Contabilidad: El corazón financiero de tu negocio

En Prana, la contabilidad no es solo para expertos. Hemos diseñado un módulo que trabaja en silencio mientras tú facturas, pero que te da todo el control cuando necesitas «bajar al barro» y hacer asientos manuales.

Desde el cierre del ejercicio hasta el día a día, aquí tienes tu guía para llevar los números al día.

1. Enciende el motor: Activación y Configuración

Lo primero es habilitar el módulo.

1. Ve al Marketplace (menú de tu cuenta).

2. Busca Contabilidad y dale a Contratar/Probar.

3. ¡Listo! Prana configura los parámetros básicos por ti.

Ajusta la maquinaria a tu gusto

Para que todo cuadre con tu plan contable (o el de tu asesor), ve a Configuración → Contabilidad. Aquí tienes 3 pestañas clave:

• Ejercicios: Aquí abres y gestionas los años fiscales. Puedes bloquear un año cerrado para que nadie toque nada por error.

• Cuentas: Define la «longitud» de tus cuentas.

  • Ejemplo: Si pones 10 dígitos, tus cuentas se verán como 4300000001.

  • Lo mejor: Puedes cambiar esto cuando quieras, Prana se adapta. También defines aquí los prefijos automáticos para clientes (430) y proveedores (400).

• Conceptos: Crea los textos predefinidos para tus asientos automáticos.

2. El Libro Diario: Tu bitácora financiera

Para ver todo lo que ocurre en tu empresa, ve a Contabilidad → Libro Diario. Aquí verás el listado de todos tus asientos. Puedes filtrar por fechas, ejercicio o buscar importes concretos.

Regla de Oro: Los Automáticos NO se tocan. Prana genera asientos automáticamente cuando creas una factura o registras un cobro.

• Estos asientos no se pueden modificar desde aquí.

• ¿Por qué? Para mantener la coherencia. Si quieres cambiar un asiento de venta, ve a la factura original y modifícala allí. El asiento se actualizará solo.

3. Grabación de Asientos Manuales (Modo Experto)

Para nóminas, préstamos, ajustes o impuestos, necesitarás crear asientos manuales. Pulsa en «Nuevo Asiento» y descubre la potencia de Prana.

Los Trucos de Magia (Atajos)

Hemos escondido un par de secretos para que vueles introduciendo datos:

1. El truco del Punto (.) en las Cuentas: No escribas 4300000017. Es muy largo y puedes fallar con los ceros. Simplemente escribe 43.17. Prana entenderá que quieres rellenar con ceros el centro y buscará la cuenta exacta. ¡Pruébalo!

2. El truco del Más (+) para cuadrar: ¿Te da pereza calcular el saldo para cuadrar el asiento? Sitúate en el Debe o Haber de la última línea y pulsa la tecla +. Prana calculará la diferencia y rellenará el importe exacto para que el asiento quede cuadrado.

Estructura del Asiento

• Cabecera: Fecha del asiento.

• Líneas:

  • Cuenta: Usa el truco del punto o busca por nombre (ej: «Alquiler»).

  • Debe / Haber: Introduce los importes.

  • Documento: Vincula el número de papel físico si lo tienes.

• Acciones de línea: Usa los tres puntitos ... al final de la línea para Duplicar (muy útil) o Eliminar una línea.

¿Necesitas saber el saldo? Pulsa el icono de información (i) a la izquierda de cada línea. Te mostraremos el saldo actual de esa cuenta sin salir del asiento.

4. Automatización: Las Plantillas

¿Todos los meses metes el asiento de la nómina o del alquiler y es siempre igual? No pierdas el tiempo.

1. Crea el asiento una vez.

2. Antes de salir, en el botón de guardar (abajo derecha), despliega la flechita y elige «Guardar como plantilla».

3. Ponle nombre (ej: «Nóminas»).

La próxima vez, al entrar en «Nuevo Asiento», selecciona «Nóminas» en el desplegable superior y el asiento se rellenará solo.

5. Informes: La salud de tu empresa

Tu asesor (y tú) necesitáis ver la foto completa. En el menú lateral de Contabilidad tienes acceso directo a:

1. Balance de Situación: Activos y Pasivos. Elige entre modelo Normal o Pyme.

2. Pérdidas y Ganancias: ¿Ganamos o perdemos dinero?

3. Sumas y Saldos: Para comprobar que no hay cuentas descuadradas.

Exportar es poder: En todos estos informes, usa el botón de acciones (tres puntos) para descargarlos en Excel, PDF o CSV. Ideales para enviar a tu asesoría o analizar en detalle.

6. El Cierre del Ejercicio (Sin miedos)

Llega final de año. Toca cerrar.

1. Ve a Libro Diario.

2. Botón Acciones (arriba derecha) → Cierre del ejercicio.

Prana hará dos cosas automáticamente:

1. Generar el asiento de regularización y cierre.

2. Generar el asiento de apertura del año siguiente.

¿Y si me he olvidado una factura? No pasa nada. El cierre en Prana es reversible. Puedes meter la factura olvidada y volver a ejecutar el proceso de cierre. Prana regenerará los asientos de cierre y apertura con los datos actualizados.

Preguntas Frecuentes (Contabilidad)

1. ¿Puedo cambiar la cuenta contable de un cliente específico? Sí. Aunque en la configuración general definas que los clientes van a la 4300, puedes entrar en la ficha de un cliente concreto y asignarle una cuenta propia (ej: 4300000555). Prana siempre priorizará la cuenta de la ficha del cliente.

2. ¿Qué pasa si borro un asiento manual? Si lo borras (icono papelera en el diario), desaparece y los saldos se actualizan. Prana siempre te pedirá confirmación antes de hacerlo.

3. ¿Cómo sé si un asiento está descuadrado? Prana no te dejará guardarlo. El sistema te avisará si el Debe no suma lo mismo que el Haber. Usa el truco de la tecla + para cuadrarlo rápido.

4. ¿Puedo importar asientos desde otro programa? Sí. En el Libro Diario, ve a Acciones → Importar. Tienes una plantilla Excel para volcar datos masivos de tu antiguo software.

Cuentas claras, negocio sano

Usa los atajos, automatiza con plantillas y mantén tu contabilidad al día con el mínimo esfuerzo.