Gestión Inteligente de Compras y Gastos en PRANA

Registrar tus gastos es fundamental para la salud de tu negocio, pero teclear datos de forma manual consume un tiempo valioso. PRANA utiliza Inteligencia Artificial y una interfaz totalmente adaptada a dispositivos móviles para que contabilizar tus compras sea cuestión de segundos.

Escaneo Automático con IA

PRANA permite digitalizar tus tickets y facturas directamente desde tu móvil o arrastrando archivos en tu ordenador para que el sistema trabaje por ti.

1. Sube o fotografía: Captura el ticket con la cámara de tu móvil o sube el PDF desde tu equipo.

2. Visor de documentos: El archivo aparecerá en la parte izquierda de la pantalla.

3. Botón Escanear: Pulsa la acción Escanear situada justo encima del visor.

4. Extracción de datos: La IA leerá el documento y rellenará automáticamente la fecha, el proveedor, los importes y los impuestos. Solo tendrás que revisar y guardar.

Tipos de Documentos de Gasto

Al acceder al menú Gastos → Facturas, el botón Añadir Factura permite seleccionar mediante un desplegable el tipo de documento exacto:

• Factura: Para compras ordinarias a proveedores.

• Ticket: Ideal para gastos menores y facturas simplificadas (comidas, taxis, etc.).

• Factura Rectificativa: Para registrar abonos o correcciones de gastos desde cero.

Configuración Contable y Datos Adicionales

Para asegurar que tu contabilidad y tus modelos oficiales sean correctos, el apartado de Datos Adicionales permite definir la naturaleza técnica de la compra:

• Tipo de Operación: Puedes indicar si la operación es Nacional, Adquisición intracomunitaria de bienes o servicios, Importaciones, Inversión de sujeto pasivo nacional o Inversión de sujeto pasivo, Otras, Otros servicios, Prestación de servicios intracomunitarios o Régimen especial agrario. Este campo es vital para el correcto reporte en contabilidad, Modelos Oficiales y el SII (Suministro Inmediato de Información).

• Tipo de IRPF: Permite escoger específicamente entre IRPF Profesional, Arrendamientos o Agrario según la naturaleza del gasto.

Gestión de Líneas y Detalles de Gasto

Si decides introducir los datos manualmente o realizar ajustes tras el escaneado, dispones de herramientas para detallar cada concepto:

• Opciones de Línea: En cada línea de la factura de compra existen tres puntitos de configuración. Al pulsarlos, podrás marcar si esa línea específica es de Inversión o si No es deducible, permitiendo un control fiscal preciso sobre cada artículo o servicio.

• Contenido: Puedes registrar productos de stock, conceptos de gasto libre o incluir suplidos.

• Fechas: El sistema permite diferenciar entre la Fecha de la Factura, la Fecha de Vencimiento y la Fecha Contable.

Ajustes de Precisión y Redondeos

Para que tu contabilidad sea exacta y coincida con la de tu proveedor, PRANA ofrece herramientas de ajuste fino:

• Ajuste por Lápiz: Si los totales de PRANA difieren por céntimos del papel original, pulsa el icono del lápiz junto al Total de la Base Imponible. Podrás editar manualmente bases e impuestos para que la contabilidad sea un espejo de la realidad.

• Descuentos: Puedes aplicar descuentos por línea o un descuento general sobre el total de la factura.

Control de Pagos y Tesorería

Registrar el gasto es solo el primer paso; PRANA te ayuda a controlar el flujo de caja:

1. En la previsualización de la factura, pulsa Añadir pago en la barra lateral derecha.

2. Indica el importe (total o parcial), el concepto y el banco utilizado.

3. Historial: En la misma barra lateral podrás visualizar, editar o eliminar los pagos realizados.

Preguntas Frecuentes

1. He subido el archivo pero no se rellenan los campos. ¿Qué falta? Debes pulsar el botón Escanear situado encima del visor del documento; la IA no se activa solo con subir el archivo.

2. ¿Dónde indico si una compra es intracomunitaria para los modelos de IVA? Debes ir al apartado de Datos Adicionales y seleccionar el tipo de operación correspondiente para que se refleje correctamente en tus impuestos.

3. ¿Qué ocurre si solo una parte de mi factura no es deducible? Gracias a los tres puntitos en las líneas de factura, puedes marcar individualmente qué conceptos son deducibles y cuáles no.

4. ¿La IA reconoce facturas escritas a mano? Aunque es potente, la IA ofrece mejores resultados con tickets impresos y facturas digitales (PDF) que con letra manuscrita.

5. ¿Cómo corrijo una diferencia de céntimos en el total? Utiliza el icono del lápiz junto a la base imponible para ajustar los importes manualmente hasta que coincidan con la factura de tu proveedor.

6. ¿Qué diferencia hay entre crear un Ticket o una Factura? Tienen implicaciones fiscales distintas; el ticket suele requerir menos datos del receptor. Usa la opción correcta del desplegable según el documento original.

7. ¿Cómo registro un bien de inversión? En la línea de gasto, pulsa los tres puntitos y activa la casilla de «Inversión» para que el sistema lo trate contablemente como tal.