Recibir Mercancias

¿Para qué sirve?

Cuando llega la mercancía de un proveedor, casi nunca coincide al 100% con el pedido: llega una parte, falta algo o viene de más. Con Recepcionar mercancía apuntas lo que ha llegado de verdad y Prana genera el albarán de compra por ti.

Así tus pedidos siempre te dicen lo que todavía te falta por recibir. Sin hojas de cálculo y sin tener que acordarte.

Es una funcionalidad básica del módulo de Almacén: viene incluida en él.

¿Cuándo usarla?

• Cuando te llegue un pedido de un proveedor y quieras registrarlo en Prana
• Si el proveedor te sirve solo una parte ahora y el resto más adelante
• Cuando un mismo albarán del proveedor cubre varios pedidos tuyos
• Si quieres que la mercancía entre en un almacén concreto
• Si sabes que una parte del pedido ya no va a llegar y quieres darla por cerrada
• Si te han mandado más unidades de las que pediste y quieres que quede reflejado

Cómo funciona, paso a paso

1. Arranca la recepción

Entra en Compras → Pedidos de compra. Marca con la casilla el pedido (o los pedidos) que te han llegado y pulsa Recibir mercancía en la barra que aparece encima del listado.

Si marcas un pedido antes de empezar, el proveedor ya viene rellenado en el primer paso. Te ahorras un clic.

La recepción tiene tres pasos, y los verás arriba de la pantalla: Albarán, Contenido y Confirmar.

2. Rellena los datos del albarán

Este primer paso es el papel que te ha dado el transportista o el proveedor, pasado a Prana. Tienes cuatro campos obligatorios (los marcados con asterisco):

• Proveedor. Debajo te dice cuántos pedidos tiene pendientes de recepción.
• Nº de albarán del proveedor. El número que viene impreso en su albarán.
• Fecha de recepción. Pon el día en que llegó la mercancía, no el de hoy si llegó antes.
• Almacén de destino. Puedes elegir Almacén de cada pedido (cada pedido entra en el almacén que tenga indicado) o uno concreto de la lista, por ejemplo Central.

A la izquierda hay un recuadro para adjuntar el albarán del proveedor. Es opcional. Admite JPG, PNG o PDF de hasta 10 MB, y puedes seleccionarlo o arrastrarlo hasta ahí.

Cuando lo tengas, pulsa Continuar.

3. Indica lo que ha llegado

Ahora Prana te enseña los pedidos pendientes de ese proveedor. Cada línea tiene cuatro cifras: Pedida, Recibida (lo que ya habías recibido antes), Pendiente y Cantidad a recibir.

1. Marca la casilla de cada línea que ha llegado. Al marcarla se activa el campo de cantidad.
2. Escribe en Cantidad a recibir las unidades que han llegado de verdad.
3. Si te ha llegado todo un pedido, puedes marcar la casilla del pedido entero y se seleccionan todas sus líneas a la vez.
4. Cuando haya algo seleccionado, el botón Continuar se enciende.

Arriba tienes tres ayudas para moverte cuando hay muchas líneas:

• Ver como: cambia el orden en que se muestran las líneas. Por pedido las agrupa bajo cada pedido, y Por artículo las ordena por artículo. Esta segunda vista te viene muy bien cuando recepcionas varios pedidos con un mismo albarán.
• Fecha prevista: filtra los pedidos según cuándo esperabas que llegaran. Por defecto aparecen todos.
• Buscador: escribe el nombre o el código de un producto y te lo localiza.

Si llega más de lo que pediste

Puedes escribir una cantidad mayor que la pendiente. Prana no te lo bloquea, porque pasa en la vida real y lo importante es que el albarán refleje lo que de verdad tienes en el almacén.

Si el resto no va a llegar

Imagina que pediste 10 y solo han llegado 9, y el proveedor te avisa de que la décima no la va a servir. Escribe 9 en la cantidad y pulsa el enlace No llegará el resto, que aparece debajo del campo.

La línea pasa a mostrar algo como 9 recibidas · 1 anuladas. Esa unidad deja de estar pendiente en el pedido y la verás en la columna Cantidad anulada del listado de pedidos.

¿Te has precipitado? Pulsa la X roja que aparece junto a ese texto y la línea vuelve a quedar pendiente.

Si el artículo lleva número de serie o lote

Algunos artículos hay que identificarlos uno a uno. Los reconocerás porque en su línea aparece una etiqueta roja que dice Falta desglose, junto a un enlace Ver detalle.

