Adiós al picar datos: Gestión Inteligente de Compras y Gastos

Registrar lo que gastas es vital, pero teclear facturas es aburrido. En Prana hemos dicho «basta» al trabajo manual. Gracias a nuestra Inteligencia Artificial y a que puedes llevar Prana en tu bolsillo, contabilizar gastos es cuestión de segundos.

Olvídate de acumular papeles. Digitaliza, escanea y contabiliza automáticamente.

Modo Mágico: IA y Cámara Móvil

Antes de empezar a escribir datos a mano, déjanos contarte el secreto para ir más rápido. Como Prana es 100% responsive, tu móvil se convierte en tu mejor escáner.

Sube o fotografía: Abre la cámara de tu móvil para capturar el ticket, o arrastra el PDF de la factura si estás en el ordenador.
El visor de documentos: Verás que el archivo aparece adjunto en la parte izquierda de la pantalla (el visor).
El botón Mágico: Fíjate bien justo encima del visor donde ves tu documento. Verás una acción llamada «Escanear».
¡Pulsa y listo! Al hacer clic, la IA de Prana leerá el documento en ese instante. Extraerá automáticamente la fecha, el proveedor, los importes y los impuestos y rellenará los campos de la factura por ti. Tú solo revisas y guardas.

1. Crea lo que necesites (Factura, Ticket o Rectificativa)

No todo son facturas estándar. A veces es un ticket simplificado y otras veces toca corregir un error.

Para empezar, ve al menú Gastos → Facturas. Fíjate en el botón principal «Añadir Factura». Si pulsas en la flechita para desplegar las opciones, verás que es un botón multiusos:

Factura: Para registrar una compra normal a un proveedor.
Ticket: Ideal para gastos menores (taxis, comidas, material de oficina…) donde no hay una factura completa.
Factura Rectificativa: Para crear directamente un abono o corrección desde cero.

2. Rellenando los datos (Si no usas la IA)

Si prefieres hacerlo a la vieja usanza o revisar lo que ha extraído la IA:

Proveedor: Selecciónalo o créalo sobre la marcha.
Fechas:
- Fecha Factura: La del papel.
- Fecha Vencimiento: ¿Cuándo pagas?
- Fecha Contable: El día que registras el gasto.
Forma de Pago: Prana sugiere la habitual del proveedor, pero puedes cambiarla.

El contenido

Productos: Si compras stock.
Conceptos libres: Para gastos generales (ej: «Reparación taller»).
Suplidos: Añádelos si la factura los incluye.

3. Ajuste fino: Descuentos, IRPF y Totales Exactos

Aquí nos ponemos serios para que la contabilidad cuadre al céntimo.

Descuentos: Tienes el Descuento por Línea (específico para un producto) y el Descuento General (abajo a la derecha, para el total de la factura).
IRPF: Pulsa en «Añadir IRPF». Si el proveedor ya lo tiene configurado, sale solo. Si no, añádelo o bórralo con un clic.

¿No te cuadran los céntimos? Usa el Lápiz

Sabemos que cada programa de facturación redondea los decimales de una forma distinta. A veces pasa que Prana calcula 100,01€ y la factura de tu proveedor dice 100,00€. ¡No hay problema!

Para solucionar estas pequeñas diferencias:

Busca el campo del Total de la Base Imponible (abajo a la derecha).
Justo al lado verás un icono de lápiz (). Púlsalo.
Se abrirá una ventana donde podrás editar manualmente tanto el importe de las Bases como el de los Impuestos.
Ajusta los números para que sean idénticos a los del papel de tu proveedor. Así tu contabilidad será un espejo exacto de la realidad.

4. Archivo Digital y Previsualización

Cuando guardas la factura, Prana genera una vista partida súper útil:

Izquierda: Ves el PDF o la foto que subiste (haz scroll y zoom si quieres).
Derecha: Ves los datos contables en Prana.

Acciones Rápidas (Menú superior):

Descargar: Baja el PDF generado por Prana (o un ZIP si seleccionas varias en el listado).
Duplicar: ¿Gasto recurrente? Duplica la factura anterior y ahorra tiempo.
Generar Rectificativa: Si necesitas anular una factura ya registrada, usa esta opción desde el botón acciones. Prana creará una copia idéntica con importes en negativo, manteniendo la trazabilidad legal perfecta.

5. Gestión de Pagos: Controla tu Tesorería

Registrar el gasto es el paso 1. Controlar que se ha pagado es el paso 2.

Entra en la previsualización de la factura.
En la barra lateral derecha, pulsa «Añadir pago».
Rellena importe (total o parcial), concepto y banco (opcional).

Historial de Pagos: En esa misma barra lateral verás todos los pagos realizados. Si te equivocaste, haz clic sobre cualquiera para editarlo o eliminarlo.

Preguntas Frecuentes (Compras Inteligentes)

1. He subido el PDF pero los campos siguen vacíos. ¿Qué pasa? Recuerda el «Botón Mágico». Subir el archivo no activa la IA automáticamente. Tienes que pulsar la acción «Escanear» situada encima del visor del documento para que Prana lea los datos.

2. ¿Por qué el total de Prana es diferente al de mi factura? Suele ser por el redondeo de decimales. Usa el icono del lápiz junto a la base imponible para ajustar manualmente los impuestos y bases hasta que coincidan exactamente con tu factura original.

3. ¿La IA reconoce facturas escritas a mano? La IA de Prana es muy potente, pero con la letra manuscrita a veces le cuesta. Funciona perfecto con tickets impresos y facturas digitales (PDF).

4. ¿Puedo usar la cámara del móvil para subir facturas antiguas? ¡Claro! Entra en Prana desde el navegador de tu móvil, busca la factura antigua en el listado y usa la opción de adjuntar archivo para hacer la foto en ese momento. Luego dale a «Escanear» si quieres comprobar los datos.

5. ¿Qué diferencia hay entre «Ticket» y «Factura» al crear? Contablemente son distintos. El ticket (factura simplificada) suele requerir menos datos del receptor y tiene implicaciones fiscales diferentes. Usa la opción correcta del desplegable según el documento que tengas en la mano.

¡Tu bolsillo digital!

Saca el móvil, haz una foto, pulsa escanear y deja que Prana trabaje por ti.