Tus correos, tu marca: Personaliza las Plantillas de Email

Cada vez que envías una factura o un presupuesto desde Prana, estás comunicándote con tu cliente. Para que tus mensajes sean profesionales y cercanos, Prana te permite editar el asunto, el texto y el diseño de los correos automáticos. Así, cada envío llevará el sello de identidad de tu empresa.

Acceso al editor de plantillas

Para empezar a personalizar tus comunicaciones, sigue estos pasos:

1. Ve al menú lateral y entra en Configuración.

2. Despliega el menú con el Nombre de tu Empresa.

3. Selecciona la tarjeta llamada Plantillas de email.

Al entrar, verás que todo está organizado por tipo de documento (Factura, Albarán, Presupuesto, Pedido) y por idioma (Español, Inglés y Catalán).

Acciones y reglas de las plantillas

En el listado de plantillas encontrarás dos herramientas clave:

• El Lápiz (Editar): Permite entrar al editor para cambiar el diseño y el texto.

• La Flecha Curva (Restaurar): Es tu red de seguridad. Si cometes un error en el diseño o el texto y quieres volver al principio, este botón restablece la plantilla original por defecto de Prana.

Nota importante: Solo se permite una plantilla activa por cada tipo de documento e idioma. Por ejemplo, tendrás una única plantilla de «Factura en Español» que se aplicará automáticamente a todos los clientes configurados en ese idioma.

El Editor: Diseño y Contenido

Al editar una plantilla, tienes el control total sobre tres áreas principales:

• Asunto (Subject): Es lo primero que lee el cliente. Puedes personalizarlo para que sea claro y directo, incluyendo datos automáticos como el número de factura.

• Imágenes de Cabecera y Pie: Puedes subir tu logotipo o un banner corporativo en la parte superior (Cabecera) y una firma o redes sociales en la parte inferior (Pie o Footer). Esto impacta visualmente y refuerza tu marca.

• Cuerpo del Mensaje: Dispones de un editor de texto completo para usar negritas, listas o cursivas y redactar el mensaje con el tono que prefieras.

Uso de Variables Dinámicas (Arrastrar y Soltar)

Las variables son etiquetas que Prana rellena automáticamente con la información real de cada envío. Se identifican porque aparecen entre llaves, por ejemplo: {{customer_name}}.

Para usarlas, no necesitas escribir códigos complicados:

1. A la derecha del editor verás una lista con las variables disponibles (Nombre del cliente, Importe total, Fecha de vencimiento, etc.).

2. Simplemente pincha sobre la etiqueta que desees y arrástrala con el ratón hasta el lugar del texto o del asunto donde quieras que aparezca.

De esta forma, si escribes «Hola {{customer_name}}«, el cliente recibirá un correo personalizado con su nombre real.

Verificación y Guardado

Antes de finalizar, es fundamental asegurarte de que todo funciona correctamente:

• Enviar Test: En la parte inferior izquierda encontrarás un botón para enviarte un correo de prueba a tu propia dirección. Así verás exactamente cómo le llegará al cliente, comprobando que las imágenes y los textos se visualizan bien.

• Guardar: Una vez estés satisfecho, pulsa el botón azul para que todos tus envíos futuros utilicen este nuevo diseño.

Preguntas Frecuentes (Emails)

1. ¿Si edito la plantilla en Español, se cambia también en Inglés? No. Son totalmente independientes. Si tienes clientes internacionales, deberás editar también la plantilla en el idioma correspondiente para que reciban el mensaje traducido.

2. Me he equivocado con el diseño y el email se ve mal, ¿cómo lo arreglo? No te preocupes. Vuelve al listado de plantillas y pulsa el botón de la flecha curva. Esto borrará tus cambios y restaurará la plantilla estándar original de Prana.

3. ¿Puedo tener dos plantillas de factura distintas en el mismo idioma? No. El sistema utiliza una única plantilla por tipo de documento e idioma para mantener la coherencia en tus envíos.

4. ¿Mis clientes verán las llaves {{ }} en el correo? Nunca. Esos símbolos son solo para el editor. El cliente siempre verá el dato real correspondiente, como su nombre o el número de su documento.

5. ¿Puedo poner variables en el asunto del correo? Sí. Puedes arrastrar etiquetas como el número de factura o el nombre de tu empresa directamente al campo del asunto para que el email sea más informativo desde la bandeja de entrada.

6. ¿Qué formato deben tener las imágenes de cabecera? Se recomienda usar formatos estándar como JPG o PNG. Asegúrate de que el tamaño sea adecuado para que el correo no pese demasiado y se cargue rápido en dispositivos móviles.

7. ¿Puedo usar esta herramienta para enviar promociones masivas? No. Estas plantillas están diseñadas específicamente para el envío de documentos transaccionales (facturas, presupuestos, etc.) en el momento de su creación o gestión.