Prana learning
Elige tu camino de iluminación para hoy, no importa dónde estés en tu viaje, Prana tiene la guía que necesitas para avanzar con claridad y confianza.
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Configuración y usuarios
Configura tu cuenta de PRANA
Configura tu cuenta de Prana: la base de todo
Tu cuenta bien configurada es la diferencia entre un software que trabaja para ti y uno que tienes que perseguir. En Prana hemos diseñado esta sección para que, en unos minutos, dejes todo listo y puedas olvidarte de ajustes: solo facturar, gestionar y crecer. 
Accede a la configuración de tu empresa en Prana
Cómo llegar
En el menú lateral, pulsa sobre Configuración y selecciona el nombre de tu empresa. Verás todas las secciones organizadas en tarjetas. Vamos una a una.
Cuenta: tu identidad oficial 
Aquí defines quién eres ante tus clientes y ante Hacienda. Estos datos son los que aparecerán en todas tus facturas, presupuestos y pedidos.
Rellena con cuidado: nombre fiscal, dirección, NIF y datos de contacto. Si tu empresa figura en el Registro Mercantil, puedes añadir también los datos registrales (tomo, folio, hoja…).
Para subir tu logotipo, simplemente arrástralo desde tu carpeta de imágenes hasta el área correspondiente. Aparecerá en todos tus documentos de forma automática desde ese momento.
En el campo Pie de página puedes incluir textos legales fijos que deban aparecer siempre al final de tus documentos, como la cláusula de protección de datos.
Consejo Prana: Dedica diez minutos a rellenar esta sección al completo antes de crear tu primera factura. Así todo saldrá perfecto desde el primer día.
Documentos y Series de Numeración 
Prana viene listo para facturar desde el primer momento: tiene series preconfiguradas por defecto para facturas, rectificativas, presupuestos y más. No necesitas tocar nada si no lo deseas.
Si necesitas crear una serie personalizada (por ejemplo, «2025-B» para una línea de negocio secundaria), sigue estos pasos:
- Pulsa el enlace «Añadir serie» que aparece en el pie del listado de numeración.
- Se añade una nueva línea editable.
- Define el Tipo de documento (Factura, Presupuesto, Ticket…), el Título de la serie y el Contador inicial.
- Guarda y la serie ya estará disponible al crear nuevos documentos.
Formas de Pago 
Gestiona cómo cobras a tus clientes y cómo pagas a tus proveedores. Para añadir una nueva forma de pago:
- Pulsa el botón «+» en la sección de Formas de pago.
- Rellena los campos obligatorios: nombre, días de vencimiento (para que Prana calcule automáticamente la fecha de cobro) y, si trabajas con la administración pública, el código Facturae.
- Si quieres que esta forma de pago se asigne automáticamente a todos los clientes nuevos, marca la casilla «Establecer como predeterminada».
Impuestos 
En Prana encontrarás los tipos impositivos más habituales ya cargados (IVA 21%, 10%, 4% y Exento). Si tu actividad requiere impuestos especiales, como el IGIC canario, el recargo de equivalencia o exenciones particulares, puedes crearlos o editarlos aquí.
Para más detalle sobre la configuración de impuestos, consulta el artículo específico: Configura tus impuestos.
Inventario 
Si vendes productos físicos y quieres controlar el stock, esta sección es tu punto de partida:
- Unidades de medida: define Unidades, Kilos, Metros, Horas o las que necesites para describir tus productos.
- Categorías: organiza tu catálogo en familias para encontrar cualquier artículo de un vistazo.
- Almacenes: da de alta tus ubicaciones físicas o lógicas para llevar un control preciso del inventario.
Tarifas 
Crea diferentes estrategias de precios y asígnalas a tus clientes. Por ejemplo: «PVP General», «Distribuidores», «Clientes VIP». La tarifa marcada como predeterminada se aplicará automáticamente al crear un cliente nuevo.
Si una tarifa queda obsoleta (como los precios del año anterior), puedes desactivarla para que no aparezca al facturar, sin perder el histórico de lo que se vendió con ella.
Email y Notificaciones 
Personaliza los correos automáticos que envía Prana cuando mandas una factura o un presupuesto, y configura tus preferencias de alertas para que solo te lleguen las notificaciones que realmente importan. Para el detalle de las plantillas de email, tienes un artículo completo: Personaliza tus plantillas de email.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio rellenar todos los datos de la cuenta para empezar a facturar? Para crear documentos durante el periodo de prueba no es obligatorio, pero sí muy recomendable. Para que las facturas sean legalmente válidas y puedan enviarse a tus clientes, necesitas al menos: nombre fiscal, NIF y dirección.
¿Puedo tener varias series de numeración activas a la vez? Sí. Puedes tener tantas series como necesites, de distintos tipos o para distintas líneas de negocio, y elegir cuál usar en cada documento al crearlo.
¿El logotipo aparece en todos los documentos automáticamente? Sí. En cuanto subes el logotipo a la configuración de tu cuenta, se añade a todas las facturas, presupuestos, pedidos y demás documentos sin que tengas que hacer nada más.
¿Puedo cambiar los datos de mi empresa después de haber creado facturas? Sí, puedes actualizarlos en cualquier momento. Los cambios se aplican a los documentos futuros. Las facturas ya emitidas y confirmadas mantienen los datos con los que se generaron, lo cual es necesario por seguridad jurídica.
¿Qué son los «días de vencimiento» en las formas de pago? Es el plazo en días desde la fecha de la factura hasta su fecha de cobro. Por ejemplo, si configuras «30 días», Prana calculará automáticamente la fecha de vencimiento al crear cada factura con esa forma de pago.
¿Puedo tener más de un almacén? Sí. Puedes dar de alta tantos almacenes como necesites desde la sección de Inventario. Cada producto puede tener stock en distintos almacenes y Prana los controlará por separado.
¿Se puede cambiar la forma de pago predeterminada? Sí, en cualquier momento. Si la cambias, los clientes ya existentes conservarán la que tenían asignada; el nuevo predeterminado solo aplica a los clientes que crees a partir de ese momento.
¿Qué pasa si durante la prueba creo series de numeración y luego contrato un plan? Las series que hayas creado durante el Trial se mantienen. Si las facturas de prueba llevan marca de agua, puedes borrarlas o resetear el contador al contratar, para que tu facturación real empiece desde el número que quieras.
¿Las tarifas se pueden aplicar por producto o solo por cliente? En Prana las tarifas se asignan al cliente. Cuando creas una factura para ese cliente, Prana toma automáticamente los precios de su tarifa. También puedes ajustar precios especiales por cliente y producto de forma individual.
¿Puedo ver en qué sección de configuración está cada ajuste?
Todas las opciones están agrupadas en tarjetas dentro de la sección Configuración → Nombre de tu empresa. Si buscas algo concreto, el centro de ayuda tiene un artículo por cada tarjeta.
Gestión de usuarios
Gestión de usuarios: controla quién accede a tu empresa
En Prana, la seguridad y la colaboración van de la mano. Tú decides quién entra en tu negocio, qué puede ver y qué puede tocar. No importa si eres una empresa de dos personas o de veinte: tienes el control total de los accesos en todo momento.
Gestiona los usuarios de tu empresa en Prana
Cómo llegar a la gestión de usuarios
- Ve a la parte superior izquierda de la pantalla.
- Despliega el menú pulsando sobre el nombre de tu empresa.
- Haz clic en Gestionar usuarios.
Verás el listado de todas las personas que tienen acceso actualmente, junto con su estado (activo/inactivo) y la fecha de su última actividad.
Licencias: cuántos usuarios puedes tener
En la parte inferior izquierda de la pantalla de gestión de usuarios encontrarás un contador con las licencias restantes disponibles.
Durante la versión de prueba (Trial) puedes invitar tantos usuarios como incluye el plan más alto, para que puedas probar Prana con todo tu equipo sin limitaciones. Al contratar, el número de licencias se ajusta automáticamente al plan elegido.
Si alcanzas el límite de tu plan, no podrás invitar a más personas hasta que desactives a algún usuario existente o subas de nivel. En el plan más alto, si necesitas más asientos de los incluidos, puedes contratar licencias adicionales pagando un suplemento por usuario.
Cómo invitar a un nuevo usuario
Es tan sencillo como enviar un email:
- Pulsa el botón Invitar usuarios.
- Introduce el correo electrónico de la persona que quieres añadir.
- Selecciona el Rol adecuado (ver la sección siguiente).
- Pulsa Invitar usuario.
Prana enviará un correo de invitación. Cuando la persona lo acepte, ya tendrá acceso con el nivel que le hayas asignado.
Los roles disponibles y qué puede hacer cada uno
Elegir bien el rol es clave para proteger la información de tu negocio. Estos son los perfiles disponibles:
Administrador — Control total. Accede a todos los datos, realiza cualquier acción y puede gestionar la configuración de la cuenta, incluida la suscripción y el método de pago de la licencia. Reserva este rol para los dueños o responsables máximos.
Usuario — El perfil estándar para el trabajo diario. Puede crear facturas, registrar clientes, asientos y cualquier operación habitual, pero no accede a datos sensibles de la cuenta como la suscripción o la forma de pago de la licencia.
Consulta — Solo lectura. Puede ver y navegar por Prana, pero no puede crear, editar ni borrar nada. Ideal para auditores, asesores o supervisores que necesiten consultar datos sin poder modificarlos.
Ventas — Diseñado para el equipo comercial. Acceso completo al ciclo de ventas: presupuestos, pedidos de venta, albaranes, facturas de venta y gestión de cobros.
Compras — Para el departamento de compras. Gestiona pedidos a proveedores, facturas de compra y pagos, sin acceso al área de ventas.
Almacén — Para logística. Permite gestionar stock, inventarios y traspasos, así como el circuito de compras hasta la recepción de mercancía (albaranes de entrada).
Editar o desactivar un usuario
Si las responsabilidades de alguien cambian, puedes editar su usuario y asignarle un nuevo rol sin reenviarle invitación. Si alguien deja la empresa, desactiva o elimina su usuario desde el listado: su licencia quedará libre al instante y podrás usarla para otra persona.
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa si un empleado deja la empresa? Desactiva o elimina su usuario desde el listado. Su licencia queda liberada inmediatamente y puedes usar ese hueco para invitar a otra persona.
¿Puedo cambiar el rol de un usuario ya invitado? Sí. Edita su perfil y asígnale el nuevo rol cuando quieras. El cambio es inmediato.
¿Un usuario con rol «Consulta» puede editar algo? No. Es estrictamente de visualización. Los botones de guardar, editar y eliminar estarán deshabilitados para él.
¿Puedo comprar licencias extra en cualquier plan? La opción de contratar paquetes de usuarios adicionales solo está disponible en el plan más alto. En el resto de planes, deberás ceñirte al límite de tu suscripción o mejorarla.
¿Mi asesor cuenta como un usuario de mi licencia? Sí. Si invitas a tu asesor desde «Gestionar usuarios», ocupa una de tus licencias disponibles, independientemente del rol que le asignes.
¿Qué ocurre al terminar el periodo de prueba si tengo más usuarios de los permitidos por el plan? Prana te pedirá que desactives los usuarios sobrantes hasta ajustarte al límite de tu plan antes de formalizar la suscripción.
¿Un usuario puede pertenecer a varias empresas de Prana? Sí. Con el mismo correo puede estar invitado en varias empresas, y desde su cuenta puede cambiar entre ellas fácilmente. Su rol puede ser diferente en cada una.
¿Cómo sé cuándo fue la última vez que un usuario accedió? En el listado de usuarios verás la columna de «Última actividad» para cada persona. Así puedes detectar cuentas inactivas y limpiar las licencias que ya no se usen.
¿Puede un usuario invitado ver la información de facturación de la cuenta? Solo si tiene rol de Administrador. El resto de roles no tienen acceso a los datos de suscripción ni de pago de la licencia de Prana.
¿Hay algún límite para el número de invitaciones pendientes de aceptar? No hay un límite específico para las invitaciones pendientes, pero sí ocupan una licencia desde el momento del envío. Si una persona no acepta, puedes cancelar la invitación y recuperar esa licencia.
Mi perfil
Mi perfil: personaliza tu espacio en Prana
Tu perfil es tu tarjeta de identidad dentro de Prana. Desde aquí puedes actualizar tu foto, tu nombre, cambiar la contraseña y ajustar pequeños detalles que hacen tu experiencia diaria más cómoda. Es rápido, es tuyo y no afecta a nadie más del equipo.
Cómo acceder a tu perfil
Tu perfil no está en la configuración general de la empresa, sino en tu zona personal:
- Mira en la parte inferior izquierda de la pantalla: verás un círculo con tus iniciales o tu foto.
- Haz clic sobre él para desplegar el menú de usuario.
- Selecciona Configurar perfil.
Qué puedes personalizar
Una vez dentro de tu ficha personal, encontrarás estos campos:
Avatar — Sube una foto o imagen para identificarte. Reemplazará el círculo de color con iniciales que aparece por defecto. Hace el entorno más cercano y ayuda a tus compañeros a reconocerte en el historial de actividad.
Nombre — Corrige o actualiza cómo quieres que te vean los demás usuarios de la misma empresa.
Teléfono — Campo opcional. Útil si quieres que los administradores o compañeros puedan contactarte fácilmente.
Idioma de la interfaz — Elige en qué idioma quieres navegar por Prana (Español, Catalán o Inglés). Este cambio es solo tuyo y no afecta a los demás. Para más detalle, consulta el artículo sobre Idioma de la interfaz.
Ayuda de primeros pasos — Un interruptor para activar o desactivar los globos de ayuda y los tutoriales guiados. Si ya eres un experto en Prana y no los necesitas, desactívalos para tener una interfaz más limpia. Puedes volver a activarlos cuando quieras.
Cambiar tu contraseña
Desde tu perfil tienes el botón Cambiar contraseña. Al pulsarlo, recibirás un correo con las instrucciones para actualizarla de forma segura. También puedes iniciarlo desde la pantalla de login con la opción «He olvidado mi contraseña».
Lo que ven los demás
Tu nombre y foto son visibles para el resto de usuarios de tu empresa, por ejemplo en el historial de quién ha creado o modificado un documento. El teléfono y otros datos son privados o visibles solo para administradores.
Lo que no cambia con tu perfil: el logotipo de la empresa en las facturas, la configuración fiscal ni ningún dato de negocio. Eso se gestiona desde la configuración de la empresa.
Preguntas frecuentes
¿Mi foto de perfil aparece en las facturas que envío a los clientes? No. Tu foto es solo para uso interno. Lo que ven los clientes en las facturas y presupuestos es el logotipo de la empresa, que se configura en el apartado de Cuenta.
¿Puedo cambiar mi dirección de email? Por seguridad, el email es tu identificador único de acceso y no puede modificarse desde el perfil. Si necesitas cambiarlo, contacta con el administrador de la cuenta.
¿Si desactivo la ayuda de primeros pasos, pierdo acceso al centro de ayuda? No. Solo se ocultan los tutoriales guiados automáticos dentro de la app. El centro de ayuda y todos los manuales siguen disponibles en cualquier momento desde help.prana.software.
¿Puedo tener el mismo correo en varias empresas de Prana? Sí. Tu correo es tu llave maestra. Si estás invitado en varias empresas, usas el mismo perfil para acceder a todas ellas. Puedes cambiar entre empresas desde el menú superior.
¿El teléfono que pongo en mi perfil es obligatorio? No, es opcional. Solo rellénalo si quieres facilitar el contacto con tu equipo o para temas de seguridad de la cuenta.
¿Mis cambios de perfil afectan a otros usuarios? No. Los cambios en tu perfil (foto, nombre, idioma) solo afectan a tu propia experiencia y a cómo te ven los demás. No modifican nada de la configuración de la empresa.
¿Cómo vuelvo a ver los tutoriales de primeros pasos si los desactivé? Entra en tu perfil y vuelve a activar la opción «Ayuda de primeros pasos». Al guardar, los globos de ayuda reaparecerán en la navegación.
¿Puedo subir cualquier tipo de imagen como avatar? Prana admite los formatos habituales (JPG, PNG). Se recomienda usar imágenes cuadradas para que se recorten bien en el círculo de avatar. No hay un requisito de tamaño mínimo, pero cuanto mayor resolución, mejor se verá.
Preferencias globales
Preferencias globales: las reglas del juego de tu empresa
Las preferencias globales son esos ajustes técnicos que deciden cómo se comporta Prana en el día a día de tu empresa: la moneda que usas, cómo se ven los números, cuánta precisión necesitas en tus cálculos y qué impuesto se aplica por defecto a los artículos nuevos. Configúralos una vez y Prana los aplicará en todo.
Accede a las preferencias globales en Prana
Cómo llegar
- Ve al menú Configuración.
- Entra en Preferencias globales.
Verás un formulario con los ajustes de precisión numérica y las opciones de comportamiento por defecto.
Los ajustes al detalle
Moneda — Selecciona la divisa principal de tu empresa (por ejemplo, Euro €). Esto define el símbolo y el formato de todos los importes en la aplicación.
Formato numérico — Elige el estilo visual de los números. En España lo habitual es «1.234,56» (punto para los miles, coma para decimales). Elige el que uses tú para evitar errores de lectura.
Decimales cantidad venta — Cuántos decimales quieres ver en las cantidades de tus facturas de venta. Si vendes unidades enteras o servicios, con 0 es suficiente. Si vendes a peso o medida, quizás necesites 2 o 3.
Decimales cantidad compra/almacén — Similar al anterior, pero para los pedidos a proveedores y movimientos de stock.
Decimales precio venta — La precisión de los precios de venta al público. Lo estándar son 2 decimales (céntimos), pero puedes ampliarlo si lo necesitas.
Decimales precio compra — Para los costes de compra. Si trabajas con materia prima o piezas muy pequeñas a precios unitarios muy bajos, 3 o 4 decimales te darán más exactitud en el cálculo del coste total.
Tipo de IVA artículo — El impuesto que se asigna por defecto cuando creas un producto nuevo en el catálogo (por ejemplo, IVA General 21%). Es solo un valor predeterminado para ahorrar tiempo; cada producto puede tener el suyo propio.
Recomendaciones según tu tipo de negocio
Si vendes servicios o productos en unidades enteras (coches, muebles, talleres), los decimales de cantidad a 0 o 1 son más que suficientes y harán las facturas más limpias.
Si trabajas con peso, volumen o medidas (alimentación, construcción, distribución), aumenta los decimales de cantidad a 2 o 3 para evitar descuadres en el inventario.
Si tienes márgenes muy ajustados o compras grandes volúmenes de artículos pequeños, sube los decimales de precio de compra a 3 o 4 para que el cálculo del coste total sea exacto hasta el último céntimo.
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa si cambio la moneda después de haber creado facturas? La nueva moneda se aplica como predeterminada para los documentos futuros. Los que ya creaste mantienen la moneda que tenían para no alterar el historial.
¿Puedo cambiar el formato numérico en cualquier momento? Sí. Es un cambio visual que afecta a cómo ves los números en pantalla y en los documentos impresos desde ese momento. No altera los importes guardados.
¿Los decimales afectan a los cálculos? Sí. Los decimales que configures determinan la precisión con la que Prana redondea y calcula importes, totales e impuestos. Más decimales = más precisión en operaciones complejas.
¿El IVA predeterminado aquí es definitivo para todos mis productos? No. Es solo un punto de partida para crear artículos más rápido. Puedes cambiar el IVA de cualquier producto individualmente desde su ficha en cualquier momento.
¿Por qué hay decimales diferentes para compra y venta? Porque es habitual comprar con mucha precisión (costes con 3 o 4 decimales) y vender al público con solo 2. Prana permite separar estas configuraciones para adaptarse a la realidad de los negocios B2B y B2C.
Si cambio los decimales ahora, ¿cambian mis facturas antiguas? No. Los documentos ya cerrados mantienen exactamente los datos con los que se generaron. La nueva configuración solo aplica a los documentos que crees a partir de ese momento.
¿Estas preferencias son las mismas para todos los usuarios de la empresa? Sí. Las preferencias globales se aplican a nivel de empresa y afectan a todos los usuarios que trabajen en ella. Son la base común de trabajo.
¿Puedo tener una moneda diferente por cliente o por factura? La preferencia global define la moneda principal. Para facturar a clientes en otra divisa existe la funcionalidad de Multidivisa, que se configura en la ficha de cada cliente.
¿Qué pasa si mezclo formatos numéricos (algunos con punto y otros con coma)? Prana aplica el formato que hayas elegido en preferencias globales de forma consistente. No puedes mezclar formatos dentro de la misma cuenta; elige el que uses habitualmente.
¿Hay algún ajuste de zona horaria en preferencias globales? Sí. Puedes definir la zona horaria de tu empresa para que los registros de hora y fecha de los documentos coincidan con tu realidad, especialmente relevante si tienes clientes o proveedores en diferentes países.
Configura tus impuestos
Configura tus impuestos: IVA, IGIC y personalizados
Prana te lo pone fácil desde el primer día: cuando creas tu cuenta, el sistema ya carga automáticamente los impuestos más habituales en España. Aun así, cada negocio tiene sus particularidades: si estás en Canarias, si aplicas el recargo de equivalencia, o si tienes clientes extranjeros con exención, aquí puedes ajustar todo a tu medida.
Accede a la configuración de impuestos en Prana
Cómo llegar
- Ve al menú Configuración.
- Entra en Empresa.
- Selecciona la sección Impuestos.
Lo primero que verás es el nombre del impuesto principal de tu región. Por defecto aparece como IVA.
¿Eres empresa de Canarias? Activa el IGIC
Si tu residencia fiscal está en Canarias, marca la casilla «Empresa acogida a IGIC». En ese momento Prana cambia automáticamente el nombre del impuesto principal a IGIC y carga los tipos impositivos canarios en lugar de los peninsulares. Un clic y listo.
Cómo decide Prana qué impuesto aplicar en cada factura
Aquí está la clave de entender cómo funciona la fiscalidad en Prana: el sistema no asigna un porcentaje fijo a un producto. En su lugar, cruza el tipo de impuesto del cliente con el tipo de impuesto del producto, y de esa combinación obtiene el porcentaje correcto.
¿Por qué? Porque el mismo producto puede tributar de forma diferente dependiendo de a quién se le vende. Por ejemplo: una mesa puede llevar IVA General (21%) si el cliente es de la península, pero IVA Exento (0%) si el cliente es extranjero y la operación está exenta. Prana detecta el tipo de cliente y aplica la regla correcta automáticamente.
Crear impuestos personalizados
Si los predefinidos no cubren tu situación, pulsa el botón «Añadir impuesto» y configura el que necesites. Aquí van tres casos habituales:
Caso 1: Un impuesto especial (por ejemplo, tipo agrícola 12%) Añades el impuesto, defines el porcentaje (12%) y lo asignas al grupo correspondiente. Ya aparecerá como opción al crear o editar productos.
Caso 2: Una exención (0%) para clientes extranjeros Creas una regla que indique que para productos de un determinado tipo y clientes con tipo «Exento», el porcentaje es 0%. Prana aplicará esa regla automáticamente cuando factures a ese tipo de cliente.
Caso 3: Recargo de equivalencia Para clientes minoristas sujetos a este régimen, puedes crear una regla que combine el IVA base (por ejemplo, 12%) con el recargo correspondiente (por ejemplo, 1,2%). Prana los sumará y desglosará correctamente en la factura.
Editar y eliminar impuestos
Para modificar un impuesto existente (cambiar el porcentaje, actualizar la etiqueta o corregir un error), haz clic sobre él en el listado. Se abrirá una ventana emergente donde puedes editarlo y guardar los cambios.
La etiqueta que definas (por ejemplo, «IVA 21%», «IGIC 7%», «Exento») es exactamente lo que verá tu cliente impreso en la columna de impuestos de sus facturas y pedidos.
Si hay un impuesto que nunca usas, puedes eliminarlo para que no aparezca al facturar. Las facturas ya emitidas con ese impuesto no se ven afectadas.
Preguntas frecuentes
¿Prana actualiza los impuestos automáticamente si cambia la ley? No. Prana viene con una precarga inicial, pero tienes el control total. Si el gobierno modifica algún tipo, deberás actualizarlo en este apartado para que se aplique en tus nuevas facturas.
¿Cómo cambio de IVA a IGIC? Marcando la casilla «Empresa acogida a IGIC» en la configuración de impuestos. El sistema renombrará el impuesto y cargará los tipos canarios de forma automática.
¿Puedo aplicar dos impuestos distintos en la misma factura? Sí. Como el impuesto se asigna línea a línea según el producto, puedes tener en una misma factura un artículo con IVA 21% y otro con IVA 10%. Prana los desglosará correctamente al pie del documento.
¿Si elimino un impuesto, se borra de las facturas antiguas? No. Las facturas ya emitidas mantienen los datos con los que se crearon. Eliminar un impuesto solo impide seleccionarlo en documentos nuevos.
¿Es obligatorio usar el recargo de equivalencia? Solo si tus clientes son minoristas sujetos a ese régimen especial. Si no trabajas con ese perfil de cliente, no necesitas configurar esas reglas.
¿Puedo cambiar el nombre que aparece en la factura? Sí. Al editar el impuesto, modifica el campo «Etiqueta». Lo que escribas ahí es exactamente lo que verá tu cliente en el PDF.
¿Qué significa que Prana «cruza» los tipos de cliente y producto? Significa que el porcentaje final no viene solo del producto ni solo del cliente, sino de la combinación de ambos. Configuras qué % aplicar cuando el producto es de tipo X y el cliente es de tipo Y. Esto da mucha flexibilidad para manejar distintos escenarios fiscales.
¿Puedo tener el mismo porcentaje con dos etiquetas distintas? Sí. Por ejemplo, puedes tener «IVA 10% Alimentación» y «IVA 10% Hostelería» con el mismo 10% pero diferente etiqueta, para organizar mejor tus líneas de negocio.
¿Los impuestos que configuro aquí afectan también a las facturas de compra? Sí. La configuración de impuestos aplica tanto a las ventas como a las compras, de forma que el cruce de tipos funciona en ambos sentidos para el cálculo correcto de tu IVA a deducir.
¿Cómo gestiono las exenciones para clientes de la UE o extranjeros? Crea un tipo de impuesto con porcentaje 0% y la etiqueta «Exento» o «Intracomunitario». Asígnalo al tipo de cliente correspondiente y Prana lo aplicará automáticamente cuando factures a ese perfil.
Eliminar cuenta
Eliminar cuenta: cómo borrar tus datos de Prana
Nos da pena que hayas llegado hasta aquí. Si has tenido algún problema técnico o algo no ha funcionado como esperabas, escríbenos antes de dar el paso: a veces tiene solución más rápida de lo que parece. Pero si tu decisión es firme, te explicamos cómo hacerlo de forma segura y con total transparencia.
Accede a la configuración de tu cuenta
Antes de eliminar: esto es irreversible
Cuando confirmas la eliminación de tu cuenta, los datos desaparecen de los servidores de Prana de forma inmediata y definitiva. No hay papelera de reciclaje, no hay periodo de gracia y no podremos recuperar nada después.
Esto incluye: facturas, clientes, proveedores, presupuestos, productos y cualquier otra información registrada en tu cuenta.
Lo que te recomendamos hacer antes de borrar:
Exporta toda tu información. Prana permite exportar a Excel prácticamente todos los listados del sistema. Ve a Clientes, Facturas, Presupuestos, Compras y usa la opción «Exportar a Excel» en cada uno para guardar una copia local antes de iniciar el borrado.
Opción A: Eliminar desde la configuración (cuenta activa)
Si tienes acceso normal al panel de control:
- Ve al menú lateral y selecciona Configuración.
- Entra en la pestaña Cuenta.
- Desplázate hasta el final de la página.
- Encontrarás la sección de zona de peligro con el botón Eliminar cuenta.
- Al pulsarlo, el sistema te pedirá una confirmación explícita para asegurarse de que no es un error.
- Confirma y la cuenta quedará eliminada de forma inmediata.
Opción B: Eliminar tras el periodo de prueba (Trial caducado)
Si tu prueba gratuita ha terminado y no quieres contratar un plan de pago:
- Accede a Prana con tu usuario y contraseña.
- Verás una pantalla indicando que el periodo de prueba ha finalizado.
- Mira en la parte inferior de esa pantalla.
- Encontrarás el enlace «Eliminar para siempre mi cuenta y mis datos».
- Confírmalo y todo quedará borrado.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo tardan en borrarse mis datos? Es inmediato. En el momento en que confirmas la eliminación, el sistema borra tu base de datos. No hay periodo de espera ni cuarentena.
¿Puedo reactivar mi cuenta si me arrepiento al día siguiente? No. Tendrías que registrarte como un usuario completamente nuevo. No es posible recuperar la información porque ya no existe en los servidores.
¿Qué pasa con mi suscripción de pago si tengo una activa? Al eliminar la cuenta, la suscripción se cancela automáticamente y no se generarán más cobros futuros. Perderás los días restantes del periodo ya pagado.
¿Puedo descargar mis datos antes de irme? Sí, y es muy recomendable. Exporta a Excel todos los listados (Clientes, Proveedores, Facturas, Presupuestos, Gastos) antes de iniciar el proceso de borrado.
¿Tiene algún coste eliminar la cuenta? No. Es completamente gratuito y puedes hacerlo cuando quieras.
Si mi periodo de prueba caduca y no hago nada, ¿se borran solos mis datos? Prana mantiene los datos de pruebas caducadas durante un tiempo prudencial por si decides volver. Finalmente se eliminan por política de protección de datos. Si quieres asegurarte de que se borran hoy mismo, hazlo manualmente con la Opción B descrita arriba.
¿Necesito ayuda para exportar mis datos antes de borrarme? Si tienes dudas sobre cómo sacar tu información, contacta con el soporte de Prana antes de pulsar el botón de eliminar. Te ayudaremos a llevarte tus datos contigo sin perder nada.
¿Al eliminar la cuenta se cancela también el acceso de todos los usuarios invitados? Sí. Al eliminar la empresa, todos los usuarios que tuvieran acceso a esa cuenta lo pierden automáticamente. Sus perfiles de usuario de Prana siguen existiendo si tienen acceso a otras empresas, pero no a la que se ha eliminado.
¿Puedo eliminar solo la empresa y mantener mi usuario? Sí. Si tienes varias empresas en Prana, puedes eliminar una empresa concreta sin que eso afecte a tu usuario ni a las demás empresas que gestiones con el mismo correo.
Multiempresa
Multiempresa: varias empresas, un solo acceso
Si gestionas más de un negocio, Prana te tiene cubierto. Con la funcionalidad multiempresa puedes trabajar con todas tus organizaciones desde una única cuenta de usuario, sin cerrar sesión, sin contraseñas diferentes y sin complicaciones. Un email, todas tus empresas.
Gestiona tus empresas en Prana
Cómo funciona el acceso único
Tu correo electrónico es tu llave maestra. Una vez dentro de Prana, puedes cambiar de empresa fácilmente desde el menú del nombre de empresa en la parte superior izquierda. El sistema te muestra todas las organizaciones en las que participas —como administrador o como invitado— y puedes saltar de una a otra en segundos.
Por ejemplo: revisas las facturas de tu SL por la mañana, y con dos clics cambias al perfil de autónomo para emitir una factura de consultoría, sin tener que cerrar nada ni volver a autenticarte.
Total independencia entre empresas
Aunque el acceso sea común, cada empresa es un mundo completamente cerrado. Esto garantiza la seguridad y la privacidad de los datos de cada negocio:
Los datos de una empresa (clientes, facturas, bancos, contabilidad) son completamente invisibles para las demás. No se mezcla ningún dato contable ni fiscal.
Cada empresa tiene su propia configuración: una puede usar IVA y otra IGIC, pueden tener monedas distintas, series de numeración diferentes y plantillas personalizadas.
Los usuarios también son independientes: puedes invitar a un empleado a la Empresa A sin que tenga acceso a la Empresa B.
Suscripciones: una por empresa
Cada empresa en Prana es una entidad propia a nivel de facturación del software. No hay una tarifa plana que cubra varias empresas bajo una misma cuota. Cada negocio contrata su propio plan según sus necesidades. Puedes tener la empresa principal en un plan completo y una empresa secundaria con menos actividad en un plan más básico.
Cómo añadir una nueva empresa
Desde el menú desplegable donde aparece el nombre de tu empresa actual, encontrarás la opción «Añadir nueva empresa». Al pulsarla, iniciarás el asistente de creación para configurar la nueva organización desde cero.
No hay límite de empresas: puedes añadir tantas como necesites a tu perfil de usuario.
Preguntas frecuentes
¿Necesito un correo electrónico diferente para cada empresa? No. Usas el mismo email y contraseña para acceder a todas las empresas que gestiones desde tu cuenta.
¿Si pago el plan más alto en una empresa, sirve para las demás? No. Las suscripciones van vinculadas a la empresa (al NIF), no al usuario. Cada empresa contrata su propio plan de forma independiente.
¿Los clientes se comparten entre mis empresas? No. Las bases de datos son totalmente independientes por seguridad y protección de datos. Si tienes el mismo cliente en dos empresas, tendrás que crearlo en ambas o usar la importación para agilizarlo.
¿Puedo ser Administrador en una empresa y tener un rol limitado en otra? Sí. Tu rol se define empresa por empresa. Puedes ser el dueño (Administrador) de tu negocio personal y ser solo un empleado de Ventas en otra empresa que te haya invitado.
¿Cuántas empresas puedo crear o gestionar? No hay límite. Puedes añadir tantas como necesites a tu perfil de usuario.
