Módulo de Nóminas

¿Para qué sirve?

Con el Módulo de Nóminas llevas el ciclo completo de las nóminas de tu equipo sin salir de Prana: das de alta a los empleados, preparas las nóminas de cada mes, las confirmas, generas el asiento contable y las pagas por remesa SEPA.

Las nóminas vienen incluidas en Contabilidad Avanzada, el nivel completo del módulo de Contabilidad.

Todo queda conectado con tu contabilidad y tu tesorería. Se acabó pasar números a mano de un programa a otro.

¿Cuándo usarla?

• Cuando quieras tener las nóminas de cada mes registradas en Prana, junto al resto de la contabilidad de tu empresa
• Si tu gestoría te pasa las nóminas en Excel y quieres importarlas en vez de teclearlas una a una
• Cada vez que tengas que pagar los sueldos y quieras generar el fichero SEPA para el banco directamente
• Si necesitas ver de un vistazo cuánto vas a pagar este mes en sueldos, Seguridad Social e IRPF
• Cuando quieras que el asiento de nóminas y el del RLC se hagan solos, con las cuentas correctas

Cómo funciona, paso a paso

1. Activa el módulo

Las nóminas no se activan por separado: forman parte de Contabilidad Avanzada.

1. Entra en el Marketplace desde el menú lateral.
2. Abre el módulo Contabilidad. Verás que puedes elegir entre dos niveles: Contabilidad y Contabilidad Avanzada.
3. Elige Contabilidad Avanzada y pulsa Contratar módulo. Además de las nóminas, este nivel incluye la gestión de activos y sus amortizaciones.
4. Al activarlo se abre la guía de puesta en marcha de nóminas. Te explica en cuatro pantallas cómo empezar y te lleva directo a cada sitio.

💡 Si en la ficha de Contabilidad Avanzada ves «Ya lo tienes», las nóminas ya están disponibles en tu cuenta.

Desde la primera pantalla de la guía ya tienes los tres accesos que vas a usar a diario:

• Empleados, en Contactos > Empleados
• Nóminas del período, en Contabilidad > Nóminas
• Configuración contable, en Empleados > Acciones > Configuración contable

💡 Si marcas «No volver a mostrar al iniciar», la guía deja de aparecer sola. Puedes volver a abrirla cuando quieras desde Contabilidad > Nóminas > Acciones > Guía de inicio.

2. Da de alta a tus empleados

Antes de hacer ninguna nómina necesitas a tus empleados en Prana. Su ficha es el punto de partida de todos los meses.

1. Ve a Contactos > Empleados.
2. Pulsa en añadir un empleado. Se abre una ventana con tres pestañas.

Pestaña General

• Obligatorios: Apellidos y nombre y NIF / DNI.
• El resto ayuda bastante: nº de Seguridad Social, fecha de nacimiento, email, coste hora, categoría profesional, departamento, tipo de contrato y domicilio.
• Código externo: es el código que tiene ese empleado en otro programa (por ejemplo, el de tu gestoría). Te viene bien si luego importas nóminas.
• Enlazar con usuario: si esa persona también entra en Prana, aquí la enlazas con su usuario.

Pestaña Datos bancarios

• Banco de pago Prana: el banco de tu empresa desde el que saldrá el pago de la nómina.
• IBAN principal y Titular: la cuenta del empleado donde cobrará.
• ¿Cobra en dos cuentas? Pulsa Añadir segunda cuenta.

Pestaña Contabilidad y conceptos

• Las cuentas contables del asiento ya vienen rellenas según el Plan General Contable: sueldos y salarios (640), Seguridad Social a cargo de la empresa (642), remuneraciones pendientes de pago (465), organismos de la Seguridad Social (476), Hacienda Pública acreedora por retenciones (4751) e indemnizaciones (641). Normalmente no tienes que tocarlas.
• Epígrafe IRPF, Grupo de cotización SS y % IRPF aplicable: los datos fiscales y de cotización del empleado.
• Embargo judicial: actívalo si a este empleado hay que retenerle una parte del sueldo por un embargo.
• Conceptos variables: marca los que cobra este empleado (dietas, plus transporte, horas extra), con su cuenta, su importe y la parte exenta. Si necesitas otro, pulsa Añadir concepto.

