Pedidos de Venta: Organiza tus encargos antes de facturar

¿El cliente ha aceptado el presupuesto? ¡Genial! Ahora toca formalizar el encargo. El Pedido de Venta es tu herramienta de planificación. Te permite reservar stock, planificar la fecha de entrega y, muy importante, cobrar anticipos antes de mover un dedo.

Olvídate de los post-its. Aquí controlas qué tienes que entregar, cuándo y a quién.

1. Activa el Módulo (Primer paso)

Al gestionar compromisos de entrega, esta funcionalidad vive dentro del módulo de Inventario/Almacén (aunque no muevas stock físico, ayuda a preverlo).

1. Ve al menú Empresa → Marketplace.

2. Busca el módulo Almacén.

3. Pulsa Comprar (o Iniciar prueba).

4. Una vez activo, ve a Ventas → Pedidos.

2. Crea el Pedido: Formaliza el «Sí»

1. Ve a Ventas → Pedidos.

2. Pulsa «Añadir pedido» (arriba a la derecha).

Datos Clave para planificarte

• Cliente: Prana cargará sus datos por defecto (Descuento, IRPF, Forma de pago…), pero puedes cambiarlos para este pedido concreto.

• Fecha de Servicio: ¡Dato vital! Aquí indicas cuándo tienes que entregar el trabajo o la mercancía. Úsalo para organizar tu semana y prever picos de trabajo.

• Líneas: Añade productos del catálogo o escribe conceptos manuales sobre la marcha.

Organiza y Comunica

• Notas:

  • Internas: «Ojo, cliente exigente».

  • Al pedido: «Entrega por la puerta trasera». Estas salen impresas en el PDF.

• Etiquetas (Tags): Marca tus pedidos: «Urgente», «VIP», «Pendiente de material».

• Forma de Pago: Si en la configuración de la forma de pago pusiste una observación (ej: Tu número de cuenta), aparecerá automáticamente en el pedido.

3. Gestión de Anticipos: Cobra por adelantado

Esta es una de las funciones estrella. ¿Pides un 50% por adelantado para empezar a trabajar?

1. Entra en la previsualización del pedido.

2. En la barra lateral derecha, pulsa «Añadir anticipo».

3. Registra el importe cobrado, la fecha y el banco.

La Magia: Este dinero queda registrado. Cuando en el futuro conviertas este pedido en factura, Prana recordará que ya te han pagado una parte y lo descontará o lo marcará como cobrado según corresponda.

4. El Ciclo de Vida: Enviar y Facturar

Un pedido puede tener vida propia. Puede enviarse todo junto, por partes, o facturarse antes de enviar. Tú mandas.

A. Convertir en Albarán (El Envío)

¿Sale la mercancía de tu almacén?

1. Ve a Acciones → Convertir en Albarán.

2. ¿Envío Parcial? Si el pedido es de 100 unidades y solo envías 20, cambia la cantidad en el albarán.

   • Prana dejará las otras 80 en el pedido original como «Pendientes de enviar».

B. Convertir en Factura (El Cobro)

¿Toca cobrar?

1. Ve a Acciones → Convertir en Factura.

2. ¿Facturación Parcial? Igual que con el envío. Puedes facturar solo lo que has entregado o facturar el total por adelantado. Lo que no factures, se queda «Pendiente de facturar» en el pedido.

5. Gestión Documental y Email

Desde la previsualización o el listado:

• Enviar por Email: Pulsa Enviar. Prana adjunta el PDF (el archivo se llamará order_serie_numero.pdf) y se lo manda al cliente.

• Descargar: Baja el PDF o un ZIP si seleccionas varios.

• Duplicar: ¿El cliente repite el mismo pedido cada mes? Duplica el anterior y solo cambia la fecha.

Preguntas Frecuentes (Pedidos de Venta)

1. ¿El pedido resta stock de mi almacén? No. El pedido «reserva» mentalmente el stock, pero no lo resta del inventario hasta que generas el Albarán (que es la salida física real).

2. ¿Puedo tener un pedido parcialmente enviado y parcialmente facturado? Sí, y es muy común. Prana lleva la cuenta de cada línea: cuántas unidades se han pedido, cuántas se han enviado (albarán) y cuántas se han facturado.

3. ¿Cómo sé qué pedidos tengo pendientes de servir hoy? Usa el listado de pedidos y filtra/ordena por la columna «Fecha de Servicio». Así verás qué compromisos vencen hoy.

4. Si cobro un anticipo, ¿tengo que hacer factura? Fiscalmente, los anticipos deben facturarse. Prana te permite registrar el cobro en el pedido para tu control interno (tesorería), pero recuerda emitir la factura de ese anticipo o la factura final descontándolo cuando corresponda legalmente.

5. ¿Puedo eliminar un pedido? Sí, desde la papelera. Pero si ya has generado albaranes o facturas a partir de él, ten cuidado porque perderás la trazabilidad en el origen.

Compromisos cumplidos

Planifica tus fechas de servicio, asegura tus cobros con anticipos y mantén a tus clientes informados. Con Prana, ningún encargo se queda en el olvido.