Facturación sin estrés: Tu guía de primeros pasos

Facturar no debería ser un dolor de cabeza, sino la mejor parte de tu trabajo (¡significa que has vendido!). En Prana hemos diseñado el proceso para que sea natural: creas, envías y cobras. Sin rodeos.

Aquí tienes todo lo que necesitas saber para que tu facturación fluya desde el minuto uno.

1. Antes de empezar: Tu identidad

Para que tus facturas hablen bien de ti, primero necesitamos vestirlas con tus datos y tu imagen.

1. Ve a la barra lateral izquierda y entra en Configuración.

2. Haz clic en la opción Cuenta.

3. Rellena los datos de tu negocio (Razón social, CIF, dirección…).

4. Sube tu Logo: Es tu sello de identidad y aparecerá en todos tus documentos.

5. Guarda.

¡Listo! Ahora cada documento que generes llevará tu marca profesional.

2. Crea lo que necesites (Factura, Ticket o Rectificativa)

Crear un documento en Prana es cuestión de segundos. Ve a Ventas → Facturas.

Fíjate bien en el botón principal «Añadir factura». Si pulsas sobre la flechita desplegable que tiene al lado, verás que es un botón multiusos desde el que puedes elegir directamente qué quieres crear:

• Añadir Factura: La opción estándar para tus ventas habituales.

• Añadir Ticket: Ideal para ventas simplificadas (a consumidor final sin identificar) o cobros rápidos de caja.

• Añadir Factura Rectificativa: Para crear un abono o corrección desde cero, sin necesidad de duplicar una factura anterior.

El proceso es igual de sencillo:

1. Elige la opción que necesites.

2. Selecciona al Cliente: Si no existe, créalo ahí mismo.

3. Fechas y Pago: Revisa la fecha (hoy por defecto), el vencimiento y la forma de pago.

4. Añade el contenido: Pon los productos de tu catálogo o escribe conceptos libres directamente.

El semáforo de la factura:

• Borrador: Puedes guardar la factura sin finalizar para revisarla luego.

• Confirmar: Cuando estés seguro, confírmala. Ojo: Al confirmar, Prana le asigna su número legal definitivo. Una vez confirmada, por ley no podrás eliminarla (tendrías que rectificarla), así que asegúrate de que todo está perfecto.

3. El lío de las fechas (Explicado fácil)

En Prana verás dos fechas y sabemos que esto a veces confunde. Vamos a traducirlo a lenguaje humano según el reglamento (RD 1619/2012):

• Fecha de Expedición (La fecha de la factura): Es el día que haces el documento y se lo das al cliente.

• Fecha de Operación (La fecha real): Es el día que realmente entregaste el producto o hiciste el servicio.

¿Pueden ser diferentes? ¡Sí! Es muy común y totalmente legal poner una fecha de operación anterior a la de la factura.

• Ejemplo: Entregas la mercancía el 25 de septiembre (Fecha Operación) pero haces la factura el 2 de octubre (Fecha Expedición).

¿Cuánto tiempo tengo para facturar? La ley dice que si tu cliente es una empresa/profesional, tienes hasta el día 16 del mes siguiente a la operación para emitir la factura.

• Si la operación fue el 25 de septiembre Tienes hasta el 16 de octubre para expedir la factura.

Regla de Oro: La Fecha de Operación nunca puede ser futura. No puedes decir que has entregado algo mañana.

4. Personaliza los importes: Descuentos e IRPF

Cada venta es un mundo. Prana se adapta a tus negociaciones:

• Descuentos:

  • Por línea: Para rebajar solo un producto concreto.

  • General: Abajo a la derecha, pulsa «Añadir dto.» para aplicar una rebaja al total de la factura.

• IRPF / Retención:

  • Si eres un profesional que debe aplicar IRPF, pulsa «Añadir IRPF» en la edición y elige el porcentaje. Prana recalcula el total automáticamente.

5. Gestiona el documento (Previsualizar, Descargar, Enviar)

Antes de dar el paso final, asegúrate de que todo luce bien.

