Gestión de Usuarios: Controla quién accede a tu empresa

En Prana, la seguridad y la colaboración van de la mano. Tú decides quién entra en tu negocio, qué puede ver y qué puede tocar. La gestión de los usuarios que pueden acceder a tu cuenta se realiza mediante invitaciones por correo electrónico.

1. Monitorización de Licencias y Versión de Prueba

Para saber en todo momento cuántas personas más puedes invitar, fíjate en la parte inferior izquierda de la pantalla de gestión de usuarios. Allí verás un contador con las licencias restantes que te quedan por asignar.

• Durante la Versión de Prueba (Trial): Dispondrás de la misma capacidad de usuarios que ofrece el plan más alto, para que puedas probar la herramienta sin limitaciones con todo tu equipo.

• Al Contratar: En el momento en que formalices tu suscripción, el número de licencias se ajustará automáticamente a las condiciones del plan que hayas elegido. Si tienes más usuarios activos de los que permite tu nuevo plan, el sistema te pedirá que ajustes el equipo.

2. Límites de Licencias según tu Plan

El número de asientos (usuarios) disponibles varía en función del plan que tengas contratado:

• Resto de planes: Disponen de un número fijo de licencias incluidas. Si alcanzas el límite, no podrás invitar a más personas a menos que desactives a un usuario antiguo o subas de nivel tu plan.

• Plan más alto: Este es el único plan que permite flexibilidad total. Si agotas las licencias incluidas, podrás contratar licencias extra adicionales pagando un suplemento por usuario.

3. Dónde gestionar tu equipo

El centro de mando de los accesos se encuentra en el menú principal:

1. Ve a la parte superior izquierda de la pantalla.

2. Despliega el menú pulsando sobre el Nombre de tu Empresa.

3. Haz clic en la opción Gestionar usuarios.

4. El Listado de Usuarios

Al entrar en esta opción, verás una lista con todas las personas que tienen acceso a tu empresa actualmente. Podrás comprobar de un vistazo si sus cuentas están activas y cuál fue su última actividad en Prana.

5. Enviar una invitación

Para dar acceso a un nuevo miembro del equipo:

1. Pulsa el botón Invitar usuarios.

2. Rellena el campo Email con la dirección de correo de la persona que quieres invitar.

3. Selecciona el Rol adecuado (ver detalles a continuación).

4. Pulsa el botón Invitar usuario.

6. Tipos de Roles y Permisos

Prana dispone de roles predefinidos para ajustar el nivel de acceso a las responsabilidades de cada empleado. Es fundamental elegir el correcto para proteger tu información:

• Administrador: Tiene control total sobre la herramienta. Puede acceder a todos los datos, realizar todas las acciones y gestionar la configuración de la cuenta, incluyendo la suscripción y los métodos de pago de Prana.

• Usuario: Es el perfil estándar para trabajar. Permite realizar cualquier acción operativa a lo largo de Prana (crear facturas, asientos, clientes, etc.), pero restringe el acceso a datos sensibles de la cuenta, como la suscripción o la forma de pago de la licencia.

• Consulta: Perfil de solo lectura. Permite al usuario moverse por Prana y ver datos, pero sin permisos para crear, editar ni borrar ningún registro. Ideal para auditores o supervisores.

• Ventas: Diseñado para el equipo comercial. Otorga acceso a la funcionalidad total del ciclo de ventas: creación y gestión de presupuestos, pedidos de venta, albaranes, facturas de venta y gestión de cobros.

• Compras: Diseñado para el departamento de compras. Otorga acceso a la funcionalidad total del ciclo de gastos: pedidos a proveedores, facturas de compra y pagos.

• Almacén: Diseñado para el equipo de logística. Permite gestionar los movimientos de stock (inventarios, traspasos) y gestionar el circuito de compras hasta la recepción de la mercancía (albaranes de entrada).

Preguntas Frecuentes (Gestión de Usuarios)

1. ¿Qué pasa si un empleado deja la empresa? Debes desactivar o eliminar su usuario desde el listado. Al hacerlo, su licencia quedará liberada inmediatamente y podrás usar ese hueco para invitar a otra persona.

2. ¿Puedo cambiar el rol de un usuario ya invitado? Sí. Si las responsabilidades de un empleado cambian (por ejemplo, alguien de almacén pasa a ventas), puedes editar su usuario y asignarle el nuevo rol sin necesidad de enviarle una nueva invitación.

3. ¿Puede un usuario con rol de «Consulta» editar datos? No. El rol de Consulta es estrictamente de visualización. Podrá ver facturas, listados y gráficas, pero los botones de guardar, editar o eliminar estarán deshabilitados para él.

4. ¿Puedo comprar licencias extra en cualquier plan? No. La opción de contratar paquetes de usuarios adicionales solo está disponible en el plan más alto. En el resto de planes, tendrás que ceñirte al límite establecido o mejorar tu suscripción.

5. ¿Mi asesor cuenta como un usuario gastado? Sí. Si invitas a tu asesor desde esta pantalla de «Gestionar usuarios», ocupará una de tus licencias disponibles, independientemente del rol que le asignes.

6. ¿Qué ocurre al terminar el periodo de prueba (Trial)? Si durante el Trial has invitado a más usuarios de los que permite el plan que decides contratar finalmente, Prana te pedirá que desactives a los usuarios sobrantes hasta ajustarte al límite de tu nuevo contrato.