Crear pedido de compra a partir de un pedido cliente

¿Para qué sirve?

Un cliente te hace un pedido y te das cuenta de que no tienes todo en el almacén. ¿Y ahora qué? Con Crear pedido de compra pasas lo que te falta del pedido del cliente a un pedido a tu proveedor en un par de clics. Prana te enseña cada artículo con lo que ha pedido el cliente y el stock que tienes, tú eliges qué pedir y a quién, y listo.

Sin copiar referencias de un documento a otro. Sin dejarte nada en el tintero.

Esta función necesita el módulo de Almacén avanzado.

¿Cuándo usarla?

• Cuando recibes un pedido de cliente y no tienes stock suficiente para servirlo
• Si trabajas sobre pedido y compras al proveedor lo que vendes
• Cada vez que un pedido lleva artículos de varios proveedores y quieres lanzar todos los pedidos de compra de golpe
• Cuando vendes artículos con tallas y necesitas pedir cada talla por separado
• Si quieres que el proveedor reciba la dirección de entrega del cliente para que le envíe directamente

Cómo funciona, paso a paso

1. Abre el pedido del cliente

Ve a Ventas → Pedidos y pulsa sobre el pedido del que quieres comprar. Se abre la vista previa del pedido.

2. Pulsa Acciones → Crear pedido de compra

Arriba a la derecha tienes el botón Acciones. Dentro verás la opción Crear pedido de compra. Si no tienes el módulo de Almacén avanzado, la opción aparece igualmente, pero en lugar de abrir la ventana te invita a adquirir el módulo.

Ojo: si el pedido solo lleva conceptos libres y ningún artículo de tu catálogo, Prana te avisa con «No se puede pedir a proveedor» porque no hay nada que pedir.

3. Elige qué quieres pedir

Se abre una ventana con los artículos del pedido del cliente. Para cada uno ves:

• Pedida: las unidades que ha pedido el cliente.
• Stock: lo que tienes ahora en el almacén.
• Mínimo: el stock mínimo del artículo, si lo tiene definido (si no, verás un guion).
• A pedir: las unidades que vas a comprar al proveedor.
• Razón social: el proveedor al que se lo vas a pedir.

Marca la casilla de los artículos que quieres pedir (o la de arriba del todo para marcarlos todos). Al marcar una línea, A pedir se rellena con las unidades que pidió el cliente. Prana no calcula lo que te falta a partir del stock: propone siempre lo que pidió el cliente. Si necesitas otra cantidad, cámbiala.

Artículos con tallas

Si el artículo tiene tallas, pulsa Mostrar detalle bajo su nombre. Verás cada talla con lo pedido y el stock que tienes de ella. Para ajustar cuántas pides de cada una, pulsa Editar: se abre «Repartir por tallas», donde sumas o restas con los botones + y − y ves el total a pedir. Cuando termines, pulsa Aplicar.

4. Revisa el proveedor de cada línea

Prana propone el proveedor habitual del artículo y lo indica con la etiqueta Proveedor habitual. Si esta vez quieres comprarlo a otro, abre el desplegable de la línea y elige el que toque. Debajo te recuerda cuál es el habitual (por ejemplo, «Habitual: PRODUCTOS ZAPATOS»).

Si repartes las líneas entre varios proveedores, Prana creará un pedido de compra para cada uno. Lo verás en el botón de crear, que cambia a «Crear 2 pedidos de compra», y en el resumen de abajo: «Se crearán 2 pedidos de compra, uno por proveedor».

5. Ajusta la configuración (si quieres)

Arriba, junto al botón de crear, tienes una tuerca. Al pulsarla se abre Configuración crear pedido de compra, con dos opciones que activas o desactivas con un interruptor:

• Copiar dirección de envío del cliente como observación en el pedido de compra: sirve para que el proveedor sepa a dónde enviar la mercancía si la manda directamente a tu cliente. Viene desactivada.
• Copiar precio de última compra como precio de compra habitual: al crear la compra, el precio y el proveedor de esa compra pasan a ser el precio y el proveedor habituales del artículo. Viene activada.