¿Cómo cambio de una empresa a otra? Desde el menú desplegable en la parte superior izquierda, donde aparece el nombre de tu empresa actual. Ahí verás la lista de todas las organizaciones a las que tienes acceso.
Si elimino una empresa, ¿se borra mi usuario? No. Tu usuario permanece activo. Solo se eliminarán los datos de esa empresa específica. Sigues accediendo al resto de empresas vinculadas.
¿Puede un mismo empleado estar en varias de mis empresas? Sí. Puedes invitarle a cada empresa por separado y asignarle el rol que corresponda en cada una, de forma totalmente independiente.
¿Las plantillas de factura se comparten entre empresas? No. Cada empresa tiene sus propias plantillas, series de numeración, logos y configuración de documentos. La personalización es completamente independiente.
Si una empresa está en periodo de prueba y otra ya paga, ¿se afectan entre sí? No. El estado de la suscripción de cada empresa es completamente independiente. Puedes tener una empresa en trial y otra con plan activo sin que se crucen.
Idioma Interface
Idioma de la interfaz: Prana en tu lengua
En Prana creemos que la tecnología debe adaptarse a ti. Por eso puedes trabajar en el idioma con el que te sientas más cómodo, y cambiar de lengua en cuestión de segundos sin que eso afecte a nadie más de tu equipo. Cada persona puede elegir la suya propia.
Actualmente Prana está disponible en tres idiomas: Español, Catalán e Inglés.
Cambia el idioma de tu interfaz en Prana
Qué cambia y qué no cambia al cambiar el idioma
Es importante entender qué se traduce con este ajuste:
Lo que SÍ cambia: toda la interfaz de usuario. Menús laterales, botones, mensajes de aviso, notificaciones del sistema, textos de ayuda emergentes y etiquetas de campos.
Lo que NO cambia: el contenido que tú has introducido. Los nombres de tus productos, las descripciones de las facturas, las notas internas y los datos de clientes se mantienen exactamente como los escribiste, independientemente del idioma que elijas para navegar.
Cómo cambiar el idioma paso a paso
El cambio es instantáneo y se hace desde tu configuración personal:
- Ve a la parte inferior izquierda de la pantalla. Verás un círculo con tus iniciales o tu foto.
- Haz clic sobre tu nombre para desplegar el menú personal.
- Selecciona Configurar perfil.
- Localiza el selector desplegable Idioma.
- Elige tu idioma preferido: Español, Catalán o Inglés.
- Guarda los cambios. La página se recargará mostrando la nueva interfaz de inmediato.
Es una configuración completamente personal
Este ajuste está vinculado a tu usuario, no a la empresa. Tú puedes ver Prana en Catalán, tu compañero en Español y un colega internacional en Inglés, todos trabajando en la misma empresa al mismo tiempo sin interferir entre sí.
Preguntas frecuentes
¿Si cambio a Inglés, se traducen automáticamente las facturas que envío a los clientes? No. Este ajuste solo cambia los menús y botones de la interfaz para que tú trabajes más cómodo. Si quieres enviar facturas en otro idioma a tus clientes, configura las plantillas de impresión o escribe los conceptos en ese idioma directamente.
¿Afecta este cambio a los demás usuarios de la empresa? No. La configuración de idioma es individual y privada. Tú puedes ver la plataforma en Inglés y tu compañero en Español sin que se crucen.
¿Puedo cambiar el idioma tantas veces como quiera? Sí, sin límite. Si lo prefieres en español para unas tareas y en inglés para otras, puedes cambiarlo cuando quieras.
¿El formato de fecha o la moneda también cambian con el idioma? No. El idioma solo afecta a los textos de la interfaz. El formato de fecha y la moneda se definen en las «Preferencias Globales» de la empresa, ya que son ajustes contables que deben ser iguales para todos los usuarios.
¿La configuración de idioma funciona también en la app móvil? Sí. La preferencia que elijas en tu perfil se aplica en todos los dispositivos donde accedas con tu usuario, manteniendo la coherencia en toda tu experiencia.
¿Si escribo un producto en español y cambio la interfaz a inglés, se traduce el producto? No. Prana no tiene un traductor automático de contenido. Los datos que introduces en la base de datos (nombres, descripciones, notas) permanecen inalterables para garantizar la integridad de la información.
¿Puedo usar Prana completamente en catalán, incluida la documentación de ayuda? La interfaz de la aplicación está disponible en catalán. El centro de ayuda (help.prana.software) puede estar principalmente en español, aunque la app en sí la verás en el idioma que elijas.
¿Añadirá Prana más idiomas en el futuro? La hoja de ruta de Prana incluye mejoras continuas. Si necesitas un idioma específico que aún no está disponible, puedes comunicárselo al equipo a través del soporte para que lo tengan en cuenta.
Personaliza tus plantillas de email
Plantillas de email: tus correos, tu marca
Cada vez que envías una factura o un presupuesto desde Prana, estás comunicándote con tu cliente. Ese correo es una extensión de tu marca. En Prana puedes personalizar el asunto, el texto y el diseño de todos los correos automáticos para que lleven tu sello personal y no parezcan enviados por un robot.
Accede al editor de plantillas de email en Prana
Cómo llegar al editor de plantillas
- Ve al menú lateral y entra en Configuración.
- Despliega el menú con el nombre de tu empresa.
- Selecciona la tarjeta Plantillas de email.
Verás las plantillas organizadas por tipo de documento (Factura, Albarán, Presupuesto, Pedido…) y por idioma (Español, Inglés y Catalán). Así puedes tener mensajes perfectamente adaptados para cada situación y cada tipo de cliente.
Las herramientas del listado
En el listado de plantillas tienes dos acciones disponibles junto a cada plantilla:
El lápiz (Editar) — Entra al editor para personalizar el diseño y el texto de esa plantilla.
La flecha curva (Restaurar) — Tu red de seguridad. Si cometes un error en el diseño o el texto queda mal, este botón restablece la plantilla original de Prana. Perfecto para empezar de cero sin consecuencias.
El editor: qué puedes personalizar
Al entrar en el editor de una plantilla, tienes el control sobre tres áreas principales:
Asunto (Subject) — El texto que ve el cliente en su bandeja de entrada antes de abrir el correo. Hazlo claro, directo y con la información justa. Puedes incluir variables dinámicas como el número de factura para que sea más informativo.
Imágenes de Cabecera y Pie — Sube tu logotipo o un banner corporativo en la parte superior y una firma visual o links a redes sociales en el pie. Refuerza tu imagen de marca en cada envío.
Cuerpo del mensaje — Dispones de un editor de texto completo con opciones de formato: negritas, listas, cursivas y más. Escribe el mensaje con el tono de tu empresa: cercano, profesional, lo que te represente mejor.
Variables dinámicas: personalización automática
Las variables son etiquetas que Prana rellena automáticamente con los datos reales de cada envío. Se reconocen por las dobles llaves: {{customer_name}}, {{invoice_number}}, {{due_date}}…
Para usarlas no hace falta escribir nada:
- A la derecha del editor verás el listado de variables disponibles.
- Pincha sobre la etiqueta que quieras y arrástrala hasta el punto del texto donde debe aparecer.
- ¡Listo! Prana la rellenará con el dato real en cada envío.
Por ejemplo, si escribes «Hola {{customer_name}}, te adjuntamos la factura {{invoice_number}}», cada cliente recibirá el correo con su nombre real y el número correcto de su factura.
Verificar antes de activar
Antes de guardar y usar una plantilla en envíos reales, usa el botón «Enviar Test» (parte inferior izquierda del editor). Recibirás el correo en tu propia dirección y podrás comprobar exactamente cómo lo verá el cliente: imágenes, textos, variables y formato.
Cuando todo esté a tu gusto, pulsa el botón azul Guardar y todos los envíos futuros usarán tu nuevo diseño.
Preguntas frecuentes
¿Si edito la plantilla en Español, cambia también la de Inglés? No. Son totalmente independientes. Si tienes clientes internacionales, edita también la plantilla en el idioma correspondiente para que reciban el mensaje bien traducido.
He hecho un cambio y el email se ve mal, ¿cómo lo arreglo? Vuelve al listado de plantillas y pulsa el botón de la flecha curva (Restaurar). Se borrará todo lo que habías cambiado y volverá la plantilla original de Prana.
¿Puedo tener dos plantillas de factura diferentes para el mismo idioma? No. El sistema usa una única plantilla por tipo de documento e idioma para mantener la coherencia. Si necesitas personalizar el mensaje para un cliente concreto, puedes modificarlo manualmente en el momento de envío.
¿Mis clientes verán las llaves {{ }} en el correo? Nunca. Esas etiquetas son solo para el editor. El cliente siempre verá el dato real: su nombre, el importe, la fecha de vencimiento…
¿Puedo poner variables dinámicas en el asunto del correo también? Sí. Puedes arrastrar etiquetas como el número de factura o el nombre de tu empresa directamente al campo del asunto para que el email sea más informativo desde la bandeja de entrada.
¿Qué formato deben tener las imágenes de cabecera? Se recomienda usar JPG o PNG en formatos estándar. Procura que el tamaño del archivo sea razonable para que el correo cargue rápido en dispositivos móviles.
¿Puedo usar estas plantillas para enviar promociones o newsletters? No. Las plantillas de email de Prana están diseñadas específicamente para el envío de documentos transaccionales (facturas, presupuestos, etc.) en el momento de su gestión. No son una herramienta de marketing masivo.
¿Hay variables disponibles para todos los tipos de documento? Cada tipo de documento (factura, presupuesto, pedido…) tiene su propio conjunto de variables disponibles. Al editar la plantilla de cada tipo, verás en el panel derecho exactamente qué variables puedes usar en ese contexto.
¿Las plantillas afectan también a los correos de recordatorio de pago? Los recordatorios de pago («Reclamar pago») tienen su propia plantilla configurable. Si quieres personalizar ese mensaje, búscalo en el listado de plantillas bajo el tipo correspondiente.
¿Puedo previsualizar la plantilla sin enviarme el correo de test? El botón «Enviar Test» es la forma más fiable de comprobar cómo quedará, ya que muestra el renderizado real en tu cliente de correo. Es el método recomendado antes de activar cualquier plantilla nueva.
Tu numeración para Año Nuevo
Tu numeración para Año Nuevo: guía de puesta a punto
¡Año nuevo, metas nuevas… y series de facturación listas! El cambio de año es el momento de decidir cómo quieres que empiece tu numeración: si prefieres resetear los contadores, saltar a un número específico o simplemente seguir donde lo dejaste. En Prana lo tienes bajo control en menos de un minuto.
Gestiona tu numeración de documentos en Prana
Cómo funciona la numeración en Prana
Todo ocurre en la pantalla Numeración de documentos, dentro de la configuración de tu empresa. La lógica es sencilla: Prana toma el número que hay en la casilla, le suma 1, y ese es el número de tu próximo documento.
Tú decides el estilo que quieres para el nuevo año:
Opción 1: Año nuevo, numeración nueva (la más recomendada)
¿Quieres que Prana reinicie el contador y aplique el formato del nuevo año automáticamente (por ejemplo, pasar de «24-0045» a «25-0001»)?
Pon el contador a 0 (cero). Al ver el cero, Prana entiende que debe resetear y aplica la máscara del año configurada en tu serie. Si tienes el formato [YY]#####, el sistema detecta el año actual y lo incluye solo. Tú solo te preocupas del cero.
Opción 2: Empezar en un número concreto
¿Quieres que la primera factura del año sea, por ejemplo, la número 500?
Escribe 499 en el contador. Prana siempre hace «tu número + 1», así que escribiendo el número anterior al que deseas, conseguirás exactamente el que quieres.
Opción 3: Continuidad total (sin cambios)
¿Para ti el 1 de enero es un día más y quieres seguir con la numeración exactamente donde la dejaste el 31 de diciembre?
No hagas nada. Sigue facturando con normalidad.
El paso a paso (en 3 clics)
- Entra en la pantalla de Numeración de documentos desde la configuración de tu empresa.
- Haz clic sobre la serie que quieras editar (por ejemplo, la serie «F» de Facturas de venta).
- En el campo «Última factura», borra el número que haya y escribe el que corresponda según la opción que hayas elegido.
- Pulsa el botón azul Guardar.
¿Cuándo hacer el cambio?
No tienes que hacerlo a las 00:00 del 1 de enero. Disfruta la fiesta. Hazlo el primer día laborable, justo antes de crear tu primer documento del año. Mientras no generes nuevos documentos, los contadores pueden esperar tranquilamente.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que hacer el cambio exactamente el 1 de enero? No. Puedes hacerlo cuando vuelvas al trabajo, justo antes de emitir tu primer documento del año. Los contadores esperan sin problema.
Si pongo el contador a 0, ¿cómo sabe Prana que debe poner «25» y no «24»?
Porque Prana trabaja en equipo contigo. Si tienes la máscara [YY] en tu serie, el sistema mira la fecha del día en que creas el documento. Al detectar el nuevo año, actualiza el prefijo automáticamente.
¿Esto va a cambiar los números de mis facturas antiguas? Jamás. Lo que ya está facturado queda inamovible. Cambiar el contador solo afecta al siguiente documento que generes. Tu historial es sagrado.
Me he equivocado y he puesto un número que no era, ¿puedo corregirlo? Sí, fácilmente. Si aún no has creado ningún documento nuevo, vuelve a la numeración, corrige el número y guarda de nuevo. Mientras no hayas facturado con el número equivocado, no hay ningún problema.
Tengo varias series (Facturas, Rectificativas, Tickets, Presupuestos…), ¿tengo que cambiarlas todas? Solo las que quieras reiniciar. Tienes control total e independiente sobre cada serie. Puedes resetear las facturas y mantener los tickets donde estaban, por ejemplo.
¿Qué pasa si ya he emitido alguna factura del nuevo año antes de cambiar el contador? Si ya creaste facturas con el año anterior en el formato, las que están creadas no cambian. Las siguientes usarán el nuevo contador que establezcas. Si necesitas corregir las ya emitidas, tendrás que hablar con el soporte para ver las opciones.
¿Puedo crear una serie nueva para el nuevo año en lugar de modificar la existente? Sí. Puedes añadir una nueva serie desde la sección de numeración (enlace «Añadir serie»). Esto te permite mantener la serie anterior para el historial y empezar con una nueva para el año en curso.
¿El cambio de numeración afecta a los documentos que están en borrador? Los documentos en estado borrador se confirman con el número disponible en el momento de confirmarlos. Si cambias el contador antes de confirmar un borrador del año anterior, revísalo bien para asegurarte de que le corresponde el número correcto.
Gestiona tus clientes
¡Bienvenido a la sección de clientes de PRANA! Aquí aprenderás todo lo que puedes hacer para gestionar a tus clientes de manera fácil y eficiente. 🚀
Una vez registres a un cliente, podrás controlar todo lo relacionado con él. Desde adjuntar cualquier tipo de documentación digitalizada, consultar sus facturas, el estado de sus pagos, gestionar diferentes direcciones de envío y acceder a un dashboard con toda la información esencial de tu cliente.
Gestión de clientes
Gestiona tus clientes con total control
Tus clientes son el centro de tu negocio, y en Prana lo tenemos claro. Desde crear un alta nueva hasta consultar el historial de facturas o adjuntar documentación importante, todo fluye desde un único lugar. Sin complicaciones, sin tener que ir de pantalla en pantalla.
Accede a tu módulo de clientes desde Contactos → Clientes en Prana.
Dar de alta a un cliente nuevo
Crear un cliente en Prana es muy sencillo. El único dato que necesitas para empezar es el nombre: con eso, Prana ya rellena automáticamente los valores por defecto de IVA, tarifa y forma de pago.
Para facturar legalmente, eso sí, necesitarás añadir también el NIF y la dirección fiscal del cliente. Sin ellos, Prana no podrá generar una factura válida.
Pasos para crear un cliente:
- Ve a Contactos → Clientes.
- Haz clic en Añadir cliente.
- Introduce el nombre del cliente (dato mínimo obligatorio).
- Completa los datos fiscales: NIF y dirección fiscal.
- (Opcional) Añade el IBAN si vas a usar remesas de cobro domiciliado.
- (Opcional) Asigna etiquetas para clasificar a tus clientes fácilmente.
- Guarda los cambios.
Editar y eliminar un cliente
Para editar los datos de un cliente, entra en su ficha desde el listado de Contactos → Clientes y actualiza los campos que necesites. Los cambios se guardan al instante.
Para eliminar un cliente, ten en cuenta que el sistema protege la integridad de los datos: si ese cliente tiene facturas, presupuestos u otros documentos vinculados, no podrás eliminarlo directamente. Primero deberías gestionar o eliminar esos documentos.
El dashboard del cliente: todo de un vistazo
Una de las cosas más útiles de Prana es el dashboard de cada cliente. Desde la propia ficha puedes ver de forma visual los indicadores clave de la relación comercial:
- Total Cobrado: importe acumulado que ya ha pagado, filtrable por periodos.
- Pendiente de Cobro: lo que el cliente todavía te debe en este momento.
- Cobros Recibidos: anticipos entregados que aún no han sido facturados.
De un vistazo sabrás exactamente la situación financiera con cada cliente, sin tener que consultar informes externos.
Consulta el historial de facturas del cliente
Dentro de la ficha del cliente hay un apartado específico para ver todas las facturas que le has emitido y su estado actual. Así puedes comprobar rápidamente qué documentos están cobrados, cuáles están pendientes y cuáles llevan tiempo esperando, sin necesidad de ir al listado general de facturas.
Adjunta archivos al cliente
¿Tienes un contrato firmado, un documento de identidad o un acuerdo de precios? Puedes vincularlo directamente a la ficha del cliente para tenerlo siempre a mano.
- Selecciona al cliente desde el listado.
- Haz clic en Añadir archivo.
- Selecciona el documento desde tu equipo y súbelo.
Los formatos más habituales (PDF, JPG, PNG) funcionan perfectamente.
Añade notas internas
El apartado de notas es tu espacio para registrar todo lo que no tiene un campo propio: acuerdos verbales, indicaciones especiales del cliente, el nombre de su persona de contacto, preferencias de comunicación…
Son notas internas, visibles para cualquier usuario con acceso al módulo de Contactos, que ayudan a que todo el equipo esté alineado sobre la situación de cada cliente.
Preguntas frecuentes
¿Puedo crear un cliente solo con el nombre?
Sí. Con el nombre ya puedes guardar el alta para uso interno. Pero para emitir una factura legal necesitarás añadir el NIF y la dirección fiscal antes de facturarle.
¿A qué correo se envían las facturas del cliente?
Al correo electrónico que hayas guardado en su ficha. Si no hay ninguno, Prana te avisará en el momento del envío.
¿Puedo tener varias direcciones de envío para un mismo cliente?
Sí. Puedes añadir todas las que necesites desde la ficha del cliente. Al crear una factura o albarán, podrás elegir cuál usar para esa operación concreta.
¿Qué ocurre si intento eliminar un cliente con facturas?
El sistema lo impedirá para proteger la integridad de los datos. Primero deberás gestionar los documentos vinculados a ese cliente.
¿Para qué sirve el IBAN en la ficha del cliente?
El IBAN es necesario si vas a generar remesas de cobro domiciliado (por ejemplo, para cobrar mediante SEPA). Si no usas ese sistema, no es obligatorio.
¿Las etiquetas sirven para algo más que clasificar?
Sí. Puedes usar las etiquetas para filtrar el listado de clientes y segmentar tu cartera fácilmente, por ejemplo para hacer un seguimiento por sector o por tipo de cliente.
¿Quién puede ver las notas internas de un cliente?
Cualquier usuario con acceso al módulo de Contactos podrá ver y editar las notas internas.
¿Puedo adjuntar cualquier tipo de archivo?
Prana admite los formatos más habituales (PDF, imágenes, documentos). Se recomienda no subir archivos demasiado pesados para que la ficha cargue con agilidad.
¿El historial de facturas dentro de la ficha muestra todos los documentos?
Muestra las facturas emitidas al cliente. Para ver presupuestos o albaranes vinculados, accede a los módulos correspondientes filtrando por ese cliente.
¿Puedo cambiar el IVA o la tarifa por defecto de un cliente concreto?
Sí. Desde su ficha, en la sección de facturación, puedes personalizar la tarifa y la forma de pago que se aplicarán por defecto cada vez que le factures.
¿Hay algún límite en el número de clientes que puedo crear?
No. Puedes gestionar tantos clientes como necesite tu negocio, sin límite.
Importación de clientes
Importa tu cartera de clientes de una sola vez
Si vienes de otro programa o tienes tu base de clientes en un Excel, no necesitas crear cada contacto a mano. Prana te permite importar todos tus clientes de forma masiva en cuestión de minutos. Un solo archivo, toda tu cartera lista para facturar.
Accede al módulo de importación desde Contactos → Clientes en Prana.
Cómo importar tus clientes
El proceso de importación en Prana está diseñado para ser guiado y sin sorpresas. Antes de subir tu archivo, asegúrate de que las columnas de tu Excel siguen la estructura que Prana espera.
Pasos para realizar la importación:
- Ve a Contactos → Clientes.
- Haz clic en el botón de Acciones o en el menú de opciones del listado.
- Selecciona la opción Importar clientes.
- Descarga la plantilla de Excel que Prana te proporciona para ver el formato correcto.
- Rellena la plantilla con los datos de tus clientes (nombre, NIF, dirección, email, teléfono, etc.).
- Sube el archivo completado.
- Prana validará los datos y te mostrará un resumen antes de confirmar.
- Confirma la importación.
Qué datos puedes importar
La plantilla de importación incluye los campos más habituales de la ficha de un cliente: nombre o razón social, NIF/CIF, dirección fiscal, email, teléfono, forma de pago, tarifa asignada y observaciones, entre otros.
Los campos obligatorios son los mínimos para crear un cliente en Prana. El resto son opcionales y puedes completarlos más adelante desde la ficha individual de cada contacto.
Validación y errores
Prana revisa el archivo antes de importar. Si detecta algún problema, como un NIF con formato incorrecto o un campo obligatorio vacío, te mostrará qué registros tienen errores para que puedas corregirlos antes de completar la importación.
Esto significa que no se importa nada a medias: o el registro entra bien, o te avisa para que lo corrijas.
Preguntas frecuentes
¿Puedo usar mi propio Excel o necesito la plantilla de Prana?
Para garantizar que la importación funcione correctamente, lo ideal es usar la plantilla oficial de Prana o adaptar tu Excel para que tenga exactamente las mismas columnas con los mismos nombres.
¿Qué pasa si un cliente ya existe en Prana?
Prana puede detectar duplicados. Si un cliente con el mismo NIF ya está registrado, el sistema te informará para que decidas si actualizar los datos o saltarte ese registro.
¿Cuántos clientes puedo importar a la vez?
No hay un límite estricto definido, aunque para archivos muy grandes el proceso puede tardar unos minutos. Se recomienda hacerlo en bloques manejables si tienes miles de registros.
¿Se puede importar con datos de tarifa o forma de pago específicos por cliente?
Sí. La plantilla incluye campos para asignar tarifa y forma de pago en la importación, de forma que cada cliente quede configurado correctamente desde el primer momento.
¿La importación crea los clientes en estado activo directamente?
Sí. Los clientes importados quedan disponibles de inmediato en tu listado y puedes empezar a facturarles sin pasos adicionales.
¿Puedo importar también las direcciones de envío?
La importación masiva cubre los datos principales de la ficha del cliente. Las direcciones de envío adicionales puedes añadirlas manualmente desde la ficha de cada cliente una vez importado.
¿Qué formatos de archivo acepta la importación?
Prana acepta archivos en formato Excel (.xlsx). Asegúrate de guardar tu archivo en ese formato antes de subirlo.
¿Qué ocurre si el archivo tiene filas vacías?
Prana las ignora automáticamente, así que no tienes que preocuparte por limpiar el Excel antes de subirlo.
¿Puedo hacer varias importaciones consecutivas?
Sí. Puedes hacer tantas importaciones como necesites, por ejemplo para ir añadiendo nuevos clientes por lotes a lo largo del tiempo.
¿Es posible actualizar datos de clientes existentes mediante importación?
Depende de cómo gestione el sistema los duplicados en el momento de la importación. Consulta el resumen de validación que te muestra Prana antes de confirmar para saber qué registros se crearán y cuáles pueden colisionar con datos existentes.
Exportación de clientes
Exporta tu cartera de clientes cuando quieras
Tu base de clientes es tuya, y en Prana siempre tendrás acceso a ella. Puedes exportar todo el listado, o solo los clientes que hayas filtrado previamente, en formato Excel o CSV con un par de clics. Sin trámites, sin esperas.
Accede a la exportación desde Contactos → Clientes en Prana.
Cómo exportar tus clientes
El proceso es directo y no requiere ninguna configuración previa:
- Ve a Contactos → Clientes.
- (Opcional) Aplica los filtros que necesites sobre el listado: por etiqueta, por tarifa, por fecha de alta, etc.
- Haz clic en el botón de Otras opciones (icono ⋮ o similar) en la barra superior del listado.
- Selecciona el formato de exportación: CSV o Excel.
- El archivo se descargará automáticamente en tu navegador.
¿Qué datos se incluyen en la exportación?
El archivo exportado incluye los principales campos de la ficha de cada cliente: nombre o razón social, NIF/CIF, dirección fiscal, email, teléfono, tarifa asignada, forma de pago y otros datos relevantes de la ficha.
Es una forma cómoda de tener una copia de tu base de datos de clientes, compartirla con tu asesoría o utilizarla como punto de partida para otras gestiones.
Preguntas frecuentes
¿Se exportan todos los clientes o solo los que veo en pantalla? Solo los clientes que aparecen en el listado en ese momento. Si has aplicado algún filtro, la exportación incluirá únicamente esos clientes filtrados. Si quieres exportar todos, asegúrate de que no haya ningún filtro activo.
¿Qué formato es mejor, CSV o Excel? Depende de para qué lo vayas a usar. Excel es más cómodo para abrir y trabajar directamente. CSV es más universal si lo vas a importar en otra herramienta o base de datos.
¿Dónde se descarga el archivo? El archivo se descarga automáticamente en la carpeta de descargas de tu navegador, igual que cualquier otro archivo que descargas de internet.
¿Puedo exportar clientes y luego volver a importarlos en otra cuenta de Prana? Sí. El archivo exportado tiene un formato compatible con la función de importación de Prana, lo que facilita la migración de datos entre cuentas.
¿Se incluyen las notas internas y los archivos adjuntos en la exportación? No. La exportación incluye los campos de datos estructurados de la ficha (nombre, NIF, dirección, etc.), pero no los archivos adjuntos ni las notas de texto libre.
¿Hay límite en el número de clientes que puedo exportar? No. Puedes exportar toda tu cartera de clientes de una sola vez, sin límite de registros.
¿Puedo programar exportaciones automáticas periódicas? Actualmente la exportación es manual. Si necesitas actualizaciones periódicas de tu base de datos, puedes hacerla cuando lo necesites sin coste adicional.
¿Se exportan también los clientes dados de baja o inactivos? Depende de los filtros que tengas activos en el listado. Si el listado incluye clientes inactivos, también se exportarán.
Precios Especiales por Cliente
Precios especiales: cada cliente con su tarifa perfecta
No todos los clientes tienen las mismas condiciones. Hay quien compra en volumen, quien lleva años contigo o quien tiene un acuerdo pactado para un producto concreto. Con los Precios Especiales de Prana, puedes definir esas reglas una sola vez y el sistema las aplica automáticamente en cada factura, presupuesto o albarán. Sin recordatorios manuales, sin errores.
Gestiona tus precios especiales desde Contactos → Clientes en Prana.
Activar el módulo de Precios Especiales
Esta funcionalidad es un módulo adicional que necesitas activar antes de poder usarla. Para ello:
- Accede al Marketplace desde el menú principal de Prana.
- Busca la tarjeta Precios Especiales.
- Inicia la prueba gratuita o contrata el módulo.
Una vez activado, aparecerá automáticamente una nueva pestaña en las fichas de tus clientes.
Qué puedes configurar con los Precios Especiales
Un precio especial es una regla de excepción. Cuando lo configuras para un cliente y un producto concreto, Prana siempre usará ese precio en lugar de la tarifa general. Puedes aplicarlo a nivel de:
- Producto específico: precio o descuento para un artículo concreto de tu catálogo.
- Categoría o subcategoría: aplica un descuento a toda una familia de productos de forma masiva.
- Variante específica: si el producto tiene tallas o colores, puedes definir un precio solo para una combinación concreta.
- Todas las variantes: aplica la misma regla a todas las combinaciones del producto de una sola vez.
Además, cada precio especial puede tener:
- Precio fijo: un importe concreto inamovible.
- Descuento porcentual: si dejas el precio vacío y añades un porcentaje, se aplica sobre la tarifa habitual del cliente.
- Fechas de vigencia: puedes definir una fecha de inicio y de fin para que la promoción expire automáticamente.
Cómo configurar un precio especial
- Ve a Contactos → Clientes y entra en la ficha del cliente.
- Selecciona la pestaña Precios Especiales.
- Haz clic en Añadir precio especial.
- Selecciona si quieres aplicarlo a un producto, una categoría o una subcategoría.
- Indica el precio fijo o el descuento porcentual pactado (siempre en base imponible, sin IVA).
- (Opcional) Establece las fechas de inicio y fin de la oferta.
- Guarda los cambios.
Jerarquía de precios: ¿qué manda?
Cuando Prana genera una línea en una factura, sigue este orden de prioridad:
- Precio especial (máxima prioridad): si existe uno configurado para ese cliente y producto, siempre gana.
- Tarifa del cliente: si no hay precio especial, se aplica la tarifa asignada en su ficha.
- Precio base del catálogo: si no hay nada de lo anterior, se usa el precio del producto.
Y dentro de los precios especiales, la regla más específica siempre tiene prioridad: el precio por producto o variante manda sobre el descuento de categoría.
Visualización en ventas
Cuando se aplica un precio especial en una factura o presupuesto, Prana te lo indica con un icono informativo (i) al final de esa línea. Pasando el ratón por encima verás el origen del precio: si viene de un producto, una categoría o una variante.
Si modificas el precio manualmente en ese documento, el icono también te alertará de que has sobrescrito la regla automática.
Preguntas frecuentes
¿Por qué no veo la pestaña de precios especiales en la ficha de mis clientes? Probablemente el módulo no está activo todavía. Ve al Marketplace de Prana y actívalo desde allí. En cuanto esté contratado, la pestaña aparecerá automáticamente.
¿El precio especial incluye el IVA? No. Los precios especiales siempre se introducen en base imponible. El IVA se calcula y añade automáticamente al generar el documento de venta.
¿Qué ocurre si cambio el precio del producto en el catálogo? El precio especial permanece intacto. Al ser una excepción configurada para ese cliente, no se ve afectada por los cambios en los precios generales.
¿Puedo eliminar un precio especial cuando termina el acuerdo? Sí. Entra en la ficha del cliente, en la pestaña de Precios Especiales, y elimina la línea correspondiente. El sistema volverá a aplicar la tarifa general automáticamente.
¿Tengo que pagar por cada precio especial que creo? No. Una vez contratado el módulo, puedes crear tantos precios especiales para tantos clientes y productos como necesites.
¿Qué ocurre cuando vence la fecha de una oferta? El sistema deja de aplicar ese precio especial automáticamente y el artículo recupera su precio habitual sin que tengas que hacer nada.
¿Puedo importar precios especiales masivamente? Sí. Desde el listado de Clientes → Acciones → Importar precios especiales, puedes cargar un Excel con todos tus acuerdos de una sola vez, incluyendo variantes específicas.
¿El cliente ve alguna notificación si cambio su precio especial? No. Es un cambio interno en tu gestión que se reflejará automáticamente en la próxima factura que le emitas.
¿Puedo aplicar un precio especial y también un descuento general en la misma factura? Sí. Los descuentos adicionales que apliques manualmente en el documento se calculan sobre el precio ya ajustado por el precio especial.
¿Puedo ver todos los precios especiales de todos mis clientes en un solo lugar? Cada precio especial está vinculado a la ficha del cliente correspondiente. Para una visión global, la exportación o el listado de importación pueden servirte como referencia.
Multidivisa
Multidivisa: factura en cualquier moneda, sin cálculos externos
Tener clientes o proveedores internacionales no tiene por qué complicarte la vida. Prana te permite facturar en dólares, libras, francos suizos o cualquier otra moneda, y se encarga de convertir automáticamente todos los importes para que tu contabilidad siempre quede en euros y cumpla con la normativa. Tú solo introduces el tipo de cambio. El resto fluye solo.
Gestiona tu configuración de multidivisa desde Contactos → Clientes en Prana.
Configura la moneda en la ficha del cliente
El primer paso es decirle a Prana en qué moneda trabajas con ese cliente o proveedor. Así el sistema lo aplicará automáticamente cada vez que generes un documento para ese contacto.
- Entra en la ficha del cliente o proveedor.
- Localiza el campo de moneda predeterminada.
- Selecciona la divisa correspondiente (dólares, libras, etc.).
- Guarda los cambios.
A partir de ese momento, cuando crees una factura, presupuesto o pedido para ese contacto, Prana detectará automáticamente su moneda y la aplicará en el documento.
Cómo introducir el tipo de cambio
El control del tipo de cambio está en la parte inferior izquierda de cualquier documento, dentro del apartado Datos Adicionales.
La regla es simple: siempre tomas el euro como base. Debes responder a la pregunta: ¿Cuántas unidades de la moneda extranjera recibo por 1 euro?
Por ejemplo: si 1 euro equivale a 1,10 dólares, introduces 1,10.
