Control Total de Pagos: Gestión de Vencimientos Múltiples en Compras

En la gestión operativa con proveedores, es habitual negociar pagos fraccionados o giros a plazos (como los clásicos 30, 60 y 90 días). PRANA te permite automatizar esta «receta de pagos» para que tu previsión de tesorería sea exacta y no se te pase ninguna fecha de abono.

Configuración de la estructura de pago a proveedores

El proceso comienza definiendo cómo quieres dividir tus pagos en el módulo de Formas de Pago. Debes acceder a la configuración de la forma de pago y localizar el apartado Configuración de vencimientos.

Para que el sistema automatice los plazos, define estos tres valores:

• Nº Vencimientos: Indica en cuántas cuotas vas a dividir el pago total.

• Días 1er Vencimiento: Establece cuándo se realizará el primer pago desde la fecha de la factura.

• Días entre vencimientos: Define el intervalo de tiempo (ritmo) entre los pagos sucesivos.

PRANA incluye un simulador integrado que te mostrará las fechas de pago resultantes (ej. 30, 60, 90 días) antes de guardar, permitiéndote verificar que la estructura es correcta.

Personalización por Proveedor

Puedes tener una forma de pago estándar, pero que un proveedor específico necesite un margen diferente. No necesitas crear una forma de pago nueva para cada caso.

1. Ve a la ficha del Proveedor, pestaña Datos de facturación.

2. Selecciona tu forma de pago con múltiples vencimientos.

3. Edita el campo Vencimiento. Si cambias el número base (ej. de 30 a 45 días), PRANA recalculará automáticamente toda la cadena de pagos solo para este proveedor.

Gestión de plazos en la Factura de Gasto

Al registrar una factura de compra, el sistema heredará la configuración del proveedor. Si la factura tiene varios plazos, el campo de fecha de vencimiento indicará «Varios».

Si una compra específica requiere condiciones diferentes, puedes realizar un ajuste manual:

1. Haz clic en el campo de fecha de vencimiento y selecciona Personalizar vencimientos.

2. Edición libre: Podrás modificar fechas e importes manualmente línea por línea.

3. Validación Contable: La suma de todos los vencimientos debe coincidir exactamente con el total de la factura de compra. Si no cuadra al céntimo, el sistema impedirá guardar los cambios para evitar descuadres en tu tesorería.

Registro y Seguimiento de Pagos

Una vez registrada la factura de gasto, puedes controlar qué plazos has pagado y cuáles tienes pendientes desde la vista previa (preview) del documento:

• Verás un desglose claro de cada vencimiento con su fecha e importe.

• Añadir Pago: Pulsa el botón + situado al lado de la línea del vencimiento específico para registrar el desembolso.

• Esto permite realizar pagos parciales, indicando exactamente qué cantidad has abonado de un plazo concreto.

Preguntas Frecuentes

1. ¿Por qué no puedo guardar la factura tras editar los vencimientos? El sistema protege tu contabilidad. Si el botón de guardar no se activa, es porque la suma de los plazos introducidos no coincide con el total de la factura de compra. Revisa los decimales.

2. Mi proveedor me ha dado fechas de pago irregulares, ¿qué hago? Selecciona una forma de pago genérica en la factura y entra en Personalizar vencimientos. Allí podrás escribir las fechas exactas a mano sin necesidad de configurar una forma de pago nueva.

3. ¿Qué ocurre si pago una factura de compra por adelantado? Si registras un anticipo al proveedor, PRANA lo detectará y lo mostrará como «Pagado». Al generar los vencimientos, el sistema solo repartirá el importe que queda realmente pendiente.

4. ¿Puedo registrar el pago de solo la mitad de un vencimiento? Sí. Al pulsar el botón para registrar el pago en la vista previa, puedes editar el importe. El vencimiento quedará marcado como «parcialmente pagado» hasta que abones el resto.

5. Si cambio la forma de pago en la ficha del proveedor, ¿se actualizan mis gastos pasados? No. Las facturas de compra ya registradas mantienen sus condiciones originales. El cambio solo se aplicará a las nuevas facturas de gasto que introduzcas a partir de ese momento.

6. ¿Cómo sé qué pagos a proveedores vencen esta semana? En el listado de facturas de gastos y en tus informes de tesorería, PRANA resaltará en rojo aquellas fechas de vencimiento que ya han pasado y cuyo pago no ha sido registrado.