Personalización de Reports

¿Para qué sirve?

¿Quieres que tus facturas, presupuestos y albaranes lleven tu logo, tus colores y tus textos, sin pedirle nada a nadie? Para eso están las plantillas de documentos. Eliges un diseño de partida, lo adaptas a tu marca y Prana lo usa en cada documento que emitas. Y ves el resultado en directo mientras lo montas.

Esta funcionalidad depende del módulo Personalización de Reports, que se activa desde el Marketplace de Prana.

¿Cuándo usarla?

• Cuando quieras que tus facturas lleven tu logo y los colores de tu empresa
• Si necesitas cambiar el texto de un campo, por ejemplo que «Factura» pase a llamarse «Factura de servicios»
• Si facturas a clientes que hablan otro idioma y quieres el documento en inglés o en catalán
• Cuando quieras añadir siempre las mismas condiciones de pago o un aviso legal al pie
• Si prefieres una tabla de líneas más limpia, con menos columnas
• Cada vez que tengas documentos de varias hojas y quieras decidir cómo se ve la cabecera a partir de la segunda

Cómo funciona, paso a paso

1. Entra en Plantillas de documentos

Primero, asegúrate de tener activo el módulo Personalización de Reports: búscalo en el Marketplace y actívalo. Solo se hace una vez.

Después, ve a Configuración de empresa → Plantillas de documentos. Arriba verás una pestaña por cada tipo de documento: Facturas de venta, Presupuestos, Pedidos de venta, Albaranes, Pedidos de compra y Etiquetas. Cada pestaña muestra al lado cuántas plantillas tiene.

A la izquierda está la lista de plantillas. A la derecha, la vista previa de la que tengas seleccionada.

2. Conoce las plantillas estándar

Prana trae varias plantillas ya hechas: Prana Standard, Prana Legacy, Prana Elegance, Prana Modern y Prana Simple. Todas llevan la etiqueta Base (con un candado) y la etiqueta Activa. La que se usa por defecto lleva además la etiqueta Predeterminada.

Ojo con esto: las plantillas Base no se pueden modificar. Son tu punto de partida. Si quieres cambiar algo, haz una copia y trabaja sobre ella (te lo cuento en el siguiente paso).

3. Duplica una plantilla para crear la tuya

Tienes dos formas de hacerlo:

• Selecciona la plantilla y pulsa Duplicar, arriba a la derecha de la vista previa.
• O pulsa los tres puntos de la plantilla y elige Duplicar en el menú.

Se crea una copia con el nombre «Copy of…» (por ejemplo, «Copy of Prana Simple»). Esa copia es tuya: sin etiqueta Base, sin candado, y puedes tocarla todo lo que quieras.

💡 El menú de los tres puntos también tiene Editar y Establecer como predeterminada.

4. Abre el editor

En tu copia, pulsa los tres puntos y elige Editar. Se abre el editor de plantilla, que tiene tres zonas:

• Arriba: el nombre de la plantilla (pulsa el lápiz para cambiarlo) y los botones Descartar cambios y Guardar plantilla.
• A la izquierda: el selector de idioma y las pestañas de ajustes (Imágenes, Campos, Colores, Tabla, Página y Observaciones).
• A la derecha: la vista previa en tiempo real, a tamaño A4. Cada cambio que haces se ve al momento.

Encima de la vista previa puedes cambiar el ejemplo entre Corto y Largo (útil para ver cómo queda un documento con muchas líneas) y ajustar el zoom con los botones – y +.

5. Elige el idioma con el que trabajas

Arriba a la izquierda verás ES Español, EN Inglés y CA Catalán. El idioma que marques es el que se muestra en la vista previa. Los textos que escribas puedes rellenarlos en cada idioma.

Si dejas un idioma vacío («auto»), Prana usa su traducción estándar. Así no tienes que traducirlo todo a mano. Y de momento son estos tres idiomas, pero irán llegando más.

6. Personaliza las pestañas

Imágenes

Aquí colocas tus imágenes en tres zonas del documento. Formato JPG o PNG, de hasta 1 MB cada una.