Prana tiene además un sistema de aprendizaje: si modificas el tipo de cambio en un documento, lo recuerda y te lo propone automáticamente en el siguiente documento que hagas en esa misma divisa.
Conversión al pasar documentos a factura
Este es un punto importante. Cuando conviertes un presupuesto en factura, Prana aplica el tipo de cambio vigente en la fecha de emisión de la factura, no el que tenía el presupuesto original.
Esto se hace por cumplimiento legal: la normativa exige que la factura refleje el valor real de la divisa en el momento del devengo (la fecha de la factura). Si el cambio del presupuesto era diferente, no te preocupes: es el comportamiento correcto y esperado.
Tu contabilidad siempre en euros
Independientemente de la moneda en la que emitas las facturas, tu contabilidad se mantiene en euros. Prana realiza la conversión automática de todos los importes para generar los asientos contables y los registros de impuestos en tu moneda base.
Esto garantiza que tus libros y declaraciones ante la Agencia Tributaria sean correctos sin intervenciones manuales de tu parte. Cero complicaciones.
Preguntas frecuentes
¿Cómo debo introducir exactamente el tipo de cambio?
Siempre tomando el euro como base. La cifra indica cuántas unidades de la moneda extranjera equivalen a 1 euro. Si recibes 1,08 dólares por cada euro, escribe 1,08.
¿Por qué cambia el valor del cambio al convertir un presupuesto en factura?
Por cumplimiento legal. El valor de las divisas fluctúa cada día y la ley exige que la factura use el cambio vigente en el momento de su emisión, no el del presupuesto inicial.
¿Puedo facturar en una moneda diferente a la que tiene el cliente en su ficha?
Sí. La configuración de la ficha es el valor por defecto, pero puedes cambiar la moneda manualmente en cualquier documento concreto para esa operación específica.
¿Tengo que actualizar el tipo de cambio en cada factura?
Solo si la cotización ha variado desde la última vez. Prana recuerda el último cambio que introdujiste y te lo propone por defecto en el siguiente documento.
¿En qué moneda se calculan mis impuestos si facturo en dólares?
El IVA y el resto de impuestos se calculan y registran siempre en euros, haciendo la conversión interna automáticamente según el cambio aplicado en la factura.
¿Dónde puedo ver el importe en euros de una factura emitida en otra divisa?
En el listado de facturas y en los informes contables, Prana muestra los valores convertidos a tu moneda base para facilitar el seguimiento financiero.
¿Qué ocurre si el tipo de cambio que propone Prana no coincide con el que he pactado?
Puedes sobrescribirlo manualmente en el apartado de Datos Adicionales de cada documento. Prana respetará siempre el valor que tú decidas introducir.
¿El sistema de multidivisa funciona también para compras?
Sí. Funciona exactamente igual en el módulo de compras, permitiéndote registrar gastos en cualquier divisa y convirtiéndolos automáticamente a tu contabilidad en euros.
¿Puedo ver el tipo de cambio histórico que usé en una factura antigua?
Sí. En el detalle de cada factura, en los Datos Adicionales, se conserva el tipo de cambio aplicado en el momento de su emisión.
¿Afecta la multidivisa al modelo 303 de IVA?
No directamente. Prana ya convierte todos los importes a euros para los registros fiscales, por lo que el modelo 303 se genera correctamente en tu moneda base.
Idiomas en documentos
Documentos en el idioma de tu cliente, sin esfuerzo
Enviarle una factura en inglés a un cliente extranjero o un presupuesto en catalán a un partner valenciano es un detalle de profesionalidad que marca la diferencia. En Prana esto es completamente automático: configuras el idioma una sola vez en la ficha del cliente, y todos los documentos que le generes ya salen traducidos. Sin traductores externos, sin duplicar plantillas, sin trabajo manual.
Configura el idioma de tus clientes desde Contactos → Clientes en Prana.
Cómo configurar el idioma de un cliente
El sistema trabaja de forma predictiva: solo tienes que indicar el idioma una vez y Prana se encarga del resto.
- Entra en la ficha de tu cliente o proveedor.
- Localiza el selector de idioma en el panel de configuración.
- Elige entre las opciones disponibles: Español, Inglés o Catalán.
- Guarda los cambios.
A partir de ahora, todos los documentos que generes para ese contacto saldrán automáticamente en el idioma seleccionado.
Qué se traduce automáticamente
Prana aplica el idioma del cliente en todos los documentos que se comparten al exterior:
- Ciclo de ventas: Presupuestos, Pedidos de venta, Albaranes de venta y Facturas.
- Ciclo de compras: Pedidos a proveedor.
- Comunicaciones: las plantillas de email asociadas a esos documentos también se adaptan al idioma del contacto.
La traducción cubre toda la estructura del documento: títulos de columnas, cabeceras, totales, pies de página, textos legales y etiquetas. Por ejemplo, tu cliente verá «Invoice» en lugar de «Factura», o «Data de venciment» en lugar de «Fecha de vencimiento».
Qué no se traduce
El contenido que escribes tú manualmente, como el nombre de un producto, la descripción de un servicio o una nota personalizada, se mantiene en el idioma en el que lo redactaste. Prana traduce la estructura del documento, no el contenido libre que introduces.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que elegir el idioma cada vez que hago una factura?
No. Prana lo recuerda por ti. En el momento de crear el documento, consulta automáticamente la ficha del cliente y aplica el idioma configurado sin que tengas que hacer nada.
¿Se traducen las descripciones de mis productos?
No. Prana traduce la estructura del documento (títulos, columnas, pies de página y textos legales), pero no el contenido que hayas escrito manualmente, como el nombre o descripción de un artículo o servicio.
Si cambio el idioma del cliente hoy, ¿se traducen las facturas antiguas?
No. Los documentos ya generados no se modifican para preservar la integridad de los registros históricos. El cambio solo aplica a los nuevos documentos que crees a partir de ese momento.
¿Qué pasa si no selecciono ningún idioma en la ficha del cliente?
Prana aplicará por defecto el idioma principal de tu empresa configurado en las preferencias globales de tu cuenta.
¿Puedo cambiar el idioma para una sola factura sin cambiar la ficha del cliente?
Sí. Aunque la ficha marca el comportamiento por defecto, en el momento de crear un documento específico puedes modificar el idioma manualmente antes de generarlo.
¿Se traduce también el texto legal de protección de datos (LOPD)?
Sí. Si utilizas las cláusulas estándar de Prana, el sistema traduce los textos legales del pie de página al idioma seleccionado para el documento.
¿Están disponibles otros idiomas además de español, inglés y catalán?
Actualmente Prana soporta estos tres idiomas para la emisión de documentos. Si necesitas otro idioma, puedes dejar tu sugerencia al equipo de Prana.
¿El idioma del documento afecta también al email de envío?
Sí. Las plantillas de email asociadas al tipo de documento también se adaptan al idioma configurado para ese cliente, por lo que el mensaje que recibe también estará en su idioma.
¿Puedo tener clientes en tres idiomas distintos y gestionarlos todos a la vez?
Sí. Cada cliente tiene su configuración de idioma independiente. Puedes tener simultáneamente clientes en español, inglés y catalán sin ningún conflicto entre ellos.
Múltiples vencimientos
Múltiples vencimientos: cobra en plazos, con total control
En el mundo real, muchos cobros no se hacen al contado. Los plazos a 30, 60 y 90 días son moneda corriente en muchas empresas. Prana te permite configurar estructuras de cobro fraccionado de forma automática y llevar el seguimiento de cada plazo con total claridad. Sabrás en todo momento qué está cobrado, qué está pendiente y cuándo vence cada cuota.
Configura tus formas de pago y vencimientos desde Configuración en Prana.
Configura la estructura de cobro en las Formas de Pago
El primer paso es definir las reglas de fraccionamiento dentro de la configuración de tus formas de pago. Desde la configuración de una forma de pago, localiza el apartado Configuración de vencimientos y define tres parámetros:
- Número de vencimientos: cuántos plazos tiene el cobro.
- Días del primer vencimiento: cuántos días desde la fecha de la factura se produce el primer cobro.
- Días entre vencimientos: el intervalo entre cuotas sucesivas.
Por ejemplo, para una factura a 30/60/90 días, configurarías 3 vencimientos, el primero a 30 días y 30 días de intervalo entre ellos.
Prana incluye un simulador integrado que te muestra las fechas resultantes antes de guardar, para que puedas asegurarte de que la estructura es la correcta.
Personaliza los vencimientos por cliente
Una vez que tienes la forma de pago configurada, puedes ajustar los días de vencimiento de forma individual para un cliente específico sin necesidad de crear una forma de pago nueva.
Desde la ficha del cliente, en la pestaña de Facturación, selecciona la forma de pago con múltiples vencimientos. El campo Vencimiento es editable: si cambias los días, Prana recalculará toda la cadena de plazos solo para ese cliente.
Ajustes manuales en la factura
Al emitir una factura, el sistema hereda la configuración del cliente. Si la factura tiene varios plazos, el campo de fecha de vencimiento mostrará el texto «Varios».
Si necesitas ajustar los plazos para una venta concreta, selecciona la opción Personalizar vencimientos directamente en la factura. Desde esa ventana podrás:
- Editar las fechas e importes de cada plazo manualmente.
- Ver los anticipos del cliente ya registrados: aparecerán como cobrados para que el fraccionamiento se calcule solo sobre el importe restante.
Un detalle importante: la suma de todos los vencimientos debe coincidir exactamente con el total de la factura. Si hay una diferencia, aunque sea de céntimos, el sistema te avisará y no dejará guardar hasta que cuadre todo.
Registra cobros plazo a plazo
Una vez emitida la factura, el seguimiento de los plazos se hace desde la vista previa del documento. Allí verás un desglose de cada vencimiento con su estado.
Para registrar el cobro de un plazo concreto, pulsa el botón al lado de ese vencimiento. Puedes registrar cobros parciales si el cliente ha pagado solo una parte de ese plazo.
De un solo vistazo sabrás si la factura está totalmente cobrada, parcialmente cobrada o pendiente.
Preguntas frecuentes
¿Por qué no puedo guardar los cambios en el editor de vencimientos?
El sistema valida que la suma de todos los plazos sea idéntica al total de la factura. Revisa que no falta ningún céntimo por asignar; en cuanto el total cuadre, el botón de guardar se activará automáticamente.
¿Cómo gestiono un cliente que quiere pagar en fechas irregulares?
No necesitas crear una forma de pago nueva. Selecciona una genérica y usa la opción «Personalizar vencimientos» en la factura para escribir las fechas exactas que necesites.
¿Qué ocurre si el cliente me ha dado un anticipo?
Prana detecta el anticipo y lo resta del total. Los vencimientos que configures se aplicarán automáticamente solo sobre el importe que queda pendiente de cobro.
¿Se puede registrar el cobro parcial de un solo vencimiento?
Sí. Al registrar el cobro desde la vista previa, puedes editar el importe recibido. El vencimiento quedará como parcialmente cobrado hasta que se complete.
Si cambio las condiciones de pago en la ficha del cliente, ¿cambian sus facturas anteriores?
No. Los documentos ya emitidos mantienen las condiciones con las que fueron creados. El cambio solo afecta a las facturas que emitas a partir de ese momento.
¿El cliente puede ver el desglose de plazos en el PDF de la factura?
Sí. Si utilizas las plantillas estándar de Prana, el PDF incluye el desglose de fechas e importes de cada vencimiento.
¿Hay un límite de vencimientos que puedo configurar?
No. Puedes configurar tantos plazos como necesite tu operativa comercial, siempre que su suma sea igual al total de la factura.
¿Puedo ver todos los vencimientos pendientes de cobro de todos mis clientes en un solo lugar?
Sí. En el módulo de Tesorería puedes ver un listado de todos los cobros pendientes ordenados por fecha de vencimiento, para saber en todo momento qué esperas cobrar y cuándo.
¿Los vencimientos múltiples se pueden usar también en facturas de compra?
Sí. El mismo sistema de múltiples vencimientos está disponible en el módulo de proveedores para gestionar pagos fraccionados a tus proveedores.
¿El campo «Varios» en la fecha de vencimiento indica que hay un error?
No, es completamente normal. Cuando una factura tiene más de un vencimiento, Prana muestra «Varios» en ese campo porque no hay una única fecha de cobro, sino varias. Para ver el detalle, entra en la vista previa del documento.
Gestiona tus proveedores
Importación de proveedores
Importa todos tus proveedores de una sola vez
Si vienes de otro programa o tienes tu base de proveedores en un Excel, no necesitas darlos de alta a mano uno a uno. Prana te permite importar toda tu cartera de proveedores de forma masiva en cuestión de minutos. Un solo archivo y todos tus proveedores listos para empezar a registrar facturas de compra.
Accede a la importación desde Contactos → Proveedores en el menú lateral.
Cómo importar tus proveedores
El proceso está diseñado para ser guiado y sin sorpresas. Antes de subir tu archivo, asegúrate de que las columnas de tu Excel siguen la estructura que Prana espera.
Pasos para realizar la importación:
- Ve a Contactos → Proveedores.
- Haz clic en el botón Acciones o en el menú de opciones del listado.
- Selecciona la opción Importar proveedores.
- Descarga la plantilla de Excel oficial que Prana te proporciona.
- Rellena la plantilla con los datos de tus proveedores.
- Sube el archivo completado.
- Prana validará los datos y te mostrará un resumen antes de confirmar.
- Confirma la importación.
Qué datos puedes importar
La plantilla de importación de proveedores (suppliers.xlsx) incluye los siguientes campos:
Identificación del proveedor
- Código: tu referencia interna para identificar al proveedor.
- Razón social: nombre legal de la empresa proveedora.
- Nombre: nombre comercial o abreviado con el que lo conoces.
- Persona de contacto: nombre de tu interlocutor habitual en esa empresa.
- NIF: número de identificación fiscal del proveedor.
Datos de contacto
- Email: dirección de correo electrónico principal.
- Teléfono principal y Teléfono adicional.
- Dirección, Población, Código postal, Provincia y País (ISO): código de país en formato ISO de dos letras, por ejemplo
ESpara España oFRpara Francia.
Datos bancarios
- IBAN: número de cuenta para gestionar tus transferencias.
- SWIFT: código bancario internacional, necesario para pagos al extranjero.
Clasificación y configuración
- Etiquetas: una o varias etiquetas separadas por
#para categorizar al proveedor (ej.logistica#nacional). - Cuenta contable: cuenta del plan contable asignada a este proveedor.
- Cuenta compras: cuenta contable específica para sus compras.
- Impuestos: grupo de impuestos aplicable por defecto (ej.
GENERAL). - Moneda (EUR): código ISO de la moneda de trabajo con este proveedor (ej.
EUR,USD,GBP). - Código idioma ISO: idioma para los documentos generados para este proveedor (ej.
ES,EN).
Condiciones comerciales
- Método de pago: forma de pago por defecto (ej.
Transferencia). - Días vencimiento: plazo de pago en días desde la fecha de factura.
- Descuento: porcentaje de descuento por defecto que se aplicará automáticamente en sus facturas de compra.
- Observaciones: notas internas sobre el proveedor.
El único campo verdaderamente imprescindible para crear un proveedor es la Razón social. El resto son opcionales y puedes completarlos más adelante desde la ficha individual de cada proveedor.
Validación y errores
Prana revisa el archivo antes de importar. Si detecta algún problema — un NIF con formato incorrecto, una moneda no reconocida o un campo con un valor inesperado — te mostrará qué registros tienen errores para que puedas corregirlos antes de completar la importación.
Esto significa que no se importa nada a medias: o el registro entra bien, o Prana te avisa para que lo corrijas.
Preguntas frecuentes
¿Puedo usar mi propio Excel o necesito la plantilla de Prana? Lo ideal es usar la plantilla oficial o adaptar tu Excel para que tenga exactamente las mismas columnas con los mismos nombres. Si los encabezados no coinciden, Prana no sabrá qué dato va en cada campo.
¿Qué pasa si un proveedor ya existe en Prana? Prana puede detectar duplicados. Si ya hay un proveedor con el mismo NIF registrado, el sistema te informará para que decidas si actualizar sus datos o saltarte ese registro.
¿Cuántos proveedores puedo importar a la vez? No hay un límite estricto, aunque para archivos muy grandes el proceso puede tardar unos minutos. Si tienes miles de registros, es recomendable hacerlo en bloques manejables.
¿Cómo indico varias etiquetas para un mismo proveedor?
Sepáralas con el símbolo # dentro de la misma celda, sin espacios. Por ejemplo: logistica#nacional#prioritario.
¿Qué formato debo usar para el país?
El código ISO de dos letras: ES para España, FR para Francia, US para Estados Unidos, etc.
¿Qué formatos de archivo acepta la importación?
Prana acepta archivos en formato Excel (.xlsx). Asegúrate de guardar tu archivo en ese formato antes de subirlo.
¿Qué ocurre si el archivo tiene filas vacías? Prana las ignora automáticamente, así que no tienes que limpiar el Excel antes de subirlo.
¿Puedo dejar en blanco los campos bancarios si no los tengo? Sí, el IBAN y el SWIFT son opcionales. Puedes completarlos más adelante desde la ficha individual de cada proveedor cuando los tengas disponibles.
¿El descuento que importo se aplica automáticamente en las facturas de compra? Sí. Si indicas un porcentaje en la columna «Descuento», Prana lo configurará como descuento por defecto para ese proveedor y lo aplicará automáticamente en cada nueva factura de compra.
¿Puedo hacer varias importaciones consecutivas? Sí. Puedes hacer tantas importaciones como necesites, por ejemplo para añadir nuevos proveedores por lotes a lo largo del tiempo sin que afecte a los ya existentes.
¿Los proveedores importados quedan activos de inmediato? Sí. Una vez confirmada la importación, todos los proveedores aparecen directamente en tu listado y puedes empezar a registrar sus facturas de compra sin ningún paso adicional.
¿Puedo actualizar datos de proveedores existentes mediante importación? Consulta el resumen de validación que te muestra Prana antes de confirmar: ahí verás qué registros se crearán como nuevos y cuáles pueden colisionar con proveedores ya existentes.
Gestión de proveedor
Gestiona tus proveedores sin complicaciones
Tener a tus proveedores bien organizados en Prana es la base para controlar tus compras, anticipar pagos y no perder nunca un documento importante. En este apartado encontrarás todo lo que necesitas: desde dar de alta a un nuevo proveedor hasta consultar su historial de facturas, adjuntar contratos o añadir notas internas. Todo en un solo lugar y siempre a mano.
Para acceder, ve a Contactos → Proveedores en el menú lateral.
Crear un proveedor
Dar de alta a un proveedor en Prana es muy rápido. El único dato obligatorio es el nombre — Prana rellena automáticamente el resto de los valores predeterminados, como el IVA que se aplicará a sus facturas.
Sigue estos pasos:
- Ve a Contactos → Proveedores.
- Pulsa Añadir proveedor.
- Escribe el nombre del proveedor.
- Si quieres clasificarlos, asígnales una o varias etiquetas (por ejemplo: «Materia prima», «Logística», «Servicios»).
- Pulsa Guardar.
A partir de aquí ya puedes completar el resto de información cuando lo necesites.
Información bancaria
Si habitualmente pagas a tus proveedores por transferencia, añade sus datos bancarios desde la pestaña Bancos dentro de la ficha del proveedor. Puedes registrar el nombre del banco, el IBAN y el código SWIFT. Así los tendrás siempre a mano cuando llegue el momento de pagar.
Datos de facturación
En la pestaña Datos de facturación puedes configurar los valores que Prana aplicará automáticamente cada vez que registres una factura de este proveedor:
- Descuento por defecto: si tienes un acuerdo de descuento fijo con este proveedor.
- Forma de pago: transferencia, efectivo, domiciliación, etc.
- Días fijos de pago: por ejemplo, siempre el día 15 del mes.
- Tipo de IRPF: si aplica retención en sus facturas.
- Moneda: si trabajas con este proveedor en una divisa diferente al euro.
Editar un proveedor
Necesitas actualizar el NIF, cambiar la forma de pago o añadir datos bancarios que faltaban. Sin problema, editar un proveedor en Prana es inmediato.
Tienes dos formas de hacerlo:
Opción A — Desde el listado:
- Selecciona el proveedor marcando su casilla en el listado.
- Pulsa Editar en la barra de opciones que aparece arriba.
Opción B — Desde la ficha del proveedor:
- Haz clic sobre el nombre del proveedor para entrar en su panel de control.
- Pulsa Editar en la barra lateral o en el menú de acciones.
Los cambios que hagas se aplicarán a las nuevas facturas de este proveedor. Las facturas ya registradas mantienen sus condiciones originales.
Eliminar un proveedor
Si ya no trabajas con un proveedor y quieres mantener tu listado limpio, puedes eliminarlo desde dos sitios:
Opción A — Desde el listado:
- Selecciona el proveedor marcando su casilla.
- Pulsa el icono de la Papelera en la barra de opciones.
Opción B — Desde la ficha del proveedor:
- Haz clic sobre el proveedor para entrar en su panel de control.
- Ve al menú de acciones y selecciona Eliminar.
Dashboard del proveedor: sus KPIs de un vistazo
Cuando entras en la ficha de un proveedor, lo primero que ves son sus indicadores clave. De un vistazo sabrás exactamente en qué punto está tu relación financiera con ese proveedor:
- Total Comprado: el importe acumulado de todas las facturas de compra que has registrado a su nombre.
- Total Pagado: lo que ya has abonado efectivamente.
- Pendiente de Pago: lo que aún tienes que pagar. Este número es tu deuda real con el proveedor en este momento.
Justo debajo de los KPIs, Prana muestra una gráfica de facturas distribuidas en el tiempo, para que veas de forma visual cómo ha evolucionado tu relación de compras con ese proveedor en los últimos meses.
Consultar las últimas facturas del proveedor
Desde la ficha del proveedor puedes ver de forma rápida las últimas facturas que has registrado a su nombre, con su estado de pago (Pendiente, Pagada parcialmente, Pagada…).
Si necesitas más detalle, accede a la pestaña Facturas dentro de la ficha: ahí encontrarás el historial completo con todas las facturas del proveedor. Desde esa misma pestaña puedes acceder a cada factura, editarla o eliminarla sin tener que salir de la ficha del proveedor.
Adjuntar archivos al proveedor
Prana te permite centralizar toda la documentación de tus proveedores directamente en su ficha: contratos, acuerdos de precios, albaranes, listados de tarifas… todo en un único lugar para que no tengas que buscar en el email ni en carpetas del ordenador.
Para adjuntar un archivo:
- Entra en la ficha del proveedor.
- Pulsa Añadir → Archivo desde el dashboard o desde el apartado de añadir.
- Selecciona el archivo desde tu dispositivo y pulsa Añadir.
El archivo quedará guardado en la ficha del proveedor y accesible en cualquier momento.
Añadir notas internas
Las notas son perfectas para guardar información que solo necesita tu equipo: el nombre de la persona de contacto habitual, una condición especial negociada verbalmente, un aviso para el siguiente pedido… Esta información es solo interna y nunca aparece en documentos enviados al proveedor.
Para añadir una nota:
- Entra en la ficha del proveedor.
- Pulsa Añadir → Nota desde el dashboard o desde el apartado de añadir.
- Escribe tu nota y guarda.
Las notas se muestran en la ficha del proveedor con fecha y hora, para que siempre sepas cuándo se anotó cada cosa.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es el dato mínimo para crear un proveedor? Solo el nombre. Prana rellena automáticamente el IVA por defecto y otros valores. Puedes completar el resto de datos más adelante.
¿Puedo tener varios proveedores con el mismo nombre? Sí, Prana no bloquea nombres duplicados. Para diferenciarlos, es buena idea añadir el NIF o una etiqueta distintiva que te ayude a identificarlos.
¿Cómo veo cuánto le debo a un proveedor en este momento? Entra en su ficha y consulta el KPI Pendiente de Pago. Es el importe de las facturas registradas que aún no has abonado.
¿Puedo cambiar el IVA que se aplica por defecto en las facturas de un proveedor? Sí, edita la ficha del proveedor y ajusta el tipo de IVA en sus datos de facturación. Las nuevas facturas de ese proveedor usarán el valor actualizado.
¿Los archivos que adjunto al proveedor tienen límite de tamaño? Sí, el tamaño máximo por archivo es de 1 MB. Los formatos habituales funcionan sin problema: PDF, DOC, XLS, JPG y PNG.
¿Las notas que añado son visibles para todos los usuarios de la cuenta? Sí, las notas son internas pero las pueden ver todos los usuarios con acceso al módulo de proveedores. Nunca aparecen en ningún documento enviado al proveedor.
¿Puedo eliminar un proveedor que ya tiene facturas registradas? Prana te avisará si el proveedor tiene documentos vinculados. Como buena práctica, es mejor no eliminar proveedores con historial para no perder la trazabilidad de tus compras.
¿Cómo organizo mis proveedores si tengo muchos? Usa las etiquetas para clasificarlos por categoría (tipo de producto o servicio, zona geográfica, etc.) y el buscador del listado para encontrarlos rápidamente.
¿Puedo registrar varios contactos o personas de contacto dentro del mismo proveedor? Por ahora la ficha del proveedor recoge los datos de la empresa. Puedes usar el campo de notas para registrar los datos de varias personas de contacto dentro de la misma ficha.
Si cambio la forma de pago en la ficha del proveedor, ¿afecta a las facturas ya registradas? No. Las facturas ya creadas mantienen sus condiciones originales. El cambio solo se aplica a las nuevas facturas que registres a partir de ese momento.
¿Puedo asignar un descuento fijo a un proveedor para que se aplique automáticamente? Sí. En la pestaña Datos de facturación de la ficha del proveedor, indica el porcentaje de descuento por defecto y Prana lo aplicará en cada nueva factura de compra de ese proveedor.
¿Puedo ver en la gráfica del dashboard un período concreto, como el último trimestre? La gráfica muestra la distribución temporal de las facturas de forma automática. Para análisis más detallados por período, utiliza los informes de compras disponibles en el módulo de Informes.
Múltiples vencimientos
Paga a tus proveedores en cómodos plazos
Cuando negocias con un proveedor condiciones de pago fraccionado — los clásicos 30, 60 y 90 días — lo último que quieres es llevar eso a mano en una hoja de cálculo. En Prana puedes configurar una «receta de pagos» por proveedor para que el sistema calcule automáticamente todas las fechas, las muestre en tus facturas de compra y te avise cuando llega el momento de pagar. Tu tesorería, bajo control y sin sorpresas.
Configurar la estructura de pagos fraccionados
El punto de partida es definir cómo quieres dividir tus pagos en el módulo de Formas de Pago. Dentro de la configuración de cada forma de pago encontrarás el apartado Configuración de vencimientos, donde defines tres valores:
- Nº Vencimientos: en cuántas cuotas se divide el pago total.
- Días 1er Vencimiento: cuántos días desde la fecha de la factura se produce el primer pago.
- Días entre vencimientos: el intervalo entre pagos sucesivos.
Por ejemplo, para los típicos «30-60-90 días»: 3 vencimientos, primer vencimiento a 30 días, 30 días de intervalo entre cada uno.
Antes de guardar, el simulador integrado de Prana te muestra las fechas de pago resultantes para que puedas verificar que la estructura es exactamente la que acordaste con el proveedor.
Personalizar el vencimiento para un proveedor concreto
Tienes una forma de pago a 30 días pero un proveedor específico te ha dado 45. No hace falta crear una forma de pago nueva solo para él. Puedes ajustarlo directamente desde su ficha:
- Ve a la ficha del proveedor y entra en la pestaña Datos de facturación.
- Selecciona la forma de pago con múltiples vencimientos.
- Edita el campo Vencimiento y cambia el número de días base (por ejemplo, de 30 a 45).
Prana recalculará automáticamente toda la cadena de fechas solo para ese proveedor, sin tocar la configuración general de la forma de pago.
Gestionar los plazos en una factura de compra
Cuando registras una factura de compra de un proveedor con vencimientos múltiples, Prana hereda automáticamente su configuración. En el campo de fecha de vencimiento de la factura verás la indicación «Varios», que confirma que hay más de un plazo activo.
Si esa factura concreta necesita condiciones diferentes a las del proveedor, puedes ajustarlas manualmente:
- Haz clic en el campo de vencimiento y selecciona Personalizar vencimientos.
- Modifica las fechas e importes de cada plazo línea por línea.
- Guarda los cambios.
Un detalle importante: la suma de todos los vencimientos debe coincidir exactamente con el total de la factura. Si hay alguna diferencia, aunque sea de un céntimo, Prana no te dejará guardar para proteger la coherencia de tu contabilidad.
Registrar y hacer seguimiento de los pagos
Una vez guardada la factura de compra, puedes controlar qué plazos has pagado y cuáles tienes pendientes desde la vista previa del documento. Verás un desglose claro de cada vencimiento con su fecha e importe.
Para registrar el pago de un plazo:
- Abre la factura y accede a su vista previa.
- Localiza el vencimiento que vas a pagar.
- Pulsa el botón + que aparece al lado de esa línea.
- Indica el importe abonado (puedes registrar un pago parcial si aún no has pagado el plazo completo).
Prana actualizará el estado del vencimiento al instante. Los plazos cuya fecha ha pasado sin ser pagados aparecerán resaltados en rojo en tu listado de facturas de gastos, para que no se te escape ninguno.
Preguntas frecuentes
¿Por qué no puedo guardar la factura después de editar los vencimientos? El sistema protege tu contabilidad: si el botón de guardar no se activa es porque la suma de los plazos no coincide con el total de la factura. Revisa los importes, prestando atención a los decimales.
Mi proveedor me ha dado fechas de pago irregulares, ¿cómo las introduzco? Selecciona cualquier forma de pago en la factura y entra en Personalizar vencimientos. Allí puedes escribir las fechas exactas a mano sin necesidad de crear una forma de pago específica.
¿Puedo registrar solo la mitad de un vencimiento? Sí. Al pulsar el botón para registrar el pago, puedes modificar el importe. El vencimiento quedará como «parcialmente pagado» hasta que abones el resto.
¿Qué ocurre si pago una factura de compra antes de que venza el primer plazo? Puedes registrar el pago cuando quieras, independientemente de la fecha de vencimiento. Prana lo marcará como pagado en la fecha en que lo registres.
Si actualizo la forma de pago en la ficha del proveedor, ¿cambian mis facturas ya registradas? No. Las facturas existentes conservan sus condiciones originales. El cambio solo afecta a las nuevas facturas que registres a partir de ese momento.
¿Cómo sé qué pagos a proveedores vencen esta semana? En el listado de facturas de gastos, Prana resalta en rojo los vencimientos que ya han pasado sin pagar. Para ver los próximos, filtra por estado «Pendiente» y ordena por fecha de vencimiento.
¿Puedo aplicar la misma forma de pago a todos mis proveedores? Sí. Puedes asignar la misma forma de pago con múltiples vencimientos a tantos proveedores como quieras. Y si alguno necesita un ajuste de días, lo personalizas en su ficha sin tocar la configuración general.
¿Qué pasa si tengo un anticipo con un proveedor y luego llega la factura? Si registras un anticipo al proveedor, Prana lo detecta y lo muestra como «Pagado». Al generar los vencimientos de la factura final, el sistema solo distribuirá el importe que queda realmente pendiente de pagar.
¿Puedo imprimir o exportar el calendario de vencimientos de mis proveedores? Desde los informes de tesorería de Prana puedes obtener una visión consolidada de todos tus pagos pendientes. Para un proveedor concreto, la información está disponible en la vista previa de cada factura.
¿Los vencimientos aparecen en mis previsiones de tesorería? Sí. Todos los vencimientos registrados alimentan automáticamente las previsiones de caja de Prana, para que tengas siempre una visión realista de tus salidas de dinero futuras.
Gestiona tu catálogo
¡Bienvenido a la sección de clientes de PRANA! Aquí aprenderás todo lo que puedes hacer para gestionar a tus productos de manera fácil y eficiente. 🚀
Crear un producto
Para crear un producto, sigue los siguientes pasos:
- Ve a Catálogo> Productos en la barra lateral.
- Haz clic en el botón «+Añadir producto» en la esquina superior derecha.
- Ingresa la información básica del producto, incluyendo un código y una descripción.
- Indica el tipo de impuesto, entre GENERAL, REDUCIDO, SUPERREDUCIDO y EXENTO.
- Incluye la información relativa a ventas, compras y gestión de stock, gestión de variantes y datos contables.
- Completa tu ficha de producto incluyendo etiquetas, y subiendo hasta 10 imágenes por producto, escogiendo una como principal.
- Marca con etiquetas tu producto para facilitar su clasificación o filtrado.
- Haz clic en el botón «Guardar» para guardar el producto.
Tu producto será visible en el listado, en Catálogo> Productos.
Además de la información elemental, puedes configurar diferentes opciones avanzadas para tu producto.
Imágenes en productos
Asigna todas las imágenes que necesites a cada producto. Arrastra los ficheros desde tu explorador o pulsa cobre seleccionar una imagen para escoger todas las que desees asignar.
Precios en producto
Crea y asigna tarifas diferentes si quieres aplicar diferentes precios de venta para tu producto:
Tarifa: por defecto PRANA sólo permite trabajar con una tarifa, pero puedes contratar el módulo de MULTITARIFAS para poder tener infinitas tarifas.
Precio de venta: precio de venta sin impuestos incluidos. Existe la posibilidad de trabajar con precios con IVA o impuestos incluidos. Para ello dirígete a Configuraccion –> Tarifas y marca la opción de Impuestos incluidos en las tarifas que desees.
