Múltiples vencimientos en facturas de compra

¿Para qué sirve?

¿Negocias con proveedores a 30, 60 o 90 días? Con esta funcionalidad defines una vez cómo quieres fraccionar los pagos y Prana calcula solo todas las fechas, las refleja en tus facturas de compra y te avisa cuando toca pagar. Sin hojas de cálculo, sin sustos de tesorería.

¿Cuándo usarla?

Cuando tienes proveedores con los que pagas en varios plazos (30-60-90 días, por ejemplo)
Si un proveedor concreto tiene condiciones distintas al resto y no quieres crear una configuración nueva desde cero
Cada vez que registres una factura de compra y necesites ajustar los plazos para ese documento en particular
Para saber de un vistazo qué pagos tienes pendientes esta semana o este mes

Cómo funciona, paso a paso

1. Configura la estructura de pagos fraccionados

El punto de partida es el módulo de Formas de Pago, dentro de la configuración general.

Entra en la configuración de la forma de pago que quieras ajustar.
Busca el apartado Configuración de vencimientos.
Rellena estos tres campos:
- Nº Vencimientos → en cuántas cuotas se divide el pago
- Días 1er Vencimiento → cuántos días desde la fecha de factura se produce el primer pago
- Días entre vencimientos → el intervalo entre pagos sucesivos
Antes de guardar, revisa el simulador integrado: te muestra las fechas resultantes para que confirmes que es lo que acordaste con el proveedor.

Crea una forma de pago por cada estructura habitual que uses — «30-60-90», «60 días», etc. — y reutilízala con todos los proveedores que tengan esas condiciones. Así no tienes que configurar nada dos veces.

2. Personaliza los días para un proveedor concreto

Tienes una forma de pago a 30 días pero un proveedor te ha dado 45. No hace falta crear una configuración nueva. Ajústalo directamente en su ficha:

Ve a la ficha del proveedor y entra en la pestaña Datos de facturación.
Selecciona la forma de pago con múltiples vencimientos.
Edita el campo Vencimiento y cambia el número de días (de 30 a 45, por ejemplo).

Prana recalcula toda la cadena de fechas solo para ese proveedor. El resto no se toca.

3. Gestiona los plazos en una factura de compra

Cuando registras una factura de un proveedor con vencimientos múltiples, Prana hereda su configuración automáticamente. En el campo de fecha de vencimiento verás la indicación «Varios» — eso confirma que hay más de un plazo activo.

Si esa factura concreta necesita fechas o importes distintos:

Haz clic en el campo de vencimiento y selecciona Personalizar vencimientos.
Modifica las fechas e importes de cada plazo línea por línea.
Guarda los cambios.

La suma de todos los vencimientos tiene que coincidir exactamente con el total de la factura. Si hay una diferencia, aunque sea de un céntimo, Prana no dejará guardar. Es una protección para que tu contabilidad no tenga descuadres.

4. Registra y haz seguimiento de los pagos

Una vez guardada la factura, controlas qué plazos has pagado y cuáles tienes pendientes desde la vista previa del documento.

Para registrar el pago de un plazo:

Abre la factura y accede a su vista previa.
Localiza el vencimiento que vas a pagar.
Pulsa el botón + que aparece al lado de esa línea.
Indica el importe abonado. Puedes registrar un pago parcial si todavía no has pagado el plazo completo.

Los plazos vencidos sin pagar aparecen resaltados en rojo en el listado de facturas de gastos. Fácil de detectar, difícil de ignorar.

Ejemplo práctico

Carlos lleva una pequeña empresa de distribución de materiales de oficina. Tiene varios proveedores con los que paga siempre a 30-60-90 días. En lugar de apuntarlo en una hoja de Excel que actualiza a mano cada vez, configura en Prana una forma de pago llamada «30-60-90» con 3 vencimientos, primer pago a 30 días e intervalo de 30 días.

Uno de sus proveedores, con el que lleva trabajando desde 2021, le negoció condiciones especiales: 45-90 días. Carlos va a la ficha de ese proveedor, selecciona la forma de pago «30-60-90» y simplemente cambia el primer vencimiento a 45 días. Prana recalcula. Y ya está.

