Grabación de asientos

¿Para qué sirve?

El libro de diario es donde registras manualmente las transacciones financieras que no vienen de una factura o cobro: nóminas, alquileres, ajustes contables, amortizaciones… También puedes consultar todos los asientos generados automáticamente por Prana desde aquí.

¿Cuándo usarla?

• Cuando necesites registrar una transacción que no tiene factura asociada
• Si quieres revisar o buscar un asiento concreto
• Cuando quieras importar un lote de asientos desde Excel
• Cada vez que uses una plantilla para agilizar asientos recurrentes

Cómo funciona, paso a paso

1. Acceder al libro de diario

Ve a Contabilidad → Libro de diario desde el menú lateral. Verás el listado de todos los asientos, que puedes filtrar por ejercicio, fechas o valores de cualquier columna.

2. Crear un asiento nuevo

Pulsa Nuevo asiento para abrir el formulario.

Cabecera:

1. Comprueba que la fecha es correcta (se rellena con la de hoy por defecto)
2. Si la transacción es recurrente, selecciona una plantilla para rellenar las líneas automáticamente

Líneas del asiento: 3. Pulsa + Añadir líneas para cada apunte 4. En cada línea rellena:

• Cuenta: escribe el código o el nombre. Usa el punto (.) para que Prana complete con ceros automáticamente — por ejemplo, 43.17 se convierte en 430000017
• Concepto: descripción breve de la transacción
• Descripción y Documento: opcionales, útiles para vincular con facturas o referencias
• Debe o Haber: el importe

Si dejas en blanco concepto, descripción o documento, Prana repite el contenido de la línea anterior.

Pulsa + en el campo Debe o Haber de la última línea y Prana calculará automáticamente el importe que falta para cuadrar el asiento.

5. Comprueba que la suma del Debe es igual a la del Haber
6. Añade notas si necesitas dejar alguna aclaración
7. Pulsa Guardar y añadir nuevo si vas a seguir grabando, o despliega el botón y elige Guardar para terminar

3. Otras acciones sobre las líneas

Cada línea tiene un menú de tres puntos con opciones de Duplicar y Eliminar. Y si pulsas el icono de información a la izquierda de la línea, verás el saldo actual de esa cuenta.

4. Usar plantillas de asientos

Las plantillas guardan la estructura de un asiento (cuentas, conceptos, descripciones) para reutilizarla en futuras grabaciones. Son útiles para transacciones recurrentes: nóminas, alquileres, cuotas de leasing, amortizaciones…

Para guardar una plantilla:

1. Abre el asiento que quieres guardar (o crea uno nuevo)
2. Despliega el botón situado en la parte inferior derecha del formulario
3. Elige Guardar como plantilla
4. Ponle un nombre descriptivo y ajusta las líneas si hace falta
5. Pulsa Guardar

Para usar una plantilla: En un asiento nuevo, pulsa el desplegable de Plantilla en la cabecera del formulario. Selecciona la que quieras y Prana rellenará las líneas automáticamente. Solo ajusta la fecha y los importes si varían.

Para gestionar las plantillas existentes: Ve a Libro de diario → Acciones → Gestionar plantillas para editarlas o eliminarlas.

5. Importar asientos desde Excel

Para cargar muchos asientos de golpe: Libro de diario → Acciones → Importar. Descarga la plantilla Excel, rellénala y súbela.

6. Eliminar asientos

Desde el listado, selecciona uno o varios asientos y pulsa el icono de papelera. Prana pedirá confirmación antes de borrar.

Los asientos generados automáticamente desde facturas, cobros o remesas no se pueden modificar ni eliminar directamente. Para cambiarlos, ve al documento original que los generó.

Ejemplo práctico

Laura lleva la contabilidad de una empresa de reformas. A final de mes registra el alquiler de las oficinas: 800 € al banco (cuenta 572) y cargo a la cuenta de alquileres (621).

Entra en Nuevo asiento, pone la fecha del mes en curso y añade dos líneas: 621 en el Debe por 800 € y 572 en el Haber por 800 €. El asiento cuadra, pulsa guardar. En 30 segundos está hecho.

Como paga el alquiler todos los meses, guarda el asiento como plantilla con el nombre «Alquiler oficina». El mes siguiente, solo tiene que seleccionar la plantilla y ajustar la fecha.

Consejos y buenas prácticas

• Practica el uso del punto (.) para navegar por las cuentas más rápido
• Usa el + en la última línea para cuadrar el asiento sin hacer cálculos a mano
• Si repites la misma estructura de asiento, guárdala como plantilla. Te ahorrará tiempo cada mes
• Antes de guardar, revisa las cuentas y los importes. Un error en el número de cuenta puede costar tiempo de corrección después

Aclaraciones frecuentes

• El asiento no cuadra → El Debe y el Haber no suman lo mismo. Pulsa + en el campo de la última línea para que Prana calcule la diferencia
• No puedo modificar un asiento → Fue generado automáticamente desde una factura o cobro. Ve al documento original para hacer el cambio

Accede al módulo

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Preguntas frecuentes

¿Qué pasa si guardo un asiento que no cuadra? El sistema te avisará y no te dejará guardarlo. Usa el truco del + en el último campo para que Prana calcule la diferencia automáticamente.

¿Puedo modificar un asiento que generó Prana desde una factura? No directamente. Los asientos automáticos no se pueden editar desde el libro de diario. Tienes que ir al documento original (la factura, el cobro, la remesa) y hacer el cambio allí.

¿Cómo importo asientos de forma masiva? Ve a Contabilidad → Libro de diario → Acciones → Importar. Descarga la plantilla Excel, rellénala y súbela.

¿Puedo ver el saldo de una cuenta mientras grabo un asiento? Sí. En cada línea del asiento hay un icono de información a la izquierda. Si lo pulsas, te muestra el saldo actual de esa cuenta.

Si dejo el concepto en blanco en una línea, ¿qué pasa? Prana repite automáticamente el concepto de la línea anterior. Lo mismo con la descripción y el documento.

¿Cómo elimino varios asientos a la vez? Selecciónalos desde el listado marcando las casillas y pulsa el icono de papelera. Prana te pedirá confirmación antes de borrar.

¿Qué son las plantillas de asientos y para qué sirven? Son estructuras de asientos guardadas que puedes reutilizar. Guardan las cuentas, conceptos y descripciones, así no tienes que escribirlos cada vez. Ideales para nóminas, alquileres o cualquier transacción recurrente.

¿Las plantillas guardan los importes o solo la estructura? Guardan la estructura: cuentas, conceptos y descripciones. Los importes los introduces tú cada vez, aunque si siempre son los mismos también se guardan y puedes modificarlos al usarla.

¿Puedo editar una plantilla después de guardarla? Sí. Desde Libro de diario → Acciones → Gestionar plantillas puedes editarlas o eliminarlas.

¿Cuántas plantillas puedo tener? No hay límite. Crea tantas como necesites.