Control Total de Compras: Gestión de Pedidos a Proveedores

¿Has pedido 10 unidades pero solo te han llegado 5? ¿Necesitas enviar una orden formal a tu proveedor antes de que te envíen la factura?

El módulo de Pedidos de Compra es tu torre de control. Te permite gestionar el ciclo completo: desde que nace la necesidad de comprar hasta que recibes la mercancía y la facturas.

1. Activa el Módulo (Primer paso)

Esta funcionalidad va de la mano del control de stock, así que para verla necesitas activar el módulo de Inventario/Almacén.

1. Ve al menú Empresa → Marketplace.

2. Busca el módulo Almacén.

3. Pulsa Comprar (o Iniciar prueba).

4. Una vez activo, encontrarás tus pedidos en Gastos → Pedidos.

2. Crea tu Pedido de Compra

Para formalizar una compra:

1. Ve a Gastos → Pedidos.

2. Pulsa el botón «Añadir pedido» (arriba a la derecha).

Rellena los datos clave

• Proveedor: Al seleccionarlo, Prana carga automáticamente sus condiciones (Descuento, IRPF, Forma de pago…).

  • Nota: Puedes cambiar estos datos para este pedido concreto sin que afecte a la ficha general del proveedor.

• Fecha de Entrega: Un campo vital para que sepas cuándo esperas recibir la mercancía.

• Líneas del pedido:

  • Del Catálogo: Busca productos existentes.

  • Conceptos libres: Escribe lo que quieras (ej: «Servicio de transporte urgente») sin necesidad de crearlo antes en el catálogo.

Organiza y Comunica

• Notas: Tienes dos tipos.

  • Notas internas: Solo para tus ojos.

  • Notas al pedido: Se imprimen en el PDF (ideal para instrucciones de entrega al proveedor).

• Etiquetas (Tags): Categoriza tus compras (ej: «Proveedores VIP», «Material Oficina», «Urgente»).

Descuentos e IRPF

• Descuentos: Aplica descuento por línea o un Descuento General al total (abajo a la derecha).

• IRPF: Si la compra lleva retención, pulsa «Añadir IRPF».

3. El ciclo de vida: Recibir y Facturar

Aquí es donde Prana brilla. Un pedido no es un documento estático, es algo vivo.

A. Recibir Mercancía (El Albarán de entrada)

Cuando el camión llega a tu puerta:

1. Entra en el Pedido.

2. Ve a Acciones → Recibir mercancía.

3. Se generará un Albarán de entrada.

   • ¿Ha llegado todo? Guarda y listo. El stock se suma a tu almacén.

   • ¿Pedido Parcial? Si pediste 10 y llegan 5, cambia la cantidad a 5. Prana dejará las otras 5 «pendientes de recibir» para el siguiente envío.

B. Convertir en Factura

Cuando llega la factura del proveedor:

1. Entra en el Pedido.

2. Ve a Acciones → Convertir en factura.

3. Se generará la Factura de Compra en borrador.

   • Al igual que con la recepción, puedes facturar parcialmente. Si facturas solo la mitad, el pedido quedará abierto a la espera de facturar el resto.

4. Gestiona el Documento (Preview y Envío)

• Previsualizar: Al pulsar sobre un pedido, verás la pantalla partida (PDF a la izquierda, Datos a la derecha).

• Enviar por Email:

  • Pulsa el botón Enviar.

  • Prana sugiere el email del proveedor.

  • El PDF adjunto se llamará «Order_[Numero]».

• Duplicar: ¿Pides siempre lo mismo? Abre un pedido antiguo, dale a Acciones → Duplicar y ahorra tiempo.

5. Listados y Acciones Masivas

En el listado general de pedidos puedes:

• Buscar: Por proveedor, fecha, estado, etiquetas…

• Acciones en Lote: Selecciona varios pedidos a la vez para Descargar todos los PDFs (en un ZIP), enviarlos o eliminarlos de golpe.

Preguntas Frecuentes (Pedidos de Compra)

1. ¿Si hago un pedido, se suma el stock automáticamente? No. El pedido es solo una intención de compra. El stock se suma cuando haces la acción de «Recibir mercancía» (que genera el albarán de entrada).

2. ¿Puedo facturar un pedido sin haber recibido la mercancía? Sí. Puedes ir directamente a «Convertir en factura» si tu flujo de trabajo lo requiere, aunque lo ideal es registrar la recepción primero para controlar el stock.

3. ¿Qué pasa si elimino un pedido? Si lo eliminas, desaparece el registro. Si ya habías generado facturas o albaranes a partir de él, esos documentos se mantienen, pero pierden el vínculo con el pedido original.

4. ¿Puedo poner una forma de pago distinta a la del proveedor? Sí. Al crear el pedido, Prana te sugiere la habitual, pero puedes cambiarla manualmente para esa operación específica.

5. ¿Para qué sirven las «Observaciones» de la forma de pago? Si configuras un texto en la forma de pago (ej: «Transferencia al IBAN ES99…»), este texto aparecerá impreso automáticamente en todos los pedidos que usen esa forma de pago.

Compras bajo control

No dejes que los pedidos se pierdan en el limbo. Regístralos, recíbelos y factúralos con trazabilidad total.