Gestiona tus clientes con total control
Tus clientes son el centro de tu negocio, y en Prana lo tenemos claro. Desde crear un alta nueva hasta consultar el historial de facturas o adjuntar documentación importante, todo fluye desde un único lugar. Sin complicaciones, sin tener que ir de pantalla en pantalla.
Accede a tu módulo de clientes desde Contactos → Clientes en Prana.
Dar de alta a un cliente nuevo
Crear un cliente en Prana es muy sencillo. El único dato que necesitas para empezar es el nombre: con eso, Prana ya rellena automáticamente los valores por defecto de IVA, tarifa y forma de pago.
Para facturar legalmente, eso sí, necesitarás añadir también el NIF y la dirección fiscal del cliente. Sin ellos, Prana no podrá generar una factura válida.
Pasos para crear un cliente:
- Ve a Contactos → Clientes.
- Haz clic en Añadir cliente.
- Introduce el nombre del cliente (dato mínimo obligatorio).
- Completa los datos fiscales: NIF y dirección fiscal.
- (Opcional) Añade el IBAN si vas a usar remesas de cobro domiciliado.
- (Opcional) Asigna etiquetas para clasificar a tus clientes fácilmente.
- Guarda los cambios.
Consejo Prana: Si tienes clientes a los que envías mercancía a una dirección distinta a la fiscal, desmarca la opción «Usar la misma que la fiscal» y añade tantas direcciones de envío como necesites. Puedes marcar una como predeterminada.
Editar y eliminar un cliente
Para editar los datos de un cliente, entra en su ficha desde el listado de Contactos → Clientes y actualiza los campos que necesites. Los cambios se guardan al instante.
Para eliminar un cliente, ten en cuenta que el sistema protege la integridad de los datos: si ese cliente tiene facturas, presupuestos u otros documentos vinculados, no podrás eliminarlo directamente. Primero deberías gestionar o eliminar esos documentos.
El dashboard del cliente: todo de un vistazo
Una de las cosas más útiles de Prana es el dashboard de cada cliente. Desde la propia ficha puedes ver de forma visual los indicadores clave de la relación comercial:
- Total Cobrado: importe acumulado que ya ha pagado, filtrable por periodos.
- Pendiente de Cobro: lo que el cliente todavía te debe en este momento.
- Cobros Recibidos: anticipos entregados que aún no han sido facturados.
De un vistazo sabrás exactamente la situación financiera con cada cliente, sin tener que consultar informes externos.
Consulta el historial de facturas del cliente
Dentro de la ficha del cliente hay un apartado específico para ver todas las facturas que le has emitido y su estado actual. Así puedes comprobar rápidamente qué documentos están cobrados, cuáles están pendientes y cuáles llevan tiempo esperando, sin necesidad de ir al listado general de facturas.
Adjunta archivos al cliente
¿Tienes un contrato firmado, un documento de identidad o un acuerdo de precios? Puedes vincularlo directamente a la ficha del cliente para tenerlo siempre a mano.
- Selecciona al cliente desde el listado.
- Haz clic en Añadir archivo.
- Selecciona el documento desde tu equipo y súbelo.
Los formatos más habituales (PDF, JPG, PNG) funcionan perfectamente.
Añade notas internas
El apartado de notas es tu espacio para registrar todo lo que no tiene un campo propio: acuerdos verbales, indicaciones especiales del cliente, el nombre de su persona de contacto, preferencias de comunicación…
Son notas internas, visibles para cualquier usuario con acceso al módulo de Contactos, que ayudan a que todo el equipo esté alineado sobre la situación de cada cliente.
Preguntas frecuentes
¿Puedo crear un cliente solo con el nombre?
Sí. Con el nombre ya puedes guardar el alta para uso interno. Pero para emitir una factura legal necesitarás añadir el NIF y la dirección fiscal antes de facturarle.
¿A qué correo se envían las facturas del cliente?
Al correo electrónico que hayas guardado en su ficha. Si no hay ninguno, Prana te avisará en el momento del envío.
¿Puedo tener varias direcciones de envío para un mismo cliente?
Sí. Puedes añadir todas las que necesites desde la ficha del cliente. Al crear una factura o albarán, podrás elegir cuál usar para esa operación concreta.
¿Qué ocurre si intento eliminar un cliente con facturas?
El sistema lo impedirá para proteger la integridad de los datos. Primero deberás gestionar los documentos vinculados a ese cliente.
¿Para qué sirve el IBAN en la ficha del cliente?
El IBAN es necesario si vas a generar remesas de cobro domiciliado (por ejemplo, para cobrar mediante SEPA). Si no usas ese sistema, no es obligatorio.
¿Las etiquetas sirven para algo más que clasificar?
Sí. Puedes usar las etiquetas para filtrar el listado de clientes y segmentar tu cartera fácilmente, por ejemplo para hacer un seguimiento por sector o por tipo de cliente.
¿Quién puede ver las notas internas de un cliente?
Cualquier usuario con acceso al módulo de Contactos podrá ver y editar las notas internas.
¿Puedo adjuntar cualquier tipo de archivo?
Prana admite los formatos más habituales (PDF, imágenes, documentos). Se recomienda no subir archivos demasiado pesados para que la ficha cargue con agilidad.
¿El historial de facturas dentro de la ficha muestra todos los documentos?
Muestra las facturas emitidas al cliente. Para ver presupuestos o albaranes vinculados, accede a los módulos correspondientes filtrando por ese cliente.
¿Puedo cambiar el IVA o la tarifa por defecto de un cliente concreto?
Sí. Desde su ficha, en la sección de facturación, puedes personalizar la tarifa y la forma de pago que se aplicarán por defecto cada vez que le factures.
¿Hay algún límite en el número de clientes que puedo crear?
No. Puedes gestionar tantos clientes como necesite tu negocio, sin límite.