Trae tu historia contigo: Importación Masiva de Facturas

¿Te acabas de mudar a Prana desde otro programa? ¿Tienes facturas generadas en otro sistema y necesitas unificarlas aquí? No hace falta que las piques a mano.

Hemos creado un importador inteligente que te permite subir tu histórico mediante Excel. Eso sí, como hablamos de facturas ya emitidas legalmente, hay unas reglas de oro que debes conocer para mantener la integridad de tus datos.

Antes de empezar: Las 3 Reglas de Oro

Para garantizar la legalidad y consistencia de tus datos, las facturas que importes aquí tienen un tratamiento especial. Debes saber esto antes de abrir el Excel:

1. Origen Externo: Prana marcará estas facturas internamente como «Emitidas desde otro SIF» (Sistema Informático de Facturación). Es nuestra forma de saber que no se han generado originalmente aquí.

2. NO se envían a VeriFactu: Al venir de otro sistema, Prana asume que ya cumplieron sus obligaciones fiscales en su origen. Por tanto, nunca se enviarán a Hacienda a través de nuestro sistema VeriFactu.

3. Intocables: Una vez importadas y confirmadas, estas facturas NO se pueden modificar (para no alterar un documento que ya existía legalmente). Si te equivocas, podrás eliminarlas y volver a importarlas, pero no editarlas.

1. El Proceso en 3 Pasos

Para realizar la importación, dirígete a Ventas → Facturas. Arriba a la derecha, en el botón Acciones, selecciona Importar facturas.

Paso A: Descarga el Mapa

No intentes crear un Excel desde cero. En la propia ventana de importación, pulsa en «Descargar plantilla». Obtendrás un archivo con las columnas exactas que Prana necesita. Rellénalo siguiendo las instrucciones.

Paso B: El Check de Seguridad

Verás una casilla (un check) que dice algo como «Facturas emitidas desde otro SIF».

• Es obligatorio marcarlo.

• Si no lo marcas, el botón de importar estará deshabilitado. Es tu forma de confirmarnos que eres consciente de que estas facturas vienen de fuera.

Paso C: Importar

Sube tu Excel y deja que Prana procese la información.

2. Comportamiento Inteligente (Lo que hace Prana por ti)

Nuestro importador no se limita a copiar y pegar; toma decisiones para que todo cuadre:

Series y Numeración

• Si la serie no existe: Prana la crea automáticamente.

• Rectificativas: Si Prana detecta importes en negativo, creará la serie como «Rectificativa». Si son positivos, será «Normal».

  • Ojo: No mezcles positivos y negativos en la misma serie dentro del Excel o el sistema te bloqueará.

Clientes (Match)

Prana intenta identificar de quién es la factura:

1. Busca por Código de Cliente.

2. Si no lo encuentra, busca por CIF.

3. ¿Y si no existe? Si no encontramos al cliente ni por código ni por CIF, esa línea no se importará (por seguridad, no creamos clientes fantasmas).

Formas de Pago

Si en el Excel pones una forma de pago que no tienes creada en Prana (ej: «Confirming»), el sistema la creará automáticamente para que no pierdas ese dato.

Artículos

• Si el código del artículo coincide con uno de tu catálogo, lo vincula.

• Si no existe, lo importa como un concepto libre (texto), sin dar error.

3. Estados: Borrador vs. Confirmada

En tu Excel puedes decidir en qué estado entran las facturas:

• Facturas Borrador: Entrarán como borradores en Prana. Estas SÍ podrás editarlas y confirmarlas tú manualmente después.

• Facturas Confirmadas: Entran ya cerradas. Se marcarán como «Otro SIF», no generarán VeriFactu y no serán editables (solo eliminables).

Preguntas Frecuentes (Importación)

1. ¿Por qué no puedo importar si no marco el check «Otro SIF»? Porque necesitamos tu confirmación explícita de que esos datos son externos. Sin ese consentimiento, por seguridad legal, Prana bloquea la entrada masiva de facturas confirmadas.

2. ¿Las facturas importadas se envían a Hacienda (VeriFactu)? No, nunca. Se asume que, al ser históricas o de otro sistema, ya fueron declaradas o gestionadas anteriormente. Prana las guarda solo para tu consulta y contabilidad interna.

3. Me he equivocado en un importe del Excel y ya he importado. ¿Puedo editar la factura? No, están protegidas contra edición.

• Solución: Elimina esa factura en Prana (o el lote entero), corrige el dato en tu Excel y vuelve a importar.

4. ¿Qué pasa si el cliente del Excel no existe en Prana? Esa factura no se importará. Asegúrate de haber importado o creado a tus clientes antes de subir sus facturas. Prana necesita saber a quién asignarle la venta.

5. ¿Se importan también los cobros y la contabilidad? Sí.

• Cobros: Si rellenas la columna «Importe Pagado» y «Fecha de Cobro» en el Excel, la factura entrará como Cobrada.

• Contabilidad: Si tienes el módulo contable activo, Prana generará automáticamente los asientos contables correspondientes.

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