Gestionar tarifas: crea una nueva tarifa o asigna al producto tarifas ya creadas.
Puedes asignar un precio de compra, y una código de referencia de proveedor al producto, de esta forma además. calcularemos el margen de cada producto.
Gestión de stock
Activa esta casilla que te permite añadir el almacén y el número de unidades en el campo de «Cantidad», así como ver el stock en el panel de producto.
Almacén predeterminado: define tu almacén predeterminado para el producto, de entre los que hayas creado.
Cantidad: número de unidades de producto en stock a día de hoy.
Medidas y Peso: puedes indicar las medidas del producto, alto x ancho x fondo en CM y el peso den.
Editar producto
Para editar un producto sigue los siguientes pasos:
- Ve a Inventario->Productos
- Haz clic sobre el producto que deseas editar.
- Pulsa editar
Eliminar producto
Para eliminar un producto sigue los siguientes pasos:
- Ve a Inventario->Productos
- Selecciona al producto que desees eliminar.
- En el botón acciones, de la parte superior derecha, selecciona Eliminar.
Desactivar producto
PRANA te da la opción de inactivar productos, para que no se puedan usar en procesos posteriores, como podría ser una venta o una compra.
Para inactivar un producto sigue los siguientes pasos:
- Ve a Inventario–>Productos
- Selecciona al producto que desees desactivar.
- En el botón acciones, de la parte superior derecha, selecciona desactivar.
Aparecer el producto con el estado Inactivo en el listado y al acceder al producto podrás ver un mensaje como este:
Es una opción perfecta, para impedir el uso de cualquier producto, que no podemos eliminar porque tiene movimientos de almacén, de compra o de venta.
Para reactivar un producto basta con pulsar en Reactivar desde su ficha o desde el botón de acciones.
O desde acciones
Ficha de producto
Desde el listado de productos, puedes acceder a la ficha del producto, donde podrás consultar diferentes Kpis para conocer el estado y la rentabilidad de cada uno de tus productos.
En la parte superior existen 4 Kpis
- Stock: muestra tanto la cantidad como el valor del stock actual.
- Total Vendido: unidades facturadas del producto.
- Total Facturado: importe total de las facturas de venta del producto.
- Total Comprado: importe total de las facturas de compra del producto.
- Ganancia: diferencia entre el total facturado y el total comprado.
Seguidamente dispones de una evolución temporal de las ventas y las compras.
Para terminar con un resumen de los precios de compra y de venta.
Adjuntar archivos a productos
- Selecciona el cliente desde el listado.
- Desde el dashboard en la parte inferior derecha.
- Haz clic en Añadir archivo, selecciona y Añade.
Incluir notas en productos
- Selecciona el producto desde el listado.
- Desde el dashboard, en la parte inferior izquierda.
- Haz clic en Añadir nota, selecciona y Añade.
Gestiona tus Servicios
Gestiona tu catálogo de servicios
¡Bienvenido a la sección de servicios de PRANA! Aquí aprenderás todo lo que puedes hacer para gestionar tu catálogo de servicios de manera fácil y eficiente. 
Una vez registres un servicio, podrás controlar todo lo relacionado con él. Desde adjuntar cualquier tipo de documentación digitalizado o consultar los documentos de venta donde está incluido.
Crear un servicio.
Para crear un producto, sigue los siguientes pasos:
- Ve a Catálogo > Servicios en la barra lateral.
- Haz clic en el botón «+Añadir servicio» en la esquina superior derecha.
- Ingresa la información básica del servicio, incluyendo un código y una descripción.
- Indica el tipo de impuesto, entre GENERAL, REDUCIDO, SUPERREDUCIDO y EXENTO.
- Incluye la información relativa a ventas y precio de coste.
- Completa tu ficha del servicio incluyendo etiquetas, de esta forma podrás filtrar o clasificar las ventas de este servicio.
- Haz clic en el botón «Guardar» para guardar el producto.
Tu servicio será visible en el listado, en Catálogo > Servicios.
Códigos de barras
¡Pip! y listo: Agiliza tu trabajo con Códigos de Barras
¿Cansado de teclear nombres de productos y buscar en listas interminables? Si tienes un lector de códigos de barras (o simplemente te sabes tus referencias de memoria), Prana te permite trabajar a la velocidad del rayo.
Hemos diseñado el sistema para que «leer» un producto sea sinónimo de añadirlo al documento. Olvídate de los errores manuales y empieza a facturar con ritmo.
1. Configura tu «DNI» de producto
Lo primero es decirle a Prana qué código corresponde a cada artículo. Dependiendo de si tu producto es «único» o tiene variantes (tallas, colores…), el lugar para ponerlo cambia ligeramente:
A. Para productos sencillos (Sin variantes)
Si vendes un artículo único, lo tienes a primera vista:
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Entra en la ficha del producto.
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Quédate en la pestaña «Datos generales» (la primera que se abre).
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Ahí encontrarás directamente el campo Código de barras para rellenarlo.
B. Para productos con Variantes (Tallas, Colores…)
Si tu producto tiene opciones (como una camiseta en Roja y Azul), cada una necesita su propio código.
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En la ficha del producto, ve a la pestaña «Gestión de stock».
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Baja hasta el apartado de variantes y pulsa el botón «Precios de venta / EAN».
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Se abrirá una ventana donde podrás asignar un código específico a cada combinación (uno para la Talla S, otro distinto para la M…).
Libertad total: Prana no te obliga a usar solo el clásico EAN-13. Es un campo libre, lo que significa que puedes usar códigos oficiales, códigos de proveedores o tus propias referencias internas (ej:
CAM-VER-XL).
2. Captura en cualquier documento 
Ya tienes los códigos guardados. Ahora, vamos a usarlos. Esta funcionalidad está disponible en todos los documentos (Presupuestos, Pedidos, Facturas, Almacén…).
Fíjate bien: justo encima de las líneas de detalle de tu documento, verás un icono de código de barras.
Para que la velocidad sea real, es imprescindible que tu lector de códigos de barras esté configurado para enviar un «Intro» (Enter) automáticamente después de cada lectura.
¿Por qué? Si no está configurado así, el lector escribirá el código en la pantalla pero el producto no se añadirá hasta que tú pulses la tecla Intro manualmente cada vez. ¡Perderás mucho tiempo!
¿Cómo se hace? Consulta el manual de tu lector. Normalmente solo tienes que escanear un código de configuración llamado «Suffix Enter» o «Carriage Return».
El poder del agrupado (Tú decides cómo sumar)
Al pulsar ese icono, se desplegará una barra de captura especial. Aquí tienes el control total de cómo quieres que se comporten tus «disparos»:
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La casilla mágica (Marcada por defecto): Verás una opción llamada «Añadir productos iguales en una línea».
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Si la dejas marcada (Recomendado): Prana agrupa. Si escaneas el mismo código 5 veces seguidas, verás una sola línea en tu documento con Cantidad: 5. ¡Mucho más limpio y ordenado!
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Modo «Línea a línea» (Desmarcada):
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Si desmarcas la casilla, cada vez que escanees el código se creará una línea nueva e independiente. Úsalo si necesitas poner precios o descripciones distintas a cada unidad del mismo producto.
¿Cómo funciona el proceso?
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Haz clic en el icono y asegúrate de que el cursor está en el campo de texto.
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Usa tu lector: Dispara al código del producto. ¡Pip!
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Automático: Prana reconocerá el código y actuará según la casilla que hayas configurado (sumando cantidad o creando línea nueva).
No pasa nada. Esta barra también te permite escribir manualmente el código y pulsar Intro. Es ideal si te sabes las referencias de memoria y eres rápido con el teclado.
Preguntas Frecuentes (Códigos de Barras)
Aquí resolvemos las dudas para que escanees sin miedo:
1. ¿Necesito un lector especial compatible con Prana?
No. Prana funciona con cualquier lector de códigos de barras estándar (USB o Bluetooth) que funcione como «emulación de teclado».
2. Escaneo el código y se escribe el número, pero no se añade el producto. ¿Qué pasa?
Casi seguro que a tu lector le falta la configuración del «Intro» final. Revisa la Nota Importante de arriba. Tu lector debe «pulsar Enter» por ti después de leer cada etiqueta.
3. ¿Puedo poner letras en el código de barras?
¡Sí! Como hemos dicho, es un campo libre. Puedes usar códigos alfanuméricos (ej: REF-2024-X). Eso sí, asegúrate de que tu lector es capaz de leer ese tipo de etiquetas.
4. Tengo el mismo producto en dos colores, ¿pueden tener el mismo código?
Técnicamente puedes, pero no te lo recomendamos. La gracia del código de barras es la precisión. Si la Camiseta Roja y la Azul tienen el mismo código, Prana no sabrá cuál de las dos quieres añadir y tendrás que elegirlo a mano. Lo ideal: un código único por variante.
5. He escaneado 10 veces y solo veo una línea. ¿Qué ha pasado?
¡Tranquilo, está todo bien! Seguramente tenías activada la casilla «Añadir productos iguales en una línea» en la barra de captura. Mira la columna de «Cantidad» de esa línea y verás que pone «10». Si prefieres 10 líneas separadas, desmarca la casilla antes de empezar.
¿Listo para el «Beep»?
Configura el «Intro» en tu lector y… ¡a volar con tus pedidos! 
Categorías y Subcategorías
Organiza tu catálogo de productos y servicios en dos niveles: categorías y subcategorías.
Esto te permitirá aplicar filtros en los listados y analizar la evolución de tus ventas y compras a diferentes niveles de detalle.
¿Dónde puedo crear mis categorías y subcategorías?
Puedes hacerlo de dos formas diferentes:
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Desde la ficha de producto o servicio, al añadir o editar uno.
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Primero selecciona o crea una categoría.
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Una vez seleccionada, se mostrará el campo de subcategoría, donde podrás elegir o crear una nueva.
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Desde el mantenimiento de categorías, dentro del listado de productos y servicios.
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En la parte superior derecha, abre el menú Acciones y selecciona Categorías.
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Desde ahí podrás crear nuevas categorías y subcategorías para asignarlas más tarde a tus productos o servicios.
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Crear una nueva categoría
En la ventana de creación, introduce el nombre de la categoría principal y las subcategorías que quieras incluir dentro de ella.
Cada subcategoría aparecerá como una etiqueta individual.
Una vez guardada, la categoría estará disponible para que la selecciones en cualquier producto o servicio.
Visualizar tus categorías creadas
Desde el mantenimiento de categorías podrás ver todas las categorías existentes junto con sus subcategorías asociadas.
Preguntas Frecuentes (FAQs)
¿Puedo eliminar una categoría o subcategoría?
No. No podrás eliminar una categoría o subcategoría si está asignada a algún producto o servicio.
Para poder eliminarla, primero deberás quitarla de todos los productos donde esté en uso.
¿Cuántas categorías puede tener un producto o servicio?
Cada producto o servicio solo puede tener una categoría y una subcategoría asociadas.
¿Puedo editar el nombre de una categoría o subcategoría?
Sí, siempre que tengas permisos suficientes. Los cambios se aplicarán automáticamente a todos los productos que la usen.
¿Puedo crear categorías directamente desde un producto?
Sí. Si escribes una nueva categoría en la ficha de producto, PRANA te dará la opción de crear y guardar esa categoría al momento.
¿Qué pasa si elimino una subcategoría no utilizada?
Si la subcategoría no está vinculada a ningún producto o servicio, podrás eliminarla sin problema.
¿Para qué sirven las categorías en PRANA?
Además de mantener tu catálogo organizado, las categorías y subcategorías te permiten:
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Filtrar productos fácilmente en los listados.
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Generar informes de ventas y compras agrupados por categoría.
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Analizar tendencias y comportamientos de tus productos por tipo.
Variantes
Domina tu Catálogo: Módulo de Variantes en Prana
Disponible a partir de febrero de 2026.
¿Vendes productos que no son «únicos»? Ya sabes a qué nos referimos: esa camiseta súper ventas que tienes en Rojo, Azul y Verde, y además en tallas S, M y L.
Si gestionar esto te parece un caos, el Módulo de Variantes de Prana llega al rescate. Te permite organizar productos que comparten una base pero tienen diferentes opciones (atributos) de forma lineal y sencilla. ¡Hasta 5 atributos diferentes por producto!
Olvídate de crear 20 fichas de producto distintas para lo mismo. Organízalo todo bajo un mismo paraguas.
Paso 1: ¡Hazte con el módulo!
Lo primero es activar tu nuevo superpoder organizativo.
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Ve al Marketplace en el menú principal de Prana.
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Busca el módulo de Variantes.
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¡Pruébalo gratis! Tienes 15 días de prueba para ver cómo te cambia la vida. Después, el precio es de 10€ al mes o 110€ al año, tú eliges.
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Una vez contratado, Prana te llevará a la configuración inicial. Aquí solo tienes que definir los nombres de tus «Atributos» generales (ej: «Color», «Talla», «Material»).
Pro-Tip: No hace falta que des de alta todos los valores (Rojo, Azul…) ahora. ¡Prana te dejará crearlos sobre la marcha mientras configuras cada producto!
Paso 2: Creando la magia en tu catálogo 
Ahora que tienes el módulo, vamos a usarlo en un producto.
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Entra en la ficha de un producto en tu catálogo y ve a la pestaña «Gestión de stock».
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En la parte inferior, activa el interruptor «Producto con variantes».
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Selecciona qué atributos le afectan (ej. Color y Talla) y empieza a escribir los valores. Verás que Prana, automáticamente, te genera debajo todas las combinaciones posibles.
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¿Que la camiseta «Azul / XL» no la trabajas? Simplemente apaga su interruptor en la columna «Activo».
Precios inteligentes: Por defecto, todas las variantes heredan el precio de compra y venta del producto principal. Pero si la talla XL es más cara, ¡no hay problema! Pulsa los botones «Precios de venta / EAN» o «Precios compra» y personaliza el dato para esa variante específica. También puedes asignarles su propio código EAN y referencia de compra.
Paso 3: Vendiendo y comprando a la velocidad de la luz
Aquí es donde vas a notar la diferencia en tu día a día.
Cuando vayas a crear un documento (venta, compra, albarán…), al buscar un producto que tiene variantes configuradas, Prana te avisará visualmente en el desplegable indicando cuántas opciones tiene.
Al seleccionarlo, ¡bum! Aparece una ventana emergente súper práctica. En lugar de añadir productos línea por línea, aquí puedes seleccionar de golpe todas las variantes que necesitas e indicar sus cantidades en un solo paso.
Al darle a «Aceptar», Prana añadirá automáticamente a tu documento tantas líneas como variantes hayas elegido, cada una con su precio y cantidad correctos. ¡Así de fácil!
Preguntas Frecuentes (Variantes)
Resolvemos tus dudas rápidas para que exprimas al máximo este módulo:
1. ¿Cuántas opciones diferentes puedo ponerle a un producto?
Puedes definir hasta 5 atributos distintos por producto (ej: Color, Talla, Material, Acabado, Tipo de manga). ¡Más que suficiente para casi cualquier catálogo!
2. Si cambio el precio del producto «padre», ¿se cambian los de las variantes?
Sí, por defecto las variantes heredan los precios del producto principal. Pero recuerda que siempre puedes personalizar el precio de una variante concreta si es necesario (por ejemplo, si un color específico es más caro de producir). El precio personalizado siempre manda sobre el heredado.
3. ¿Puedo tener un código de barras (EAN) distinto para cada color?
¡Por supuesto! Cada variante es única en el fondo. Puedes asignarle su propio EAN, su referencia de proveedor específica y gestionar sus precios individualmente si lo necesitas.
4. Se me olvidó crear el color «Amarillo» en la configuración inicial, ¿tengo que volver atrás?
¡Para nada! En Prana pensamos en tu flujo de trabajo. Mientras estás editando el producto, si escribes un valor nuevo (como «Amarillo») que no existía, el sistema te permitirá crearlo sobre la marcha.
5. ¿Cómo acceder a la configuración del módulo de variantes si necesito ajustar algún parámetro?
No te preocupes, acceder al apartado de configuració de tu empresa y selecciona la tarjeta de variantes, desde aquí podrás ajustar lo que necesites.
Organización, rapidez y control total. ¡Empieza a usar las variantes en Prana hoy mismo!
Series de Tallas
Series de tallas: gestiona tus productos con curvas de tallas
Próximamente disponible: Esta funcionalidad estará disponible en Prana a partir del 23 de marzo de 2026. ¡Ya queda poco!
Si vendes o compras productos por tallas —ropa, calzado, accesorios, moda infantil…— sabes lo que significa introducir pedido a pedido talla a talla. En Prana hemos pensado en ti: con el módulo de series de tallas puedes definir tus rangos de tallas una sola vez y, al crear cualquier compra o venta, introducir toda la curva de cantidades de golpe. Rápido, ordenado y sin errores.
Accede a la configuración de series desde: Configuración de empresa Configuración de empresa → Series de tallas
¿Qué es una serie de tallas?
Una serie de tallas es un conjunto ordenado de tallas que defines tú, con la nomenclatura que uses en tu negocio. Pueden ser números (18/24, 25/32, 33/41…), letras (XS, S, M, L, XL) o cualquier combinación. Lo importante es que las introduzcas de menor a mayor, para que Prana las muestre siempre en el orden correcto.
Cómo activar el módulo
Las series de tallas son un módulo de pago que puedes adquirir desde el Marketplace de Prana, accesible directamente desde el menú principal de la app: Marketplace. Una vez contratado y activo, verás que en la ficha de cada producto aparece una pestaña nueva llamada Series. A partir de ese momento, toda la magia está lista para funcionar.
Cómo crear tus series de tallas
Tienes dos formas de llegar al mantenimiento de series, la que más te convenga:
- Desde Configuración de tu empresa → Series de tallas: ideal para crearlas todas antes de empezar a trabajar.
- Desde el listado de productos → botón Acciones → Series de tallas: perfecto si estás editando un producto y te das cuenta de que necesitas una serie nueva.
Una vez dentro, crear una serie es muy sencillo:
- Haz clic en Nueva serie.
- Ponle un código que la identifique (por ejemplo:
BEBE-18-41oADULTO-LETRAS). - Introduce los nombres de cada talla en orden, de la más pequeña a la más grande.
- Guarda y listo.
Cómo asignar series a tus productos
Con tus series ya creadas, ve a la ficha del producto y abre la pestaña Series. Desde ahí asigna la serie (o series) que correspondan.
Sobre los precios, ten en cuenta esto:
- Dentro de una misma serie, el precio es único para todas las tallas.
- Si tienes tallas con precios diferentes, crea una serie distinta para cada precio.
- Si el producto tiene variantes, puedes indicar el precio en el producto padre y Prana lo trasladará a todas las variantes automáticamente, o bien asignar un precio individual a cada variante.
Cómo introducir cantidades por talla en compras y ventas
Aquí es donde Prana te ahorra tiempo de verdad. Al añadir un producto con series de tallas a un documento de compra o venta, Prana te mostrará automáticamente todas las tallas de la serie para que indiques la cantidad de cada una en una sola pantalla.
- Añade el producto al documento como siempre.
- Prana abre la curva de tallas: verás cada talla con su campo de cantidad.
- Rellena las cantidades — puedes usar el tabulador para moverte de talla en talla ágilmente.
- Confirma y el documento se actualiza con todos los detalles.
Cuando generes el PDF del documento, Prana mostrará las tallas y sus cantidades exactamente igual: claro, profesional y listo para enviar.
Preguntas frecuentes
¿Puedo usar letras, números o medios en mis tallas?
Sí, puedes usar cualquier nomenclatura: 36, 36.5, XS, S/M… lo que uses en tu negocio. Prana lo mostrará tal cual, siempre en el orden en que lo hayas introducido.
¿Qué pasa si un producto tiene precios diferentes según la talla?
En Prana el precio es el mismo dentro de una serie. Si necesitas precios distintos por rango de tallas, crea una serie para cada precio. Es la forma más limpia de organizarlo.
¿Es compatible con productos con variantes?
Totalmente. Puedes asignar el precio en el producto padre y se propagará a todas las variantes, o personalizarlo variante a variante.
¿El PDF del pedido muestra las tallas?
Sí. Prana genera el PDF con la misma presentación en curva de tallas que ves en pantalla, para que tus documentos sean siempre claros y profesionales.
Importar Productos o Servicios
Importación de Productos o Servicios
La importación masiva en PRANA permite dar de alta nuevos artículos en tu catálogo de forma ágil desde un archivo Excel. Es importante destacar que esta herramienta está diseñada exclusivamente para la creación de nuevos productos o servicios; si un artículo ya existe en el sistema, no se realizará ninguna actualización sobre sus datos.
2. Reglas de Validación por Campo
Identificación y Entidades
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Código de artículo: Se valida si el código ya existe; si es nuevo, se importa, pero si ya existe, el sistema no realiza ninguna acción ni actualización.
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Código de barras: Se valida que el valor introducido sea un identificador numérico único para permitir la correcta lectura con escáner.
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Proveedor: El sistema busca al proveedor por su nombre o razón social. Si no se encuentra ninguna coincidencia, se emitirá un aviso indicando que el proveedor no existe.
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Etiquetas: Se procesan siguiendo el estándar de importación del sistema para agrupar los nuevos productos.
Precios e Impuestos
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Precio de compra: Debe ser un número positivo, siendo el 0 un valor válido.
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Precio de venta: Se valida estrictamente que el valor introducido sea un número.
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Tarifa: El código de tarifa introducido en el archivo Excel debe existir previamente configurado en PRANA para que la validación sea correcta.
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Impuestos: El sistema rellenará automáticamente los dos campos de impuestos de la ficha del producto con el valor indicado en la columna. Los valores válidos para esta columna son:
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Reducido
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General
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Exento
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General IGIC
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Exento IGIC
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Reducido IGIC
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Incrementado IGIC
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Especial IGIC
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Especial Incrementado IGIC
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Configuración Contable
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Cuentas de Ventas y Compras: Solo se permiten valores numéricos.
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Validación de Longitud: Se valida la longitud de la cuenta introducida. Por defecto, PRANA trabaja con 10 dígitos contables; si el número introducido tiene una longitud diferente a la configuración de la empresa, el sistema informará que la cuenta debe ser de XX dígitos. Estos campos pueden dejarse vacíos.
Categorización y Fechas
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Fecha de creación: Se debe usar el formato español. Si la columna se deja vacía, el sistema asignará la fecha del día en que se realiza la importación.
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Categoría: Si el nombre de la categoría introducido no existe en el sistema, PRANA la creará automáticamente durante el proceso.
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SubCategoría: Para importar una subcategoría, es obligatorio que la columna de Categoría tenga un valor. Si no existe, se crea automáticamente dentro de la categoría superior indicada.
Otros Campos
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Observaciones: El texto introducido se registra en la tabla de observaciones del artículo.
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Dimensiones y Logística: Permite importar datos de Peso, Ancho, Alto y Fondo para los nuevos registros.
Preguntas Frecuentes
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¿Qué pasa si mi cuenta contable no tiene 10 dígitos? Si tu configuración de empresa indica 10 dígitos y el Excel tiene más o menos, el sistema arrojará un error de validación.
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¿Puedo actualizar precios de productos ya existentes con esta herramienta? No, esta funcionalidad es solo para productos nuevos. Si el código ya existe, el registro se omite.
-
¿Cómo sé qué valor de IVA poner? Debes usar exactamente uno de los términos permitidos (ej. «General» o «Exento IGIC»). La plantilla descargable ya viene rellenada con los tipos de IVA creados en tu PRANA para servir de guía.
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¿Qué ocurre si la fecha de creación está mal escrita? El sistema requiere formato español; si hay errores o está vacío, se usará la fecha actual de importación.
Actualización de precios
Cambios Masivos: Actualiza tus Tarifas con Excel
¿Toca revisión anual de precios? ¿Tu proveedor te ha subido los costes y necesitas repercutirlo en tu tarifa de venta? ¿O simplemente quieres hacer una campaña de rebajas rápida?
Si la idea de cambiar los precios de 500 productos uno por uno te da dolor de cabeza, tenemos la solución. Con la herramienta de Actualización Masiva, el proceso es tan simple como: Descargar 
Editar Subir.
1. ¿Dónde está la magia? 
Para empezar a mover precios a lo grande:
Ve al menú Catálogo → Productos.
Mira arriba a la derecha y pulsa el botón «Acciones».
Elige la opción «Actualizar tarifas».
2. El proceso en 3 pasos 
Se abrirá una ventana que te guiará por el camino. No tiene pérdida:
Paso A: Elige y Descarga
Lo primero es decirle a Prana con qué precios quieres trabajar.
En el desplegable, selecciona la Tarifa que quieres modificar (por ejemplo, «Tarifa General 2024»).
Pulsa el botón «Descarga el modelo».
Se bajará a tu ordenador un archivo Excel con todos los productos de esa tarifa y sus precios actuales.
Paso B: Edita en Excel 
Abre el archivo en tu ordenador. Verás 4 columnas, pero solo tienes que preocuparte por una:
Columna A (Tarifa): El nombre de la tarifa a la que afecta.
Columna B (Código Artículo): ¡El DNI del producto! No lo toques, es lo que usa Prana para saber qué artículo es.
Columna C (Descripción): El nombre del producto. Es solo informativo para que tú sepas qué estás cambiando. Si cambias el nombre aquí, no se cambiará en Prana, solo sirve de guía visual.
Columna D (Precio): ¡Aquí es donde juegas! Cambia los precios viejos por los nuevos.
- OJO CON EL FORMATO: Debes usar el PUNTO (.) para los decimales, no la coma.
Ejemplo correcto:
72.10No pongas el símbolo del euro (€), solo el número.
Paso C: Sube y Relájate
Una vez tengas el Excel listo y guardado:
Vuelve a Prana y arrastra tu archivo al recuadro de subida (o búscalo en tu carpeta).
El botón «Importar» se activará. Púlsalo.
Prana trabaja en segundo plano:
Este proceso es asíncrono. Significa que si subes una tarifa con 10.000 artículos, no tienes que quedarte mirando la pantalla congelada.
Puedes seguir trabajando en otras cosas y Prana te enviará una notificación (la campanita) cuando haya terminado de actualizar todos los precios.
Preguntas Frecuentes (Actualización de Tarifas)
Resolvemos las dudas típicas antes de que le des a «Importar»:
1. ¿Qué formato debo usar para los decimales?
Es vital que uses el punto (.). Si tu Excel está configurado en español y usa comas por defecto, asegúrate de escribir los precios con punto (ej: 19.99 y no 19,99) para que Prana los interprete correctamente.
2. ¿Puedo crear productos nuevos con este Excel? No. Esta herramienta es exclusivamente para actualizar precios de productos que ya existen. Si pones un código de artículo nuevo que Prana no conoce, lo ignorará o te dará error.
3. ¿Puedo actualizar varias tarifas a la vez en el mismo archivo? ¡Sí! Si eres un usuario avanzado, en la Columna A puedes especificar tarifas distintas para cada línea. Prana leerá esa columna y aplicará el precio a la tarifa que indiques ahí (ej: una línea para «Tarifa Mayorista» y otra para «Tarifa Web»).
4. ¿Qué pasa si dejo el precio vacío en el Excel? ¡Cuidado! Si dejas la celda de precio vacía, Prana entenderá que el precio es 0. Asegúrate de rellenar los datos correctamente.
5. Me he equivocado al subir los precios… ¿Hay un botón de «Deshacer»? No hay un «Ctrl+Z» automático. Pero la solución es fácil: vuelve a coger tu Excel, pon los precios correctos (o los antiguos) y vuélvelo a subir. Los datos nuevos siempre sobrescriben a los anteriores.
6. ¿He cambiado la descripción del artículo en el Excel y no se ha actualizado en Prana. ¿Por qué? Porque este importador es «ciego» a las descripciones. La Columna C está ahí solo para ayudarte a ti visualmente a saber qué producto es. Para cambiar nombres o descripciones masivamente, necesitarás usar el importador general de artículos, no el de tarifas.
¡Precios al día en segundos!
Olvida el trabajo manual, revisa tus puntos decimales y mantén tu rentabilidad actualizada con un par de clics.
Facturas de venta
Gestiona tus facturas de venta
Facturación sin estrés: Tu guía de primeros pasos
Facturar no debería ser un dolor de cabeza, sino la mejor parte de tu trabajo (¡significa que has vendido!). En Prana hemos diseñado el proceso para que sea natural: creas, envías y cobras. Sin rodeos.
Aquí tienes todo lo que necesitas saber para que tu facturación fluya desde el minuto uno.
1. Antes de empezar: Tu identidad
Para que tus facturas hablen bien de ti, primero necesitamos vestirlas con tus datos y tu imagen.
Ve a la barra lateral izquierda y entra en Configuración.
Haz clic en la opción Cuenta.
Rellena los datos de tu negocio (Razón social, CIF, dirección…).
Sube tu Logo: Es tu sello de identidad y aparecerá en todos tus documentos.
Guarda.
¡Listo! Ahora cada documento que generes llevará tu marca profesional.
2. Crea lo que necesites (Factura, Ticket o Rectificativa)
Crear un documento en Prana es cuestión de segundos. Ve a Ventas → Facturas.
Fíjate bien en el botón principal «Añadir factura». Si pulsas sobre la flechita desplegable que tiene al lado, verás que es un botón multiusos desde el que puedes elegir directamente qué quieres crear:
Añadir Factura: La opción estándar para tus ventas habituales.
Añadir Ticket: Ideal para ventas simplificadas (a consumidor final sin identificar) o cobros rápidos de caja.
Añadir Factura Rectificativa: Para crear un abono o corrección desde cero, sin necesidad de duplicar una factura anterior.
El proceso es igual de sencillo:
Elige la opción que necesites.
Selecciona al Cliente: Si no existe, créalo ahí mismo.
Fechas y Pago: Revisa la fecha (hoy por defecto), el vencimiento y la forma de pago.
Añade el contenido: Pon los productos de tu catálogo o escribe conceptos libres directamente.
Borrador: Puedes guardar la factura sin finalizar para revisarla luego.
Confirmar: Cuando estés seguro, confírmala. Ojo: Al confirmar, Prana le asigna su número legal definitivo. Una vez confirmada, por ley no podrás eliminarla (tendrías que rectificarla), así que asegúrate de que todo está perfecto.
3. El lío de las fechas (Explicado fácil)
En Prana verás dos fechas y sabemos que esto a veces confunde. Vamos a traducirlo a lenguaje humano según el reglamento (RD 1619/2012):
Fecha de Expedición (La fecha de la factura): Es el día que haces el documento y se lo das al cliente.
Fecha de Operación (La fecha real): Es el día que realmente entregaste el producto o hiciste el servicio.
¿Pueden ser diferentes? ¡Sí! Es muy común y totalmente legal poner una fecha de operación anterior a la de la factura.
Ejemplo: Entregas la mercancía el 25 de septiembre (Fecha Operación) pero haces la factura el 2 de octubre (Fecha Expedición).
¿Cuánto tiempo tengo para facturar?
La ley dice que si tu cliente es una empresa/profesional, tienes hasta el día 16 del mes siguiente a la operación para emitir la factura.
Si la operación fue el 25 de septiembre
Tienes hasta el 16 de octubre para expedir la factura.
4. Personaliza los importes: Descuentos e IRPF
Cada venta es un mundo. Prana se adapta a tus negociaciones:
Descuentos:
Por línea: Para rebajar solo un producto concreto.
General: Abajo a la derecha, pulsa «Añadir dto.» para aplicar una rebaja al total de la factura.
IRPF / Retención:
Si eres un profesional que debe aplicar IRPF, pulsa «Añadir IRPF» en la edición y elige el porcentaje. Prana recalcula el total automáticamente.
5. Gestiona el documento (Previsualizar, Descargar, Enviar) 
Antes de dar el paso final, asegúrate de que todo luce bien.
Previsualizar: Tanto desde el listado como desde dentro de la ficha, puedes ver el PDF exacto que recibirá tu cliente.- Descargar: Baja el PDF a tu ordenador. Si seleccionas varias facturas en el listado, te bajaremos un ZIP con todas ellas.
- Enviar por Email: Olvídate de guardar el PDF, abrir tu correo, adjuntar… Desde la propia previsualización, pulsa «Enviar». Prana sugiere el email del cliente y envía la factura al instante.
Duplicar (Ahorra tiempo)
¿Facturas siempre lo mismo a este cliente? Abre una factura antigua, ve a Acciones → Duplicar. Tendrás una factura nueva idéntica lista para cambiarle la fecha y enviar.
6. Errores y Rectificativas (El botón del pánico)
Todos nos equivocamos.
Si la factura es Borrador: Puedes eliminarla sin piedad (Papelera).
Si la factura está Confirmada: La ley impide borrarla para no romper la numeración.
Abre la factura.
Ve a Acciones → Generar factura rectificativa.
Prana crea una copia con los importes en negativo. Confírmala y listo: saldo anulado legalmente.
Recuerda que también puedes crear una rectificativa desde cero usando el desplegable del listado de facturas.
7. ¡A Cobrar! Gestión de Pagos con Precisión 
Emitir la factura es solo la mitad del trabajo. Lo importante es cobrarla, y hacerlo bien. Prana te permite imputar el dinero al plazo exacto.
Abre la previsualización de la factura.
Fíjate en el desglose de vencimientos (las fechas de cobro).
Al lado de cada fecha verás un botón con un símbolo +.
Púlsalo para registrar el cobro de ese plazo específico.
¿Pago total o parcial?
Al pulsar el +, se abrirá una ventana donde podrás confirmar la cantidad.
Si el cliente paga todo el plazo, deja el importe tal cual.