1. Pulsa Guardar empleado. Y ya está.

💡 ¿Tienes muchos empleados? En el botón Acciones de Empleados puedes Importar empleados desde Excel. Ahí también tienes Exportar a Excel y la Configuración contable.

Las nóminas de cada empleado, en su ficha

Cuando abres un empleado desde Contactos > Empleados, a la izquierda tienes su información (datos generales, banco y contabilidad), que puedes cambiar con Editar. Y a la derecha, el Histórico con todas sus nóminas: período, bruto, líquido y estado de cada una.

Pulsa en cualquier línea del histórico y entras directamente en esa nómina. Muy práctico cuando un empleado te pregunta por lo que cobró en un mes concreto.

Desde aquí también puedes crearle una nómina nueva con Añadir nómina, sin tener que ir a la pantalla de Nóminas.

3. Revisa la configuración contable (una sola vez)

1. Desde Contactos > Empleados, abre Acciones > Configuración contable.
2. Revisa las cuentas por defecto del asiento. Prana las trae preconfiguradas y se aplican a todos los empleados.
3. Elige cómo quieres el asiento: agrupado por período (un único asiento con los totales del mes) o con detalle por empleado.

Lo revisas al empezar y te olvidas. Si algún empleado necesita una cuenta distinta, la cambias solo en su ficha, en la pestaña Contabilidad y conceptos.

4. Conoce la pantalla de Nóminas

Ve a Contabilidad > Nóminas. Aquí trabajas mes a mes.

• Arriba eliges el período con las flechas (por ejemplo, Octubre 2026) y puedes filtrar por Tipo y por Estado (En revisión o Confirmada).
• La barra de resumen te enseña los totales del mes: número de nóminas, nóminas pagadas, bruto total, seguros sociales, IRPF retenido y líquido a pagar.
• En el listado ves, por cada nómina: empleado, tipo, bruto, SS empresa, % IRPF, importe de IRPF, neto, estado y asiento. Pulsa en cualquier nómina para abrirla.
• Si hay nóminas pendientes de confirmar, te aparece un aviso en la parte de arriba con el número de nóminas en revisión. Desde ahí mismo puedes Revisar nóminas o Confirmar todas.
• En el menú de los tres puntos (⋮), a la derecha, tienes Exportar CSV, Exportar Excel (el informe del período con sus totales) y Limpiar filtros para volver a ver todo de golpe.

5. Crea las nóminas del mes

Tienes tres formas. Elige la que mejor te venga.

Nueva nómina, una a una

1. Pulsa Nueva nómina.
2. En la pestaña General, elige el Tipo de nómina (Regular para la nómina mensual de siempre) y el Empleado.
3. Rellena el Bruto (obligatorio) y el resto de importes: base de cotización (Base CC), % IRPF, importe IRPF, SS empleado, SS empresa y embargo, si lo hay.
4. Abajo verás el Neto a percibir actualizarse mientras escribes.
5. ¿Quieres ver el desglose? Abre la pestaña Detalle: devengos (salario bruto y conceptos variables, separando la parte exenta y la sujeta) y deducciones (IRPF, SS del empleado y embargo).
6. Pulsa Guardar nómina. Se añade al período en estado En revisión.

Copiar el período anterior

Si tu plantilla cobra más o menos lo mismo cada mes, esto te ahorra mucho tiempo. Ve a Acciones > Copiar período, trae las nóminas del mes anterior y ajusta solo lo que haya cambiado.

Importar nóminas

En Acciones > Importar nóminas puedes subirlas desde Excel. Perfecto si te las prepara tu gestoría.

6. Revisa y confirma

Todas las nóminas nuevas entran como En revisión. Y mientras estén así no se pueden contabilizar ni pagar.