Cuando llega una factura de 3.000 €, Prana la divide automáticamente en tres pagos de 1.000 €. Carlos los ve en la vista previa, confirma que todo cuadra y sigue con su día. Cuando se acerca la fecha del primer vencimiento, el plazo aparece en rojo en su listado si se le pasa. Sin sorpresas.

Consejos y buenas prácticas

Crea formas de pago con nombres descriptivos: «30-60-90 días», «Pago único 60d», «Anticipo 50%». Localízalas en segundos.
Revisa periódicamente el listado de facturas de compra filtrando por «Pendiente» y ordenando por fecha de vencimiento — es el hábito más sencillo para no pillar sustos de tesorería.
Si un proveedor tiene condiciones muy irregulares, usa la opción Personalizar vencimientos directamente en la factura. No necesitas crear una forma de pago nueva para cada caso puntual.
Cuando registres un anticipo a un proveedor antes de recibir la factura, Prana lo descuenta automáticamente del total pendiente al generar los vencimientos. No tienes que hacer nada a mano.

Errores comunes (y cómo solucionarlos)

El botón de guardar no se activa después de editar los vencimientos.
La suma de los plazos no cuadra con el total de la factura. Revisa los importes, prestando especial atención a los decimales — a veces el problema es un redondeo de céntimos.

El campo de vencimiento muestra una sola fecha en vez de «Varios».
El proveedor no tiene asignada una forma de pago con múltiples vencimientos. Ve a su ficha → pestaña Datos de facturación y selecciona la forma de pago correcta.

Preguntas frecuentes

¿Por qué no puedo guardar la factura después de editar los vencimientos?
Porque la suma de los plazos no coincide con el total de la factura. Prana lo bloquea para proteger tu contabilidad. Revisa los importes y fíjate en los decimales — suele ser ahí donde está la diferencia.

Mi proveedor me ha dado fechas de pago irregulares, ¿cómo las introduzco?
Selecciona cualquier forma de pago en la factura y entra en Personalizar vencimientos. Ahí puedes escribir las fechas exactas a mano, sin necesidad de crear una forma de pago específica para ese caso.

¿Puedo registrar solo una parte de un vencimiento?
Sí. Al pulsar el botón para registrar el pago, puedes cambiar el importe. El vencimiento quedará como «parcialmente pagado» hasta que abones el resto.

¿Qué pasa si pago una factura antes de que venza el primer plazo?
Puedes registrarlo cuando quieras. Prana lo marca como pagado en la fecha en que lo registres, independientemente de cuándo vencía.

Si actualizo la forma de pago en la ficha del proveedor, ¿cambian mis facturas ya registradas?
No. Las facturas existentes conservan sus condiciones originales. El cambio solo afecta a las facturas nuevas que registres a partir de ese momento.

¿Cómo veo qué pagos a proveedores vencen esta semana?
En el listado de facturas de gastos, los vencimientos ya pasados sin pagar aparecen en rojo. Para ver los próximos, filtra por estado «Pendiente» y ordena por fecha de vencimiento.

¿Puedo usar la misma forma de pago con varios proveedores?
Sí, con todos los que quieras. Y si alguno necesita un ajuste de días, lo personalizas en su ficha sin tocar la configuración general.

Tengo un anticipo registrado con un proveedor, ¿cómo afecta a la factura final?
Prana lo detecta y lo muestra como «Pagado». Al generar los vencimientos de la factura final, el sistema distribuye solo el importe que queda realmente pendiente. No hace falta que hagas nada a mano.

¿Puedo consultar todos mis pagos pendientes de un vistazo?
Sí. Desde los informes de tesorería tienes una visión consolidada de todos los pagos pendientes. Para un proveedor concreto, la información está disponible en la vista previa de cada factura.

¿Los vencimientos aparecen en mis previsiones de tesorería?
Sí. Todos los vencimientos registrados alimentan automáticamente las previsiones de caja de Prana, para que tengas siempre una imagen realista de tus salidas de dinero futuras.