Si solo paga una parte, modifícalo. El resto quedará pendiente en ese mismo vencimiento.
Reclamar Pagos (Tu asistente de cobros)
¿El cliente se hace el remolón? Desde el mismo menú, usa la opción «Reclamar pago». Prana le enviará un email recordatorio educado pero firme informándole de la deuda pendiente.
Nota sobre el Periodo de Prueba (Trial)
Mientras estás probando Prana gratis, puedes crear facturas para ver cómo funciona.
Estas facturas llevarán una marca de agua indicando que son «Sin validez».
Al contratar tu plan: Te daremos la opción de borrar todo lo que hiciste en pruebas y poner los contadores a cero para empezar limpio, o bien te permitiremos borrarlas manualmente. ¡Tú decides cómo empezar tu etapa profesional!
Preguntas Frecuentes (Facturación)
1. ¿Qué diferencia hay entre Factura y Ticket? La factura requiere identificar completamente al cliente (nombre, dirección, NIF). El ticket (factura simplificada) es para ventas menores o a consumidores finales donde no hace falta tanta identificación fiscal. ¡Usa el desplegable para elegir la correcta!
2. ¿Qué pasa si hago una factura con fecha del mes pasado? Si estás dentro del plazo legal (día 16 del mes siguiente), no hay problema. Prana te permite seleccionar fechas pasadas tanto en expedición como en operación.
3. ¿Cómo sé si una factura está cobrada? En el listado de facturas verás el estado de cada una (Pendiente, Cobrada o Parcialmente cobrada). Además, dentro de la factura tienes el historial de cobros en la barra derecha.
4. Me he equivocado en el precio y ya he confirmado la factura. ¿Qué hago? No la borres. Lo correcto es hacer una Factura Rectificativa para anularla y luego crear una nueva correcta. Es la forma limpia y legal de trabajar.
5. ¿Puedo cobrar solo la mitad de un vencimiento? Sí. Al pulsar el botón + del vencimiento, cambia el importe por la cantidad que te han pagado realmente. El vencimiento quedará abierto por la diferencia hasta que se complete.
Que la energía (y el dinero) fluya
Ya tienes las herramientas. Ahora… ¡a facturar y hacer crecer tu negocio!
Gestiona tu facturación periódica
Pon tus ventas en Piloto Automático: Facturación Periódica
¿Cobras mantenimientos mensuales, cuotas de socios, alquileres o servicios recurrentes? Si es así, dejar de hacer esas facturas a mano una por una va a cambiarte la vida.
Con el módulo de Facturación Periódica, tú defines las reglas (qué, cuánto y cada cuánto) y Prana se encarga de generar y enviar las facturas mientras tú duermes.
1. Activa el motor
Esta funcionalidad es un superpoder extra, así que primero vamos a encenderla:
Ve al Marketplace (puedes acceder desde el menú o el selector de empresa).
Busca la sección de Facturación.
En la tarjeta de «Facturación Periódica», pulsa Comenzar.
¡Listo! Ya tienes el menú habilitado en Ventas → Facturación Periódica.
2. Crea tu «Factura Maestra» 
Ahora vamos a decirle a Prana cómo debe facturar.
Ve a Ventas → Facturación Periódica.
Pulsa el botón «Añadir factura periódica» (arriba a la derecha).
A. Configura la frecuencia
Rellena los datos clave de la cabecera:
Cliente: A quién vamos a facturar.
Período: ¿Cada cuánto? Tienes todas las opciones: Diario, Semanal, Quincenal, Mensual, Trimestral… hasta Anual.
Fecha Inicio: Cuándo se debe generar la primera factura.
Fecha Fin (Opcional): Si es un contrato indefinido, déjalo en blanco. Si es un servicio de un año, pon la fecha de fin y Prana dejará de facturar solo cuando llegue ese día.
B. El contenido y los importes 
Añade las líneas de productos o servicios igual que en una factura normal.
Descuentos: Puedes aplicar descuentos por línea o un Descuento General al total (botón abajo a la derecha).
IRPF: Si lleva retención, actívalo pulsando «Añadir IRPF».
3. Automatización: Tú decides cuánto delegar 
Esta es la parte más importante. Abajo del todo verás dos casillas que definen cómo trabaja el sistema:
Opción A: Automatización Total (Recomendado)
Marca la casilla «Generación automática de la factura».
¿Qué pasa? Todos los días a primera hora de la mañana, Prana revisa si toca facturar. Si es así, crea la factura y la deja Confirmada automáticamente.
¿Y el envío? Si también marcas «Envío automático por email», Prana no solo crea la factura, sino que se la envía al cliente al instante.
Resultado: Tú te levantas y el trabajo ya está hecho, facturado y enviado.
Opción B: Control Manual
Si prefieres revisar antes de emitir, NO marques la generación automática.
Prana te avisará de que la factura está «Pendiente» de generar. Tú tendrás que entrar y pulsar el botón para crearla.
4. El Tablero de Mando: Controla el Futuro 
Si pulsas sobre cualquier factura periódica del listado, verás su ficha detallada con dos pestañas:
General: Para ver y editar los datos, activar/desactivar automatismos, duplicar la serie o eliminarla.
Facturas (Previsiones): Aquí verás el pasado y el futuro.
Las facturas ya generadas.
Las próximas fechas en las que tocará facturar.
Acciones Manuales sobre las previsiones
A veces hay excepciones. Desde la pestaña de previsiones puedes:
Generar (Forzar): Si necesitas adelantar una factura futura o si no tienes puesta la generación automática, pulsa sobre la línea y dale a «Generar».Nota: Si tienes marcado el «Envío automático», al forzar la generación también se enviará el email al cliente.
b Omitir (Saltar un mes): ¿Este mes no cobras el servicio porque el cliente está de vacaciones? Pulsa sobre la línea de ese mes y dale a «Omitir». Prana se saltará esa fecha y esperará a la siguiente.
5. Revisa la salud de tu facturación 
¿Cómo sabes si se te ha olvidado facturar algo? En el listado principal tienes una columna de Situación:
- Al día: Todo perfecto. No hay nada pendiente de emitir hoy.
- Pendiente: Hay alguna factura que ya debería haberse hecho y no está generada (probablemente porque no activaste la generación automática).
Ponerse al día en bloque
Si tienes varias facturas en estado «Pendiente»:
Pulsa el botón «Pendientes» arriba a la derecha.
Selecciona todas las que quieras emitir.
Genéralas de golpe. ¡Así de rápido!
Preguntas Frecuentes (Facturación Periódica)
1. ¿A qué hora se generan las facturas automáticas? El proceso automático de Prana corre a primera hora de la mañana cada día. Cuando llegues a trabajar, tus facturas del día ya estarán listas.
2. Si activo la generación automática, ¿puedo editar la factura antes de enviarla? No. La generación automática crea la factura en estado Confirmada (para asignarle número legal y fecha). Si necesitas editar los conceptos cada mes (por ejemplo, porque el consumo varía), es mejor que no marques la generación automática; así Prana te avisará, la generarás tú, la editarás y luego la confirmarás.
3. ¿Puedo cambiar el precio para los meses siguientes? Sí. Entra en la factura periódica (la «madre»), edita el importe y guarda. Todas las facturas futuras saldrán con el nuevo precio. Las pasadas no se tocan.
4. Si fuerzo la generación de una factura manualmente, ¿se envía el email? Depende de tu configuración. Si en la ficha tienes marcada la casilla «Envío automático por email», SÍ se enviará, aunque la hayas generado tú a mano pulsando el botón.
5. ¿Cómo paro una facturación periódica? Tienes dos opciones:
Ponerle una Fecha Fin en la configuración.
O simplemente Eliminar la factura periódica si ya no la vas a usar nunca más (no te preocupes, las facturas antiguas que ya se emitieron no se borran).
¡Olvida el calendario!
Configura tus cuotas y mantenimientos una vez, y deja que Prana sea tu administrativo virtual. 
Importar facturas de venta
Trae tu historia contigo: Importación Masiva de Facturas
¿Te acabas de mudar a Prana desde otro programa? ¿Tienes facturas generadas en otro sistema y necesitas unificarlas aquí? No hace falta que las piques a mano.
Hemos creado un importador inteligente que te permite subir tu histórico mediante Excel. Eso sí, como hablamos de facturas ya emitidas legalmente, hay unas reglas de oro que debes conocer para mantener la integridad de tus datos.
Antes de empezar: Las 3 Reglas de Oro
Para garantizar la legalidad y consistencia de tus datos, las facturas que importes aquí tienen un tratamiento especial. Debes saber esto antes de abrir el Excel:
Origen Externo: Prana marcará estas facturas internamente como «Emitidas desde otro SIF» (Sistema Informático de Facturación). Es nuestra forma de saber que no se han generado originalmente aquí.
NO se envían a VeriFactu: Al venir de otro sistema, Prana asume que ya cumplieron sus obligaciones fiscales en su origen. Por tanto, nunca se enviarán a Hacienda a través de nuestro sistema VeriFactu.
Intocables: Una vez importadas y confirmadas, estas facturas NO se pueden modificar (para no alterar un documento que ya existía legalmente). Si te equivocas, podrás eliminarlas y volver a importarlas, pero no editarlas.
1. El Proceso en 3 Pasos
Para realizar la importación, dirígete a Ventas → Facturas. Arriba a la derecha, en el botón Acciones, selecciona Importar facturas.
Paso A: Descarga el Mapa 
No intentes crear un Excel desde cero. En la propia ventana de importación, pulsa en «Descargar plantilla». Obtendrás un archivo con las columnas exactas que Prana necesita. Rellénalo siguiendo las instrucciones.
Paso B: El Check de Seguridad
Verás una casilla (un check) que dice algo como «Facturas emitidas desde otro SIF».
Es obligatorio marcarlo.
Si no lo marcas, el botón de importar estará deshabilitado. Es tu forma de confirmarnos que eres consciente de que estas facturas vienen de fuera.
Paso C: Importar
Sube tu Excel y deja que Prana procese la información.
2. Comportamiento Inteligente (Lo que hace Prana por ti)
Nuestro importador no se limita a copiar y pegar; toma decisiones para que todo cuadre:
Series y Numeración
Si la serie no existe: Prana la crea automáticamente.
Rectificativas: Si Prana detecta importes en negativo, creará la serie como «Rectificativa». Si son positivos, será «Normal».
Ojo: No mezcles positivos y negativos en la misma serie dentro del Excel o el sistema te bloqueará.
Clientes (Match)
Prana intenta identificar de quién es la factura:
Busca por Código de Cliente.
Si no lo encuentra, busca por CIF.
¿Y si no existe? Si no encontramos al cliente ni por código ni por CIF, esa línea no se importará (por seguridad, no creamos clientes fantasmas).
Formas de Pago
Si en el Excel pones una forma de pago que no tienes creada en Prana (ej: «Confirming»), el sistema la creará automáticamente para que no pierdas ese dato.
Artículos
Si el código del artículo coincide con uno de tu catálogo, lo vincula.
Si no existe, lo importa como un concepto libre (texto), sin dar error.
3. Estados: Borrador vs. Confirmada
En tu Excel puedes decidir en qué estado entran las facturas:
Facturas Borrador: Entrarán como borradores en Prana. Estas SÍ podrás editarlas y confirmarlas tú manualmente después.
Facturas Confirmadas: Entran ya cerradas. Se marcarán como «Otro SIF», no generarán VeriFactu y no serán editables (solo eliminables).
Preguntas Frecuentes (Importación)
1. ¿Por qué no puedo importar si no marco el check «Otro SIF»? Porque necesitamos tu confirmación explícita de que esos datos son externos. Sin ese consentimiento, por seguridad legal, Prana bloquea la entrada masiva de facturas confirmadas.
2. ¿Las facturas importadas se envían a Hacienda (VeriFactu)? No, nunca. Se asume que, al ser históricas o de otro sistema, ya fueron declaradas o gestionadas anteriormente. Prana las guarda solo para tu consulta y contabilidad interna.
3. Me he equivocado en un importe del Excel y ya he importado. ¿Puedo editar la factura? No, están protegidas contra edición.
Solución: Elimina esa factura en Prana (o el lote entero), corrige el dato en tu Excel y vuelve a importar.
4. ¿Qué pasa si el cliente del Excel no existe en Prana? Esa factura no se importará. Asegúrate de haber importado o creado a tus clientes antes de subir sus facturas. Prana necesita saber a quién asignarle la venta.
5. ¿Se importan también los cobros y la contabilidad? Sí.
Cobros: Si rellenas la columna «Importe Pagado» y «Fecha de Cobro» en el Excel, la factura entrará como Cobrada.
Contabilidad: Si tienes el módulo contable activo, Prana generará automáticamente los asientos contables correspondientes.
Tu historial, seguro en Prana
Centraliza toda tu información en un solo lugar sin miedo a duplicar declaraciones fiscales. 
¿Que es la ley antifraude y VERIFACTU?
Todo sobre Verifactu en PRANA: Guía Integral y Configuración
¡Hola! Sabemos que los cambios en la normativa de facturación en España pueden generar dudas. En PRANA, queremos que te sientas tranquilo y que veas esta transición como una oportunidad para simplificar tu gestión diaria. El sistema está totalmente adaptado para que cumplas con la ley de la forma que mejor se adapte a tu situación.
Entendiendo Verifactu: El Nuevo Estándar de Facturación
Verifactu es el sistema diseñado por la AEAT para garantizar que todos los programas de facturación sean seguros, íntegros y transparentes.
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Fecha clave: Cualquier software de facturación adquirido a partir del 29 de julio de 2025 debe estar preparado para Verifactu.
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Tu obligación: Si has empezado a usar tu programa después de esa fecha límite, la ley te obliga a configurar el sistema.
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Ampliación de la norma: Si ya dispones de un sistema adaptado y lo adquiriste tras esa fecha, la adhesión es obligatoria.
Nuestra Recomendación: El sistema VERIFACTU (Comunica y Olvida)
PRANA permite configurar opciones para no enviar datos, pero nuestra recomendación profesional es que te adhieras al sistema VERIFACTU completo (envío online). Aquí te explicamos por qué esta opción es la más segura para tu negocio:
Seguridad y «Cero» Custodia
Con VERIFACTU, la información se comunica online automáticamente. Una vez emitida la factura, los datos ya están en manos de la AEAT. Esto significa que te olvidas de la responsabilidad de custodiar ficheros XML. En el modo «No Verifactu», tú eres el responsable legal de guardar esos archivos; si cambias de software o sufres una pérdida de datos y Hacienda te los requiere, no se admitirán excusas de ningún tipo.
Imagen de Marca y Seriedad
Tus facturas incluirán un código QR. Con el sistema VERIFACTU, cuando tu cliente escanee el código, la web de la AEAT confirmará al instante que la factura es válida y está registrada. Esto proyecta una imagen de total transparencia. En el modo «No Verifactu», el QR existe pero la AEAT indicará que «no se puede comprobar la información», lo cual puede generar desconfianza.
Evita Discrepancias
Cualquier persona puede leer el QR de tu factura y la AEAT guarda registro de todas esas lecturas. Si optas por no enviar los datos pero alguien escanea el QR, Hacienda ya sabrá qué información debería recibir. Si en un futuro te la requiere y tus archivos no coinciden con lo que ellos ya registraron mediante el QR, podrías tener problemas legales.
Configuración de No Sujeción a Verifactu
Es fundamental entender que la ley es muy estricta respecto a quiénes pueden quedar fuera de este sistema. No existe la posibilidad legal de «esperar a 2027»; solo puedes marcar que no estás sujeto si cumples con alguna de las condiciones específicas de exención.
Dentro de la Configuración de la Ley Antifraude, deberás seleccionar el motivo de exención real de tu empresa:
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Acogido al SII: Si ya realizas el Suministro Inmediato de Información.
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Empresa fuera del territorio español: Si tu sede fiscal no está en España.
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Territorio Foral del País Vasco: Sujeta a la foralidad correspondiente (TicketBAI).
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Territorio Foral de Navarra: Sujeta a su propia foralidad.
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Solicitud de No aplicación (Art 5 RD 1007/2023): Solo con resolución específica.
Importante: Al configurar una exención, deberás marcar la casilla donde confirmas que la información proporcionada es verídica. Declarar una exención falsa puede acarrear sanciones.
Preguntas Frecuentes
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¿Puedo marcar que no estoy sujeto porque mi antiguo programa no lo tenía? No. Si tu software actual (PRANA) está adaptado y lo usas tras la fecha límite, debes adherirte.
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¿Qué pasa si mi cliente escanea el QR en modo No Verifactu? La web de Hacienda le dirá que la información no se puede confirmar, lo cual resta seriedad a tu factura.
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¿Tengo que enviar los XML cada mes? Si eliges el sistema VERIFACTU, PRANA los envía automáticamente al emitir la factura. Te olvidas de presentaciones manuales.
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¿Cómo activo Verifactu en mi cuenta? Ve al menú de Configuración → Empresa → Verifactu y selecciona la modalidad de Envío Online Directo.
Activar VERIFACTU en prana
Activación y Flujo de Trabajo de Verifactu en PRANA
Configurar el apartado de Verifactu en PRANA es el proceso mediante el cual eliges cómo se comunicará tu empresa con la Agencia Tributaria. Es importante recordar que la Ley Antifraude siempre se cumple en PRANA de forma nativa; lo que configuras en este apartado es tu estado de sujeción o exención al sistema de envío de datos.
Pasos para la Configuración Inicial
Para comenzar, sigue estos pasos dentro de tu panel de control:
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Acceso a la Configuración: Ve al apartado de Configuración de Empresa y selecciona la opción Verifactu.
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Datos del Representado: Completa los campos obligatorios. Es vital revisar estos datos, ya que PRANA actúa como colaborador social con la AEAT. Esto nos permite firmar y presentar tus facturas con nuestro certificado corporativo, ahorrándote la gestión de certificados propios.
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Habilitación del Sistema: Pulsa el botón Activar. El sistema te solicitará confirmar que estás obligado a cumplir con la normativa.
Elección de la Modalidad: VeriFactu vs. No VeriFactu
Una vez activado, deberás elegir entre las dos modalidades de cumplimiento disponibles:
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VeriFactu (Recomendada): Las facturas se envían de forma automática e instantánea a la AEAT. Es la opción de «comunica y olvida», que garantiza máxima seguridad jurídica y transparencia.
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No VeriFactu: La comunicación no es automática. En este caso, tú asumes la responsabilidad legal de la custodia de los ficheros y de cumplir con los requerimientos de información de forma manual.
Flujo de Trabajo Diario: Confirmar es Presentar
En PRANA, la presentación a la AEAT no requiere acciones adicionales, ya que está integrada en tu proceso habitual:
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Estado de Borrador: Mientras creas o editas la factura, esta se encuentra en Borrador. En este estado puedes realizar cualquier cambio.
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Datos VeriFactu: Antes de finalizar, revisa el apartado Datos VeriFactu en la factura (clave de operación, tipo de factura y desglose de IVA).
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La Confirmación: En el momento en que pulsas el botón Confirmar, la factura recibe su numeración definitiva y se presenta automáticamente ante la AEAT. No hay un botón de «enviar a Verifactu» aparte; la confirmación desencadena la presentación.
Estados tras la Comunicación Instantánea
Nada más confirmar, el sistema te mostrará el estado del documento:
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Factura Aceptada sin Errores: Todo es correcto; la factura es legal y tiene su código QR.
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Factura Aceptada con Errores: La factura ya está en la AEAT y es legal, pero tiene errores técnicos. El sistema solo te permitirá editar los campos específicos que la AEAT autoriza para subsanar el error.
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Factura Rechazada: Si hay un error crítico y la AEAT no recibe la factura, esta vuelve a estado Borrador para que la corrijas y vuelvas a confirmarla.
Reglas de Seguridad e Inalterabilidad
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No se pueden borrar facturas que ya han sido confirmadas (y por tanto, presentadas).
-
Si una factura ya aceptada requiere un cambio que el sistema no permite editar por normativa, la solución legal es emitir una factura rectificativa.
Configuración para Empresas Exentas
Si tu empresa se encuentra en una situación legal que le permite no estar sujeta a Verifactu, puedes configurarlo seleccionando una de las siguientes opciones válidas:
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Acogido al SII: Suministro Inmediato de Información.
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Extranjero: Empresa situada fuera del territorio español.
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Foralidad: Sujetos a las normativas de País Vasco (TicketBAI) o Navarra.
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Art. 5 RD 1007/2023: Solo mediante resolución específica de no aplicación.
Para guardar esta configuración, deberás marcar la casilla de confirmación declarando que el motivo de no aplicación es verídico.
Facturas de compra
Prepárate para descubrir lo fácil que es gestionar tus gastos con PRANA y cómo puedes optimizar la gestión de tus pagos dentro de la aplicación. ¡Vamos a empezar!
Buzón de entrada
Tu Buzón de Entrada en PRANA (PranaInbox)
El Buzón de Entrada es tu herramienta para centralizar todos tus gastos y compras. Olvídate de buscar facturas en mil sitios: con esta funcionalidad, recibes tus documentos directamente en PRANA para tenerlos listos cuando decidas gestionarlos.
1. Cómo empezar: Activa tu buzón
Para poner en marcha tu buzón personalizado, no necesitas salir del apartado:
-
Acceso: Puedes entrar directamente a través del menú lateral en Gastos → Buzón de entrada, o bien mediante este enlace directo: app.prana.software/purchases/inbox.
-
Activación: En la propia pantalla, verás la opción para Activar el buzón.
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Tu nueva dirección: Una vez activo, PRANA te asignará un email único.
-
Consulta y Edición: Siempre que lo necesites, podrás consultar tu dirección de email o editarla en la parte superior izquierda de esta misma pantalla. Recuerda que puedes personalizar el nombre, pero el dominio siempre será
@pranainbox.com.
2. Cómo enviar tus documentos
Una vez activado, el buzón empezará a recoger automáticamente todo lo que reciba, siempre que cumpla estas condiciones:
-
Formatos admitidos: El email debe contener un PDF o una Imagen (JPG, PNG…).
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Gestión Multifichero: Si envías un mismo email con varios archivos adjuntos, PRANA generará un registro de entrada independiente por cada fichero. De esta forma, puedes enviarte en un solo correo varias facturas o tickets y gestionarlos después por separado con total comodidad.
-
Envíatelo tú mismo: Cuando recibas un gasto en tu correo personal, simplemente reenvíalo a tu dirección de
pranainbox.com. -
Dáselo a tus proveedores: Facilítales este email para que te envíen sus facturas directamente allí. Te aparecerán en PRANA sin que tengas que mover un dedo.
3. Gestiona tus facturas sin prisas
Todos los documentos que lleguen aparecerán en tu sección de «Documentos pendientes de gestionar».
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Selecciona un documento: Elige el que quieras registrar de la lista de pendientes.
-
Crea el gasto: Al seleccionarlo, se abrirá la pantalla de Facturas de Compras. Verás el documento adjunto en la parte izquierda de la pantalla para que puedas consultarlo mientras completas los datos a la derecha.
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Ahorra tiempo con el escáner: No tienes por qué escribir todo. Usa la opción de escáner (OCR) para que PRANA lea el documento y rellene por ti el proveedor, los importes y el IVA.
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Límites de escaneo: Ten en cuenta que, dependiendo de tu plan contratado, dispones de un límite de documentos para escanear en PRANA. Si necesitas procesar más volumen, siempre puedes contratar bonos adicionales desde nuestro Marketplace.
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Organización automática: En cuanto guardes la factura, el documento pasará a la cola de «Procesados», manteniendo tu bandeja de entrada limpia.
Preguntas Frecuentes
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¿Cuándo podré empezar a usar el buzón? La funcionalidad estará disponible para todos los usuarios el 6 de marzo de 2026.
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¿Dónde puedo ver mi dirección de email del buzón? La tienes siempre disponible en la parte superior izquierda de la pantalla del Buzón de Entrada.
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¿Qué pasa si envío un email con 5 PDFs de facturas distintas? PRANA creará 5 registros diferentes en tu lista de pendientes, uno por cada archivo, para que puedas contabilizarlos individualmente.
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¿Puedo cambiar mi dirección de correo? Sí, puedes editarla en la parte superior izquierda de la pantalla, manteniendo siempre el dominio
@pranainbox.com. -
¿Qué ocurre si agoto mi límite de escaneo? Podrás seguir introduciendo los datos manualmente o, si lo prefieres, adquirir más capacidad de escaneo a través del Marketplace de PRANA.
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¿Tengo que gestionar los documentos al momento? Para nada. Envía tus gastos conforme te lleguen y entra en PRANA a contabilizarlos cuando tengas tiempo. Es tu «almacén» de facturas pendientes.
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He guardado la factura, ¿dónde ha ido el PDF? El documento se queda guardado dentro de la factura de compra que has creado y el registro original se mueve a la pestaña de «Procesados» en tu buzón.
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¿Puedo borrar un email por error? Sí, tienes la opción de eliminar cualquier email que no quieras convertir en factura para que no te estorbe en la lista.
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¿Tengo que activar el buzón desde configuración de usuario? No, la activación se realiza directamente desde la propia pantalla del Buzón de Entrada.
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¿Dónde veo el archivo mientras relleno la factura? Al abrir la gestión desde el buzón, el documento se visualiza en la parte izquierda de la pantalla de Facturas de Compra para tu comodidad.
Gestiona tus facturas de compra
Gestión Inteligente de Compras y Gastos en PRANA
Registrar tus gastos es fundamental para la salud de tu negocio, pero teclear datos de forma manual consume un tiempo valioso. PRANA utiliza Inteligencia Artificial y una interfaz totalmente adaptada a dispositivos móviles para que contabilizar tus compras sea cuestión de segundos.
Escaneo Automático con IA
PRANA permite digitalizar tus tickets y facturas directamente desde tu móvil o arrastrando archivos en tu ordenador para que el sistema trabaje por ti.
-
Sube o fotografía: Captura el ticket con la cámara de tu móvil o sube el PDF desde tu equipo.
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Visor de documentos: El archivo aparecerá en la parte izquierda de la pantalla.
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Botón Escanear: Pulsa la acción Escanear situada justo encima del visor.
Extracción de datos: La IA leerá el documento y rellenará automáticamente la fecha, el proveedor, los importes y los impuestos. Solo tendrás que revisar y guardar.
Tipos de Documentos de Gasto
Al acceder al menú Gastos → Facturas, el botón Añadir Factura permite seleccionar mediante un desplegable el tipo de documento exacto:
Factura: Para compras ordinarias a proveedores.
Ticket: Ideal para gastos menores y facturas simplificadas (comidas, taxis, etc.).
Factura Rectificativa: Para registrar abonos o correcciones de gastos desde cero.
Configuración Contable y Datos Adicionales
Para asegurar que tu contabilidad y tus modelos oficiales sean correctos, el apartado de Datos Adicionales permite definir la naturaleza técnica de la compra:
-
Tipo de Operación: Puedes indicar si la operación es Nacional, Adquisición intracomunitaria de bienes o servicios, Importaciones, Inversión de sujeto pasivo nacional o Inversión de sujeto pasivo, Otras, Otros servicios, Prestación de servicios intracomunitarios o Régimen especial agrario. Este campo es vital para el correcto reporte en contabilidad, Modelos Oficiales y el SII (Suministro Inmediato de Información).
-
Tipo de IRPF: Permite escoger específicamente entre IRPF Profesional, Arrendamientos o Agrario según la naturaleza del gasto.
Gestión de Líneas y Detalles de Gasto
Si decides introducir los datos manualmente o realizar ajustes tras el escaneado, dispones de herramientas para detallar cada concepto:
Opciones de Línea: En cada línea de la factura de compra existen tres puntitos de configuración. Al pulsarlos, podrás marcar si esa línea específica es de Inversión o si No es deducible, permitiendo un control fiscal preciso sobre cada artículo o servicio.
Contenido: Puedes registrar productos de stock, conceptos de gasto libre o incluir suplidos.
Fechas: El sistema permite diferenciar entre la Fecha de la Factura, la Fecha de Vencimiento y la Fecha Contable.
Ajustes de Precisión y Redondeos
Para que tu contabilidad sea exacta y coincida con la de tu proveedor, PRANA ofrece herramientas de ajuste fino:
Ajuste por Lápiz: Si los totales de PRANA difieren por céntimos del papel original, pulsa el icono del lápiz junto al Total de la Base Imponible. Podrás editar manualmente bases e impuestos para que la contabilidad sea un espejo de la realidad.
Descuentos: Puedes aplicar descuentos por línea o un descuento general sobre el total de la factura.
Control de Pagos y Tesorería
Registrar el gasto es solo el primer paso; PRANA te ayuda a controlar el flujo de caja:
En la previsualización de la factura, pulsa Añadir pago en la barra lateral derecha.
Indica el importe (total o parcial), el concepto y el banco utilizado.
Historial: En la misma barra lateral podrás visualizar, editar o eliminar los pagos realizados.
Preguntas Frecuentes
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He subido el archivo pero no se rellenan los campos. ¿Qué falta? Debes pulsar el botón Escanear situado encima del visor del documento; la IA no se activa solo con subir el archivo.
¿Dónde indico si una compra es intracomunitaria para los modelos de IVA? Debes ir al apartado de Datos Adicionales y seleccionar el tipo de operación correspondiente para que se refleje correctamente en tus impuestos.
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¿Qué ocurre si solo una parte de mi factura no es deducible? Gracias a los tres puntitos en las líneas de factura, puedes marcar individualmente qué conceptos son deducibles y cuáles no.
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¿La IA reconoce facturas escritas a mano? Aunque es potente, la IA ofrece mejores resultados con tickets impresos y facturas digitales (PDF) que con letra manuscrita.
¿Cómo corrijo una diferencia de céntimos en el total? Utiliza el icono del lápiz junto a la base imponible para ajustar los importes manualmente hasta que coincidan con la factura de tu proveedor.
¿Qué diferencia hay entre crear un Ticket o una Factura? Tienen implicaciones fiscales distintas; el ticket suele requerir menos datos del receptor. Usa la opción correcta del desplegable según el documento original.
¿Cómo registro un bien de inversión? En la línea de gasto, pulsa los tres puntitos y activa la casilla de «Inversión» para que el sistema lo trate contablemente como tal.
Presupuestos
Prepárate para descubrir lo fácil que es presupuestar con PRANA y cómo puedes optimizar la gestión de tus cobros dentro de la aplicación. ¡Vamos a empezar!
Crear un presupuesto de venta
Dirígete a Ventas à Presupuestos.
Pulsa sobre añadir Presupuesto.
Selecciona el cliente
PRANA asignará un número al presupuesto.
Selecciona la fecha de presupuesto, por defecto aparecerá la fecha del día.
Selecciona la fecha de validez.
Aparecerá la forma de pago asignada al cliente seleccionado, aunque se podrá cambiar para la presupuesto que estés creando.
Añade las líneas que necesites, podrás usar productos existentes o conceptos inventados.
Aplica descuentos
Podrás aplicar dos tipos de descuentos a las presupuestos en PRANA.
· Descuento línea, pudiendo aplicar un descuento diferente a cada línea de la presupuesto.
· Descuento General, pudiendo aplicar un descuento al total de la presupuesto, que se aplicará después de los descuentos línea si existieran. Situado en la parte inferior derecha, después de las líneas. Debes pulsar añadir dto.
IRPF en presupuestos de venta
Puedes asignar un porcentaje de IRPF a cada presupuesto. Pulsando sobre Añadir IRPF.
Podrás quitar el IRPF pulsando en eliminar.
Previsualizar
Podrás previsualizar la presupuesto pulsando sobre él en el listado de presupuestos o bien estando en el modo edición, pulsando sobre previsualizar en la parte superior derecha.
En la parte izquierda podrás ver el PDF del presupuesto, puedes realizar scroll vertical para consultar las diferentes hojas si fuera necesario.
En la parte lateral derecha, la barra mostrará datos generales del presupuesto.
Descargar PDF presupuesto venta.
Desde el listado podrás descargar tantos presupuestos como selecciones.
Generando un ZIP con tantos PDF como presupuestos haya seleccionado.
También desde la previsualización, desde el botón de acciones podrás descargar el pdf del presupuesto.
Duplicar presupuesto venta.
Desde la previsualización, desde el botón de acciones podrás duplicar cualquier presupuesto.
Se abrirá un presupuesto nuevo, exactamente igual que la original, pudiendo realizar cualquier cambio que sea necesario.
Enviar presupuestos de venta por email.
Desde la previsualización, tienes el botón de enviar, que compartirá por email el presupuesto seleccionado. Sugerirá el email de la ficha del cliente.
En el Para, aparecerá el email de la ficha del cliente, se pueden añadir tantos emails como desees o cambiar el que PRANA sugiere.
Puedes enviar la presupuesto en copia a cualquier email que desees.
El nombre del PDF se compone de la palabra quote más la serie y número de la presupuesto.
Eliminar un presupuesto de venta.
- Dirígete a Ventas à Presupuestos.
- Selecciona las presupuestos que deseas eliminar
- En la acciones de selección, pulsa la papelera.
O bien;
1. Previsualiza la presupuesto.
2. Pulsa en acciones à eliminar.
Anticipos en presupuesto de venta.
PRANA te permite llevar el control de cobros/anticipos de tus presupuestos, pudiendo gestionar cobros parciales, completos o anticipos de tus presupuestos.
