Gestión de Clientes en PRANA

En este manual aprenderás a gestionar el ciclo completo de tus clientes, desde su creación hasta la consulta de su actividad financiera, manteniendo toda su información centralizada.

Creación y Gestión de Clientes

La gestión de clientes es la base para emitir facturas y controlar tus ventas. Para que una factura sea válida, es imprescindible contar con los datos fiscales correctos.

Alta de un nuevo cliente

Para crear un cliente, sigue estos pasos:

1. Navega a Contactos → Clientes.

2. Haz clic en el botón Añadir cliente.

3. Introduce el nombre (dato mínimo para que Prana complete automáticamente valores como el IVA por defecto, tarifa y forma de pago).

4. Completa los campos fiscales (NIF y dirección fiscal) para poder emitir facturas legales.

5. (Opcional) Introduce el IBAN si planeas generar remesas de cobro automáticas.

6. (Opcional) Añade etiquetas para clasificar a tus clientes.

Direcciones de envío

Por defecto, Prana utiliza la dirección fiscal como dirección de envío. Si necesitas enviar mercancía a un lugar distinto:

• Desmarca la opción «Usar la misma que la fiscal».

• Haz clic en Añadir dirección. Puedes añadir múltiples direcciones y marcar una como predeterminada.

Análisis y Consulta de Actividad

Prana te ofrece herramientas visuales para conocer el estado de cada cliente de un vistazo.

Dashboard de Clientes

Desde la ficha de cada cliente, puedes consultar indicadores clave (KPIs) financieros:

• Total Cobrado: Importe acumulado que el cliente ya ha pagado (filtrable por periodos).

• Pendiente de Cobro: Deuda total actual del cliente.

• Cobros Recibidos: Anticipos que el cliente ha entregado pero que aún no han sido facturados.

Consulta de últimas facturas

Dentro de la ficha del cliente, dispones de un apartado específico para consultar su histórico de facturación. Esto te permite verificar rápidamente qué documentos se han emitido y su estado actual sin tener que ir al listado general de facturas.

Información Centralizada y Documentación

Mantén todo el contexto de la relación con tu cliente en un solo lugar.

Adjuntar archivos

Puedes vincular documentos relevantes (contratos, presupuestos firmados, fotos, etc.) directamente al cliente:

1. Selecciona al cliente desde el listado.

2. En el dashboard o en el apartado de añadir, haz clic en Añadir archivo.

3. Selecciona el documento de tu equipo y súbelo.

Notas en clientes

Utiliza el apartado de notas para registrar comentarios, acuerdos verbales o cualquier información de interés que no tenga un campo específico. Estas notas son internas y te ayudan a que todo el equipo esté alineado sobre la situación de un cliente.

Preguntas Frecuentes (FAQ)

1. ¿Puedo crear un cliente solo con el nombre? Sí, puedes darlo de alta solo con el nombre para gestiones internas, pero Prana no te permitirá emitir facturas válidas si faltan el NIF o la dirección fiscal.

2. ¿A qué correo se envían las facturas? Las facturas se envían automáticamente a la dirección de correo electrónico que hayas introducido en el campo email dentro de la ficha del cliente.

3. ¿Cómo edito o elimino a un cliente? Desde el listado de Contactos → Clientes, selecciona al cliente para entrar en su ficha y poder editar sus datos. Para eliminarlo, asegúrate de que no tiene documentos vinculados (facturas, presupuestos), de lo contrario, el sistema protegerá la integridad de los datos.

4. ¿Qué ocurre si un cliente tiene varias direcciones de envío? Puedes gestionarlas todas desde su ficha. Al crear una factura o albarán, podrás seleccionar cuál de las direcciones guardadas quieres utilizar para ese envío específico.

5. ¿Los archivos adjuntos tienen límite de tamaño? Se recomienda subir archivos en formatos estándar (PDF, JPG, PNG) y que no superen el tamaño razonable de gestión documental para asegurar una carga rápida de la ficha.

6. ¿Quién puede ver las notas de los clientes? Cualquier usuario con permisos de acceso al módulo de «Contactos» podrá visualizar y editar las notas internas de los clientes.