Devolución de Recibos

¿Para qué sirve?

Cuando el banco te notifica que un cliente ha devuelto un recibo domiciliado, Prana te permite registrar esa devolución en segundos. Se genera el asiento contable automáticamente, el recibo original queda marcado como devuelto y se crea un nuevo recibo pendiente listo para volver a gestionar el cobro. Sin apuntes manuales, sin riesgo de olvidarse de nada.

¿Cuándo usarla?

• Cuando el banco te avisa de que un cliente ha devuelto un recibo remesado o cobrado.
• Si el banco te cobra gastos de gestión por la devolución y quieres registrarlos (o repercutirlos al cliente).
• Cada vez que necesites saber qué recibos han sido devueltos y cuáles siguen pendientes de recobro.
• Cuando quieras enviar un aviso formal al cliente informándole de la devolución.
• Si decides que un recibo devuelto es incobrable y quieres dejarlo registrado como tal.

Cómo funciona, paso a paso

1. Selecciona el recibo o recibos a devolver

Ve a Tesorería → Recibos. Marca la casilla del recibo que el banco ha devuelto — o varias si tienes más de una devolución del mismo día. Solo puedes devolver recibos en estado Cobrado.

💡 Al seleccionar uno o más recibos, aparece en la barra superior la acción Devolver recibos. Haz clic ahí.

2. Rellena los datos de la devolución

Se abre el formulario Devolución de recibos con estos campos:

• Banco devolución: el banco por el que ha llegado la devolución. Se precarga el banco predeterminado de tu empresa.
• Fecha de devolución: la fecha en que el banco notifica la devolución. Por defecto aparece la de hoy.
• Fecha de vencimiento: la fecha de vencimiento que tendrá el nuevo recibo pendiente que se generará. Por defecto es la misma que la fecha de devolución; cámbiala si quieres dar más plazo al cliente.
• Resultado: elige entre Pendiente de cobro (lo más habitual — el recibo vuelve a estar pendiente para intentar cobrarlo de nuevo) o Incobrable (si decides dar por perdido el cobro).

3. Indica el gasto de devolución (si aplica)

En la tabla de recibos del formulario verás una columna Gasto devolución. Si el banco te ha cobrado gastos de gestión, introdúcelos aquí. Puedes poner un importe diferente para cada recibo si has procesado varios a la vez.

Justo encima de la tabla tienes el toggle Repercutir el gasto al cliente. Actívalo si quieres que esos gastos bancarios se sumen al importe del nuevo recibo pendiente — es decir, que el cliente pague también los gastos de la devolución. Si lo dejas desactivado, el gasto se registra contablemente pero lo asume tu empresa.

💡 La cuenta contable de gastos de devolución se toma automáticamente de la ficha del banco. Si no la tienes configurada, Prana te pedirá que la selecciones manualmente. Puedes configurarla en Tesorería → Cuentas → editar el banco → campo «Cuenta de devolución».

4. Adjunta el documento del banco (opcional)

Si tienes el justificante de devolución del banco en PDF, JPG o PNG, puedes adjuntarlo directamente en el formulario. Quedará vinculado al historial de la devolución. El tamaño máximo es 1 MB.

5. Guarda la devolución

Haz clic en Guardar devolución. En ese momento Prana hace tres cosas de forma automática:

1. Genera el asiento contable con todas las líneas necesarias: devolución del recibo, gasto bancario (si lo hay) y repercusión al cliente (si la has activado).
2. Marca el recibo original como Pendiente – devuelto en el listado.
3. Crea un nuevo recibo pendiente vinculado a la misma factura, con la fecha de vencimiento que hayas indicado. Si has repercutido gastos, el importe del nuevo recibo incluirá también esos gastos.

El asiento contable generado

Por defecto, Prana agrupa todas las líneas en un único asiento para facilitar la trazabilidad. Si prefieres asientos separados por operación, puedes cambiarlo en el icono ⚙️ de la cabecera del listado de Recibos → Configuración de asiento → Agrupar asientos contables.

6. Envía el aviso al cliente (opcional)

Una vez guardada la devolución, abre el recibo desde el listado y ve a Acciones → Enviar aviso de devolución. Se abre un formulario de email con el destinatario precargado y un texto por defecto que ya incluye los datos del recibo devuelto: número de factura, importe, fecha y referencia de devolución. Puedes editar el texto antes de enviarlo y añadir destinatarios en copia.

Ejemplo práctico

Laura lleva la administración de una empresa de distribución. El lunes por la mañana el BBVA le notifica que el cliente Transportes Mínguez ha devuelto el recibo de la factura F2600042 por 1.850 €. El banco además le cobra 12 € de gastos de gestión.

Laura va a Tesorería → Recibos, marca el recibo de Transportes Mínguez y pulsa Devolver recibos. En el formulario selecciona el BBVA, deja la fecha de hoy, cambia la fecha de vencimiento a 30 días vista para dar algo de margen al cliente, y elige Pendiente de cobro como resultado. Introduce 12 € en el campo de gasto y activa el toggle Repercutir el gasto al cliente.

Al guardar, Prana genera el asiento contable, marca el recibo original como devuelto y crea un nuevo recibo pendiente por 1.862 € (1.850 € + 12 € de gastos) con vencimiento a 30 días. Laura abre el recibo, va a Acciones y le envía el aviso de devolución al cliente. Y ya está. Todo registrado en menos de dos minutos.