Para realizar un cobro/anticipo de un presupuesto, seguiremos los siguientes pasos:
1. Accedemos al listado de presupuestos.
2. Seleccionamos el presupuesto
3. Accedemos a la previsualización del presupuesto.
4. En la barra lateral derecha, pulsamos sobre añadir anticipo.
Aparece este ventana:
Sigue los siguientes pasos:
1. Introduce el importe cobrado, puede ser superior o inferior al importe pendiente del presupuesto.
2. Escribe un concepto o descripción para el cobro.
3. PRANA sugiere la fecha del día para el nuevo anticipo, pero lo puedes cambiar.
4. Indica el banco donde se realizará el ingreso. No es obligatorio.
5. Pulsa Guardar.
Si la suma de todos los anticipos supera el importe total del presupuesto o el presupuesto esta facturado, ya no podrás añadir más anticipos. Puedes consultar el historial de los anticipos de un presupuesto, desde su previsualización, en la barra lateral derecha.
Edita o elimina anticipos de un presupuesto de venta.
Puedes editar o eliminar los anticipos de un presupuesto, siguiendo los siguientes pasos.
- Dirígete a Ventas à Presupuestos.
- Pulsa sobre la presupuesto que deseas consultar.
- En la parte derecha, podrás ver los anticipos existentes.
- Selecciona el anticipo que quieres editar o eliminar.
- Cambia los datos y graba (parte inferior derecha) o pulsa eliminar (parte inferior izquierda) de la entrada de cobros.
Facturas proforma
Introducción
En PRANA, todo lo que hacemos tiene un objetivo: hacerte la vida más fácil. Por eso, dentro
del módulo de Presupuestos, tienes la posibilidad de generar facturas
proforma de forma sencilla, sin necesidad de repetir información ni crear
nuevos documentos desde cero.
Una factura proforma no es
una factura definitiva, pero te permite entregar a tus clientes un documento
formal con todos los detalles del presupuesto, perfecto para confirmar
condiciones antes de la facturación real.
¿Dónde se generan las proformas?
La función de Proforma
está integrada directamente en la gestión de Presupuestos. No necesitas
ir a otro módulo ni crear un tipo de documento distinto.
Puedes marcar un
presupuesto como proforma de dos maneras distintas:
- Durante la creación o edición del presupuesto
- Crea o edita tu presupuesto normalmente.
- En la parte inferior izquierda del
formulario, encontrarás una opción que te permite indicar si se trata de
una proforma. - Guarda el documento.
- Desde la vista previa del presupuesto
- Una vez guardado, abre el preview del
presupuesto. - En la parte superior, verás un switch
(interruptor) que te permite activar o desactivar el modo Proforma. - Al hacerlo, el documento se actualizará
automáticamente.
- Una vez guardado, abre el preview del
¿Qué cambia cuando el presupuesto es una proforma?
Cuando indicas que un
presupuesto es Proforma, PRANA actualiza automáticamente varios
elementos del documento para que todo quede claro y coherente:
- El título del documento cambia de
“Presupuesto” a “Factura Proforma”. - La etiqueta “Número de presupuesto” se
actualiza por “Número de factura proforma”. - El resto de la información (cliente, líneas,
precios, totales, observaciones, etc.) se mantiene exactamente igual.
De esta forma, puedes
trabajar sobre el mismo documento sin perder datos ni duplicar trabajo.
Cambiar entre presupuesto y proforma
¿Necesitas volver atrás?
No hay problema.
Puedes pasar de presupuesto a proforma o viceversa en cualquier momento.
Solo tienes que usar el
mismo switch, tanto desde la parte inferior del formulario como desde la vista
previa.
PRANA actualizará los textos y las etiquetas del documento al instante.
Buenas prácticas recomendadas
- Usa las proformas cuando quieras enviar
un documento con formato de factura, pero sin efectos contables. - Una vez tu cliente confirme, puedes dejar de
marcarlo como proforma y trabajar el presupuesto como base para generar la
factura real. - Si utilizas la proforma para acuerdos
internacionales, revisa que la moneda y los impuestos estén
configurados correctamente en tus preferencias globales.
Preguntas Frecuentes (FAQ)
¿Puedo convertir un
presupuesto existente en proforma sin volver a crearlo?
Sí, solo tienes que activar el switch de “Proforma” desde el formulario o la
vista previa.
¿El número de
presupuesto cambia al activar el modo proforma?
Sí, la etiqueta pasa a llamarse “Número de factura proforma”, pero el valor del
número se mantiene para conservar la trazabilidad.
¿Puedo volver a
convertir una proforma en presupuesto?
Por supuesto. Simplemente desactiva el modo “Proforma” y el documento volverá a
su estado original.
¿Las proformas se
contabilizan o afectan a informes de facturación?
No, las proformas no generan movimientos contables ni afectan a los informes de
ventas o facturación. Son solo un documento informativo.
En resumen: generar una Factura
Proforma en PRANA es tan fácil como activar un interruptor. Tú decides si
tu presupuesto debe mostrarse como proforma o como presupuesto estándar, y
PRANA se encarga del resto.
Importación de presupuestos
Actualmente, estamos desarrollando este apartado de ayuda para proporcionarte toda la información que necesitas de manera clara y sencilla. Muy pronto estará disponible, con guías completas y detalladas para que puedas aprovechar al máximo las funcionalidades de Prana.
Gracias por tu paciencia. ¡Estamos seguros de que valdrá la pena la espera! 😊
Módulo Impuestos
Prana te ayuda con la información necesaria para presentar tus modelos de impuestos. Esta información sale de los documentos que vas generando y podrás disponer de la información en formatos Excel y Pdf para poder compartirla de forma sencilla y rápida. Modelos como el 303, 390 y 347 ya estas disponibles.
¿Qué puedes hacer en el apartado impuestos?
En este vídeo te explicamos cómo funciona el módulo de impuestos de Prana y cómo configurarlo para que el cálculo de tus tributos sea mucho más ágil y automatizado.
Acceder, activar y modificar un modelo tributario
Prana te ayuda con la información necesaria para presentar tus modelos de impuestos. Esta información sale de los documentos que vas generando y podrás disponer de ella en formatos Excel y Pdf para poder compartirla de forma sencilla y rápida. Modelos como el 303, 390 y 347 ya estas disponibles.
Impuestos
Para acceder a la opción de impuestos pulsa en la barra de menú en la opción impuestos. La primera ver que accedes a este formulario aparecerá en blanco a la espera de que selecciones los modelos de los cuales quieres información.
Vamos a ello, pulsa el botón activar modelo, veras todos los disponibles. Si la opción de activar de la columna estado no está habilitada es que ese modelo no está disponible. En Prana trabajamos duro para que tengas las funcionalidades cuanto antes revisa tu área de notificaciones para no perderte ninguna novedad. Una vez marcado pulsa el botón guardar y recordaremos tus preferencias para la próxima vez que entres.
En la parte izquierda veremos los modelos activos, pulsa sobre ellos y aparecerá la información correspondiente a cada modelo desglosada por su periodicidad. El desplegable estado indica si el modelo esta presentado o pendiente, esta opción se gestiona de forma manual. Prana te da la información pero no presenta los modelos.
Los botones de acción que hay en la línea y en encabezado de las columnas, te permitirán sacar la información correspondiente a cada modelo en formato Excel que será más detallada y pdf que tendrás la misma información detallada y resumida según la opción que selecciones.
Tesorería
Cobros domiciliados
Domicilia tus cobros.
El módulo de Remesas de prana te permite gestionar de forma ágil y centralizada los recibos
domiciliados de tus clientes. Desde aquí podrás crear, revisar y controlar
todas las remesas bancarias asociadas a tus facturas, automatizando uno de los
procesos más repetitivos en la gestión de cobros.
Gracias a la generación de ficheros SEPA directamente desde la plataforma, podrás enviar tus cobros al
banco de forma rápida y segura, cumpliendo con la normativa europea. Así,
reducirás errores manuales y ahorrarás tiempo, dejando que PRANA se encargue del
trabajo pesado por ti.
En resumen, este módulo está diseñado para que tengas el control total de tus cobros domiciliados,
optimices tu flujo de caja y te concentres en hacer crecer tu negocio.
¿Qué puedes hacer con este módulo?
domiciliados de tus clientes. Desde aquí podrás crear, revisar y controlar
todas las remesas bancarias asociadas a tus facturas, automatizando uno de los
procesos más repetitivos en la gestión de cobros.
banco de forma rápida y segura, cumpliendo con la normativa europea. Así,
reducirás errores manuales y ahorrarás tiempo, dejando que PRANA se encargue del
trabajo pesado por ti.
optimices tu flujo de caja y te concentres en hacer crecer tu negocio.
¿Qué puedes hacer con este módulo?
- Generar ficheros sepa.
- Anticipar los cobros
- Notificar el cargo de los recibos en cuenta
Para poder usar esta funcionalidad, necesitas activar el módulo de remesas desde nuestro marketplace:
1. Entra en el menú Empresa.
2. Haz clic en Marketplace.
3. Busca el módulo remesas.
4. Pulsa Comprar o Iniciar prueba gratuita.
Una vez activo, ve a Tesorería → Remesas para empezar a trabajar.
Formas de pago remesables
Para que cuando estés generando una remesa y que sólo aparezcan los recibos que son susceptibles de ser remesados, tendrás que acceder a la configuración de empresa à formas de pago y marcar como remesable la forma de pago que desees o créate las necesarias.
Bancos/cuentas
Desde el apartado de tesorería/bancos y cuentas, podrás dar de alta tus bancos. Es imprescindible que rellenes tu IBAN para que el proceso de presentación de remesas funciona correctamente.
El campo id presentador, se calcula de forma automática, en base al CIF/DNI de tu empresa y el sufijo, este date se incluirá en el fichero XML para presentar la remesas en tu banco.
Gestiona tus remesas
Una vez configurados nuestros maestros de formas de pago y bancos, puedes comenzar a gestionar tus remesas o cobros domiciliados. Para ellos, vamos a tesorería remesas.
Lo primero, como siempre en prana, será un listado de las remesas existentes:
Crear una remesas
Puedes crear una remesa nueva desde el botón de añadir remesas del listado de remesas.
Los campos de banco, formato y moneda son obligatorios. Los formatos que admite prana son:
- COR1
- CORE
- B2B
Para añadir recibos a la remesa, solo tienes que pulsar sobre el botón de añadir líneas, y seleccionar los recibos que desees incluir. Podrás pulsar este botón tantas veces como quieras y siempre aparecerán los recibos pendientes de remesar y que sean remesables.
Escoge todos los que quieras incluir, pulsa sobre Añadir a remesa.
Puedes eliminar cualquier recibo de la remesa, pulsando sobre la papelera en la tabla de recibos de la remesa:
Si la póliza que tienes negociada con tu banco te permite adelantar el cobro de los recibos antes de la fecha de vencimiento, pulsa la opción de Anticipar pagos, de la parte inferior.
Podemos incluir, como siempre, observaciones para la remesa, observaciones internas que sólo verás tú y etiquetas para categorizar la remesa.
Es muy importante que sepas, que los SERVICIOS en prana no afectan al almacén y los productos si afectarán siempre y cuando se haya establecido así en la ficha de cada producto, en su pestaña de Gestión de stock, de lo contrario el producto tampoco afectará al almacén.
Cuando pulses guardar, irás al preview de la remesa, donde podrás obtener un pdf con todos los recibos incluidos en la remesa.
En la barra lateral de la derecha, puedes consultar datos generales de la remesa, y podrías marcar la opción de anticipar o no anticipar el pago al banco.
En la parte superior podrás pulsar sobre el botón de GENERAR FICHERO SEPA, de esta forma, se generará el fichero XML que podrás capturar desde la plataforma de tu banco. Antes de generar el fichero, prana comprobará algunos datos mínimos, como que el IBAN de la cuenta del cliente sea válido, o el IBAN de tu cuenta.
También desde Acciones, podrás enviar por email, lo que generará un email por cada recibo, cuyo destinatario será tu cliente, y se l informará de que un recibo va a ser girado en su cuenta bancaria, informando de la factura, fecha de vencimiento, importe e IBAN.
Además, si la remesa, no es anticipada, podrás dar como cobrados los recibos en el momento que desees, para que el recibo pase a estar de remesado a cobrado, cuando la remesa se anticipa, el recibo pasa automáticamente a estar cobrado.
Si pulsas sobre la opción de marcar como cobrados, se abrirá un ventana con todos los recibos que incluye la remesa que aún no has marcado como cobrados. Sólo debes de seleccionar aquellos que quieras dar como cobrados y pulsar sobre cobrar.
La opción de marcar como pendiente, hace justo lo contrario que la anterior descrita.
Recuerda que las opciones de marcar como cobrado o pendiente, sólo aparecen en las remesas que no tienen marcada la opción de anticipar.
Pagos y Cobros
Introducción
En tu día a día, llevar un control claro y sencillo de los pagos y cobros es fundamenteal. Por eso, en Prana hemos diseñado esta funcionalidad para que todo sea más natural y fluya sin complicaciones.
Dentro de Tesorería → Pagos y cobros podrás consultar en segundos los
movimientos de tu negocio, editar los que ya tienes o crear nuevos. Además, podrás unificar cobros y pagos de facturas de clientes y proveedores, ahorrándote tiempo y dándote la tranquilidad de que todo está bajo control.
Como siempre en Prana, en la parte superior derecha encontrarás las acciones principales dentro del botón Movimientos. Todo está donde lo esperas, porque la idea es que sientas a Prana como tu herramienta de confianza.
Accede directamente desde aquí: Pagos y cobros en Prana
Listado de pagos y cobros
Al entrar en la sección
verás un listado con todos los pagos y cobros registrados. De un vistazo sabrás
cuánto has cobrado, cuánto has pagado y el balance de tus movimientos.
Además, tienes filtros que te permiten centrarte en lo que necesitas: por
fechas, tipo de operación, contacto, conceptos o facturas.
Crear y editar tus movimientos.
Si pulsas sobre un registro podrás ver los detalles de ese pago o cobro y, si lo necesitas, modificarlo fácilmente.
Cuando quieras dar de alta un nuevo pago o cobro, Prana te abre un formulario intuitivo. Solo tienes que completar unos pocos datos y en cuestión de segundos tu movimiento quedará
registrado.
Campos principales
– Cliente o proveedor: el contacto al que corresponde el movimiento (dato obligatorio).
– Importe: se calcula automáticamente al asociar facturas, si sólo seleccionas
una, es editable para cobrarla/pagarla parcialmente.
– Concepto: añade una nota o motivo para identificar el pago o cobro.
– Fecha: día en que se realiza la operación.
– Banco: selecciona la cuenta bancaria relacionada.
– Facturas: al menos una factura debe estar asociada.
Cobros y pagos parciales
¿Quieres cobrar solo una parte de una factura? Con Prana también es posible. Puedes registrar cobros parciales siempre que solo incluyas una factura en el movimiento. Si seleccionas varias facturas, Prana entiende que quieres cobrarlas completas, para que no tengas que preocuparte por dejar importes pendientes.
Compensación de facturas y facturas rectificativas
En ocasiones, puede que necesites compensar facturas con facturas rectificativas de tus clientes o proveedores. Con Prana esto también es posible: puedes realizar compensaciones
directamente desde la utilidad de Pagos y Cobros.
Este proceso te permitirá cuadrar de manera sencilla los saldos cuando existen abonos o rectificaciones, garantizando que tu contabilidad refleje siempre la realidad.
Preguntas frecuentes (Faqs)
¿Puedo incluir facturas de distintos clientes o proveedores en un mismo pago o cobro?
No, cada movimiento está siempre asociado a un único contacto.
¿Puedo indicar importes diferentes por factura en un mismo cobro?
No, si incluyes varias facturas Prana las da por cobradas totalmente. Los cobros parciales solo son posibles cuando trabajas con una sola factura.
¿Tengo que asociar facturas obligatoriamente?
Sí, cada pago o cobro debe tener al menos una factura vinculada.
¿Qué pasa si elimino un pago o cobro?
Las facturas relacionadas volverán a aparecer como pendientes. Así nunca pierdes el control de tus documentos.
¿Dónde están las opciones principales?
Siempre en el botón Movimientos, arriba a la derecha. Fácil de encontrar, fácil de usar.
¿Puedo compensar facturas y facturas rectificativas?
Sí, Prana te permite compensar facturas y facturas rectificativas tanto de clientes como de proveedores, de forma sencilla desde la misma utilidad de Pagos y Cobros.
Conecta tus bancos
Conecta tu Banco y Concilia Movimientos en PRANA
El Conector Bancario de PRANA te permite enlazar tus cuentas bancarias, descargar tus movimientos y conciliarlos fácilmente con tus documentos (facturas, cobros, pagos o remesas) sin salir de la aplicación.
1. Conexión de Cuentas Bancarias
Para utilizar la conciliación bancaria, es obligatorio conectar la cuenta con tu banco real mediante proveedores certificados.
-
Acceso Directo: Puedes acceder rápidamente desde app.prana.software/treasury/bank_reconciliation.
-
Procedimiento: Entra en Tesorería > Cuentas/Bancos, haz clic en “+ Añadir cuenta” e introduce el nombre y el IBAN.
-
Sincronización inicial: PRANA descargará los movimientos más recientes (limitación general de 90 días).
-
Limitaciones por Plan: En el periodo trial puedes sincronizar cuentas ilimitadas. Una vez contratado, el número depende de tu plan; consulta los detalles en prana.software/precios-prana.
2. Sincronización de Movimientos
Una vez conectada la cuenta, la actualización es sencilla:
-
Acción: Selecciona la cuenta y pulsa el botón Sincronizar.
-
Frecuencia: Puedes actualizar la información hasta 3 veces al día por cuenta.
3. Conciliación Bancaria y Reglas de Automatización
Reglas de Documentos Múltiples
-
Mismo Tipo: Puedes conciliar un movimiento bancario contra varios documentos de PRANA, pero deben ser siempre del mismo tipo (ej. solo facturas de venta).
-
Restricción: No puedes conciliar a la vez un movimiento contra una factura de venta y una remesa; debes hacer una primero y luego la otra.
Reglas de Conciliación (Automatización)
PRANA permite crear reglas para que los apuntes que se repiten en el tiempo (préstamos, pagos recurrentes) se gestionen solos.
-
Creación: En el apartado de conciliación bancaria (izquierda), puedes añadir, editar o eliminar reglas.
-
Criterios: Debes definir las condiciones que debe cumplir el movimiento (apartado «Cumple con»).
-
Acciones: Si el movimiento cumple los criterios, la regla puede generar automáticamente uno de estos tres documentos:
-
Asiento: Debes indicar la cuenta contable.
-
Cobro: Debes indicar el cliente.
-
Pago: Debes indicar el proveedor.
-
Identificación: En el listado de movimientos, PRANA te indicará visualmente contra qué regla podría conciliarse cada apunte.
4. Cómo Desconciliar Movimientos
-
Busca el movimiento conciliado y selecciónalo.
-
En la parte derecha aparecerá el documento de PRANA vinculado; pulsa en eliminar para revertir la conciliación.
-
Importante: Si la conciliación creó un documento (cobro/pago), este no se eliminará; deberás ajustarlo o borrarlo manualmente si ya no es necesario.
Preguntas Frecuentes (FAQs)
-
¿Puedo desconciliar un movimiento? Sí, el movimiento volverá a quedar disponible para futuras conciliaciones.
-
¿Puedo conciliar parcialmente? Sí, ideal para reflejar pagos parciales.
-
¿Cuántas veces puedo sincronizar? Hasta 3 veces al día por cuenta.
-
¿Puedo crear cuentas manuales? No, la conciliación solo está disponible para cuentas conectadas con bancos reales.
-
¿PRANA concilia automáticamente? No de forma total, pero ofrece sugerencias inteligentes basadas en fecha e importe.
-
¿Qué pasa con la contabilidad? Si tienes el módulo activo, cada conciliación genera automáticamente el asiento contable.
-
¿Qué ocurre con los cobros creados por una regla si desconcilio? El cobro permanecerá en PRANA; deberás borrarlo tú mismo.
-
¿Puedo conciliar una factura de venta y una de compra a la vez? No, los documentos deben ser siempre del mismo tipo.
-
¿Puedo aplicar varias condiciones a una regla? Sí, puedes hacer que se cumplan todas las condiciones que añadas.
-
¿Cómo sé si una regla se puede aplicar? El sistema te mostrará la sugerencia de la regla directamente sobre el movimiento bancario.
Informes
Ventas y Compras
Módulo Informes
¿Quieres saber de verdad cómo va tu negocio? La pantalla de Informes es tu cuadro de mando personal. Desde aquí puedes consultar los datos clave de tu empresa, aplicar los filtros que necesites y obtener estadísticas precisas en segundos. Sin rodeos, sin complicaciones.
1. Cómo entrar
Ve al menú lateral izquierdo y haz clic en Informes.
Verás que tienes dos caminos por delante:
- Ventas — todo lo que sale de tu empresa.
- Compras — todo lo que entra.
Elige el que necesites y empieza a explorar.
2. Ponlo a tu medida: filtros y configuración
La barra superior es tu centro de mandos. Antes de lanzar el análisis, ajusta los filtros hasta que la información que veas sea exactamente la que necesitas.
Tipo de documento
Lo primero que puedes elegir es qué documentos quieres analizar:
- Facturas
- Albaranes
- Pedidos
- Presupuestos
Fechas
Define el periodo que quieres consultar. Puedes usar las opciones predefinidas (Hoy, Últimos 30 días, Año actual…) o establecer un rango de fechas personalizado si ninguna te encaja.
Agrupar por
Aquí decides cómo se organiza la información que ves. Puedes elegir hasta 3 niveles de agrupación a la vez y cambiar su orden cuando quieras.
Por ejemplo: agrupa por País → Cliente → Documento y verás de un vistazo de dónde vienen tus ventas, a quién y con qué documentos.
Filtros
Afina todavía más los resultados aplicando condiciones concretas sobre cualquier campo disponible: país, cliente, categoría, producto… Lo que necesites.
3. Visualiza y analiza
Dale al botón
Cuando tengas todo listo, pulsa Aplicar filtros. La tabla se actualizará al momento y verás únicamente la información que has pedido.
Profundiza en los datos
En la tabla de resultados puedes expandir cada agrupación para ir bajando al detalle que necesites. De lo general a lo concreto, a tu ritmo.
4. Exporta y guarda tus vistas favoritas
En la esquina superior derecha tienes dos herramientas que te van a ahorrar mucho tiempo.
Exportar a Excel
Descárgate los datos cuando quieras. Elige cómo:
| Tipo de exportación | ¿Qué te lleva? |
|---|---|
| Vista resumen | Exactamente lo que ves en pantalla |
| Detalle completo | Todos los campos posibles de esos registros |
Plantillas de filtros 
Si cada día arrancas con los mismos filtros, guárdalos como plantilla y no vuelvas a configurarlos nunca más.
- Configura los filtros que usas habitualmente.
- Pulsa el icono de marcador en la parte superior.
- Dale un nombre a tu plantilla y guárdala.
La próxima vez que entres, selecciona la plantilla y todo estará listo. Así de fácil.
Preguntas frecuentes
¿Cómo entro a los informes? Desde el menú lateral izquierdo, haciendo clic en Informes.
¿Qué puedo analizar aquí? Tienes dos módulos: Ventas y Compras. Cada uno con su propio panel de KPIs y estadísticas.
¿Qué veo nada más entrar? Un resumen con los indicadores clave de tu actividad. Un golpe de vista que te dice mucho.
¿Puedo ver solo un tipo de documento concreto? Claro. En el primer selector de la barra superior elige entre Facturas, Albaranes, Pedidos o Presupuestos.
¿Cómo elijo el periodo que quiero consultar? Usa las opciones predefinidas o define tu propio rango de fechas personalizado.
¿Para qué sirve «Agrupar por»? Para estructurar cómo ves los datos. Hasta 3 niveles de agrupación, en el orden que tú quieras.
¿Hay algún campo que no pueda usar como filtro? Puedes filtrar por cualquier campo disponible: país, cliente, categoría, producto…
¿Cuántos filtros puedo poner? Los que necesites. No hay límite.
He puesto los filtros pero la tabla no cambia. ¿Qué pasa? Recuerda pulsar Aplicar filtros para que la tabla se actualice con tu configuración.
¿Cómo veo el detalle de un grupo? Haz clic sobre la agrupación en la tabla y se expandirá para mostrarte el siguiente nivel de detalle.
¿Puedo exportar todo esto a Excel? Sí. Pulsa Exportar informe arriba a la derecha. Elige Vista resumen si quieres lo que ves en pantalla, o Detalle completo si quieres todos los campos.
¿Tengo que configurar los filtros cada vez que entro? Para nada. Guárdalos como plantilla con el icono de marcador y la próxima vez se cargarán solos.
Módulo de Almacén
Control de stock
Gestión de almacén y stock
Configuración y Operación del Sistema de Inventario
La gestión de almacén en Prana está diseñada para ofrecer un control integral y simplificado de las existencias, permitiendo desde ajustes manuales hasta la gestión de múltiples ubicaciones físicas o lógicas.
Puedes acceder directamente a esta sección a través del siguiente enlace: Gestión de Almacén en Prana
1. Activación y Reglas de Negocio
Para comenzar a operar con el inventario, es imprescindible habilitar el módulo correspondiente y entender cómo interactúan los diferentes tipos de artículos con el stock.
Activación del Módulo: Accede al menú Marketplace en la barra lateral izquierda, localiza el módulo Almacén y selecciona la opción para iniciar la activación o prueba gratuita. Una vez activo, la ruta de trabajo será Inventario → Control de stock.
Comportamiento de Artículos:
Servicios: Por su naturaleza, no afectan ni computan en el módulo de almacén.
Productos: Solo se verán reflejados en el control de stock si se ha activado la casilla de seguimiento dentro de la pestaña Gestión de stock en su ficha individual.
Activación del Módulo: Accede al menú Marketplace en la barra lateral izquierda, localiza el módulo Almacén y selecciona la opción para iniciar la activación o prueba gratuita. Una vez activo, la ruta de trabajo será Inventario → Control de stock.
Comportamiento de Artículos:
Servicios: Por su naturaleza, no afectan ni computan en el módulo de almacén.
Productos: Solo se verán reflejados en el control de stock si se ha activado la casilla de seguimiento dentro de la pestaña Gestión de stock en su ficha individual.
2. Dashboard y Visualización de Datos
El panel de control principal ofrece una visión analítica e inmediata de la salud del inventario a través de KPIs y gráficos dinámicos.
Indicadores de Valoración: El sistema calcula automáticamente el Stock total, el Valor del stock (basado en el precio de compra habitual), el Coste medio y el número de Referencias únicas.
Información Operativa:
Stock por almacén: Distribución de unidades o importe por cada ubicación.
Top productos: Identificación visual de los artículos con mayor rotación.
Últimos movimientos: Historial cronológico de entradas y salidas.
Pendientes: Control de flujos futuros mediante tarjetas de Pendiente de Recibir (compras) y Pendiente de Enviar (ventas).
Indicadores de Valoración: El sistema calcula automáticamente el Stock total, el Valor del stock (basado en el precio de compra habitual), el Coste medio y el número de Referencias únicas.
Información Operativa:
Stock por almacén: Distribución de unidades o importe por cada ubicación.
Top productos: Identificación visual de los artículos con mayor rotación.
Últimos movimientos: Historial cronológico de entradas y salidas.
Pendientes: Control de flujos futuros mediante tarjetas de Pendiente de Recibir (compras) y Pendiente de Enviar (ventas).
3. Gestión Multialmacén
Prana permite la convivencia de múltiples puntos de almacenamiento, facilitando la organización por zonas geográficas o categorías.
Almacén Central: Es el almacén creado por defecto. Puede ser renombrado o sustituido como predeterminado según la necesidad del negocio.
Mantenimiento: A través de la pestaña Almacenes, es posible añadir nuevas ubicaciones, editarlas, desactivarlas temporalmente (para que no aparezcan en los selectores de operaciones) o eliminarlas siempre que no tengan la marca de «predeterminado».
Almacén Central: Es el almacén creado por defecto. Puede ser renombrado o sustituido como predeterminado según la necesidad del negocio.
Mantenimiento: A través de la pestaña Almacenes, es posible añadir nuevas ubicaciones, editarlas, desactivarlas temporalmente (para que no aparezcan en los selectores de operaciones) o eliminarlas siempre que no tengan la marca de «predeterminado».
4. Operaciones de Ajuste y Traspasos
El sistema ofrece herramientas manuales para corregir desviaciones o mover mercancía internamente sin necesidad de generar facturas o pedidos.
Actualizar Stock:
Añadir stock: Suma o resta unidades a la cantidad actual de forma relativa.
Establecer stock (Inventario): Fija una cantidad absoluta. Este valor se toma como el inventario inicial del día indicado, por lo que cualquier movimiento registrado en esa misma fecha se recalculará sobre esta base.
Transferencia entre Almacenes: Permite el movimiento de productos entre dos ubicaciones distintas. El sistema muestra una previsualización del impacto que tendrá el movimiento en ambos almacenes antes de que el usuario confirme la operación.
Actualizar Stock:
Añadir stock: Suma o resta unidades a la cantidad actual de forma relativa.
Establecer stock (Inventario): Fija una cantidad absoluta. Este valor se toma como el inventario inicial del día indicado, por lo que cualquier movimiento registrado en esa misma fecha se recalculará sobre esta base.
Transferencia entre Almacenes: Permite el movimiento de productos entre dos ubicaciones distintas. El sistema muestra una previsualización del impacto que tendrá el movimiento en ambos almacenes antes de que el usuario confirme la operación.
Preguntas Frecuentes
¿Por qué un producto no aparece en el listado de Control de Stock?
Lo más probable es que no tenga activada la opción de «Seguimiento de stock» en su ficha de producto dentro de la aplicación. Revisa la pestaña Gestión de Stock de dicho artículo.
¿Puedo crear un almacén virtual para stock defectuoso?
Sí, puedes dar de alta tantos almacenes como necesites para organizar tu inventario, independientemente de si son ubicaciones físicas o lógicas.
¿Cómo calcula Prana el valor de mi stock?
Se basa en el precio de compra habitual definido en la ficha de cada producto multiplicado por las existencias actuales.
¿Qué ocurre si hago un inventario con fecha de hoy pero ya hubo ventas?
Si utilizas la opción «Establecer stock», Prana considerará ese valor como el punto de partida del día. Las ventas del mismo día se restarán a partir de esa cifra.
¿Es posible mover artículos entre almacenes de forma masiva?
Sí, la función de transferir productos permite seleccionar las referencias y cantidades necesarias para mover mercancía entre un origen y un destino.
¿Los servicios restan stock al facturarse?
No, los servicios no tienen gestión de existencias y sus movimientos no se reflejan en el control de almacén.
¿Puedo eliminar el almacén «Central»?
Solo si previamente has marcado otro almacén como «predeterminado» y el almacén central no tiene movimientos asociados que impidan su borrado.
¿Dónde veo las compras que están por llegar?
En el dashboard principal, dentro de la tarjeta de «Pendientes de recibir», que agrupa las unidades de pedidos de compra aún no recepcionados.
Gestiona tus Pedidos de Compra
Control Total de Compras: Gestión de Pedidos a Proveedores
¿Has pedido 10 unidades pero solo te han llegado 5? ¿Necesitas enviar una orden formal a tu proveedor antes de que te envíen la factura?
El módulo de Pedidos de Compra es tu torre de control. Te permite gestionar el ciclo completo: desde que nace la necesidad de comprar hasta que recibes la mercancía y la facturas.
1. Activa el Módulo (Primer paso) 
Esta funcionalidad va de la mano del control de stock, así que para verla necesitas activar el módulo de Inventario/Almacén.
Ve al menú Empresa → Marketplace.
Busca el módulo Almacén.
Pulsa Comprar (o Iniciar prueba).
Una vez activo, encontrarás tus pedidos en Gastos → Pedidos.
2. Crea tu Pedido de Compra
Para formalizar una compra:
Ve a Gastos → Pedidos.
Pulsa el botón «Añadir pedido» (arriba a la derecha).
Rellena los datos clave
Proveedor: Al seleccionarlo, Prana carga automáticamente sus condiciones (Descuento, IRPF, Forma de pago…).
Nota: Puedes cambiar estos datos para este pedido concreto sin que afecte a la ficha general del proveedor.
Fecha de Entrega: Un campo vital para que sepas cuándo esperas recibir la mercancía.
Líneas del pedido:
Del Catálogo: Busca productos existentes.
Conceptos libres: Escribe lo que quieras (ej: «Servicio de transporte urgente») sin necesidad de crearlo antes en el catálogo.
Organiza y Comunica
Notas: Tienes dos tipos.
Notas internas: Solo para tus ojos.
Notas al pedido: Se imprimen en el PDF (ideal para instrucciones de entrega al proveedor).
Etiquetas (Tags): Categoriza tus compras (ej: «Proveedores VIP», «Material Oficina», «Urgente»).
Descuentos e IRPF
Descuentos: Aplica descuento por línea o un Descuento General al total (abajo a la derecha).
IRPF: Si la compra lleva retención, pulsa «Añadir IRPF».
3. El ciclo de vida: Recibir y Facturar
Aquí es donde Prana brilla. Un pedido no es un documento estático, es algo vivo.
A. Recibir Mercancía (El Albarán de entrada) 
Cuando el camión llega a tu puerta:
Entra en el Pedido.
Ve a Acciones → Recibir mercancía.
Se generará un Albarán de entrada.
¿Ha llegado todo? Guarda y listo. El stock se suma a tu almacén.
¿Pedido Parcial? Si pediste 10 y llegan 5, cambia la cantidad a 5. Prana dejará las otras 5 «pendientes de recibir» para el siguiente envío.
B. Convertir en Factura
Cuando llega la factura del proveedor:
Entra en el Pedido.