Pulsa Guardar para que tus cambios se queden.

6. Crea el pedido de compra

Abajo de la ventana tienes un resumen: cuántos pedidos de compra se van a crear, las líneas seleccionadas y las unidades. Si todo está bien, pulsa Crear pedido de compra. El botón está apagado mientras no marques ninguna línea.

Al crearlos, Prana te lleva al listado de Pedidos de compra. Verás un aviso del tipo «Se han creado 2 pedidos de compra» y los pedidos nuevos aparecen resaltados con la etiqueta Nuevo. Si quieres volver al pedido del cliente, pulsa Volver al pedido, arriba a la derecha.

Cada pedido de compra se crea con los artículos y las tallas que elegiste, y con el número del pedido del cliente como referencia.

7. Sigue la relación entre la venta y la compra

El pedido del cliente y los pedidos de compra quedan enlazados en las dos direcciones. En la vista previa del pedido del cliente, en el panel de la derecha, aparece el apartado Pedidos de compra con cada pedido creado: su número, el proveedor, el estado, el total y la fecha. En la vista previa del pedido de compra pasa lo mismo a la inversa, con el apartado Pedidos de venta. Pulsa sobre el número y saltas directamente al otro documento.

Lo que ya has pedido no se vuelve a pedir. Si vuelves a pulsar Crear pedido de compra en un pedido de cliente que ya tiene parte pedida, esas líneas no aparecen en la ventana: solo ves las que siguen pendientes. Y si borras un pedido de compra, o solo una línea de él, esa parte del pedido de cliente vuelve a quedar pendiente y puedes pedirla de nuevo.

Ejemplo práctico

Pedro lleva una tienda de calzado deportivo en Alicante. Un club de running de la zona le encarga cinco pares de zapatillas Nike Running en azul, con una unidad de cada talla, de la 40 a la 44. Quiere servirlo con producto nuevo del proveedor, así que toca hacer pedido de compra.

Abre el pedido del club en Ventas → Pedidos, pulsa Acciones y elige Crear pedido de compra. Marca la línea de las zapatillas, y las 5 unidades aparecen en «A pedir». Pulsa Mostrar detalle y comprueba que lleva una por talla. Su proveedor habitual es el de siempre, así que lo deja como está. Activa en la tuerca la copia de la dirección del club para que el proveedor lo envíe directo, y pulsa Crear pedido de compra.

Resultado: pedido al proveedor preparado en menos de un minuto, con las tallas bien repartidas y sin tener que teclear nada dos veces. Y cuando el club le pregunta por su pedido, Pedro abre la vista previa y ve de un vistazo qué compra hay enlazada y en qué estado está.

Consejos y buenas prácticas

• Mira las columnas Stock y Mínimo antes de pedir y ajusta «A pedir» si ya tienes parte de lo que necesitas: Prana no lo calcula por ti
• Revisa las tallas con Mostrar detalle cuando el artículo las tenga
• Cambia el proveedor de la línea si esta vez te sale mejor otro
• Activa la copia de la dirección de envío solo si el proveedor entrega directamente al cliente
• Marca todas las líneas de golpe con la casilla de arriba si necesitas comprar el pedido entero
• Define el stock mínimo de tus artículos clave: así la columna Mínimo te ayuda a decidir
• Si te has equivocado en un pedido de compra, bórralo (o borra solo la línea): lo que borras vuelve a quedar pendiente en el pedido del cliente

¿Algo no va como esperabas?

Si ves «No se puede pedir a proveedor. Este pedido no tiene artículos que pedir a proveedor» → el pedido solo tiene conceptos libres. Añade artículos de tu catálogo al pedido del cliente y vuelve a intentarlo.

Si al pulsar Crear pedido de compra te invita a adquirir un módulo → esta función necesita el módulo de Almacén avanzado. Cuando lo tengas activo, la opción te abrirá directamente la ventana.

Si el botón Crear pedido de compra está apagado → todavía no has marcado ninguna línea. Marca al menos una.

