Tu numeración para Año Nuevo: guía de puesta a punto

¡Año nuevo, metas nuevas… y series de facturación listas! El cambio de año es el momento de decidir cómo quieres que empiece tu numeración: si prefieres resetear los contadores, saltar a un número específico o simplemente seguir donde lo dejaste. En Prana lo tienes bajo control en menos de un minuto.

Gestiona tu numeración de documentos en Prana

Cómo funciona la numeración en Prana

Todo ocurre en la pantalla Numeración de documentos, dentro de la configuración de tu empresa. La lógica es sencilla: Prana toma el número que hay en la casilla, le suma 1, y ese es el número de tu próximo documento.

Tú decides el estilo que quieres para el nuevo año:

Opción 1: Año nuevo, numeración nueva (la más recomendada)

¿Quieres que Prana reinicie el contador y aplique el formato del nuevo año automáticamente (por ejemplo, pasar de «24-0045» a «25-0001»)?

Pon el contador a 0 (cero). Al ver el cero, Prana entiende que debe resetear y aplica la máscara del año configurada en tu serie. Si tienes el formato [YY]#####, el sistema detecta el año actual y lo incluye solo. Tú solo te preocupas del cero.

Opción 2: Empezar en un número concreto

¿Quieres que la primera factura del año sea, por ejemplo, la número 500?

Escribe 499 en el contador. Prana siempre hace «tu número + 1», así que escribiendo el número anterior al que deseas, conseguirás exactamente el que quieres.

Opción 3: Continuidad total (sin cambios)

¿Para ti el 1 de enero es un día más y quieres seguir con la numeración exactamente donde la dejaste el 31 de diciembre?

No hagas nada. Sigue facturando con normalidad.

El paso a paso (en 3 clics)

1. Entra en la pantalla de Numeración de documentos desde la configuración de tu empresa.
2. Haz clic sobre la serie que quieras editar (por ejemplo, la serie «F» de Facturas de venta).
3. En el campo «Última factura», borra el número que haya y escribe el que corresponda según la opción que hayas elegido.
4. Pulsa el botón azul Guardar.

Consejo Prana: No olvides hacer lo mismo con las rectificativas. Si reinicias las facturas normales, pon el contador de «Última rectificativa» también a 0 para que todo quede cuadrado y limpio desde el primer día del año.

¿Cuándo hacer el cambio?

No tienes que hacerlo a las 00:00 del 1 de enero. Disfruta la fiesta. Hazlo el primer día laborable, justo antes de crear tu primer documento del año. Mientras no generes nuevos documentos, los contadores pueden esperar tranquilamente.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que hacer el cambio exactamente el 1 de enero? No. Puedes hacerlo cuando vuelvas al trabajo, justo antes de emitir tu primer documento del año. Los contadores esperan sin problema.

Si pongo el contador a 0, ¿cómo sabe Prana que debe poner «25» y no «24»? Porque Prana trabaja en equipo contigo. Si tienes la máscara [YY] en tu serie, el sistema mira la fecha del día en que creas el documento. Al detectar el nuevo año, actualiza el prefijo automáticamente.

¿Esto va a cambiar los números de mis facturas antiguas? Jamás. Lo que ya está facturado queda inamovible. Cambiar el contador solo afecta al siguiente documento que generes. Tu historial es sagrado.

Me he equivocado y he puesto un número que no era, ¿puedo corregirlo? Sí, fácilmente. Si aún no has creado ningún documento nuevo, vuelve a la numeración, corrige el número y guarda de nuevo. Mientras no hayas facturado con el número equivocado, no hay ningún problema.

Tengo varias series (Facturas, Rectificativas, Tickets, Presupuestos…), ¿tengo que cambiarlas todas? Solo las que quieras reiniciar. Tienes control total e independiente sobre cada serie. Puedes resetear las facturas y mantener los tickets donde estaban, por ejemplo.

¿Qué pasa si ya he emitido alguna factura del nuevo año antes de cambiar el contador? Si ya creaste facturas con el año anterior en el formato, las que están creadas no cambian. Las siguientes usarán el nuevo contador que establezcas. Si necesitas corregir las ya emitidas, tendrás que hablar con el soporte para ver las opciones.

¿Puedo crear una serie nueva para el nuevo año en lugar de modificar la existente? Sí. Puedes añadir una nueva serie desde la sección de numeración (enlace «Añadir serie»). Esto te permite mantener la serie anterior para el historial y empezar con una nueva para el año en curso.

¿El cambio de numeración afecta a los documentos que están en borrador? Los documentos en estado borrador se confirman con el número disponible en el momento de confirmarlos. Si cambias el contador antes de confirmar un borrador del año anterior, revísalo bien para asegurarte de que le corresponde el número correcto.