Enviar mercancía desde pedidos de venta

¿Para qué sirve?

Con Enviar mercancía sirves de una vez uno o varios pedidos de un mismo cliente y Prana te genera el albarán con todo lo que sale del almacén. Eliges qué líneas mandas y cuántas unidades, y lo que no envíes se queda pendiente en el pedido para la próxima vez.

Se acabó convertir los pedidos uno a uno.

¿Cuándo usarla?

• Cuando un cliente te ha hecho varios pedidos a lo largo de la semana y quieres mandárselo todo junto, en un solo albarán
• Si solo tienes stock para una parte del pedido y quieres enviar lo que hay ya
• Cada vez que prepares un envío y necesites el albarán para que viaje con la mercancía
• Cuando vendes artículos con número de serie o lote y quieres dejar registrado qué unidad exacta se lleva el cliente
• Si prefieres saltarte el albarán y facturar directamente lo que sale

Cómo funciona, paso a paso

El asistente tiene tres pasos: Pedidos, Líneas y cantidades y Confirmar. Arriba siempre ves en cuál estás, y con el botón Atrás puedes volver al anterior sin perder nada.

1. Activa el módulo de Almacén avanzado

Para usar Enviar mercancía necesitas tener contratado el módulo de Almacén avanzado. Sin él, la opción no aparece en el listado de pedidos.

Puedes contratarlo desde este enlace. Solo se hace una vez.

2. Selecciona los pedidos que vas a servir

1. Ve a Ventas → Pedidos.
2. Marca la casilla de cada pedido que quieras enviar. Pueden ser uno o varios, pero todos del mismo cliente: no puedes mezclar pedidos de clientes distintos en un mismo envío.
3. En la barra que aparece arriba del listado, pulsa Enviar mercancía.

💡 Para localizar rápido los pedidos de un cliente, filtra el listado por Razón social. Y si solo quieres ver lo que aún no ha salido, ordena por fecha o usa las etiquetas.

¿Tienes pedidos de varios clientes para servir hoy? Haz un envío por cliente. Nada más.

3. Elige las líneas y las cantidades

En el paso Líneas y cantidades verás un bloque por cada pedido, con su número y el cliente. Debajo del nombre, un resumen te dice cuántas líneas llevas seleccionadas y cuántas unidades (por ejemplo, «1 de 1 líneas seleccionadas · 1 uds.»).

Cada línea muestra cuatro columnas:

• Pedida: las unidades que pidió el cliente.
• Servida: las que ya le has enviado en albaranes anteriores.
• Pendiente: lo que falta por enviar.
• Cantidad a enviar: lo que va a salir ahora.

Para elegir qué mandas:

1. Marca la casilla de cada línea que vaya en el envío. Al marcarla, la Cantidad a enviar se rellena con todo lo pendiente.
2. Si quieres servir el pedido entero, marca la casilla de la cabecera del pedido y se seleccionan todas sus líneas de golpe.
3. ¿Envío parcial? Cambia la cantidad a mano en Cantidad a enviar. El resto se queda pendiente en el pedido.
4. ¿Mandas más de lo pedido? También puedes. Escribe la cantidad real que sale, aunque supere la pedida.

Las líneas que dejes sin marcar no entran en el envío. Así de sencillo.

Por cierto, aquí solo aparecen las líneas que tienen algo pendiente. Las que ya están servidas del todo no se muestran.

Una excepción: en los artículos con números de serie o lotes, la cantidad a enviar no se escribe a mano. Sale de los números de serie o lotes que selecciones, como te explicamos en el paso siguiente.

Si tienes muchos pedidos en pantalla, puedes plegar cada bloque con la flecha de la derecha para trabajar más cómodo.

4. Indica los números de serie o lotes (si el artículo los lleva)

Si un artículo tiene control de números de serie o de lotes, Prana necesita saber qué unidades concretas salen. Esto es lo que llamamos el desglose. Y en estos artículos el desglose es justo lo que marca cuántas unidades envías.

Lo reconocerás porque la línea tiene un enlace Ver detalle. Cuando la marcas y todavía no has indicado las unidades, verás la etiqueta roja Falta desglose, un borde rojo a la izquierda de la línea y un aviso junto al número del pedido. Mientras haya algo pendiente de desglosar, el botón Continuar no se activa.