Consejos y buenas prácticas

• Configura la cuenta de devolución en cada banco antes de empezar a usar esta función. Así Prana la aplicará automáticamente y no tendrás que elegirla cada vez.
• Usa la vista rápida «Con devolución registrada» del listado de recibos para localizar de un vistazo todos los recibos que han pasado por una devolución.
• Adjunta siempre el documento del banco cuando lo tengas. El historial de devoluciones de cada recibo guarda el adjunto, la fecha, el gasto, el asiento y quién registró la devolución.
• Si procesas varias devoluciones del mismo banco y la misma fecha, selecciona todos los recibos a la vez antes de pulsar Devolver recibos. Puedes introducir un gasto diferente para cada recibo en la tabla del formulario.
• Revisa el historial de devoluciones del recibo antes de volver a remesarlo. Puedes verlo desde el detalle del recibo, en el panel lateral sección Devolución → Ver historial.

¿Algo no va como esperabas?

Si el botón «Devolver recibos» no aparece al seleccionar un recibo → comprueba que el recibo está en estado Cobrado. Los recibos en cualquier otro estado (Pendiente, Remesado, Anulado o Incobrable) no se pueden devolver.

Si el campo «Gasto devolución» no activa el toggle de repercusión → asegúrate de haber introducido un importe mayor que 0 en la columna de gasto. El toggle solo se activa cuando hay un gasto registrado.

Si al guardar te pide seleccionar una cuenta contable de gastos → significa que el banco seleccionado no tiene configurada la cuenta de devolución. Ve a Tesorería → Cuentas, edita el banco y añade la cuenta en el campo Cuenta de devolución.

Si el aviso de devolución no llega al cliente → revisa que la ficha del cliente tiene una dirección de email registrada. Sin email en la ficha, Prana no puede enviar el aviso.

Si ves que el importe del nuevo recibo no cuadra con lo que esperabas → comprueba si el toggle Repercutir el gasto al cliente estaba activado. Si lo estaba, el importe del nuevo recibo incluye los gastos bancarios sumados al importe original.

¿Listo para probarlo?

Preguntas frecuentes

¿Puedo devolver varios recibos a la vez?

Sí. Selecciona todos los recibos que quieras devolver en el listado y pulsa Devolver recibos. El formulario mostrará una fila por cada recibo y podrás introducir un gasto de devolución diferente para cada uno si es necesario.

¿Qué pasa con el asiento contable?

Prana lo genera automáticamente al guardar la devolución. Por defecto agrupa todas las líneas en un único asiento (devolución del recibo, gasto bancario y repercusión al cliente si aplica). Si prefieres asientos separados, cámbialo en ⚙️ → Configuración de asiento desde el listado de recibos.

¿La devolución afecta a la remesa?

No. La remesa sigue en su estado. Solo el recibo concreto que has devuelto cambia a Pendiente – devuelto. El resto de recibos de la remesa no se ven afectados.

¿Qué diferencia hay entre «Pendiente de cobro» e «Incobrable»?

Si eliges Pendiente de cobro, Prana crea un nuevo recibo pendiente listo para volver a intentar el cobro — ya sea manualmente o mediante una nueva remesa. Si eliges Incobrable, el recibo queda registrado como tal y no genera un nuevo recibo pendiente. Úsalo cuando hayas decidido dar por perdido ese cobro.

¿Puedo repercutir los gastos al cliente aunque sean muy pequeños?

Sí, no hay importe mínimo. Si el banco te cobra 2 € y quieres repercutirlos, introdúcelos en el campo de gasto y activa el toggle. El nuevo recibo del cliente incluirá esos 2 € adicionales.

¿Dónde veo el historial de devoluciones de un recibo?

Abre el recibo desde el listado. En el panel lateral derecho verás la sección Devolución, con la fecha, el banco, el gasto y el número de asiento. Haz clic en Ver historial para ver todas las devoluciones registradas para ese recibo, incluyendo quién las registró y si se adjuntó algún documento.

¿Cómo sé qué recibos han sido devueltos?

En el listado de Recibos usa el filtro Vista rápida → Con devolución registrada. También puedes ver el estado directamente en la columna Estado: los recibos devueltos aparecen como Pendiente – devuelto o Vencido (X d.) – devuelto.

¿Puedo volver a remesar un recibo devuelto?

Sí. Cuando el resultado de la devolución es Pendiente de cobro, Prana crea un nuevo recibo pendiente vinculado a la misma factura. Ese nuevo recibo tiene el badge Manual en el listado para identificarlo fácilmente, y puedes incluirlo en una nueva remesa como cualquier otro recibo pendiente.

¿El cliente recibe un aviso automático cuando registro la devolución?

No es automático. El aviso se envía manualmente cuando tú lo decides. Una vez guardada la devolución, abre el recibo y ve a Acciones → Enviar aviso de devolución. Puedes revisar y editar el texto del email antes de enviarlo.

¿Puedo adjuntar el justificante del banco?

Sí. En el propio formulario de devolución hay una zona de adjuntos donde puedes subir el documento del banco en formato JPG, PNG o PDF (máximo 1 MB). Quedará guardado en el historial de la devolución.

¿Qué cuenta contable se usa para los gastos de devolución?

La que tengas configurada en la ficha del banco, en el campo Cuenta de devolución. Si no hay ninguna configurada, Prana te la pedirá al guardar. Puedes configurarla en Tesorería → Cuentas, editando el banco correspondiente.