Ve a Acciones → Convertir en factura.
Se generará la Factura de Compra en borrador.
Al igual que con la recepción, puedes facturar parcialmente. Si facturas solo la mitad, el pedido quedará abierto a la espera de facturar el resto.
4. Gestiona el Documento (Preview y Envío) 
Previsualizar: Al pulsar sobre un pedido, verás la pantalla partida (PDF a la izquierda, Datos a la derecha).
Enviar por Email:
Pulsa el botón Enviar.
Prana sugiere el email del proveedor.
El PDF adjunto se llamará «Order_[Numero]».
Duplicar: ¿Pides siempre lo mismo? Abre un pedido antiguo, dale a Acciones → Duplicar y ahorra tiempo.
5. Listados y Acciones Masivas 
En el listado general de pedidos puedes:
Buscar: Por proveedor, fecha, estado, etiquetas…
Acciones en Lote: Selecciona varios pedidos a la vez para Descargar todos los PDFs (en un ZIP), enviarlos o eliminarlos de golpe.
Preguntas Frecuentes (Pedidos de Compra)
1. ¿Si hago un pedido, se suma el stock automáticamente? No. El pedido es solo una intención de compra. El stock se suma cuando haces la acción de «Recibir mercancía» (que genera el albarán de entrada).
2. ¿Puedo facturar un pedido sin haber recibido la mercancía? Sí. Puedes ir directamente a «Convertir en factura» si tu flujo de trabajo lo requiere, aunque lo ideal es registrar la recepción primero para controlar el stock.
3. ¿Qué pasa si elimino un pedido? Si lo eliminas, desaparece el registro. Si ya habías generado facturas o albaranes a partir de él, esos documentos se mantienen, pero pierden el vínculo con el pedido original.
4. ¿Puedo poner una forma de pago distinta a la del proveedor? Sí. Al crear el pedido, Prana te sugiere la habitual, pero puedes cambiarla manualmente para esa operación específica.
5. ¿Para qué sirven las «Observaciones» de la forma de pago? Si configuras un texto en la forma de pago (ej: «Transferencia al IBAN ES99…»), este texto aparecerá impreso automáticamente en todos los pedidos que usen esa forma de pago.
Compras bajo control
No dejes que los pedidos se pierdan en el limbo. Regístralos, recíbelos y factúralos con trazabilidad total. 
Gestiona tus Pedidos de Venta
Pedidos de Venta: Organiza tus encargos antes de facturar
¿El cliente ha aceptado el presupuesto? ¡Genial! Ahora toca formalizar el encargo. El Pedido de Venta es tu herramienta de planificación. Te permite reservar stock, planificar la fecha de entrega y, muy importante, cobrar anticipos antes de mover un dedo.
Olvídate de los post-its. Aquí controlas qué tienes que entregar, cuándo y a quién.
1. Activa el Módulo (Primer paso)
Al gestionar compromisos de entrega, esta funcionalidad vive dentro del módulo de Inventario/Almacén (aunque no muevas stock físico, ayuda a preverlo).
Ve al menú Empresa → Marketplace.
Busca el módulo Almacén.
Pulsa Comprar (o Iniciar prueba).
Una vez activo, ve a Ventas → Pedidos.
2. Crea el Pedido: Formaliza el «Sí»
Ve a Ventas → Pedidos.
Pulsa «Añadir pedido» (arriba a la derecha).
Datos Clave para planificarte
Cliente: Prana cargará sus datos por defecto (Descuento, IRPF, Forma de pago…), pero puedes cambiarlos para este pedido concreto.
Fecha de Servicio:
¡Dato vital! Aquí indicas cuándo tienes que entregar el trabajo o la mercancía. Úsalo para organizar tu semana y prever picos de trabajo.Líneas: Añade productos del catálogo o escribe conceptos manuales sobre la marcha.
Organiza y Comunica
Notas:
Internas: «Ojo, cliente exigente».
Al pedido: «Entrega por la puerta trasera». Estas salen impresas en el PDF.
Etiquetas (Tags): Marca tus pedidos: «Urgente», «VIP», «Pendiente de material».
Forma de Pago: Si en la configuración de la forma de pago pusiste una observación (ej: Tu número de cuenta), aparecerá automáticamente en el pedido.
3. Gestión de Anticipos: Cobra por adelantado
Esta es una de las funciones estrella. ¿Pides un 50% por adelantado para empezar a trabajar?
Entra en la previsualización del pedido.
En la barra lateral derecha, pulsa «Añadir anticipo».
Registra el importe cobrado, la fecha y el banco.
La Magia: Este dinero queda registrado. Cuando en el futuro conviertas este pedido en factura, Prana recordará que ya te han pagado una parte y lo descontará o lo marcará como cobrado según corresponda.
4. El Ciclo de Vida: Enviar y Facturar
Un pedido puede tener vida propia. Puede enviarse todo junto, por partes, o facturarse antes de enviar. Tú mandas.
A. Convertir en Albarán (El Envío)
¿Sale la mercancía de tu almacén?
Ve a Acciones → Convertir en Albarán.
¿Envío Parcial? Si el pedido es de 100 unidades y solo envías 20, cambia la cantidad en el albarán.
Prana dejará las otras 80 en el pedido original como «Pendientes de enviar».
B. Convertir en Factura (El Cobro)
¿Toca cobrar?
Ve a Acciones → Convertir en Factura.
¿Facturación Parcial? Igual que con el envío. Puedes facturar solo lo que has entregado o facturar el total por adelantado. Lo que no factures, se queda «Pendiente de facturar» en el pedido.
5. Gestión Documental y Email
Desde la previsualización o el listado:
Enviar por Email: Pulsa Enviar. Prana adjunta el PDF (el archivo se llamará
order_serie_numero.pdf) y se lo manda al cliente.Descargar: Baja el PDF o un ZIP si seleccionas varios.
Duplicar: ¿El cliente repite el mismo pedido cada mes? Duplica el anterior y solo cambia la fecha.
Preguntas Frecuentes (Pedidos de Venta)
1. ¿El pedido resta stock de mi almacén? No. El pedido «reserva» mentalmente el stock, pero no lo resta del inventario hasta que generas el Albarán (que es la salida física real).
2. ¿Puedo tener un pedido parcialmente enviado y parcialmente facturado? Sí, y es muy común. Prana lleva la cuenta de cada línea: cuántas unidades se han pedido, cuántas se han enviado (albarán) y cuántas se han facturado.
3. ¿Cómo sé qué pedidos tengo pendientes de servir hoy? Usa el listado de pedidos y filtra/ordena por la columna «Fecha de Servicio». Así verás qué compromisos vencen hoy.
4. Si cobro un anticipo, ¿tengo que hacer factura? Fiscalmente, los anticipos deben facturarse. Prana te permite registrar el cobro en el pedido para tu control interno (tesorería), pero recuerda emitir la factura de ese anticipo o la factura final descontándolo cuando corresponda legalmente.
5. ¿Puedo eliminar un pedido? Sí, desde la papelera. Pero si ya has generado albaranes o facturas a partir de él, ten cuidado porque perderás la trazabilidad en el origen.
Compromisos cumplidos
Planifica tus fechas de servicio, asegura tus cobros con anticipos y mantén a tus clientes informados. Con Prana, ningún encargo se queda en el olvido.
Gestiona tus Albaranes de Compra
Recepción de Mercancía: Gestión de Albaranes de Compra
¿El proveedor te prometió 10 unidades pero en la caja solo vienen 8? ¿Te ha llegado la factura pero no recuerdas si recibiste el material?
Para eso sirve el Albarán de Compra. Es el documento que confirma la entrada real de mercancía en tu empresa. Con este módulo tendrás el control total: sabrás qué ha llegado, qué falta por llegar y qué está pendiente de pagar.
1. Activa el Módulo (Primer paso)
Como los albaranes mueven unidades físicas, esta funcionalidad vive dentro del módulo de Inventario/Almacén.
Ve al menú Empresa → Marketplace.
Busca el módulo Almacén.
Pulsa Comprar (o Iniciar prueba).
Una vez activo, encontrarás tus albaranes en Gastos → Albaranes.
2. Cómo crear un Albarán (Dos caminos) 
Tienes dos formas de registrar una entrada, dependiendo de si hiciste un pedido previo o no.
Opción A: Desde un Pedido (La recomendada) 
Si ya hiciste el pedido en Prana, no trabajes doble.
Ve a Gastos → Pedidos y entra en el pedido que estás esperando.
Pulsa en Acciones → Recibir mercancía.
Prana genera el albarán automáticamente copiando los datos.
Opción B: Crear desde cero (Manual)
Si el camión llega sin aviso previo:
Ve a Gastos → Albaranes.
Pulsa «Añadir albarán».
El Campo Clave: «Su Nº de Albarán»: Es vital que escribas aquí la referencia del papel que te da el transportista.
Nota: Prana no te dejará repetir el mismo número de albarán para un mismo proveedor. ¡Seguridad ante duplicados!
3. Digitalización y Notas 
El papel se pierde, el digital no.
Adjunta el original: En la ficha del albarán, arrastra el documento escaneado o la foto que le hagas con el móvil al recuadro de archivo. Así siempre tendrás el justificante firmado a mano.
Notas: Añade notas internas (para ti) o notas visibles en el documento.
Etiquetas: Clasifica tus entradas (ej: «Mercancía Frágil», «Revisado»).
4. El momento del Stock
Esto es importante: El stock de tus productos aumenta en este momento. Ni con el pedido (intención), ni con la factura (pago). El stock se suma a tu almacén cuando confirmas el Albarán de Compra.
5. Trazabilidad y Previsualización 
Al entrar en un albarán, verás la pantalla partida: a la izquierda tu documento digitalizado y a la derecha los datos.
Sigue el rastro: En la barra lateral derecha verás la historia del documento.
Si viene de un pedido, verás un enlace al Pedido origen.
Si ya lo has facturado, verás un enlace a la Factura destino. Haz clic en ellos para navegar por toda la operación sin perderte.
6. Convertir en Factura (Cerrar el ciclo)
Ya tienes la mercancía y el albarán confirmado. Ahora llega la factura del proveedor.
Entra en el Albarán.
Ve a Acciones → Convertir en factura.
Se generará la factura de compra en borrador, lista para revisar importes y confirmar.
Facturación Parcial: Al igual que con la recepción, si el proveedor te factura solo la mitad de lo entregado, ajusta las líneas. Lo que no factures ahora, quedará en el albarán como «Pendiente de facturar» para la próxima vez.
7. Gestión Documental (PDF y Acciones)
Desde el listado o la ficha:
Duplicar: Crea una copia exacta de un albarán anterior.
Descargar: Baja el PDF generado por Prana (o un ZIP si seleccionas varios).
Eliminar: Si te has equivocado, puedes borrarlo (siempre que no esté ya facturado).
Preguntas Frecuentes (Albaranes de Compra)
1. ¿Puedo agrupar varios albaranes en una sola factura? El flujo natural es convertir un albarán en factura, pero si tu proveedor te envía una factura resumen a final de mes, puedes ir creando los albaranes día a día para controlar el stock y, a final de mes, puntear la factura contra tus recepciones.
2. ¿Es obligatorio poner el número de albarán del proveedor? Sí, es un campo requerido. Es la única forma de reclamar si hay problemas. Ese número es la matrícula de la entrega.
3. He recibido la mercancía pero no se ha sumado al stock. ¿Por qué? Revisa la ficha del producto en el Catálogo. Seguramente ese artículo no tiene marcado el check de «Control de Stock». Actívalo para que Prana empiece a contar unidades.
4. ¿Puedo modificar un albarán si ya lo he convertido en factura? No deberías. Una vez facturado, el documento queda bloqueado para garantizar la coherencia. Si necesitas cambiar algo, primero tendrás que eliminar o desvincular la factura asociada.
Tu almacén, bajo control
Recepciona, verifica y archiva. Con los albaranes de compra, solo pagas por lo que realmente ha entrado por la puerta. 
Gestiona tus Albaranes de Venta
Entregas bajo control: Gestión de Albaranes de Venta
¿Has enviado la mercancía pero aún no vas a facturar? ¿El cliente te pide un justificante de entrega valorado (o sin valorar)?
El Albarán de Venta es el puente entre tu stock y tu facturación. Con este módulo tendrás el control total de lo que sale de tu almacén, podrás gestionar entregas parciales y, lo mejor de todo, facturar decenas de entregas en un solo clic a fin de mes.
1. Activa el Módulo (Primer paso)
Al igual que las compras, los albaranes de venta mueven stock, así que viven dentro del módulo de Inventario/Almacén.
Ve al menú Empresa → Marketplace.
Busca el módulo Almacén.
Pulsa Comprar (o Iniciar prueba).
Una vez activo, ve a Ventas → Albaranes.
2. Crea tu Albarán de Venta (Dos caminos)
Opción A: Desde un Pedido (Flujo ideal)
Si el cliente aceptó un presupuesto o pedido previo:
Ve a Ventas → Pedidos y entra en el pedido aceptado.
Pulsa en Acciones → Convertir en albarán.
Prana genera el documento de entrega automáticamente.
Opción B: Crear desde cero (Manual)
Para ventas directas sin pedido previo:
Ve a Ventas → Albaranes.
Pulsa «Añadir albarán».
Dirección de envío: Si el cliente tiene una dirección de entrega distinta a la fiscal, asegúrate de seleccionarla aquí para que el transportista no se pierda.
3. Stock y Valoración (Tú decides qué se ve)
El movimiento de Stock: En el momento que guardas el albarán, las unidades se restan de tu stock (si el producto tiene control de stock activado).
¿Albarán Valorado o Sin Valorar? A veces el albarán viaja con el transportista y no quieres que se vean los precios, solo las cantidades.
Por defecto: Prana crea los albaranes Sin Valorar (sin precios).
Para mostrar precios: Activa la casilla «Albarán Valorado» en la edición o desde la previsualización. Así el cliente verá los importes antes de recibir la factura.
4. Trazabilidad y Anticipos
Sigue el rastro: En la barra lateral derecha del albarán, verás enlaces al documento anterior (Pedido) y al posterior (Factura). ¡Imposible perderse!
Gestión de Anticipos (Cobrar antes de facturar): ¿El cliente te paga una señal a la entrega?
En la previsualización, barra lateral derecha, pulsa «Añadir anticipo».
Registra el importe cobrado.
Cuando conviertas este albarán en factura, ese dinero constará automáticamente como cobrado.
5. Facturar Albaranes (El gran ahorro de tiempo)
Llega fin de mes. Tienes 20 albaranes de un mismo cliente y no quieres enviarle 20 facturas. Prana al rescate.
Facturación Individual
Entra en un albarán y pulsa Acciones → Convertir en factura. Simple.
Facturación Masiva y Agrupada (Modo Pro)
Ve al listado de Albaranes.
Selecciona todos los albaranes pendientes (puedes usar los filtros).
Pulsa el botón «Convertir en factura».
Prana te preguntará: ¿Quieres agrupar?
SÍ (Agrupar): Prana meterá todos los albaranes de un mismo cliente en una sola factura recapitulativa.
Condición: Para agruparse, deben coincidir el Cliente, la Forma de Pago y los Descuentos.
NO (Sin agrupar): Generará una factura individual por cada albarán seleccionado.
6. Envío y Gestión
Desde la previsualización o el listado:
Enviar: Manda el albarán por email (el PDF se llamará «DeliveryNote…»).
Duplicar: Copia un albarán anterior para repetir una entrega.
Descargar: Baja tus albaranes en PDF o ZIP.
Preguntas Frecuentes (Albaranes de Venta)
1. He intentado agrupar facturas y me ha creado dos distintas para el mismo cliente. ¿Por qué? Para agrupar, los albaranes deben ser «gemelos» en condiciones. Revisa si uno tiene una Forma de Pago distinta (ej: uno contado y otro transferencia) o diferentes descuentos. Si no coinciden, Prana los separa por seguridad.
2. ¿Si borro una línea del albarán, se pierde? Si el albarán viene de un pedido, NO se pierde. Al borrar la línea en el albarán, esa cantidad vuelve a quedar como «Pendiente de enviar» en el pedido original.
3. ¿Puedo facturar solo la mitad de un albarán? Sí. Al convertir a factura, edita las cantidades. Lo que no factures se quedará en el albarán como «Pendiente de facturar».
4. ¿El cliente ve los precios en el PDF? Solo si tú quieres. Revisa si tienes marcada la opción «Albarán Valorado». Si está desmarcada, el PDF solo mostrará cantidades y descripción, ideal para logística.
Entregas perfectas
Gestiona salidas parciales, cobra anticipos y agrupa tus facturas a fin de mes. Con Prana, tu logística y tu facturación van de la mano.
Pesos y Volumen
Logística bajo control: Calcula el Peso y Volumen de tus envíos
¿Cansado de hacer cálculos mentales cada vez que llamas al transportista? Saber cuánto pesan y, sobre todo, cuánto ocupan (el volumen) tus envíos es vital para gestionar los costes de envío y que no haya sorpresas.
En Prana te lo ponemos muy fácil. Tú decides si quieres que lo calculemos nosotros automáticamente o si prefieres indicarlo tú mismo en cada venta.
Método 1: El «Piloto Automático» (Recomendado) 
Si quieres que Prana trabaje por ti y se encargue de las matemáticas, solo necesitas una pequeña configuración inicial. ¡Hazlo una vez y olvídate!
-
Ve a la ficha de tu artículo.
-
Busca los campos destinados a la logística.
-
Indica las medidas de una unidad (largo, ancho y alto) en centímetros (cm) y su peso.
-
Guarda la ficha.
¿Qué ocurre ahora? ¡Magia! Cada vez que añadas este producto a una venta, Prana sabe lo que mide y pesa. Nosotros nos encargamos de multiplicar por las unidades, convertir esos centímetros a metros cúbicos (m³) y sumarlo todo.
El resultado en tus ventas: Tú decides cómo trabajar 
Tanto si usas el método automático como si no, el control final lo tienes siempre en el documento de venta.
Cuando estés creando un Pedido o un Albarán, echa un vistazo a la parte inferior izquierda de la pantalla. En el apartado «Datos Adicionales» verás los totales.
Aquí pueden pasar dos cosas:
-
Si configuraste tus artículos (Método 1): Verás que los campos de Peso total y Volumen total ya están rellenos con la suma calculada por Prana.
-
Si NO los configuraste (Método Manual): Los campos estarán a cero. ¡No pasa nada! Este apartado es totalmente editable. Simplemente escribe a mano el peso y el volumen total de ese envío en concreto si ya lo conoces.
Incluso si Prana lo ha calculado automáticamente, puedes modificar la cifra manualmente aquí si este envío es especial.
Directo al papel
Ya sea calculado automáticamente por Prana o introducido a mano por ti en el último momento, la información de peso y volumen total aparecerá reflejada en el PDF del albarán.
Tu transportista tendrá la información clara, y tú, la tranquilidad de que todo está controlado.
Contabilidad
Activar contabilidad
Para activar la contabilidad, accede al marketplace situado en el menú de tu cuenta. Busca el módulo de contabilidad y seguidamente el botón de probar o contratar. Prana se encargará de configurar todos los parámetros
Configuración de contabilidad
Para acceder a la configuración contable en Prana, realiza los siguientes pasos:
- Dirígete al menú de cuenta y pulsa configuración
- En el panel de configuración, selecciona el módulo Contabilidad.
- Se mostrarán las pestañas correspondientes a la configuración contable:
- Ejercicios contables
- Cuentas contables
- Conceptos contables
Ejercicios contables
En esta pestaña puedes gestionar los ejercicios contables de la empresa. Cada ejercicio define un periodo contable que puede bloquearse para evitar modificaciones posteriores. También puedes añadir nuevos ejercicios contables haciendo clic en + Añadir ejercicio.
Cuentas contables
Aquí configuras la estructura del plan contable y asocias cuentas específicas para operaciones de ventas, compras e impuestos.
Número de dígitos
- Define la longitud estándar de las cuentas contables.
- Ejemplo: 10 (códigos como 7000000000).
Prana permite cambiar el número de dígitos en cualquier momento para adaptarse a tus necesidades, aunque tengas movimientos
Define los prefijos de las cuentas utilizadas para clientes y proveedores, y las cuentas por defecto para las contabilizaciones automáticas de facturas, cobros y pagos. Cuentas de IVA , IRPF, Ventas , Compras …
Finalmente los conceptos que utilizaremos en las contabilizaciones automáticas para describir los asientos.
Recomendaciones generales
- Revisa bien las cuentas antes de realizar registros contables, ya que esta configuración afectará automáticamente a los asientos generados.
- Bloquea ejercicios anteriores una vez cerrados para evitar errores de modificación.
- Las cuentas predefinidas ayudan a automatizar procesos, pero puedes personalizarlas por documento o producto.
Grabación de asientos
Esta guía te ayudará a entender y utilizar la grabación de asientos en Prana.
La grabación de asientos, te permite registrar manualmente todas las transacciones financieras de tu empresa, asegurando que la contabilidad refleje con precisión la actividad económica. Recuerda que los asientos que se generan automáticamente desde facturas, cobros, remesas no se pueden modificar. Si necesitas realizar cualquier cambio tienes que ir al documento que generó el asiento.
Para activar la contabilidad tienes que acceder al Marketplace y activar el módulo de contabilidad.
Una vez activado el módulo de Contabilidad, puedes acceder al libro de diario gestionar los asientos contables, desde el menú lateral opción contabilidad y luego grabación de asientos.
Al entrar aparece el listado de asientos en el que podremos filtrar por ejercicio o por un rango de fechas. Las columnas del listado de son filtrables por su valores para localizar facilitar su localización. Otras acciones que podremos realizar en el listado de diario son:
Nuevo Asiento: Accederá a la grabación de asientos
Importar Asientos: podremos descargar una Excel para realizar la importación. Esta opción está situada en Contabilidad – Libro de diario – Acciones – Importar.
Gestionar Plantillas: Las plantillas son útiles para registrar transacciones recurrentes (ej. nóminas, alquileres) que siempre involucran las mismas cuentas y distribuciones.
Para usarla, haz clic en el desplegable y selecciona la plantilla deseada. Al hacerlo, las líneas del asiento podrían rellenarse automáticamente.
Podrás grabar las plantillas de asientos desde la grabación de asientos pulsando el botón grabar plantilla.
Grabación de asientos – Guía rápida
Cabecera del Asiento
Esta sección define las características generales del asiento que vas a registrar.
- Plantilla:
- Este campo te permite seleccionar una plantilla de asiento predefinida. Las plantillas son útiles para registrar transacciones recurrentes (ej. nóminas, alquileres) que siempre involucran las mismas cuentas y distribuciones.
- Para usarla, haz clic en el desplegable y selecciona la plantilla deseada. Al hacerlo, las líneas del asiento podrían rellenarse automáticamente.
- Fecha:
- Por defecto, la fecha actual se rellena automáticamente.
- Haz clic en el campo o en el icono de calendario para abrir un selector de fechas y elegir la fecha correcta para el asiento. Es crucial que esta fecha refleje cuándo ocurrió la transacción.
Líneas del Asiento
Esta es la sección principal donde se registran los movimientos de las cuentas contables. Un asiento contable debe tener al menos dos líneas: una para el cargo (Debe) y otra para el abono (Haber), y la suma del Debe ser igual a la suma del Haber.
Las columnas disponibles para cada línea son:
- Cuenta:
- Introduce el código o nombre de la cuenta contable afectada (ej. 430 para clientes, 621 para alquileres).
- Al empezar a escribir, el sistema ofrecerá sugerencias de cuentas existentes.
- Si usas el . (punto) al escribir automáticamente compensaremos con 0 para poner la cuenta. Ejemplo si escribimos en la cuenta 43.17, automáticamente Prana entenderá que quiere escribir 430000017 y te lo ofrecerá en el desplegable de búsqueda.
-
- Este campo es fundamental para clasificar la transacción.
- Concepto:
- Describe brevemente la naturaleza de la transacción (ej. Venta de mercancía, Pago factura proveedor, Cobro cliente X).
- Este campo ayuda a entender el propósito del movimiento.
- Si necesitas crear mas conceptos accede desde el menú de acciones del listado de diario.
- Descripción:
- Campo opcional para añadir más detalles sobre la transacción si el concepto no es suficiente. Puede incluir números de factura, referencias, etc.
- Documento:
- Introduce el número de documento asociado a la transacción (ej. número de factura de venta, número de recibo, número de albarán).
- Ayuda a vincular el asiento contable con el documento físico o digital que lo respalda.
- Debe:
- Introduce el importe de la transacción que se carga a la cuenta seleccionada.
- Haber:
- Introduce el importe de la transacción que se abona a la cuenta seleccionada.
Nota: si pulsamos la tecla + en el ampo debe o haber, Prana rellenara el asiento de forma automática con el importe necesario para que quede cuadrado.
- Introduce el importe de la transacción que se abona a la cuenta seleccionada.
Cómo Añadir Líneas:
- + Añadir líneas: Haz clic en este botón para añadir al final de las líneas existentes, permitiéndote introducir más movimientos contables.
Nota: si dejemos en blanco el campo de concepto, descripción , documento repetiremos el contenido del apunte anterior.
Acciones sobre las Líneas (Menú de tres puntos …):
Al hacer clic en el icono de los tres puntos (verticales) al final de cada línea, se despliega un menú con las siguientes opciones:
- Duplicar: Copia la línea actual con todos sus datos a una nueva línea debajo. Útil si necesitas registrar movimientos similares.
- Eliminar: Elimina la línea seleccionada del asiento.
Al hacer clic en el icono de información de la parte izquierda de la línea de apuntes te aparecerá el saldo del a cuenta de la línea donde lo pulses.
3. Notas y Acciones
Esta sección te permite añadir comentarios adicionales al asiento y realizar las acciones finales.
- Notas: Un campo de texto amplio donde puedes escribir cualquier información adicional relevante para el asiento que no encaje en las líneas o cabecera. Esto puede incluir explicaciones detalladas, recordatorios, o referencias internas.
Botones de Acción:
-
- Cancelar: Descartará todos los cambios realizados en el asiento y cerrará la pantalla sin guardar.
- Guardar y añadir nuevo: Guardará el asiento actual y automáticamente abrirá una nueva pantalla de Nuevo asiento contable para que puedas registrar otra transacción.
- (Flecha desplegable junto a Guardar y añadir nuevo): Al hacer clic en esta flecha, tendrás varias opciones como guardar como plantilla y la opción Guardar que simplemente guarda el asiento y cierra la pantalla.
Flujo de Trabajo para Registrar un Asiento:
- Abrir la Pantalla: Accede a la opción Nuevo asiento contable desde el listado del libro de diario.
- Establecer Fecha: Verifica que la fecha del asiento sea la correcta. Si no, ajústala.
- Seleccionar Plantilla (Opcional): Si la transacción es recurrente, selecciona una plantilla para rellenar automáticamente algunas líneas.
- Introducir Primera Línea:
- Selecciona la Cuenta.
- Introduce el Concepto y opcionalmente la Descripción y el Documento.
- Introduce el Debe o el Haber para esta cuenta.
- Añadir Más Líneas: Haz clic en + Añadir líneas y repite el paso 4 para todas las cuentas afectadas por la transacción.
- Balancear el Asiento: Asegúrate de que la suma del Debe sea igual a la suma del Haber en la parte inferior. Si no cuadra, revisa los importes y las cuentas.
- Añadir Notas (Opcional): Si es necesario, escribe cualquier comentario en el campo Notas.
- Guardar el Asiento:
- Si has terminado y no vas a registrar otro inmediatamente, usa el desplegable junto a Guardar y añadir nuevo y selecciona Guardar (si está disponible) o simplemente cierra la pantalla si solo hay una opción de guardado.
- Si vas a registrar otro asiento, selecciona Guardar y añadir nuevo.
Consejos Adicionales:
- Asiento cuadrado: Un asiento contable siempre debe estar cuadrado (Debe = Haber). Si intentas guardar un asiento descuadrado, el sistema te avisará. Como ayuda si pulsamos la tecla + en el campo debe o haber de la última línea, se rellenará la cantidad hasta cuadrar el siento.
- Comprobación: Antes de guardar, revisa cuidadosamente todos los datos introducidos para evitar errores.
- Cuentas: Familiarízate con tu plan de cuentas para seleccionar las cuentas correctas en cada transacción. Practica el uso del (. punto) para compensar ceros en las cuentas.
- Períodos Contables: Asegúrate de que estás registrando los asientos en el período contable correcto.
Eliminar asientos
Desde el listado de diario puedes seleccionar uno o varios asientos y pulsar la papelera para eliminar el asiento. Siempre pediremos confirmación antes de borrar el asiento
Balance de Situación
El balance de situación se puede consultar accediendo al menú de contabilidad, situado en la barra de menú lateral.
El balance de situación va preconfigurado en Prana en sus formatos Normal y Abreviado o Pyme.
Una vez que accedas al balance podrás realizar las siguientes acciones:
Filtrar por periodos o fechas: Pulsa sobre los desplegables de fecha o periodo situados en la parte superior del balance y podrás ajustar el balance a un rango de fechas o periodo especifico.
Seleccionar tipo Balance: Pulsa sobre el desplegable de formato y mostraremos la lista de formatos disponible
Exportar: En el final de la línea tendrás el menú de acciones pulsando los tres puntos correspondientes al menú de acciones. Desde aquí podrás obtener el balance en formato CSV, Excel o PDF.
Cuenta de Pérdidas y ganancias
La cuenta de pérdidas y ganancias se puede consultar accediendo al menú de contabilidad, situado en la barra de menú lateral.
El balance de situación va preconfigurado en Prana en sus formatos Normal y Abreviado o Pyme.
Una vez que accedas a la cuenta de pérdidas y ganancias podrás realizar las siguientes acciones:
Filtrar por periodos o fechas: Pulsa sobre los desplegables de fecha o periodo situados en la parte superior de la cuenta de pérdidas y ganancias y podrás ajustar a un rango de fechas o periodo especifico.
Seleccionar tipo cuenta de pérdidas y ganancias: Pulsa sobre el desplegable de formato y mostraremos la lista de formatos disponible
Exportar: En el final de la línea tendrás el menú de acciones pulsando los tres puntos correspondientes al menú de acciones. Desde aquí podrás obtener la cuenta en formato CSV, Excel o PDF.
Balance de Sumas y Saldos
El balance de sumas y saldos se puede consultar accediendo al menú de contabilidad, situado en la barra de menú lateral.
Una vez que accedas al balance podrás realizar las siguientes acciones:
Filtrar por periodos o fechas: Pulsa sobre los desplegables de fecha o periodo situados en la parte superior del balance y podrás ajustar el balance a un rango de fechas o periodo especifico.
Solo cuentas con saldo: En este desplegable tendremos la posibilidad de filtrar las cuentas que tienen saldo o todas.
Exportar: En el final de la línea tendrás el menú de acciones pulsando los tres puntos correspondientes al menú de acciones. Desde aquí podrás obtener el balance en formato CSV, Excel o PDF.
Cierre del ejercicio
Para acceder al formulario de Cierre del Ejercicio en Prana, sigue estos pasos:
- En la barra lateral izquierda, haz clic en Contabilidad.
- Dentro del submenú, selecciona Libro de diario.
- En la parte superior derecha de la pantalla del libro de diario, haz clic en el botón de acciones
- Selecciona la opción Cierre del ejercicio.
Consideraciones
- Reversibilidad: Aunque el ejercicio se cierra, puedes seguir introduciendo asientos. Sin embargo, será necesario regenerar el asiento de cierre si realizas modificaciones.
- Automatización: El proceso genera también el asiento de apertura del siguiente ejercicio de forma automática.
- Precaución: Asegúrate de haber registrado todos los apuntes antes de proceder con el cierre.
Plantillas de Asientos
Prana te permite guardar plantillas de asientos desde la grabación de asientos , para que luego puedas usarlos en futuros asientos. Las plantillas guardan datos como las cuentas, descripciones, conceptos. Usa plantillas cuando quieras guardar estructuras de asientos complejas o repetitivas.
Sigue estos pasos para guardar una plantilla.
Ve a la barra de menú y pulsa contabilidad, luego en libro de diario y sitúate en el asiento del que quieras obtener una plantilla.
Despliega el botón situado bajo a la derecha del formulario de grabación de asientos y pulsa la opción guardar como plantilla. Aparecerá un formulario para poner el nombre de la plantilla y si lo deseas añadir o modificar alguna línea de la plantilla, finalmente pulsa guardar.
Para usar las plantillas de asientos, cuando este en un nuevo asiento, pulsa en el desplegable situado en la parte superior del formulario.
Otras especificaciones contables
Recuerda que puedas configurar las cuentas contables de los clientes y proveedores en su ficha, además de las cuentas de ventas y compras. Estas cuentas se aplicarán antes que las cuentas de la configuración de contabilidad.
Las cuentas de clientes y proveedores se añadirán automáticamente al crearlos, utilizando los prefijos definidos en la configuración contable, por defecto 4300 para clientes y 4000 para proveedores. Se pueden cambiar en cualquier momento.
Gestiona tu contabilidad
Contabilidad: El corazón financiero de tu negocio
En Prana, la contabilidad no es solo para expertos. Hemos diseñado un módulo que trabaja en silencio mientras tú facturas, pero que te da todo el control cuando necesitas «bajar al barro» y hacer asientos manuales.
Desde el cierre del ejercicio hasta el día a día, aquí tienes tu guía para llevar los números al día.
1. Enciende el motor: Activación y Configuración
Lo primero es habilitar el módulo.
Ve al Marketplace (menú de tu cuenta).