• Previsualizar: Tanto desde el listado como desde dentro de la ficha, puedes ver el PDF exacto que recibirá tu cliente.

• Descargar: Baja el PDF a tu ordenador. Si seleccionas varias facturas en el listado, te bajaremos un ZIP con todas ellas.

• Enviar por Email: Olvídate de guardar el PDF, abrir tu correo, adjuntar… Desde la propia previsualización, pulsa «Enviar». Prana sugiere el email del cliente y envía la factura al instante.

Duplicar (Ahorra tiempo)

¿Facturas siempre lo mismo a este cliente? Abre una factura antigua, ve a Acciones → Duplicar. Tendrás una factura nueva idéntica lista para cambiarle la fecha y enviar.

6. Errores y Rectificativas (El botón del pánico)

Todos nos equivocamos.

• Si la factura es Borrador: Puedes eliminarla sin piedad (Papelera).

• Si la factura está Confirmada: La ley impide borrarla para no romper la numeración.

  1. Abre la factura.

  2. Ve a Acciones → Generar factura rectificativa.

  3. Prana crea una copia con los importes en negativo. Confírmala y listo: saldo anulado legalmente.

Recuerda que también puedes crear una rectificativa desde cero usando el desplegable del listado de facturas.

7. ¡A Cobrar! Gestión de Pagos con Precisión

Emitir la factura es solo la mitad del trabajo. Lo importante es cobrarla, y hacerlo bien. Prana te permite imputar el dinero al plazo exacto.

1. Abre la previsualización de la factura.

2. Fíjate en el desglose de vencimientos (las fechas de cobro).

3. Al lado de cada fecha verás un botón con un símbolo +.

4. Púlsalo para registrar el cobro de ese plazo específico.

¿Pago total o parcial? Al pulsar el +, se abrirá una ventana donde podrás confirmar la cantidad.

• Si el cliente paga todo el plazo, deja el importe tal cual.

• Si solo paga una parte, modifícalo. El resto quedará pendiente en ese mismo vencimiento.

Reclamar Pagos (Tu asistente de cobros) ¿El cliente se hace el remolón? Desde el mismo menú, usa la opción «Reclamar pago». Prana le enviará un email recordatorio educado pero firme informándole de la deuda pendiente.

Nota sobre el Periodo de Prueba (Trial)

Mientras estás probando Prana gratis, puedes crear facturas para ver cómo funciona.

• Estas facturas llevarán una marca de agua indicando que son «Sin validez».

• Al contratar tu plan: Te daremos la opción de borrar todo lo que hiciste en pruebas y poner los contadores a cero para empezar limpio, o bien te permitiremos borrarlas manualmente. ¡Tú decides cómo empezar tu etapa profesional!

Preguntas Frecuentes (Facturación)

1. ¿Qué diferencia hay entre Factura y Ticket? La factura requiere identificar completamente al cliente (nombre, dirección, NIF). El ticket (factura simplificada) es para ventas menores o a consumidores finales donde no hace falta tanta identificación fiscal. ¡Usa el desplegable para elegir la correcta!

2. ¿Qué pasa si hago una factura con fecha del mes pasado? Si estás dentro del plazo legal (día 16 del mes siguiente), no hay problema. Prana te permite seleccionar fechas pasadas tanto en expedición como en operación.

3. ¿Cómo sé si una factura está cobrada? En el listado de facturas verás el estado de cada una (Pendiente, Cobrada o Parcialmente cobrada). Además, dentro de la factura tienes el historial de cobros en la barra derecha.

4. Me he equivocado en el precio y ya he confirmado la factura. ¿Qué hago? No la borres. Lo correcto es hacer una Factura Rectificativa para anularla y luego crear una nueva correcta. Es la forma limpia y legal de trabajar.

5. ¿Puedo cobrar solo la mitad de un vencimiento? Sí. Al pulsar el botón + del vencimiento, cambia el importe por la cantidad que te han pagado realmente. El vencimiento quedará abierto por la diferencia hasta que se complete.

Que la energía (y el dinero) fluya

Ya tienes las herramientas. Ahora… ¡a facturar y hacer crecer tu negocio!