetas separadas por # para categorizar al proveedor (ej. logistica#nacional).
• Cuenta contable: cuenta del plan contable asignada a este proveedor.
• Cuenta compras: cuenta contable específica para sus compras.
• Impuestos: grupo de impuestos aplicable por defecto (ej. GENERAL).
• Moneda (EUR): código ISO de la moneda de trabajo con este proveedor (ej. EUR, USD, GBP).
• Código idioma ISO: idioma para los documentos generados para este proveedor (ej. ES, EN).

Condiciones comerciales

• Método de pago: forma de pago por defecto (ej. Transferencia).
• Días vencimiento: plazo de pago en días desde la fecha de factura.
• Descuento: porcentaje de descuento por defecto que se aplicará automáticamente en sus facturas de compra.
• Observaciones: notas internas sobre el proveedor.

El único campo verdaderamente imprescindible para crear un proveedor es la Razón social. El resto son opcionales y puedes completarlos más adelante desde la ficha individual de cada proveedor.

Validación y errores

Prana revisa el archivo antes de importar. Si detecta algún problema — un NIF con formato incorrecto, una moneda no reconocida o un campo con un valor inesperado — te mostrará qué registros tienen errores para que puedas corregirlos antes de completar la importación.

Esto significa que no se importa nada a medias: o el registro entra bien, o Prana te avisa para que lo corrijas.

Preguntas frecuentes

¿Puedo usar mi propio Excel o necesito la plantilla de Prana? Lo ideal es usar la plantilla oficial o adaptar tu Excel para que tenga exactamente las mismas columnas con los mismos nombres. Si los encabezados no coinciden, Prana no sabrá qué dato va en cada campo.

¿Qué pasa si un proveedor ya existe en Prana? Prana puede detectar duplicados. Si ya hay un proveedor con el mismo NIF registrado, el sistema te informará para que decidas si actualizar sus datos o saltarte ese registro.

¿Cuántos proveedores puedo importar a la vez? No hay un límite estricto, aunque para archivos muy grandes el proceso puede tardar unos minutos. Si tienes miles de registros, es recomendable hacerlo en bloques manejables.

¿Cómo indico varias etiquetas para un mismo proveedor? Sepáralas con el símbolo # dentro de la misma celda, sin espacios. Por ejemplo: logistica#nacional#prioritario.

¿Qué formato debo usar para el país? El código ISO de dos letras: ES para España, FR para Francia, US para Estados Unidos, etc.

¿Qué formatos de archivo acepta la importación? Prana acepta archivos en formato Excel (.xlsx). Asegúrate de guardar tu archivo en ese formato antes de subirlo.

¿Qué ocurre si el archivo tiene filas vacías? Prana las ignora automáticamente, así que no tienes que limpiar el Excel antes de subirlo.

¿Puedo dejar en blanco los campos bancarios si no los tengo? Sí, el IBAN y el SWIFT son opcionales. Puedes completarlos más adelante desde la ficha individual de cada proveedor cuando los tengas disponibles.

¿El descuento que importo se aplica automáticamente en las facturas de compra? Sí. Si indicas un porcentaje en la columna «Descuento», Prana lo configurará como descuento por defecto para ese proveedor y lo aplicará automáticamente en cada nueva factura de compra.

¿Puedo hacer varias importaciones consecutivas? Sí. Puedes hacer tantas importaciones como necesites, por ejemplo para añadir nuevos proveedores por lotes a lo largo del tiempo sin que afecte a los ya existentes.

¿Los proveedores importados quedan activos de inmediato? Sí. Una vez confirmada la importación, todos los proveedores aparecen directamente en tu listado y puedes empezar a registrar sus facturas de compra sin ningún paso adicional.

¿Puedo actualizar datos de proveedores existentes mediante importación? Consulta el resumen de validación que te muestra Prana antes de confirmar: ahí verás qué registros se crearán como nuevos y cuáles pueden colisionar con proveedores ya existentes.