Gestión de usuarios

¿Para qué sirve?

Tú decides quién entra en tu Prana y qué puede tocar. Desde aquí invitas a tu equipo, asignas permisos según el rol de cada persona y controlas cuántas licencias tienes en uso. Si alguien se va o cambia de función, lo gestionas en segundos.

¿Cuándo usarla?

• Cuando incorporas a alguien nuevo y necesitas darle acceso.
• Si un empleado cambia de departamento y sus permisos ya no encajan con lo que hace.
• Cuando quieres registrar a un comercial para asignarlo a clientes o documentos, aunque no vaya a entrar en la app.
• Cada vez que alguien deja la empresa y tienes que liberar su licencia.
• Si necesitas dar acceso a tu asesor o a un colaborador externo sin darle más permisos de los necesarios.

Cómo funciona, paso a paso

Llegar a la gestión de usuarios

1. Ve a la esquina superior izquierda de la pantalla.
2. Pulsa sobre el nombre de tu empresa para abrir el menú.
3. Haz clic en Gestionar usuarios.

Ver el equipo actual

Al entrar verás el listado de todas las personas con acceso a tu cuenta. De un vistazo puedes saber si cada cuenta está activa y cuándo fue la última vez que alguien entró.

En la parte inferior izquierda tienes el contador de licencias restantes disponibles.

Invitar a un nuevo usuario

1. Pulsa el botón Invitar usuarios.
2. Escribe el correo electrónico de la persona.
3. Elige el rol adecuado (más abajo los tienes todos).
4. Pulsa Invitar usuario.

La persona recibirá un correo para activar su cuenta. Y ya está.

Si invitas a alguien con el rol Sin acceso, no recibirá ningún correo ni tendrá que activar nada — ese rol no genera acceso a la app ni consume licencia.

Editar o eliminar un usuario

Desde el listado puedes editar cualquier usuario para cambiarle el rol. Si alguien deja la empresa, elimínalo directamente desde aquí — su licencia queda libre al momento.

Los roles de Prana

Hay ocho roles. Cada uno está pensado para un tipo de responsabilidad distinto. Elige con calma, porque de esto depende qué ve cada persona en tu cuenta.

Administrador — Acceso total. Gestiona facturas, clientes, configuración, suscripción y métodos de pago. Solo para la persona de máxima confianza.

Usuario — El perfil estándar para trabajar. Puede crear y gestionar facturas, clientes, asientos… pero no tiene acceso a los datos de la suscripción ni a la configuración de pago.

Consulta — Solo lectura. Ve todo pero no puede crear, editar ni borrar nada. Ideal para auditores, supervisores o tu asesor si solo necesita revisar datos.

Ventas — Para el equipo comercial. Acceso completo al ciclo de ventas: presupuestos, pedidos, albaranes, facturas de venta y gestión de cobros.

Compras — Para el departamento de compras. Acceso al ciclo de gastos: pedidos a proveedores, facturas de compra y pagos.

Almacén — Para logística. Gestión de stock, inventarios, traspasos y el circuito de compras hasta la recepción de mercancía.

Comercial — Para comerciales que necesitan trabajar en Prana pero solo con su propia cartera. Sí consume una licencia. Tienen acceso a la app, pero con visibilidad restringida: solo ven los clientes y las ventas en los que están asignados como usuario responsable. Perfecto para equipos donde cada comercial gestiona su cartera de forma autónoma.

Sin acceso — No da acceso a Prana. Existe para poder asignar ese usuario como comercial responsable en clientes o documentos de venta sin que tenga que entrar en la aplicación. No consume licencia, no genera invitación por correo. Útil cuando quieres tener registro de quién lleva cada cliente sin darle acceso a la app.

Licencias: lo que necesitas saber

• Los usuarios con rol Sin acceso no cuentan como licencia. Puedes crear los que necesites.
• El rol Comercial sí consume una licencia, igual que cualquier otro usuario con acceso.
• Durante el periodo de prueba tienes las mismas licencias que el plan más alto, para que puedas probarlo sin limitaciones.
• Al contratar, las licencias se ajustan al plan elegido. Si tienes más usuarios activos de los que permite tu plan, Prana te pedirá que desactives algunos antes de formalizar.
• En el plan más alto puedes contratar licencias extra si necesitas más asientos. En el resto de planes hay un número fijo.