Busca Contabilidad y dale a Contratar/Probar.
¡Listo! Prana configura los parámetros básicos por ti.
Ajusta la maquinaria a tu gusto
Para que todo cuadre con tu plan contable (o el de tu asesor), ve a Configuración → Contabilidad. Aquí tienes 3 pestañas clave:
Ejercicios: Aquí abres y gestionas los años fiscales. Puedes bloquear un año cerrado para que nadie toque nada por error.
Cuentas: Define la «longitud» de tus cuentas.
Ejemplo: Si pones 10 dígitos, tus cuentas se verán como
4300000001.Lo mejor: Puedes cambiar esto cuando quieras, Prana se adapta. También defines aquí los prefijos automáticos para clientes (430) y proveedores (400).
Conceptos: Crea los textos predefinidos para tus asientos automáticos.
2. El Libro Diario: Tu bitácora financiera 
Para ver todo lo que ocurre en tu empresa, ve a Contabilidad → Libro Diario. Aquí verás el listado de todos tus asientos. Puedes filtrar por fechas, ejercicio o buscar importes concretos.
Estos asientos no se pueden modificar desde aquí.
¿Por qué? Para mantener la coherencia. Si quieres cambiar un asiento de venta, ve a la factura original y modifícala allí. El asiento se actualizará solo.
3. Grabación de Asientos Manuales (Modo Experto) 
Para nóminas, préstamos, ajustes o impuestos, necesitarás crear asientos manuales. Pulsa en «Nuevo Asiento» y descubre la potencia de Prana.
Los Trucos de Magia (Atajos)
Hemos escondido un par de secretos para que vueles introduciendo datos:
El truco del Punto (.) en las Cuentas: No escribas
4300000017. Es muy largo y puedes fallar con los ceros. Simplemente escribe43.17. Prana entenderá que quieres rellenar con ceros el centro y buscará la cuenta exacta. ¡Pruébalo!El truco del Más (+) para cuadrar: ¿Te da pereza calcular el saldo para cuadrar el asiento? Sitúate en el Debe o Haber de la última línea y pulsa la tecla
+. Prana calculará la diferencia y rellenará el importe exacto para que el asiento quede cuadrado.
Estructura del Asiento
Cabecera: Fecha del asiento.
Líneas:
Cuenta: Usa el truco del punto o busca por nombre (ej: «Alquiler»).
Debe / Haber: Introduce los importes.
Documento: Vincula el número de papel físico si lo tienes.
Acciones de línea: Usa los tres puntitos
...al final de la línea para Duplicar (muy útil) o Eliminar una línea.
(i)a la izquierda de cada línea. Te mostraremos el saldo actual de esa cuenta sin salir del asiento.
4. Automatización: Las Plantillas
¿Todos los meses metes el asiento de la nómina o del alquiler y es siempre igual? No pierdas el tiempo.
Crea el asiento una vez.
Antes de salir, en el botón de guardar (abajo derecha), despliega la flechita y elige «Guardar como plantilla».
Ponle nombre (ej: «Nóminas»).
La próxima vez, al entrar en «Nuevo Asiento», selecciona «Nóminas» en el desplegable superior y el asiento se rellenará solo.
5. Informes: La salud de tu empresa
Tu asesor (y tú) necesitáis ver la foto completa. En el menú lateral de Contabilidad tienes acceso directo a:
Balance de Situación: Activos y Pasivos. Elige entre modelo Normal o Pyme.
Pérdidas y Ganancias: ¿Ganamos o perdemos dinero?
Sumas y Saldos: Para comprobar que no hay cuentas descuadradas.
Exportar es poder:
En todos estos informes, usa el botón de acciones (tres puntos) para descargarlos en Excel, PDF o CSV. Ideales para enviar a tu asesoría o analizar en detalle.
6. El Cierre del Ejercicio (Sin miedos) 
Llega final de año. Toca cerrar.
Ve a Libro Diario.
Botón Acciones (arriba derecha) → Cierre del ejercicio.
Prana hará dos cosas automáticamente:
Generar el asiento de regularización y cierre.
Generar el asiento de apertura del año siguiente.
Preguntas Frecuentes (Contabilidad)
1. ¿Puedo cambiar la cuenta contable de un cliente específico? Sí. Aunque en la configuración general definas que los clientes van a la 4300, puedes entrar en la ficha de un cliente concreto y asignarle una cuenta propia (ej: 4300000555). Prana siempre priorizará la cuenta de la ficha del cliente.
2. ¿Qué pasa si borro un asiento manual? Si lo borras (icono papelera en el diario), desaparece y los saldos se actualizan. Prana siempre te pedirá confirmación antes de hacerlo.
3. ¿Cómo sé si un asiento está descuadrado?
Prana no te dejará guardarlo. El sistema te avisará si el Debe no suma lo mismo que el Haber. Usa el truco de la tecla + para cuadrarlo rápido.
4. ¿Puedo importar asientos desde otro programa? Sí. En el Libro Diario, ve a Acciones → Importar. Tienes una plantilla Excel para volcar datos masivos de tu antiguo software.
Cuentas claras, negocio sano
Usa los atajos, automatiza con plantillas y mantén tu contabilidad al día con el mínimo esfuerzo.
Gestión de Activos
Tus Bienes Controlados: Gestión de Activos y Amortizaciones
Tu ordenador, el mobiliario de la oficina, la maquinaria… Todo eso son bienes que tu empresa posee y que pierden valor con el tiempo. Llevar ese control en un Excel aparte es cosa del pasado.
El módulo de Activos de Prana te permite registrar tus bienes, adjuntarles una foto para localizarlos y, lo mejor de todo, generar los asientos de amortización automáticamente con un clic.
Nota de Disponibilidad: Esta funcionalidad avanzada está disponible exclusivamente a partir del Plan VITAL. Si tienes el Plan Esencial, no verás este menú. Necesitarás subir de plan para desbloquear la gestión automatizada de inmovilizado.
1. El Panel de Control 
Para ver todo lo que tienes, ve a Contabilidad → Activos. Aquí verás tu inventario completo: qué es, cuánto costó, cuánto llevas amortizado y si está activo o dado de baja.
2. Registrar un Nuevo Activo (El Nacimiento) 
¿Has comprado un nuevo servidor o una furgoneta? Vamos a darlo de alta. Pulsa en «Añadir activo» y rellena la ficha:
A. Datos Básicos
Descripción: ¿Qué es? (ej: «MacBook Pro Diseño»).
Fecha de Compra y Proveedor: Datos obligatorios para el control.
Importe (Valor inicial): Cuánto te costó (sin IVA).
Foto: ¡Sí! Puedes subir una imagen del activo para identificarlo visualmente en la ficha.
B. Configura la «Magia» (La Amortización)
Al pulsar continuar, Prana te pedirá las reglas del juego para calcular el desgaste:
Fecha de Inicio: ¿Cuándo empieza a amortizar?
Coeficiente (%): ¿Qué porcentaje pierde de valor al año?
Periodo (Años): ¿En cuántos años se amortiza?
Cuentas Contables: Dile a Prana a qué cuentas debe llevar el gasto (681…) y la acumulada (281…).
Finalmente, pulsa Calcular. Prana generará automáticamente la Tabla de Amortización completa, año a año, hasta el final de la vida útil del bien.
3. El día a día: Amortizar es un clic 
Ya tienes la tabla calculada. Ahora, ¿cómo llevas eso a la contabilidad? Tienes dos formas de hacerlo:
Opción A: Uno a uno (Artesanal)
Entra en la ficha del activo. Verás la tabla con todos los periodos pendientes.
Para Amortizar: Pulsa el botón/icono de amortizar en la línea del año correspondiente. Prana genera el asiento al instante.
Para Revertir: ¿Te has equivocado? Si el ejercicio no está bloqueado, vuelve a pulsar el mismo icono y Prana deshará el asiento.
Opción B: Amortización Masiva (Productividad Pura)
No vayas activo por activo. Hazlo todo de golpe.
En el listado general, selecciona los activos (o todos) con el check de la izquierda.
Pulsa el botón Amortizar que aparecerá arriba.
Elige el periodo (ej: 2024).
Prana es listo: Si seleccionas todos tus activos, el sistema detectará cuáles ya están amortizados en ese año y los ignorará, generando el asiento solo para los que falten. ¡Sin duplicados!
4. Gestión de Estado: Activar y Desactivar 
A veces vendes un bien, se rompe o simplemente ya no sirve.
Desde el listado, puedes seleccionar activos y usar la acción Desactivar.
Un activo inactivo se ignora en los procesos de amortización automática, pero queda guardado en tu histórico para consultas futuras.
Preguntas Frecuentes (Activos)
1. No encuentro el menú «Activos» en mi Prana. ¿Dónde está? Si no lo ves, es probable que tengas contratado el Plan Esencial. La gestión de Activos es una herramienta potente incluida solo en el Plan VITAL o superior. Contacta con nosotros si quieres mejorar tu plan.
2. ¿Prana hace los asientos contables solo? Sí. En base a las cuentas (Gasto y Acumulada) que configuraste al crear el activo, Prana genera el asiento perfecto en el Libro Diario cada vez que pulsas «Amortizar».
3. ¿Qué pasa si intento amortizar un año que ya está cerrado? Seguridad ante todo. Si el ejercicio contable está bloqueado en la configuración, Prana no te dejará ni generar ni revertir amortizaciones en esa fecha. Primero tendrás que desbloquear el ejercicio.
4. ¿Puedo cambiar el valor de compra una vez creado? Campos críticos como la fecha de compra o el valor inicial quedan protegidos para no romper la coherencia contable. Si te has equivocado al darlo de alta, lo mejor es borrarlo y crearlo de nuevo correctamente (siempre que no tenga amortizaciones contabilizadas).
5. ¿Qué cuentas contables necesito? Necesitas tres:
Cuenta de Inmovilizado: Donde está el activo (Grupo 2).
Cuenta de Gasto: Donde va la pérdida de valor anual (Grupo 68).
Cuenta de Amortización Acumulada: Donde se suma el desgaste (Grupo 28). Si tienes dudas, tu asesor te dará los códigos exactos en un minuto.
Tu patrimonio, al día
Olvídate de las hojas de cálculo complejas. Pásate al Plan VITAL, registra tu activo y deja que Prana se ocupe de los asientos. 
Tu asesoría en prana
Tu Asesoría y Tú: Equipo Ganador (y Gratis)
Sabemos que tu asesor fiscal es tu copiloto. Necesita tus facturas para presentar los impuestos y tú necesitas que él tenga los datos a tiempo. Para que dejéis de enviaros emails con excels y zips, en Prana hemos incluido algo que os va a encantar a los dos.
Una licencia GRATUITA para tu asesor. Sin coste extra, sin letra pequeña. Queremos que tu gestor entre, coja lo que necesite (facturas, modelos, listados) y tú te dediques a vender.
1. ¿Cómo le abro la puerta?
Invitarle es cuestión de un minuto. Sigue estos pasos:
Ve al Menú de tu cuenta (arriba a la derecha, donde suele estar tu foto o iniciales).
Haz clic en la opción «Invitar Asesoría».
Se abrirá una ventana sencilla. Rellena los datos de tu gestor (los campos con asterisco son obligatorios).
Elige sus superpoderes (Roles)
Aquí es donde decides cuánto mando le das en tu Prana. Tienes dos opciones:
Asesor Administrador (Manos a la obra):
¿Qué puede hacer? Casi todo. Puede crear facturas, registrar gastos, dar de alta clientes…
Ideal para: Asesorías que te llevan la contabilidad al día y te ayudan metiendo datos en el programa.
Asesor Consulta (Solo mirar):
¿Qué puede hacer? Ver y descargar. Puede consultar todas tus ventas y gastos y exportar la información para sus programas, pero no puede tocar, borrar ni crear nada.
Ideal para: Asesorías que solo entran para sacar los datos del trimestre y presentar los impuestos.
Un toque personal:
Antes de enviar, puedes personalizar el mensaje del email. Escribe algo como «Hola, aquí tienes el acceso a mi facturación para el cierre del trimestre».
Pulsa Enviar Invitación y listo. Recibirán un email con el acceso inmediato.
2. Cambios y Despedidas: Tú tienes el control control
¿Has cambiado de gestoría? ¿Ya no necesitas que accedan? No te preocupes, el dueño de los datos eres tú.
Vuelve al menú de tu cuenta y clica en «Invitar Asesoría».
Verás los datos de tu asesor actual.
Opción A: Cortar el acceso (Dar de baja)
Si pulsas el botón «Dar de baja», la desvinculación es inmediata. Desde ese mismo segundo, esa asesoría ya no podrá entrar en tu cuenta ni ver tus datos.
Opción B: Cambio de fichaje (Modificar)
Si cambias de asesor, no hace falta que des de baja al antiguo y luego invites al nuevo. Simplemente modifica los datos (nombre y email del nuevo asesor) y pulsa «Enviar invitación».
Prana le quitará el acceso al antiguo.
Prana le enviará las llaves nuevas al actual. Todo en un solo paso.
Preguntas Frecuentes (Asesorías)
1. ¿Mi asesor tiene que pagar algo por entrar? No. Rotundamente no. La licencia de acceso para colaboradores es 100% gratuita tanto para ti como para ellos.
2. ¿Cuántos asesores puedo invitar? Tienes una licencia de asesoría disponible por cada empresa o negocio que tengas en Prana. Es decir, un invitado por empresa.
3. ¿Puede mi asesor ver mis datos bancarios o contraseñas? No. Tu asesor accede a la parte de gestión (ventas, compras, tesorería, contabilidad…) para hacer su trabajo fiscal, pero no tiene acceso a tu configuración de pago de la suscripción de Prana ni a tus credenciales personales.
4. ¿Si le doy permiso de «Solo Consulta», puede descargar las facturas? Sí. Ese es el objetivo. Puede filtrar por fechas, descargar los PDFs de las facturas o exportar los Excel necesarios para presentar el IVA, pero no podrá modificar una factura si te has equivocado (eso te tocaría a ti).
5. Mi asesor usa A3 o Sage, ¿le sirve Prana? ¡Y tanto! Recuérdale que Prana tiene conectores y exportaciones compatibles con los principales programas contables del mercado. Su trabajo será mucho más rápido.
Conecta y olvídate
Invita a tu asesor hoy mismo y deja que Prana haga de puente entre tu negocio y tus impuestos.
Integraciones
Conector Prestashop
Tu tienda PrestaShop y Prana: ¡El dúo dinámico!
¿Vendes online con PrestaShop? Genial. Ahora imagina que todas esas ventas, clientes y productos aterrizan automáticamente en tu gestión de Prana, sin que tengas que picar datos a mano.
Eso es exactamente lo que hace nuestro Conector PrestaShop. Olvídate de duplicar trabajo y céntrate en vender. Aquí te explicamos cómo ponerlo en marcha en cinco sencillos pasos.
1. ¡Hazte con el superpoder! 
Lo primero es activar el módulo.
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Dirígete al Marketplace desde el menú principal de Prana.
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Busca el módulo «Conector PrestaShop».
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¡Pruébalo gratis! Tienes 15 días de prueba gratuita para ver la magia en acción sin compromiso.
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Pasado ese tiempo, el precio se adapta a ti: puedes pagar 10€ al mes por tienda o, si prefieres olvidarte todo el año, 100€ anuales por tienda.
2. Tu centro de mando: Añadir tu tienda 
Una vez adquirido el módulo, accederás a la pantalla de configuración de la «Integración PrestaShop». Aquí verás el listado de tus tiendas conectadas (¡puedes añadir tantas como licencias hayas contratado!).
¿Empezamos? Haz clic en el botón azul «+ Añadir tienda» situado arriba a la derecha.
3. Configura cómo aterrizan tus ventas 
Se abrirá una ventana muy sencilla («Nueva tienda») donde le diremos a Prana cómo debe tratar la información que viene de tu ecommerce.
En Prana nos gusta ponértelo fácil, solo tienes que decidir un par de cosas:
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Nombre de la tienda: Ponle un nombre para identificarla rápidamente (ej: «Mi Boutique Online»).
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Serie de facturación: Elige en qué serie de Prana quieres que se guarden estos documentos (ej: la serie «F» de Facturas).
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Convertir ventas en: ¡Esta es clave! ¿Cómo quieres que entren los pedidos de PrestaShop en Prana? Tú eliges: Factura (Borrador), Pedido o Albarán.
Ojo: Las opciones de que entren directamente como «Pedido» o «Albarán» solo estarán disponibles si tienes contratado también el módulo de Almacén en Prana. -
¿Crear productos? (Checkbox): Marca esta casilla y déjanos trabajar. Si entra una venta de PrestaShop con un producto que no existe todavía en Prana, ¡lo creamos automáticamente! Si ya existe, simplemente lo enlazamos en la venta. Así tendrás tus estadísticas siempre perfectas y sabrás qué productos triunfan.
Una vez configurado, dale a Guardar.
Es vital que recuerdes esto: La información viaja en una sola dirección: De PrestaShop
Una vez que una venta «cae» en Prana, ya está registrada. Si posteriormente haces cambios en ese pedido dentro de PrestaShop, no se modificarán automáticamente en Prana (a menos que borres el documento en Prana y fuerces el reenvío desde PrestaShop).
4. Tus llaves secretas
Al guardar tu tienda en el paso anterior, verás que aparece en tu listado con el estado «Activa». Fíjate bien, porque Prana le ha asignado dos datos vitales que necesitarás ahora mismo:
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Clave de la API
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Código de la tienda
Cópialos o tenlos a mano (usa el iconito de copiar al lado de cada uno), ¡son el pasaporte para el paso final!
5. El toque final en PrestaShop 
Ya casi estamos. Ahora solo falta decirle a tu tienda online que empiece a hablar con Prana. Es tan fácil como instalar cualquier otro módulo en PrestaShop.
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En la pantalla principal del conector en Prana, pulsa el botón «Guía de instalación».
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Se abrirá un paso a paso súper visual. Descarga el archivo del módulo desde el enlace que te facilitamos allí.
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Ve al panel de administración de tu PrestaShop, navega a «Módulos y Servicios» y haz clic en «Añadir nuevo módulo» para subir el archivo que acabas de descargar.
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Una vez instalado en PrestaShop, entra en la configuración del módulo y pega las llaves secretas (Clave API y Código de tienda) que conseguiste en el paso 4.
¡Y listo! A partir de ahora, relájate y mira cómo tus ventas online fluyen directamente a tu gestión en Prana. ¡A vender se ha dicho!
TicketBAI
TicketBAI: Cumple con la Hacienda Foral sin dolores de cabeza
Sabemos que las obligaciones fiscales en el País Vasco imponen respeto. Pero en Prana nos encanta ponértelo fácil. Hemos diseñado nuestro módulo de TicketBAI para que cumplir la ley sea automático, transparente y sin fricciones.
Olvídate de certificados complejos y errores técnicos. Tú sigue vendiendo, que nosotros nos encargamos de hablar con la Diputación.
1. Activación: Gratis y en un clic
Para empezar a usarlo, necesitas encender el motor.
Ve al menú Empresa → Marketplace.
Busca la tarjeta TicketBAI.
Pulsa Comprar (¡Tranquilo, es totalmente gratuito!).
Pulsa en Comenzar y te llevaremos de la mano a la configuración.
2. Configura tu perfil fiscal
Para que Hacienda sepa quién eres, necesitamos rellenar unos datos básicos. Los campos marcados con asterisco (*) son obligatorios.
Tipo de empresa: ¿Eres Autónomo (Física) o Sociedad (Jurídica)?
Hacienda Foral: Selecciona tu diputación: Guipúzcoa o Álava. (Vizcaya estará disponible próximamente).
Tus Datos: CIF y Nombre Fiscal.
El Acuerdo de Representación (Tu salvavidas)
Aquí viene la mejor parte. En el apartado de «Datos del Representado» te pedimos tu información personal. ¿Por qué?
Porque en Prana actuamos como Colaborador Social. Esto significa que no necesitas instalar tu propio certificado digital ni pelearte con configuraciones técnicas en tu navegador. Nosotros firmamos y enviamos las facturas en tu nombre, de forma 100% legal y segura.
Simplemente rellena tus datos (si eres autónomo, suelen ser los mismos que los de tu negocio).
Acepta el acuerdo y pulsa Activar.
¡Listo! Prana ya es tu representante oficial ante TicketBAI.
3. Facturando con TicketBAI: El día a día
Una vez activo, verás que tu proceso de facturación apenas cambia. Todo es fluido:
Crea tu factura: Ve a Ventas y crea una factura nueva como siempre.
El apartado TicketBAI: Verás una nueva sección en la factura con los datos requeridos por la Hacienda Foral. Prana los rellena automáticamente, pero puedes editarlos si esa operación tiene alguna peculiaridad.
Guarda el Borrador: Al principio, la factura se guarda en estado «Borrador» para que puedas revisarla.
El momento de la verdad: Presentar
Cuando estés seguro de que la factura está perfecta:
Entra en la previsualización de la factura.
Pulsa el botón «Presentar a TicketBAI».
En ese instante, Prana conecta con Hacienda. Si todo va bien:
La factura queda Confirmada y se le asigna su número legal.
Se genera el código QR oficial en el documento.
La factura pasa a estado «Presentada».
4. Control de Errores y Estados
¿Qué pasa si algo falla? No te dejamos a ciegas. Puedes ver el estado de cada documento en el listado de facturas (columna Estado TicketBAI) o dentro de la propia factura.
- Éxito: Todo correcto, QR generado.
Error: Si Hacienda rechaza la factura, verás el motivo exacto en la barra lateral derecha (ej: «Código postal del cliente incorrecto»). Corrige el dato y vuelve a presentar.
Preguntas Frecuentes (TicketBAI)
1. ¿Necesito tener mi certificado digital instalado en el ordenador? No. Gracias al Acuerdo de Representación, Prana utiliza su propio certificado de Colaborador Social para firmar por ti. Es mucho más cómodo y seguro.
2. ¿Puedo modificar una factura una vez presentada a TicketBAI? No. La normativa TicketBAI es estricta: una vez que la factura tiene código QR y huella (TBAI), es inalterable. Si te has equivocado, deberás hacer una Factura Rectificativa.
3. Soy de Vizcaya, ¿puedo usarlo? Estamos ultimando los detalles técnicos para Vizcaya (Batuz). De momento está disponible para Guipúzcoa y Álava. Te avisaremos en cuanto esté listo.
4. ¿Qué hago si me sale un error al presentar? Lee el mensaje de error en la barra lateral. Suelen ser muy descriptivos (falta el NIF, dirección incompleta…). Corrige el dato en la ficha del cliente o en la factura y pulsa «Presentar» de nuevo.
5. ¿Dónde puedo ver el acuerdo que he firmado? Siempre puedes descargar una copia del acuerdo de representación desde la configuración del módulo de TicketBAI.
Duerme tranquilo en el Norte
Tú ocúpate de tu negocio, que nosotros nos ocupamos de que la Hacienda Foral esté contenta.
Enlace A3
Conecta con tu Asesor: Guía del Conector A3
En Prana sabemos que la contabilidad es un deporte de equipo entre tú y tu asesor. Si ellos trabajan con herramientas de Wolters Kluwer (A3CON, A3ECO, A3ASESOR…), tenemos buenas noticias: hablar su mismo idioma es facilísimo.
Con nuestro Conector A3 (totalmente gratuito), podrás generar el famoso archivo suenlace.dat con todos tus asientos, IVA repercutido y soportado, listo para que tu asesor lo importe en segundos.
1. Antes de empezar: El Kit Básico 
Para que la magia funcione, solo necesitas dos cosas:
El Módulo de Contabilidad: Es el motor de todo. Debes tenerlo activo en Prana para generar asientos.
El Conector A3:
Ve al Marketplace desde el menú principal.
Busca la tarjeta «Conector A3».
Dale a «Adquirir». ¡Tranquilo, es gratis!
2. Generando el enlace en 3 pasos
Una vez instalado, el conector vive dentro de tu contabilidad. Sigue esta ruta:
Ve a Contabilidad → Libro Diario → Botón «Acciones» (arriba a la derecha) → Exportación a A3.
Ya estás en la pantalla de lanzamiento. Ahora solo rellena los datos:
A. Elige el periodo
Selecciona las fechas que quieres enviar (ej: del 01/01 al 31/03 para el primer trimestre). Prana empaquetará todo lo ocurrido en ese rango.
B. El Código de Empresa (¡Vital!)
Aquí es donde no puedes fallar. A3 necesita identificar quién eres mediante un código numérico.
Si tu código en A3 es el
123Si tu código es el
45Rellena siempre con ceros a la izquierda.
C. ¿Es la primera vez o una corrección?
Si es el primer envío: Déjalo tal cual.
Si estás corrigiendo datos: Si ya enviaste este trimestre pero has modificado algún asiento y necesitas enviarlo de nuevo, marca la casilla «Volver a enviar». Esto fuerza al sistema a regenerar el fichero completo con los datos frescos (así tu asesor machacará los datos viejos con los buenos).
¡Dale al botón de confirmar y listo! El archivo suenlace.dat se descargará en tu ordenador, preparado para enviárselo a tu asesor.
3. Control total: Historial de envíos 
¿No recuerdas si ya enviaste el segundo trimestre? No hace falta que busques en tus emails sentados.
En la misma pantalla del conector, tienes un listado con el historial de todas tus exportaciones. Podrás ver:
Cuándo se hizo (fecha y hora).
Qué periodo abarcaba.
Si fue un reenvío o un original.
Qué código de empresa usaste.
Así siempre sabrás qué información ha salido de Prana y cuándo.
Preguntas Frecuentes (Conector A3)
Resolvemos las dudas típicas para que tu cierre contable sea una balsa de aceite:
1. ¿Cuánto cuesta este módulo? Cero. Nada. Es una herramienta fundamental para tu gestión, así que el Conector A3 es gratuito para todos los usuarios que tengan el módulo de Contabilidad.
2. Mi asesor me dice que el fichero no carga, ¿qué puede ser?
El 99% de las veces es el Código de Empresa. Asegúrate de haber puesto los ceros a la izquierda hasta completar los 5 dígitos (ej: 00123). Confirma con tu asesor cuál es tu código exacto en su programa A3.
3. ¿Qué datos viajan en ese archivo? Viaja todo lo necesario: Asientos manuales, registros de IVA repercutido (ventas) y soportado (compras). Todo formateado para que A3 lo entienda a la primera.
4. ¿Puedo exportar varias veces el mismo día? ¡Sin límite! Puedes generar tantos ficheros como necesites. Si te has equivocado en una fecha, simplemente repite el proceso.
5. ¿Dónde se guarda el archivo?
Como cualquier descarga de internet, el fichero suenlace.dat se guardará automáticamente en la carpeta de «Descargas» de tu navegador o de tu ordenador. Desde allí puedes adjuntarlo en un email o subirlo a la nube de tu asesoría.
¡Tu asesor te lo agradecerá!
Olvídate de imprimir listados o pasar Excels complicados. Conecta, exporta y sigue dedicándote a tu negocio.
TPV
Tu Tienda Física Conectada: Guía Completa del TPV
¿Vendes cara al público? Olvídate de tener un programa para la tienda y otro para la facturación. Con el TPV de Prana, todo ocurre en el mismo sitio. Vendes en el mostrador y, automáticamente, se actualiza tu stock, tu caja y tu contabilidad.
1. Antes de empezar: Los Cimientos
Para que el TPV funcione suave como la seda, necesitas dos cosas básicas en Prana:
Tus Artículos: Tienen que existir en Catálogo → Productos.
Una Tarifa con IVA Incluido: El TPV vende al consumidor final, así que necesita precios finales.
¿No tienes una? Tranquilo, al contratar el módulo, Prana creará una tarifa especial para ti. Solo tendrás que ponerle precio a los productos.
2. Contratación y Primera Configuración
Ve al Marketplace y busca el módulo TPV.
Elige tu tamaño: Selecciona cuántas Tiendas físicas tienes. (Dentro de cada tienda podrás tener varias cajas).
Modo Prueba: Si solo quieres curiosear, activa el modo prueba.
Configura tu Tienda
Una vez activo, ve a Configuración (Menú lateral) → TPV. Aquí definirás la estructura de tu negocio físico:
Añadir Tienda: Ponle nombre, asígnale un Almacén (de donde se restará el stock) y la Tarifa de precios que usará.
- Tu Llave Maestra: Al guardar, Prana te dará una URL (dirección web) y una contraseña de administrador.
Guarda esto bien: Es el acceso a la «trastienda» o panel de control de tu TPV.
3. El Panel de Control (Administración del TPV)
Para configurar empleados, tickets y cajas, no lo haces desde Prana, sino desde la URL del TPV que acabas de obtener, entrando como usuario admin.
A. Empleados (¿Quién vende?)
Ve a TPV → Empleados. Crea un usuario para cada vendedor. Esto es vital para saber quién ha hecho qué ticket.
Permisos: ¿Puede este empleado hacer descuentos? ¿Puede cambiar precios? ¿Puede ver el total de la caja o queremos que haga un cierre ciego (sin saber cuánto debería haber)? Tú decides.
B. Tiendas y Cajas (El corazón)
Ve a TPV → Tiendas y Cajas. Aquí personalizas la experiencia:
Ticket: Configura la cabecera (Tu logo, CIF, dirección) y el pie (ej: «¡Gracias por su visita!» o política de devoluciones).
Las Cajas: Por defecto tienes 5 cajas disponibles.
- IMPORTANTE: Debes asignar una contraseña numérica a cada caja para que los vendedores puedan entrar a vender.
Formas de Pago: Decide qué caja acepta efectivo, tarjeta o ambas.
C. Instala la App (Recomendado) 
Aunque puedes vender desde el navegador (Chrome, Edge…), para que la impresora de tickets y el cajón portamonedas funcionen perfectos, te recomendamos usar nuestra App de Escritorio.
En el panel de control, pulsa «Descargar aplicación», instálala y listo.
4. ¡A Vender! El TPV en acción
Abre la aplicación o la web del TPV, elige tu caja e introduce tu contraseña.
Paso 1: Abrir la Caja 
No puedes vender si la caja está cerrada.
Pulsa en el botón Caja (abajo a la izquierda).
Indica con cuánto dinero empiezas el día (Fondo de caja).
Pulsa Abrir.
Paso 2: La Venta (Rápida y Furiosa)
Buscar: Usa el buscador superior o, mejor aún, dispara tu lector de códigos de barras. El producto se sumará al ticket al instante.
Modificar: Usa los botones
+y-para cantidad, o pulsa sobre la línea para aplicar un descuento o cambiar el precio (si tienes permiso).Cobrar: Pulsa el botón gigante de PAGAR.
¿Pago mixto? ¡Sin problema! Cobra 20€ en Efectivo y el resto en Tarjeta. El sistema lo gestiona solo.
Finalizar: Al completar el pago, sale el ticket y se abre el cajón.
Paso 3: Devoluciones 
No sufras con los cambios.
Pulsa «Nueva Devolución».
Busca el ticket original (por número, fecha o escaneando el producto).
Selecciona qué se devuelve y cómo le devuelves el dinero (Efectivo, Vale…). Todo queda trazado.
5. Cierre de Caja (El momento de la verdad) 
Acaba el turno. Es hora de cuadrar.
Ve al menú Caja.
Cuenta el dinero físico que tienes.
Introduce la cantidad en el TPV y pulsa Cerrar Caja.
El sistema te dirá si cuadra (Diferencia 0) o si falta/sobra dinero.
Nota: Una vez cerrada, no hay vuelta atrás. Ese arqueo se guarda para siempre.
Solución de Problemas Comunes
«Máquina no autorizada»
Esto pasa cuando intentas abrir una caja en un ordenador distinto al habitual. Por seguridad, una caja se «casa» con un ordenador.
Solución: Entra al Panel de Control (Admin) → Tiendas y Cajas → Baja hasta el listado de cajas y pulsa el icono de la Llave para «liberar» la caja. Ya puedes usarla en el nuevo equipo.
«No hay apertura de caja»
El sistema no te deja vender.
Solución: ¡Es que no has abierto el turno! Ve a Caja → Abrir Caja.
Preguntas Frecuentes (TPV)
1. ¿Si vendo algo en el TPV, se descuenta del stock en Prana? ¡Al instante! Están conectados en tiempo real. Si vendes la última unidad en tienda, en la web aparecerá como agotado.
2. ¿Cumple con TicketBAI y VeriFactu? Sí, al 100%. El TPV hereda la configuración de tu empresa en Prana. Si tu empresa está en TicketBAI/VeriFactu, los tickets saldrán con su código QR y huella digital correspondientes.
3. ¿Puedo modificar un ticket ya hecho? No. Por ley (y más con VeriFactu), los tickets emitidos son inalterables. Si te has equivocado, debes hacer una Devolución o abono para corregirlo legalmente.
4. ¿Puedo usarlo si se cae internet? El TPV de Prana es Cloud (necesita internet), pero es muy ligero. Puedes usarlo compartiendo datos desde tu móvil en una emergencia.
5. ¿Qué es el «Cierre Ciego»? Es una opción de seguridad genial. Si configuras a un empleado como «Ciego», al cerrar caja el TPV no le dice cuánto dinero debería haber. El empleado solo pone lo que ha contado y el sistema guarda el arqueo. Así evitas que «cuadren la caja» artificialmente.
6. He olvidado la contraseña de administrador del TPV. No hay drama. Ve a tu panel de Prana → Configuración → TPV, selecciona la tienda y pulsa «Regenerar contraseña».
Tu mostrador, bajo control
Vende rápido, cierra caja tranquilo y deja que Prana lleve las cuentas.