Para completarlo:

1. Pulsa Ver detalle en la línea. Se abre un panel con la cantidad ya asignada y los números de serie o lotes registrados.
2. Pulsa Editar. Se abre la ventana Añadir números de serie (o de lotes) con el nombre del artículo.
3. Busca por código o elige de la lista. Por defecto ves los que están Disponibles; con el desplegable puedes cambiar el filtro.
4. Si el número de serie o el lote todavía no existe en Prana, pulsa Crear nuevo y dalo de alta ahí mismo.
5. Pulsa Añadir.

La Cantidad a enviar de la línea se calcula sola con lo que hayas seleccionado. Si añades 3 números de serie, se envían 3 unidades. Con lotes, la cantidad es la suma de lo que cojas de cada lote. Para enviar más o menos, vuelve a Editar y añade o quita números de serie o lotes. Cuando hay al menos una unidad asignada, la etiqueta roja desaparece.

Si quieres saber más sobre cómo funcionan los lotes y números de serie en Prana, echa un vistazo a Control de lotes y números de serie.

5. Revisa y confirma el envío

Cuando todo esté listo, pulsa Continuar. En el paso Confirmar verás:

• En Envíos a generar, el cliente con los pedidos incluidos, el número de líneas y las unidades.
• A la derecha, un resumen con el total de pedidos, líneas y unidades.

En Generar como elige el documento que quieres crear:

• Albarán: lo normal. Documenta la salida de la mercancía y luego lo facturas cuando toque.
• Factura: si prefieres facturar directamente lo que envías, sin pasar por el albarán.

Pulsa Generar envío. Y ya está.

6. Qué pasa después

• Se crea el albarán (o la factura) con las líneas de todos los pedidos que has servido.
• En cada pedido se actualiza lo servido y lo pendiente. Si queda algo, podrás enviarlo más adelante repitiendo el proceso.
• El stock se descuenta al generar el albarán, no al crear el pedido.
• Los números de serie y lotes quedan ligados al documento, así puedes saber a qué cliente fue cada unidad

Ejemplo práctico

Rosa lleva el almacén de una distribuidora de material textil en Alcoy. Uno de sus mejores clientes, una tienda de mercería de Valencia, le hace pedidos casi a diario: el lunes 6 ovillos de lana marrón (pedido F2600008) y el martes otros 6 del mismo artículo (pedido F2600009).

El miércoles sale la furgoneta hacia Valencia. Rosa va a Ventas → Pedidos, filtra por el cliente, marca los dos pedidos y pulsa Enviar mercancía. En la siguiente pantalla marca la cabecera de los dos pedidos. Pero solo le quedan 9 ovillos en estantería, así que en el segundo pedido cambia la cantidad a enviar de 6 a 3.

En Confirmar deja «Albarán», pulsa Generar envío y lo imprime para que viaje con la caja. Resultado: un solo albarán con 9 unidades, el primer pedido queda completamente servido y el segundo con 3 ovillos pendientes que enviará el viernes, cuando le llegue la reposición.

Consejos y buenas prácticas

• Agrupa en un mismo envío todos los pedidos del cliente que salgan el mismo día. Un albarán en vez de cuatro: menos papeles y menos facturas después.
• Revisa la columna Pendiente antes de tocar nada. Te dice de un vistazo qué falta por mandar de cada línea.
• Ten a mano los números de serie o lotes antes de empezar (la etiqueta del producto, el escáner…). El desglose es el paso que más tiempo lleva
• Si el cliente ya no quiere lo que queda pendiente, anula esas unidades en el pedido en lugar de dejarlas ahí colgadas. Lo explicamos en Anulación de pedidos.
• Usa «Factura» en Generar como solo cuando de verdad no necesites albarán, por ejemplo en ventas puntuales que cobras en el momento.

¿Algo no va como esperabas?

Si el botón Continuar está en gris → Comprueba que has marcado al menos una línea con cantidad mayor que cero. Si es así, busca alguna línea con la etiqueta Falta desglose: hasta que indiques sus números de serie o lotes no podrás avanzar.

Si ves «Falta desglose» en una línea → Pulsa Ver detalle → Editar y asigna los números de serie o lotes. La cantidad a enviar se ajusta sola a lo que selecciones.