Para revisar una nómina, pulsa sobre ella en el listado. Se abre su ficha:

• A la izquierda, la Información de la nómina: NIF del empleado, período, tipo, banco de pago y si es una nómina importada o no. Debajo, en Totales, tienes los importes resumidos.
• A la derecha, el Desglose: cada concepto (salario base, cuota de SS obrera, retención de IRPF…) con su importe en devengos o en deducciones, y el total de cada columna.
• Ir a la ficha del empleado te lleva directo a sus datos, por si tienes que corregir algo allí.

Ojo con el campo Banco: si ves «Sin banco asignado», ese empleado no tiene banco de pago en su ficha y no podrás pagarle por SEPA hasta que lo añadas.

Desde el botón Acciones de la ficha puedes:

• Confirmar la nómina. Pasa a estado Confirmada
• Editar los importes, si algo no cuadra (también con el enlace Editar junto a Información de la nómina)
• Eliminar la nómina, si la creaste por equivocación o está duplicada

¿Tienes muchas nóminas y ya las has repasado todas? No hace falta ir una a una. En el aviso de la pantalla de Nóminas pulsa Confirmar todas y listo.

💡 El botón Enviar de la ficha sirve para mandarle la nómina al empleado.

7. Contabiliza

Con las nóminas confirmadas, ve a Acciones > Asiento de nómina en la pantalla de Nóminas. Prana genera el asiento de devengo de todo el período con las cuentas que configuraste.

¿Solo quieres contabilizar una? Ábrela y usa Acciones > Contabilizar nómina desde su ficha.

En la columna Asiento del listado verás qué nóminas ya están contabilizadas.

8. Paga con remesa SEPA

Desde Acciones > Asiento pago / SEPA generas el fichero SEPA para que el banco pague los sueldos de golpe, junto con su asiento de pago. Solo tienes que subir el fichero a tu banca online.

Para una nómina suelta, tienes Acciones > Contabilizar asiento de pago dentro de su ficha.

9. Registra el pago a la Seguridad Social

Cuando pagues el recibo de cotizaciones (RLC), usa Acciones > Asiento RLC para dejarlo contabilizado.

Nada más. El mes que viene, vuelta al paso 5.

Ejemplo práctico

Lucía lleva la administración de una carpintería de Elche con seis empleados. Cada mes su gestoría le envía las nóminas en Excel y ella las pasaba a mano a la contabilidad. Una tarde entera, como mínimo.

Situación: llega el día 28 y tiene que pagar los sueldos de octubre.

Acción: en Contabilidad > Nóminas se pone en Octubre 2026, entra en Acciones > Importar nóminas y sube el Excel de la gestoría. Revisa las seis nóminas (un empleado hizo horas extra este mes y quiere comprobarlo), las confirma y genera el asiento de nómina. Después saca el fichero SEPA desde Acciones > Asiento pago / SEPA y lo sube a su banco.

Resultado: en menos de media hora tiene los sueldos pagados y el asiento hecho. La barra de resumen le dice, sin hacer cuentas, cuánto ha retenido de IRPF este mes.

Consejos y buenas prácticas

• Completa bien la ficha de cada empleado desde el principio, sobre todo el IBAN y el % de IRPF. Te lo ahorras todos los meses
• Revisa la configuración contable antes de crear la primera nómina, no después
• Usa Copiar período si tu plantilla es estable. Solo tendrás que tocar lo que cambie
• Rellena el Código externo si trabajas con gestoría: así cada nómina importada encaja con su empleado
• Confirma las nóminas solo cuando las hayas revisado. Es tu último filtro antes del asiento y del pago
• Mira la columna Asiento antes de cerrar el mes para comprobar que no se te queda ninguna nómina sin contabilizar

¿Algo no va como esperabas?

• Si no encuentras Nóminas dentro de Contabilidad → comprueba en el Marketplace que tienes el nivel Contabilidad Avanzada del módulo de Contabilidad. Con el nivel básico las nóminas no aparecen.
• Si al crear una nómina no aparece el empleado en el desplegable → todavía no está dado de alta. Añádelo primero en Contactos > Empleados.
• Si no puedes guardar la nómina (el botón sale en gris) → revisa que hayas elegido tipo de nómina y empleado, y que el bruto tenga importe.
• Si las opciones de contabilizar o pagar salen en gris (en la pantalla de Nóminas o dentro de una nómina) → la nómina sigue en revisión. Confírmala primero.
• Si el listado aparece vacío → mira que estás en el mes correcto. Si aun así no ves nada, usa ⋮ > Limpiar filtros.
• Si en una nómina ves «Sin banco asignado» → entra en Ir a la ficha del empleado y completa la pestaña Datos bancarios (banco de pago e IBAN).
• Si un empleado no aparece en la remesa SEPA → revisa que tenga IBAN y banco de pago en su ficha.