Ejemplo práctico

Carlos lleva una empresa de distribución con cinco comerciales. Quiere que cada uno vea solo su cartera, sin acceso a los datos del resto.

Invita a cada uno con el rol Comercial: entran en Prana, ven sus clientes y sus ventas, nada más. Además tiene dos representantes externos que no usan la app pero quiere registrar qué cuentas llevan — a esos los crea con el rol Sin acceso, sin gastar licencias, y los asigna como responsables en cada ficha de cliente.

Dos roles distintos, dos necesidades resueltas.

Consejos y buenas prácticas

• Revisa los roles antes de invitar. Cambiarlos después es fácil, pero mejor hacerlo bien desde el principio.
• Invita siempre a tu asesor desde el apartado Invitar Asesoría, no desde el listado general de usuarios. Así la licencia es gratuita — Prana incluye una licencia de asesor gratis en todos los planes.
• Si tu asesor solo necesita ver y descargar datos, invítalo con el rol Asesor Consulta. Si también te lleva la contabilidad al día y necesita meter datos, usa Asesor Administrador.
• Usa el rol Sin acceso para registrar comerciales externos en tus fichas de cliente aunque no usen la app — sin gastar licencias.
• Elimina a las personas que dejan la empresa el mismo día. La licencia queda libre al instante.
• Durante el trial aprovecha para probar cómo funciona cada rol con personas reales de tu equipo.

¿Algo no va como esperabas?

• «No puedo invitar a más usuarios» → Has llegado al límite de licencias de tu plan. Elimina un usuario que ya no necesites o revisa si puedes contratar licencias extra (solo disponible en el plan más alto).
• «El usuario dice que no le llegó el correo» → Pídele que revise la carpeta de spam. Si no aparece, puedes reenviar la invitación desde el listado.
• «He invitado a alguien con Sin acceso y no le llega nada» → Es correcto. Ese rol no genera invitación ni acceso a la app. No hay nada roto.

Preguntas frecuentes

1. ¿Qué diferencia hay entre el rol Comercial y el rol Sin acceso? El rol Comercial entra en Prana y trabaja con sus clientes y ventas — consume una licencia. El rol Sin acceso no entra en la app, solo existe para poder asignarlo como responsable en clientes o documentos de venta — no consume licencia ni genera invitación.

2. ¿El comercial con rol Comercial puede ver las ventas de sus compañeros? No. Solo ve los clientes y las ventas en los que está asignado como usuario responsable. El resto está oculto para él.

3. ¿Puedo asignar un usuario Sin acceso como responsable de un cliente? Sí, ese es exactamente el uso previsto. Aparecerá en el desplegable de asignación de clientes y documentos de venta aunque no tenga acceso a la app.

4. ¿Puedo cambiar el rol de un usuario ya invitado? Sí, en cualquier momento. Entra en el listado, edita el usuario y cambia el rol. El cambio es inmediato.

5. ¿Qué pasa si un empleado deja la empresa? Elimínalo desde el listado. Su licencia queda libre al momento y puedes usarla para invitar a otra persona.

6. ¿Mi asesor ocupa una licencia? No, siempre que lo invites desde el apartado Invitar Asesoría (en el menú de tu cuenta). Prana incluye una licencia de asesor gratuita en todos los planes. Si lo invitas desde el listado general de usuarios, sí consumirá una licencia — así que usa siempre el apartado específico. Puedes ver cómo hacerlo en Tu asesoría en Prana.

7. ¿Puedo tener usuarios con rol Sin acceso ilimitados? Sí. Como no consumen licencia, puedes crear todos los que necesites.

8. ¿Qué pasa si durante el trial invito a más usuarios de los que permite mi plan? Al contratar, Prana te pedirá que elimines los sobrantes hasta ajustarte al límite del plan elegido. No perderás datos, solo el acceso activo de esas personas.

9. ¿Puedo comprar licencias extra en cualquier plan? No. La opción de contratar licencias adicionales solo está disponible en el plan más alto. En el resto, el límite es fijo.

10. ¿Un usuario con rol Consulta puede exportar datos? Puede ver y consultar datos, pero no tiene permisos para crear, editar ni eliminar registros. Si tienes dudas sobre exportaciones concretas, contacta con el equipo de soporte.