Recepción de Mercancía: Gestión de Albaranes de Compra

¿El proveedor te prometió 10 unidades pero en la caja solo vienen 8? ¿Te ha llegado la factura pero no recuerdas si recibiste el material?

Para eso sirve el Albarán de Compra. Es el documento que confirma la entrada real de mercancía en tu empresa. Con este módulo tendrás el control total: sabrás qué ha llegado, qué falta por llegar y qué está pendiente de pagar.

1. Activa el Módulo (Primer paso)

Como los albaranes mueven unidades físicas, esta funcionalidad vive dentro del módulo de Inventario/Almacén.

1. Ve al menú Empresa → Marketplace.

2. Busca el módulo Almacén.

3. Pulsa Comprar (o Iniciar prueba).

4. Una vez activo, encontrarás tus albaranes en Gastos → Albaranes.

2. Cómo crear un Albarán (Dos caminos)

Tienes dos formas de registrar una entrada, dependiendo de si hiciste un pedido previo o no.

Opción A: Desde un Pedido (La recomendada)

Si ya hiciste el pedido en Prana, no trabajes doble.

1. Ve a Gastos → Pedidos y entra en el pedido que estás esperando.

2. Pulsa en Acciones → Recibir mercancía.

3. Prana genera el albarán automáticamente copiando los datos.

Recepción Parcial (Lo que no llega, se queda pendiente) Si pediste 10 unidades y solo llegan 5, cambia la cantidad en el albarán a 5. Prana sumará 5 a tu stock y dejará las otras 5 en el pedido original como «Pendientes de recibir». Así nunca pierdes el control de lo que te deben.

Opción B: Crear desde cero (Manual)

Si el camión llega sin aviso previo:

1. Ve a Gastos → Albaranes.

2. Pulsa «Añadir albarán».

3. El Campo Clave: «Su Nº de Albarán»: Es vital que escribas aquí la referencia del papel que te da el transportista.

   • Nota: Prana no te dejará repetir el mismo número de albarán para un mismo proveedor. ¡Seguridad ante duplicados!

3. Digitalización y Notas

El papel se pierde, el digital no.

• Adjunta el original: En la ficha del albarán, arrastra el documento escaneado o la foto que le hagas con el móvil al recuadro de archivo. Así siempre tendrás el justificante firmado a mano.

• Notas: Añade notas internas (para ti) o notas visibles en el documento.

• Etiquetas: Clasifica tus entradas (ej: «Mercancía Frágil», «Revisado»).

4. El momento del Stock

Esto es importante: El stock de tus productos aumenta en este momento. Ni con el pedido (intención), ni con la factura (pago). El stock se suma a tu almacén cuando confirmas el Albarán de Compra.

Ojo: Esto solo aplica si los productos tienen activada la opción de «Control de Stock» en su ficha.

5. Trazabilidad y Previsualización

Al entrar en un albarán, verás la pantalla partida: a la izquierda tu documento digitalizado y a la derecha los datos.

Sigue el rastro: En la barra lateral derecha verás la historia del documento.

• Si viene de un pedido, verás un enlace al Pedido origen.

• Si ya lo has facturado, verás un enlace a la Factura destino. Haz clic en ellos para navegar por toda la operación sin perderte.

6. Convertir en Factura (Cerrar el ciclo)

Ya tienes la mercancía y el albarán confirmado. Ahora llega la factura del proveedor.

1. Entra en el Albarán.

2. Ve a Acciones → Convertir en factura.

3. Se generará la factura de compra en borrador, lista para revisar importes y confirmar.

Facturación Parcial: Al igual que con la recepción, si el proveedor te factura solo la mitad de lo entregado, ajusta las líneas. Lo que no factures ahora, quedará en el albarán como «Pendiente de facturar» para la próxima vez.

7. Gestión Documental (PDF y Acciones)

Desde el listado o la ficha:

• Duplicar: Crea una copia exacta de un albarán anterior.

• Descargar: Baja el PDF generado por Prana (o un ZIP si seleccionas varios).

• Eliminar: Si te has equivocado, puedes borrarlo (siempre que no esté ya facturado).

Preguntas Frecuentes (Albaranes de Compra)

1. ¿Puedo agrupar varios albaranes en una sola factura? El flujo natural es convertir un albarán en factura, pero si tu proveedor te envía una factura resumen a final de mes, puedes ir creando los albaranes día a día para controlar el stock y, a final de mes, puntear la factura contra tus recepciones.

2. ¿Es obligatorio poner el número de albarán del proveedor? Sí, es un campo requerido. Es la única forma de reclamar si hay problemas. Ese número es la matrícula de la entrega.

3. He recibido la mercancía pero no se ha sumado al stock. ¿Por qué? Revisa la ficha del producto en el Catálogo. Seguramente ese artículo no tiene marcado el check de «Control de Stock». Actívalo para que Prana empiece a contar unidades.

4. ¿Puedo modificar un albarán si ya lo he convertido en factura? No deberías. Una vez facturado, el documento queda bloqueado para garantizar la coherencia. Si necesitas cambiar algo, primero tendrás que eliminar o desvincular la factura asociada.

Tu almacén, bajo control

Recepciona, verifica y archiva. Con los albaranes de compra, solo pagas por lo que realmente ha entrado por la puerta.