Mientras no registres los números de serie de lo que recibes, la línea se queda en rojo y el botón Continuar no se activa. Se hace así:

1. Pulsa Ver detalle bajo el nombre del artículo. Se despliega un recuadro con la cantidad total ya registrada y el aviso «No hay números de serie registrados».
2. Pulsa Editar, a la derecha del recuadro.
3. Se abre la ventana Nuevo número de serie. Escribe el primero en el campo Número de serie.
4. Para añadir otro, pulsa Añadir línea y escribe el siguiente. Si te sobra una fila, la papelera de su derecha la quita.
5. Cuando los tengas todos, pulsa Añadir número de serie. Si te lo piensas mejor, Cancelar cierra la ventana sin guardar nada.

Ojo con las cuentas: tiene que haber un número de serie por cada unidad que has indicado en Cantidad a recibir. Si recibes 3 unidades, apunta 3 números. Y para ocultar el recuadro cuando termines, pulsa Ocultar detalle.

Con los artículos que se controlan por lote el proceso es el mismo: despliegas el detalle y los registras desde ahí.

4. Revisa y confirma

El último paso se llama «Revisa el albarán de compra antes de generarlo». Aquí no se toca nada, solo se comprueba. Verás:

• Los datos del albarán: proveedor, número, fecha y almacén. Si algo no es correcto, pulsa Editar para corregirlo.
• Un aviso amarillo cuando un pedido va a quedar recibido solo en parte, por ejemplo «El pedido FC2600001 quedará parcialmente recibido tras esta recepción».
• La lista de pedidos incluidos, con una etiqueta Quedará parcial en los que todavía tengan algo pendiente.
• Un resumen a la derecha con el número de pedidos, de líneas y de unidades que vas a recibir.

Si algo no cuadra, Atrás te devuelve al paso anterior sin perder lo que habías escrito. Si todo está bien, pulsa Generar albarán de compra.

5. Lo que pasa después

Cuando termina la recepción, Prana te abre directamente el albarán de compra que acaba de generar, con lo que has indicado. Ahí puedes comprobar que todo está como esperabas.

Tus pedidos también se actualizan: los que han llegado a medias aparecen con el estado Parcial en el listado de Pedidos de compra. Cuando llegue el resto, repite el proceso con el mismo pedido.

Ejemplo práctico

Natalia lleva con su socio una tienda de decoración en Valencia. Hizo un pedido a su proveedor de cerámica con 10 jarrones grandes y 20 platos, y el transportista se presenta un martes con el albarán número 34334.

Natalia abre Pedidos de compra, marca el pedido y pulsa Recibir mercancía. En el primer paso copia el número de albarán, comprueba la fecha y deja el almacén en «Almacén de cada pedido». En el segundo paso marca los platos y escribe 20. Con los jarrones es otra historia: solo han llegado 9, porque uno se rompió en el transporte y el proveedor no lo va a reponer. Escribe 9 y pulsa «No llegará el resto».

En el último paso comprueba el resumen, ve que cuadra con lo que tiene en las manos y genera el albarán. El pedido queda cerrado sin una unidad fantasma pendiente que le haga perseguir al proveedor dentro de tres semanas.

Consejos y buenas prácticas

• Ten el albarán del proveedor delante antes de empezar: necesitas el número y te conviene contrastar las cantidades.
• Adjunta una foto o el PDF del albarán. Dentro de un año, si hay alguna duda, te alegrarás de tenerlo ahí.
• Revisa el almacén de destino antes de pulsar Continuar, sobre todo si trabajas con más de uno.
• Si recibes de un mismo proveedor varios pedidos con un único albarán, hazlos en una sola recepción.
• Usa el buscador por código cuando el pedido tenga muchas líneas.
• Si el artículo lleva número de serie, ten la lista a mano antes de empezar. Es más cómodo teclearla de una vez que ir a buscarla a mitad de recepción.
• Reserva «No llegará el resto» para cuando el proveedor te confirme que no va a servir esa cantidad. Si solo se retrasa, déjala pendiente.

¿Algo no va como esperabas?

Si no ves el botón Recibir mercancía → Marca antes con la casilla al menos un pedido en el listado de Pedidos de compra. La barra de acciones solo aparece con algo seleccionado.

Si el botón Continuar del segundo paso está apagado → Puede que todavía no hayas marcado ninguna línea. O que alguna línea muestre «Falta desglose»: en ese caso registra los números de serie o los lotes de lo que recibes y se activará.

Si no aparece el pedido que buscas → Comprueba que has elegido el proveedor correcto y que el filtro Fecha prevista está en «Todas». Un pedido que ya se ha recibido completo no sale en la lista.