Si no puedes cambiar la Cantidad a enviar de una línea → Seguramente es un artículo con números de serie o lotes. En ese caso la cantidad se cambia desde Ver detalle → Editar, añadiendo o quitando unidades.

Si has marcado pedidos de clientes distintos → Cada envío es para un solo cliente. Deja marcados solo los pedidos de uno y repite el proceso con el siguiente.

Si en la ventana de números de serie sale «No hay resultados» → No hay unidades disponibles de ese artículo con el filtro actual. Cambia el filtro del desplegable, busca por otro código o usa Crear nuevo para dar de alta el número de serie.

Si no ves el botón Enviar mercancía en el listado → Primero tienes que seleccionar al menos un pedido con su casilla. La barra de acciones aparece al hacerlo. Si aun así no sale, comprueba que tienes contratado el módulo de Almacén avanzado: puedes hacerlo desde el marketplace.

Si una línea no aparece para enviar → Lo más probable es que ya esté servida del todo, y esas líneas no se muestran. También puede que sus unidades pendientes estén anuladas. Revisa las columnas Servida y Cantidad anulada del pedido.

Si el pedido sigue apareciendo como pendiente después de enviar → Es normal si has hecho un envío parcial. Las unidades que no enviaste siguen pendientes hasta el próximo envío o hasta que las anules.

¿Listo para probarlo?

Preguntas frecuentes

¿Qué necesito para usar Enviar mercancía?

Tener contratado el módulo de Almacén avanzado. Puedes hacerlo desde el marketplace. Con el módulo activo, la opción aparece en la barra de acciones del listado de pedidos.

¿Puedo meter varios pedidos en un solo albarán?

Sí, siempre que sean del mismo cliente. Selecciona todos en el listado de pedidos, pulsa Enviar mercancía y Prana genera un único albarán con las líneas de todos.

¿Puedo enviar solo una parte de un pedido?

Sí. Marca solo las líneas que salen y, si hace falta, baja la Cantidad a enviar. Lo que no envíes queda pendiente en el pedido.

¿Cómo envío lo que se quedó pendiente?

Igual que la primera vez: selecciona el pedido y pulsa Enviar mercancía. En la columna Servida verás lo que ya mandaste y en Pendiente lo que falta.

¿Qué significa «Falta desglose»?

Que el artículo tiene control de números de serie o lotes y todavía no has indicado qué unidades concretas salen. Pulsa Ver detalle → Editar y asígnalas.

¿Puedo dar de alta un número de serie mientras preparo el envío?

Sí. En la ventana de números de serie pulsa Crear nuevo, escribe el código y añádelo a la línea. No hace falta salir del asistente.

¿Puedo generar una factura en vez de un albarán?

Sí. En el paso Confirmar, cambia «Generar como» a Factura antes de pulsar Generar envío.

¿Cuándo se descuenta el stock, al crear el pedido o al enviarlo?

Al enviarlo. El pedido no toca el stock; se descuenta cuando generas el albarán.

¿Puedo mandar más unidades de las que tengo pendientes?

Sí. La Cantidad a enviar admite más unidades de las pedidas, por ejemplo si le regalas una caja al cliente o te ha pedido una más por teléfono. En artículos con números de serie o lotes, basta con seleccionar más unidades en el desglose.

¿Puedo juntar en un envío pedidos de dos clientes distintos?

No. Cada envío es para un único cliente. Si tienes pedidos de varios, haz un envío por cliente.

Me he equivocado de línea al elegir cantidades, ¿tengo que empezar de cero?

No. Desmarca la línea o corrige la cantidad. Y si ya estás en Confirmar, pulsa Atrás para volver a Líneas y cantidades.

¿Qué pasa con las unidades que el cliente ya no quiere?

Anúlalas en el pedido. Las unidades anuladas dejan de contar como pendientes y no te aparecerán al enviar mercancía. Tienes los detalles en Anulación de pedidos.

¿Dónde veo luego el albarán que he generado?

En Ventas → Albaranes, como cualquier otro albarán de venta. Desde ahí puedes descargarlo en PDF, enviarlo por email al cliente o convertirlo en factura. Más información en Gestiona tus albaranes de venta.