• Logo: la imagen principal de la cabecera (solo una). Activa o desactiva Mostrar el logo en el documento y pulsa Subir logo, o arrastra la imagen hasta el recuadro.
• Banda de cabecera: imágenes que van entre la cabecera y los datos del cliente. Puedes añadir hasta 3 con el botón Añadir.
• Firma y sello: activa Mostrar el espacio de firma en el documento y se reserva un hueco en el pie para firmar o sellar.

Campos

Cada elemento del documento está en esta pestaña: lo muestras u ocultas y personalizas su texto en todos los idiomas. Los campos se agrupan por zonas:

• Cabecera: título del documento, nº de documento, fecha, vencimiento…
• Cliente: email, teléfono, dirección de envío…
• Documento: referencia del documento, agente comercial
• Totales: IVA, Total y el resto de textos del resumen

Los campos que exige la normativa llevan un candado y la etiqueta Obligatorio. Esos no se pueden ocultar (por ejemplo, la base imponible y la cuota de IVA, porque el IVA siempre tiene que ir desglosado). Sí puedes cambiarles el texto de la etiqueta en los casos en que el campo te deje.

Colores

Elige los colores de los textos y de los fondos con la paleta de Prana. ¿Quieres uno que no esté? Pulsa el círculo con el símbolo + y escoge el que quieras.

• Primario (acentos y títulos): el título del documento y el importe total
• Secundario (contenido): nombres, descripciones e importes
• Auxiliar (apoyo): etiquetas, metadatos y notas
• Fondo de cabecera: la banda superior con el logo, el emisor y el QR
• Fondo de pie: la banda inferior con la forma de pago y la firma

En los fondos tienes también la opción «sin color» (el círculo tachado) si prefieres dejarlos en blanco.

Tabla

Aquí controlas la tabla de líneas: el título de cada columna, el orden, el ancho, la alineación, si se ve o no y su estilo.

• Arrastra las columnas con el icono de puntos para cambiarlas de orden.
• Usa el interruptor de cada columna para mostrarla u ocultarla (Concepto, Descripción, Cantidad, Precio…).
• Cambia el título de la columna en cada idioma.
• Elige el estilo del texto: Normal, Negrita o Cursiva.
• En Concepto decides dónde va: en una columna propia o con la descripción, en la misma celda.

Página

Define cómo se comporta el documento cuando ocupa varias hojas A4. La primera hoja siempre lleva la cabecera completa. Para la 2.ª hoja y siguientes eliges entre:

• Reducida: una barra compacta con el título, el nº de documento y el número de página. Es la opción recomendada
• Completa: repite toda la cabecera (logo, emisor, QR tributario y datos del cliente) en cada hoja. Gasta más espacio
• Sin cabecera: las hojas siguientes solo continúan la tabla

Observaciones

Un texto fijo que aparece siempre en los documentos de esta plantilla: condiciones de pago, avisos legales, datos bancarios… Lo puedes escribir en cada idioma. Si dejas vacío un idioma, se usa el texto del idioma principal (castellano).

7. Guarda tu plantilla

Cuando estés contento con el resultado, pulsa Guardar plantilla. Si te lías y prefieres empezar de nuevo, pulsa Descartar cambios y todo vuelve a como estaba.

8. Hazla tu plantilla predeterminada

De vuelta en la lista, pulsa los tres puntos de tu plantilla y elige Establecer como predeterminada. Desde ese momento, será la que se use por defecto para ese tipo de documento y verás la etiqueta Predeterminada a su lado.

Ejemplo práctico

Marta lleva una pequeña empresa de instalaciones eléctricas en Alicante, con su socia desde 2019. Hasta ahora sus facturas salían con la plantilla Prana Legacy y el logo de Prana. Quería que salieran con su logo, en verde, y con una nota de pago al pie.

1. Entra en Configuración de empresa → Plantillas de documentos y abre la pestaña Facturas de venta.
2. Selecciona Prana Simple, que le gusta por limpia, y pulsa Duplicar.
3. Edita «Copy of Prana Simple». Le cambia el nombre a «Factura Eléctricas Marta».
4. En Imágenes sube su logo. En Colores elige un verde para el color primario.
5. En Observaciones escribe: «Pago por transferencia a 30 días.»
6. Mira la vista previa con el ejemplo Largo, comprueba que todo cabe y pulsa Guardar plantilla.
7. Desde los tres puntos, elige Establecer como predeterminada.