Si no puedes adjuntar el albarán → Mira que sea JPG, PNG o PDF y que no pese más de 10 MB. Y recuerda que adjuntarlo es opcional: puedes continuar sin él.

Si una línea sale en rojo con «Falta desglose» → Es un artículo con número de serie o lote. Pulsa Ver detalle → Editar y apunta uno por cada unidad que recibes.

Si has pulsado «No llegará el resto» sin querer → Pulsa la X roja junto a «recibidas · anuladas» y la cantidad vuelve a quedar pendiente.

Si ves el aviso amarillo de que el pedido quedará parcialmente recibido → Es normal. Te avisa de que aún falta mercancía por llegar. Si no es lo que esperabas, vuelve atrás y revisa las cantidades.

Si te has dado cuenta de que el nº de albarán o el almacén no son correctos → En el último paso, pulsa Editar en la zona de datos del albarán y cámbialos.

¿Listo para probarlo?

Preguntas frecuentes

¿Necesito algún módulo concreto para usar la recepción de mercancía?

El de Almacén. Recepcionar mercancía forma parte de él y está incluida, así que no hay que activar nada más.

¿Dónde está la opción para recibir mercancía?

En Compras → Pedidos de compra. Marca el pedido que te ha llegado y pulsa Recibir mercancía en la barra de arriba.

¿Puedo recibir solo una parte de un pedido?

Sí. Escribe en Cantidad a recibir lo que ha llegado y el resto se queda pendiente. El pedido pasa a estado Parcial hasta que recibas lo que falta.

¿Qué pasa con lo que no ha llegado?

Se queda pendiente en el pedido. Cuando llegue, haces otra recepción sobre ese mismo pedido y completas lo que faltaba.

¿Puedo recibir varios pedidos con un solo albarán?

Sí, siempre que sean del mismo proveedor. En el segundo paso verás todos sus pedidos pendientes y marcas las líneas de los que vengan en ese albarán. Prana te los junta en la misma recepción.

¿Puedo mezclar pedidos de proveedores distintos en la misma recepción?

No. El albarán lleva un único proveedor, así que haz una recepción por cada uno.

¿Es obligatorio adjuntar el albarán del proveedor?

No, es opcional. Si lo adjuntas, admite JPG, PNG o PDF de hasta 10 MB.

¿Qué significa «Almacén de cada pedido»?

Que cada pedido entra en el almacén que tenga indicado. Si prefieres que todo vaya a un mismo sitio, elige un almacén concreto de la lista.

¿Puedo recibir más unidades de las que pedí?

Sí. Prana no te lo impide, para que puedas registrar lo que de verdad te han traído.

¿Cómo cierro lo que no va a llegar?

Pulsa «No llegará el resto» debajo de la cantidad de esa línea. La unidad pasa a contar como anulada en el pedido y dejas de verla como pendiente.

¿Puedo deshacer «No llegará el resto»?

Sí, mientras no hayas generado el albarán: pulsa la X roja junto a las unidades anuladas y la cantidad vuelve a quedar pendiente.

¿Qué es «Falta desglose»?

Es el aviso de que el artículo se controla por número de serie o por lote y todavía no has indicado cuáles son. Despliega Ver detalle, pulsa Editar y regístralos. Hasta que lo hagas no podrás continuar.

¿Cómo añado varios números de serie de golpe?

En la ventana Nuevo número de serie, usa Añadir línea para sumar una fila por cada número y pulsa Añadir número de serie cuando los hayas escrito todos.

¿Cuántos números de serie tengo que registrar?

Uno por cada unidad que recibes. Si en Cantidad a recibir has puesto 5, tienen que ser 5 números.

¿Dónde veo el albarán que se ha generado?

No tienes que buscarlo: al terminar la recepción, Prana lo abre solo para que lo revises.

¿Qué diferencia hay entre ver por pedido y ver por artículo?

Cambia el orden en que ves las líneas. Por pedido las agrupa bajo cada pedido; Por artículo las ordena por artículo. Es útil cuando recepcionas varios pedidos con un mismo albarán, porque ves juntas las líneas del mismo artículo.

¿Puedo corregir los datos del albarán cuando ya estoy en el último paso?

Sí. Pulsa Editar en la zona de datos del albarán, cambia lo que necesites y vuelve a revisar el resumen antes de generarlo.

¿Cómo encuentro un producto concreto si el pedido tiene muchas líneas?

Usa el buscador de arriba a la derecha en el segundo paso. Vale el nombre del producto o su código.

¿Cómo sé si un pedido se ha recibido entero o a medias?

En el listado de Pedidos de compra, mira la columna Estado: los pedidos que tienen algo pendiente aparecen como Parcial.