Si el proveedor de una línea no es el que esperabas → abre el desplegable de esa línea y elige el correcto. Prana propone el habitual, pero puedes cambiarlo.

Si «A pedir» se queda en cero → marca la casilla de la línea. Hasta que no la marcas, la cantidad aparece sin rellenar.

Si el pedido de compra sale con el total a cero → el artículo no tiene precio de compra para ese proveedor. Abre el pedido y complétalo antes de enviarlo.

Si una línea del pedido no aparece en la ventana → es que ya tiene su pedido de compra. Míralo en el apartado Pedidos de compra del pedido del cliente. Si lo borras, la línea queda pendiente otra vez.

¿Listo para probarlo?

Preguntas frecuentes

¿Para qué sirve crear un pedido de compra desde un pedido de cliente?

Para comprar a tu proveedor lo que necesitas para servir un pedido de cliente, sin tener que volver a escribir los artículos en un pedido de compra nuevo.

¿Dónde está esta opción?

En la vista previa de un pedido de cliente (Ventas → Pedidos), en el botón Acciones, con el nombre Crear pedido de compra.

¿Qué necesito para poder usarla?

Tener contratado el módulo de Almacén avanzado. Sin él, la opción aparece en Acciones, pero te invita a adquirir el módulo en vez de dejarte crear el pedido.

¿Tengo que pedir todos los artículos del pedido?

No. Marcas solo las líneas que quieres comprar. Las que dejes sin marcar no se incluyen.

¿Puedo pedir una cantidad distinta de la que ha pedido el cliente?

Sí. Al marcar la línea, «A pedir» se rellena con lo que pidió el cliente, pero puedes cambiar esa cantidad.

¿Qué significan las columnas Pedida, Stock y Mínimo?

Pedida es lo que ha encargado el cliente. Stock es lo que tienes ahora en el almacén. Mínimo es el stock mínimo que has definido para el artículo, y si no tiene, verás un guion.

¿Puedo elegir a qué proveedor se lo pido?

Sí. Prana propone el proveedor habitual, pero en cada línea puedes abrir el desplegable y elegir otro.

¿Cómo pido artículos con tallas?

Pulsa Mostrar detalle bajo el artículo para ver cada talla. Con el botón Editar se abre «Repartir por tallas» y ajustas cuántas pides de cada una.

¿Para qué sirve la tuerca de la ventana?

Abre la configuración de esta función, con dos interruptores: copiar la dirección de envío del cliente como observación en el pedido de compra, y dejar el precio de la compra como precio y proveedor habitual del artículo. Recuerda pulsar Guardar.

¿Por qué me sale «No se puede pedir a proveedor»?

Porque el pedido del cliente no tiene artículos de catálogo, solo conceptos libres. Añade artículos al pedido y vuelve a probar.

¿Qué pasa si tengo artículos de varios proveedores?

Prana crea un pedido de compra por cada proveedor. Antes de pulsar el botón, el resumen de abajo te dice cuántos se van a crear.

¿Dónde veo los pedidos de compra que se han creado?

Al terminar, Prana te muestra el listado de pedidos de compra con los nuevos resaltados. También los ves en el apartado Pedidos de compra de la vista previa del pedido del cliente.

¿El pedido del cliente queda enlazado con la compra?

Sí, en los dos sentidos. El pedido del cliente muestra sus pedidos de compra y cada pedido de compra muestra el pedido de venta del que viene. Desde ahí puedes saltar de uno a otro.

¿Qué pasa si genero el pedido de compra dos veces?

Lo que ya has pedido no se vuelve a pedir. Al abrir otra vez Crear pedido de compra, las líneas que ya tienen su compra no aparecen y solo ves las que siguen pendientes.

¿Qué pasa si borro un pedido de compra?

Las líneas de ese pedido vuelven a quedar pendientes en el pedido del cliente y podrás pedirlas de nuevo. Pasa igual si borras solo una línea del pedido de compra.

¿Puedo cerrar la ventana sin crear nada?

Sí. Hasta que no pulsas Crear pedido de compra no se genera ningún pedido, así que puedes cerrar la ventana cuando quieras.