Resultado: la siguiente factura que emite ya sale con su logo, sus colores y su nota de pago. Sin pedirle ayuda a nadie.

Consejos y buenas prácticas

• Elige como base la plantilla que más se parezca a lo que buscas. Ahorras mucho trabajo
• Pon un nombre claro a tus plantillas («Factura con logo verde» dice más que «Copy of…»)
• Prueba siempre el ejemplo Largo antes de guardar, para ver cómo queda con varias hojas
• Usa un logo en PNG con fondo transparente si quieres que quede limpio sobre un fondo de color
• Cuida el contraste: un texto claro sobre un fondo claro no se lee al imprimir
• Deja la cabecera «Reducida» para las hojas siguientes, salvo que necesites lo contrario

¿Algo no va como esperabas?

Si no encuentras Plantillas de documentos en Configuración de empresa → comprueba que tienes activo el módulo Personalización de Reports. Se activa desde el Marketplace.

Si no puedes cambiar una plantilla → mira si lleva la etiqueta Base. Esas no se modifican: duplícala y edita la copia.

Si no consigues ocultar un campo → fíjate si tiene el candado y la etiqueta Obligatorio. Lo exige la normativa, así que siempre va en el documento.

Si no se sube tu logo o tu imagen → comprueba que sea JPG o PNG y que pese menos de 1 MB.

Si no puedes añadir otra imagen en la banda de cabecera → el máximo son 3. Quita una para poner otra.

Si los cambios no aparecen en tus documentos → comprueba que has pulsado Guardar plantilla y que es la predeterminada para ese tipo de documento.

¿Listo para probarlo?

Preguntas frecuentes

¿Dónde personalizo mis facturas y demás documentos?

En Configuración de empresa → Plantillas de documentos. Ahí tienes una pestaña por cada tipo de documento.

¿Qué documentos puedo personalizar?

Facturas de venta, presupuestos, pedidos de venta, albaranes, pedidos de compra y etiquetas.

¿Puedo modificar las plantillas estándar de Prana?

No. Las que llevan la etiqueta Base no se tocan. Lo que sí puedes hacer es duplicarlas y personalizar la copia, que ya es tuya.

¿Cómo creo una plantilla propia?

Duplica una plantilla (con el botón Duplicar o desde los tres puntos), ábrela con Editar y personalízala. Cuando termines, pulsa Guardar plantilla.

¿Cómo cambio la plantilla que se usa por defecto?

Pulsa los tres puntos de la plantilla que quieres y elige Establecer como predeterminada. Verás la etiqueta Predeterminada a su lado.

¿Puedo poner mi logo?

Sí. En la pestaña Imágenes pulsa Subir logo (JPG o PNG, hasta 1 MB). Puedes ocultarlo cuando quieras con el interruptor «Mostrar el logo en el documento».

¿Puedo tener la misma plantilla en varios idiomas?

Sí, en español, inglés y catalán. Escribes los textos en cada idioma. Si dejas alguno vacío, Prana usa su traducción estándar.

¿Por qué no puedo ocultar algunos campos?

Porque son obligatorios por normativa. Los reconoces por el candado y la etiqueta Obligatorio. Un ejemplo es el desglose de base imponible y cuota de IVA.

¿Qué pasa si descarto los cambios?

Con Descartar cambios la plantilla vuelve a como estaba la última vez que la guardaste. Lo que no hayas guardado se pierde.

Si cambio mi plantilla, ¿se modifican los documentos que ya emití?

No. Al guardar una plantilla, los documentos que ya emitiste no cambian de aspecto por sí solos. Si quieres que uno de ellos tome el diseño nuevo, abre ese documento y recárgalo. Los documentos nuevos salen ya con la plantilla actualizada.

¿Necesito algún módulo para usar las plantillas propias?

Sí, esta funcionalidad depende del módulo Personalización de Reports. Lo activas desde el Marketplace buscándolo por su nombre.