¿Listo para probarlo?

Preguntas frecuentes

1. ¿Dónde está el módulo de nóminas?
En Contabilidad > Nóminas. Si no lo ves, tienes que activar antes Contabilidad Avanzada desde el Marketplace (módulo Contabilidad).

2. ¿Las nóminas se contratan aparte?
No. Vienen incluidas en Contabilidad Avanzada, junto con la gestión de activos y amortizaciones.

3. ¿Dónde doy de alta a un trabajador?
En Contactos > Empleados. Los empleados no se crean desde la pantalla de nóminas, sino desde su propia ficha de contacto.

4. Mi gestoría me hace las nóminas. ¿Tengo que volver a meterlas a mano?
No. Puedes importarlas desde Excel con Acciones > Importar nóminas. Y si tienes muchos empleados, también puedes importarlos a ellos desde Contactos > Empleados > Acciones.

5. ¿Puedo reutilizar las nóminas del mes pasado?
Sí. Con Acciones > Copiar período traes las del mes anterior y solo cambias lo que haga falta.

6. ¿Qué diferencia hay entre «En revisión» y «Confirmada»?
Una nómina en revisión todavía puedes repasarla y cambiarla, pero no contabilizarla ni pagarla. Cuando está confirmada, ya está lista para las dos cosas. Puedes confirmarlas una a una desde Acciones > Confirmar dentro de cada nómina, o todas a la vez con Confirmar todas en el aviso de la pantalla de Nóminas.

7. ¿Tengo que configurar las cuentas contables de cada empleado?
No. Prana trae las cuentas del Plan General Contable ya puestas y se aplican a todos. Solo cambias la ficha de un empleado si su caso concreto lo pide.

8. ¿El asiento sale uno por empleado o uno para todo el mes?
Lo decides tú en Configuración contable: agrupado por período o con detalle por empleado.

9. ¿Cómo pago las nóminas?
Desde Acciones > Asiento pago / SEPA generas el fichero SEPA y lo subes a tu banco. El asiento de pago se crea a la vez.

10. ¿Qué es el asiento RLC?
El RLC es el recibo de liquidación de cotizaciones, lo que pagas a la Seguridad Social cada mes. Con Acciones > Asiento RLC dejas ese pago registrado en tu contabilidad.

11. Un empleado tiene un embargo judicial. ¿Cómo lo hago?
Activa Embargo judicial en su ficha (pestaña Contabilidad y conceptos) y, en cada nómina, indica el importe en el campo Embargo. Se descuenta del neto a percibir.

12. ¿Qué pongo en la columna «Exento» de los conceptos variables?
La parte de ese concepto que no tributa en IRPF, como pasa a menudo con las dietas. Prana la separa en el detalle de la nómina para calcular bien la base de IRPF.

13. He cerrado la guía de inicio y quiero verla otra vez. ¿Se puede?
Claro. La tienes en Contabilidad > Nóminas > Acciones > Guía de inicio.

14. ¿Puedo sacar las nóminas del mes a Excel?
Sí. En la pantalla de Nóminas, abre el menú de los tres puntos (⋮) y elige Exportar Excel o Exportar CSV. Se exporta el período que tengas seleccionado.

15. Me he equivocado al crear una nómina. ¿La puedo borrar?
Sí. Ábrela y usa Acciones > Eliminar. Si solo hay que corregir algún importe, mejor Editar.

16. ¿Dónde veo todas las nóminas de un mismo empleado?
En su ficha. Ve a Contactos > Empleados, abre al empleado y mira el Histórico: ahí tienes todas sus nóminas por período. Pulsa en cualquiera para abrirla.